Rad sa VB projektom (12)
Uvjetno oblikovanje (5)
Liste i rasponi (5)
Makroi (VBA procedure) (63)
razno (39)
Greške i greške u Excelu (3)

Pivot iz Access baze podataka

Pretpostavimo da imate veliku bazu podataka. Nazovimo to "proizvodi". A pod velikim mislim na oko 3 miliona zapisa (linija) ili više. Direktno na jednom Excel listu, takva količina podataka definitivno neće stati. Možete ga, naravno, pohraniti na različite listove. Tada možete koristiti članak Zaokretna tabela sa više listova... Ali prvo, ova metoda ne radi baš stabilno i može zahtijevati izmjene ovisno o verziji Excel-a, a također zahtijeva dozvolu za izvršavanje makronaredbi, a drugo, za toliki broj zapisa ovo nije najbolje rješenje, jer pohranjivanje toliko podataka u Excel radne knjige nije sasvim ispravno. Stoga, čak i ako imate nekoliko knjiga/listova popunjenih potrebnim podacima u cijelosti i trebate te podatke kombinirati za dalju analizu sa pivot tablicom - najbolje rješenje po mom mišljenju je da ih kombinujete preko MS Access-a u jednu tabelu, a zatim izgraditi stožernu tabelu na osnovu tabele nije teško.

Kreiranje baze podataka u Accessu iz više raspona
Da biste pravilno i bezbolno prikupili podatke iz nekoliko tabela od Excela do Accessa, potrebno je da pripremite ove tabele. Što i nije tako teško. Da biste to učinili, morate se pridržavati sljedećih pravila:

• sve tabele moraju sadržati isti broj kolona sa potpuno identičnim zaglavljima
• zaglavlja ne smiju sadržavati prijelome redova, crtice, crtice, tačke, zareze. Bolje je potpuno napustiti sve znakove interpunkcije i upitne znakove - ostaviti samo razmake između riječi (a čak i tada ih je još bolje zamijeniti donjom crtom)
• ako tabele sadrže numeričke podatke koje će kasnije trebati zbrojiti, uvjerite se da su svi podaci numerički i da nema tekstualnih. Ovo će pomoći da se izbjegnu greške pri uvozu.
• morate biti sigurni da tabele ne sadrže prazne redove i stupce, kao ni spojene ćelije

Sada kada su sve tabele spremne, možete započeti uvoz podataka u Access. Otvorite Access i odaberite Napravi novi) - Nova baza podataka (prazna baza podataka)... Odredite naziv baze i lokaciju (mapu):

Nakon kreiranja baze, prolazimo kroz nekoliko koraka:

Prvi dio baze je pun. Sada trebate dopuniti tabelu kreiranu u Accessu podacima iz drugih listova ili radnih knjiga. Da bismo to učinili, ponavljamo sve gore opisane korake, ali u 2. koraku biramo Dodajte kopiju zapisa u tabelu... Tada će se podaci dodati u tablicu koju smo već kreirali iz prvog lista, a neće biti upisani u novu (koja nam nije potrebna).
To je to, sada možete početi kreirati stožernu tabelu.

Kreirajte pivot iz Access baze podataka
Prije kreiranja pivota zasnovanog na vanjskim izvorima, trebate dodati dugme na alatnu traku za brzi pristup koji će vam omogućiti da to učinite:

• Excel 2010- File- Opcije-
• Excel 2007- Dugme Office- Excel opcije- Traka sa alatkama za brzi pristup

ili direktno sa alatne trake za brzi pristup:

Odaberite timove iz: Sve komande... Tražimo tamo Čarobnjak za zaokretnu tabelu i zaokretni grafikon i prebacite na panel za brzi pristup:

Sada kliknite na ovo dugme i na prvom koraku prozora čarobnjaka koji se pojavi, izaberite u eksternom izvoru podataka:


u drugom koraku pritisnite dugme Get Data:


U prozoru koji se pojavi odaberite MS Access baza podataka ili MS Access baza podataka.


Ovdje postoji jedna važna stvar. Kvačica Koristite čarobnjaka za upite da kreirate/uredite upite mora biti omogućeno. Pritiskamo uredu.

Zatim izaberite fasciklu u kojoj se nalazi naša baza podataka u desnom prozoru. U lijevom prozoru odaberite samu datoteku baze podataka:


Odabir potvrđujemo pritiskom na dugme uredu.
Zatim morate kreirati zahtjev za preuzimanje. U stvari, možete jednostavno kliknuti na naziv tabele baze podataka, a zatim na ">"


Ali ako trebate raditi samo s nekim stupcima iz cijele tablice, možete ih uzastopno prenijeti u desno polje (prvo, u lijevo, proširivši znak plus pored naziva tablice). Možete ukloniti nepotrebne kolone iz desnog polja klikom na Dalje.Sljedeći prozor će ponuditi odabir na osnovu uslova (pravila):


Ako stvarno ne razumijete šta je to i ne treba vam (a u ovom slučaju vam zaista ne treba) - samo preskočite ovaj korak i kliknite ponovo Dalje.


Preskačemo i ovaj korak (sortiranje) - uopšte nam ne treba, jer podaci koje ćemo još obraditi su konsolidovani. Stoga ponovo pritiskamo Dalje... I posljednji korak čarobnjaka zahtjeva:


izabrati Vratite podatke u Microsoft Excel i kliknite Spreman... Istovremeno, u prozoru drugog koraka čarobnjaka za zaokretnu tabelu i grafikon desno od dugmeta Da dobijete podatke trebao bi se pojaviti natpis Polja podataka su preuzeta:


Ako imate ovaj natpis, hrabro pritisnite Sljedeće (Sljedeće) i na posljednjem koraku čarobnjaka odaberite ćeliju i list u koji želite smjestiti zaokretnu tablicu:


Ili na postojećem listu (morat ćete navesti ćeliju u koju će biti smješten prvi red podataka) ili na novom listu.
Pritiskamo Završi.
To je to, naš pivot je spreman za rad i sada možete brzo i jednostavno obraditi svoje milione zapisa u poznatom interfejsu samog pivota.

Da li je članak pomogao? Podijelite link sa svojim prijateljima! Video lekcije

("Bottom bar" :( "textstyle": "static", "textpositionstatic": "bottom", "textautohide": true, "textpositionmarginstatic": 0, "textpositiondynamic": "bottomleft", "textpositionmarginleft": 24, " textpositionmarginright ": 24," textpositionmargintop ": 24," textpositionmarginbottom ": 24," texteffect ":" slide "," texteffecteasing ":" easeOutCubic "," texteffectduration ": 600," texteffectslidedirection ":" leftlide ","di texteffect " : 30, "texteffectdelay": 500, "texteffectseparate": false, "texteffect1": "slide", "texteffectslidedirection1": "desno", "texteffectslidedistance1": 120, "texteffecteasing1": "easeOutCubic", "texteffect6du0" , "texteffectdelay1": 1000, "texteffect2": "slide", "texteffectslidedirection2": "desno", "texteffectslidedistance2": 120, "texteffecteasing2": "easeOutCubic", "texteffectduration2": 600, "texteffects1 "textefcs1 :" display: block; padding: 12px; text-align: left; "," textbgcss ":" display: block; položaj: apsolutni; vrh: 0px; lijevo: 0px; širina: 100%; visina: 100% ; pozadina -boja: # 333333; neprozirnost: 0,6; filter: a lpha (prozirnost = 60); "," titlecss ":" prikaz: blok; položaj: relativan; font: bold 14px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; boja: #fff; "," descriptioncss ":" prikaz: blok; položaj: relativan; font: 12px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; boja: #fff; margin-top: 8px; "," buttoncss ":" display: block; položaj: relativan; margin-top: 8px; "," texteffectresponsive ": istina," texteffectresponsivesize ": 640," titlecssresponsive ":" veličina fonta: 12px; "," descriptioncssresponsive ":" display: nema! važno; "," buttoncssresponsive ": "", "addgooglefonts": false, "googlefonts": "", "textleftrightpercentforstatic": 40))

Na prvi pogled, Access DBMS je po svojoj namjeni i mogućnostima vrlo sličan programu za tabelarne proračune Microsoft Excel. Međutim, postoje fundamentalne razlike između njih:

• Kada radite sa Excel tabelom, možete unijeti bilo koju informaciju u ćeliju tabele, tako da možete postaviti tabelu, tekst i sliku na radni list. U jednu kolonu tabele, ako je potrebno, mogu se uneti različiti podaci - brojevi, tekst, datumi. Tabela u bazi podataka programa Access razlikuje se od tabele u Excel-u po tome što je, kao što je gore pomenuto, definisan tip podataka za svako polje zapisa, odnosno ne možete unositi podatke različitih tipova u istu kolonu tabele u različite redove.
• Access vam omogućava ne samo unos podataka u tabele, već i kontrolu ispravnosti unesenih podataka. Da biste to učinili, možete postaviti pravila validacije direktno na nivou tabele. Zatim, bez obzira na to kako unosite podatke - direktno u tabelu, u obrazac ili na stranicu za pristup podacima, Access vam neće dozvoliti da sačuvate podatke u zapisu koji ne ispunjava navedena pravila.
• Pogodno je raditi sa Excel tabelama ako sadrže ograničen broj redova, tabele baze podataka mogu sadržati ogroman broj zapisa, a istovremeno DBMS pruža pogodne načine za izdvajanje potrebnih informacija iz ovog skupa.
• Ako sve podatke koji su vam potrebni za rad pohranite u Word dokumente i proračunske tabele, onda kako gomilate informacije, jednostavno se možete zbuniti u velikom broju datoteka, Access vam omogućava da sve podatke pohranite u jednu datoteku i pristup ovim podacima je vrši se stranicu po stranicu, tj. ne prekoračuju se ograničenja računarskih memorijskih resursa.
• Access može kreirati odnose između tabela, omogućavajući vam da dijelite podatke iz različitih tabela. Tako će za korisnika biti predstavljeni jednom tabelom. Implementacija ove mogućnosti u sistemima za tabelarne proračune je teška, a ponekad i nemoguća.
• Uspostavljanjem odnosa između pojedinačnih tabela, Access izbjegava nepotrebno dupliciranje podataka, štedi memoriju računala i povećava brzinu i tačnost obrade informacija. Zbog toga se tabele koje sadrže duple podatke dijele na više povezanih tabela.
• Excel omogućava nekoliko korisnika da rade sa jednim dokumentom, ali su te mogućnosti veoma ograničene, Access može podržati 50 korisnika istovremeno radeći sa bazom podataka, dok je svim korisnicima zagarantovano da rade sa ažurnim podacima.
• Access ima razvijen sistem zaštite od neovlašćenog pristupa, koji omogućava svakom korisniku ili kategoriji da vidi i modifikuje samo one objekte na koje mu je administrator sistema dao prava, npr. možete zabraniti korišćenje određenih komandi menija, otvaranje određene forme, mijenjanje podataka u tabelama ili obrascima. Proračunske tabele takođe vam omogućavaju da zaštitite podatke lozinkom ili dozvoljavaju samo pregled podataka, ali ovi alati su mnogo jednostavniji.

Dakle, možemo reći da se Access DBMS koristi u slučajevima kada aplikacija zahtijeva skladištenje i obradu heterogenih informacija o velikom broju objekata i pretpostavlja mogućnost višekorisničkog načina rada. Primjer je zadatak vođenja skladišnog računovodstva. Excel tabele su pogodno sredstvo za skladištenje ograničene količine tabelarnih podataka sa opsežnim mogućnostima izračunavanja i analize podataka. Excel dokumenti su obično namijenjeni za individualnu upotrebu.

Mogućnosti Excela naravno nisu ograničene samo na proračunske tabele, na primjer, Excel se može vrlo uspješno koristiti za analizu podataka koji su pohranjeni na serveru baze podataka (posebno u Microsoft SQL Serveru), ali u ovom slučaju Excel nije skladište podataka, već samo obezbjeđuje njihovu obradu.

Microsoft Access i Microsoft Excel imaju sličnosti koje mogu otežati odluku koju aplikaciju koristiti. Na primjer, oba programa mogu pohraniti velike količine podataka, pokrenuti moćne alate za upite i analizu, isječke i unakrsne podatke i izvoditi složene proračune koji vraćaju podatke koji su potrebni.

Međutim, svaki program ima svoje prednosti za čišćenje, ovisno o vrsti podataka kojima se upravlja i o tome šta želite učiniti s tim podacima. Na primjer, ako je vaš zadatak osigurati integritet podataka u formatu koji može izvoditi više korisnika, Access je prikladan za vas, dok je najprikladniji za složene numeričke podatke koje je potrebno dubinsko analizirati u Excelu.

U mnogim slučajevima možete koristiti oba programa za svaku svrhu kojoj je aplikacija najprikladnija. Općenito, Access je bolji za upravljanje vašim podacima: pomaže u održavanju organiziranosti, pretraživanja i pristupa za više korisnika u isto vrijeme. Excel za analizu podataka je obično superiorniji: izvođenje složenih proračuna i ispitivanje mogućih rezultata kreiranja visokokvalitetnih grafikona. Ako koristite Access za skladištenje podataka i analizu u Excelu, možete iskoristiti prednosti oba programa.

Prije nego što odlučite s kojim programima, možda ćete morati uporediti prednosti svakog programa, pronaći najbolji način za korištenje jednog ili drugog i naučiti kako raditi s oba programa kako biste postigli upravo željene rezultate.

Bilješka: Uključite sve Microsoft Office Excel pakete, ali ne i sve Access pakete.

Poređenje prednosti svakog programa

Odabir pravog programa je važan ako želite pristupiti i ažurirati svoje informacije s najboljim performansama i preciznošću. Da biste saznali koji je program najbolji za izvršavanje zadataka, može biti od pomoći da uporedite prednosti koje svaki program ima u smislu skladištenja podataka, analize, saradnje više korisnika i sigurnosti.

Pohrana podataka

Ravno poređenje relacionih baza podataka Da biste odlučili koja je aplikacija najbolja za pohranjivanje podataka, postavite sebi sljedeće pitanje: jesu li podaci relacijski ili ne? Podaci koji se mogu efikasno sadržati u jednoj tabeli ili listu se nazivaju stan ili nerelacijski podaci. Na primjer, ako želite kreirati jednostavnu listu kupaca sa samo jednom adresom i kontakt osobom za svakog kupca, Excel bi mogao biti najbolja opcija. Međutim, ako želite da održavate složeniju listu kupaca koja sadrži adrese za naplatu i dostavu za svakog kupca, ili više kontakata za svakog kupca, nudi se bolje rješenje.

Relaciona baza podataka organizuje informacije u više tabela. U dobro dizajniranoj relacionoj bazi podataka, svaka tabela je ravna i sadrži informacije samo o jednom tipu podataka. Na primjer, kada kreirate bazu podataka kupaca, imena kupaca moraju biti pohranjena u jednoj tablici, dok se ovi klijenti za fakturiranje i adrese za isporuku moraju pohraniti u posebnu tabelu. Čuvanje adresa odvojenih od imena ima smisla jer svaki klijent može imati više adresa, a vi želite da budete u mogućnosti da unesete više adresa za svakog klijenta bez potrebe da ponovo unosite ime klijenta za svaku adresu.

Lokalna poređenja eksternih podataka Access se može koristiti za povezivanje s podacima iz raznih vanjskih izvora podataka, tako da možete pregledati upit i modificirati podatke bez potrebe za uvozom. Na primjer, Access pruža komande za povezivanje sa postojećim podacima u bazi podataka Microsoft SQL Servera, dBASE datoteci ili Outlook folderu i drugim izvorima podataka. Excel se može koristiti za povezivanje s različitim izvorima podataka uključujući Access, SQL Server i Analysis Services baze podataka, tekstualne i XML datoteke i ODBC i OLE DB izvore podataka. Međutim, ne možete mijenjati podatke da biste izmijenili originalne podatke putem korisničkog sučelja Microsoft Excela.

Access i Excel pružaju komande za povezivanje sa podacima na listama Windows SharePoint Services. Međutim, u Excel-u postoje veze samo za čitanje sa SharePoint listama; dok vam Access omogućava čitanje i pisanje podataka sa SharePoint listama.

Integritet i fleksibilnost podataka Jedinstveni identifikatori čuvaju integritet podataka i osiguravaju da dva reda (ili zapisa) ne sadrže potpuno iste podatke. Jedinstveni identifikatori također pružaju najbrži način za dohvat podataka prilikom pretraživanja ili sortiranja podataka. U programu Access možete koristiti tip podataka Count da automatski generišete jedinstveni identifikator za svaki zapis. Zatim možete koristiti ove ID-ove za zapise iz jedne tabele koji su povezani sa jednim ili više zapisa u drugoj tabeli.

Struktura na koju se primjenjuje pristup podacima pomaže da se osigura integritet podataka. Access može umetnuti nove zapise u jednu tabelu sa postojećom odgovarajućom vrednošću u drugoj tabeli tako da ne možete da kreirate "izgubljeni" zapis. Na primjer, ne morate imati narudžbu koja ne sadrži korisničke podatke. Access može željeti da svaki novi zapis u tabeli Narudžbe ima odgovarajuću vrijednost kupca u tabeli Kupci. Ovo potrebno podudaranje vrijednosti naziva se integritet podataka.

Također možete unijeti vlastita ograničenja i pravila kako biste osigurali unos podataka. Excel vam omogućava da unosite podatke u slobodnijem obliku, ali Excel podržava relacijske baze podataka; ne podržava integritet podataka. Međutim, korištenjem naredbe "Provjera podataka" za kontrolu unosa podataka u Excel.

Analiza podataka

Izvršavanje upita Ako često trebate da pregledate svoje podatke na različite načine, u zavisnosti od toga da li menjate uslove ili događaje, Access može biti najbolji izbor za skladištenje i rad sa vašim podacima. Access vam omogućava da brzo oporavite samo redove i stupce podataka koje želite, bez obzira da li su podaci sadržani u tablici u jednoj ili više tablica korištenjem SQL (Structured Query) upita. Također možete koristiti izraze u upitima za kreiranje izračunatih polja. Upotreba izraza u programu Access sličan je procesu korištenja formula u Excelu za izračunavanje vrijednosti. Pristupni upiti se također mogu koristiti za sumiranje podataka i predstavljanje statističkih vrijednosti kao što su sume, prosjeci i brojači.

Modeliranje U Excelu možete koristiti alate za analizu šta ako da biste predvidjeli ishod modela radnog lista. Analiza „šta ako“ vam omogućava da izvedete različite scenarije na vašim podacima, kao što su najbolji i najgori scenariji, i uporedite rezultirajuće podatke iz više scenarija u konsolidovanom izvještaju. Nije isto, funkcija je dostupna u Accessu.

Zakretanje i crtanje U oba programa možete kreirati izvješća zaokretne tablice i pivot tablice grafikona. Međutim, Excel pruža više funkcija zaokretne tabele, izvještavanja i grafikona nego Access. Ako planirate da kreirate široke izveštaje zaokretne tabele i redovno pružate profesionalne grafikone, trebalo bi da koristite izveštaje zaokretne tabele ili grafikone zaokretne tabele u programu Excel umesto sličnih funkcija u programu Access.

Sarađujte sa više korisnika

Access i Excel se mogu koristiti u kolaborativnim okruženjima kao što su Windows SharePoint Services i deljene fascikle, ali postoji niz razlika u podacima koji su vam potrebni i koje može da obrađuje više korisnika.

Korišćenje Windows SharePoint usluga za saradnju Integrišite oba programa koristeći Microsoft Windows SharePoint Services tehnologije kao što su SharePoint liste i biblioteke dokumenata.

Access pruža širok izbor načina za saradnju sa više korisnika na SharePoint lokaciji. Na primer, možete da otpremite celu bazu podataka u biblioteku dokumenata Windows SharePoint Services, dodate obrasce i izveštaje koji su dostupni kao prikazi u Windows SharePoint Services i povežete bazu podataka sa podacima koji su uskladišteni na SharePoint listama.

Excel pruža samo jedan način za saradnju sa više korisnika na SharePoint Services lokaciji. Možete da otpremite radne sveske u biblioteke dokumenata Windows SharePoint Services, gde pojedinačni korisnici mogu da pogledaju radnu svesku da unesu izmene, sprečavajući druge korisnike da uređuju radnu svesku u isto vreme. Korisnici mogu uređivati ​​radnu knjigu bez provjere biblioteke dokumenata, u kom slučaju se moraju dogovoriti s drugim korisnicima kako bi izbjegli sukobe podataka.

Korištenje mrežnih dijeljenja za suradnju Kada spremite Access bazu podataka u dijeljenu mrežnu mapu za više korisnika, možete otvoriti bazu podataka i raditi s podacima u isto vrijeme. Kada ih korisnik uređuje, oni zaključavaju pojedinačne unose. Kada sačuvate Excel radnu svesku na mrežnom dijeljenju, samo jedan korisnik može uređivati ​​radnu svesku istovremeno. Za potrebe pregleda, više korisnika može otvoriti radnu knjigu dok je drugi korisnik uređuje, ali ti korisnici ne mogu unositi nikakve promjene podataka dok korisnik uređuje radnu knjigu i zatvara je.

Sigurnost

Oba programa pružaju slične funkcije - lozinke i enkripciju - koje pomažu u sprječavanju gubitka podataka i štite podatke od neovlaštenog pristupa. Međutim, postoje neke razlike između Accessa i Excela u zaštiti podataka na nivou korisnika.

Prevencija gubitka podataka U Accessu u svakom trenutku spremate svoj rad tako da u slučaju kvara nije vjerovatno da ćete izgubiti preostali rad (ako ga ima). Međutim, budući da Access neprestano čuva vaš rad, možete napraviti i promjene za koje kasnije odlučite da ih ne želite izvršiti. Da biste bili sigurni da možete oporaviti bazu podataka prema potrebi, trebali biste napraviti sigurnosnu kopiju datoteke baze podataka prema rasporedu koji ispunjava vaše zahtjeve. Možete vratiti cijelu bazu podataka iz sigurnosne kopije ili možete vratiti samo tablicu ili drugi objekt baze podataka koji vam može zatrebati. Kada koristite alatku za sigurnosnu kopiju sistema datoteka, kopija baze podataka iz sigurnosne kopije sistema datoteka se također može koristiti za vraćanje podataka. Prilikom osvježavanja podataka u Excelu, možete spremiti automatsko spremanje u određenim intervalima.

Zaštita podataka na nivou korisnika U Excelu možete ukloniti kritične ili lične podatke iz prikaza, sakriti kolone i redove podataka i kliknuti na Zaštiti cijeli radni list da biste kontrolirali pristup korisnika skrivenim podacima. Osim mogućnosti zaštite lista i njegovih elemenata, također možete zaključati i otključati ćelije na listu kako biste spriječili druge korisnike da slučajno mijenjaju važne podatke.

Sigurnost na nivou fajla Na nivou datoteke možete koristiti šifriranje u oba programa, možete spriječiti neovlaštene osobe da vide podatke. Također možete odrediti da se unese lozinka za otvaranje datoteke baze podataka ili druge radne knjige. Osim toga, možete zaštititi datoteku baze podataka ili drugu radnu knjigu primjenom digitalnog potpisa.

Ograničen pristup podacima U Excelu možete odrediti korisničke dozvole za pristup podacima ili postaviti dozvole samo za čitanje, drugi korisnici bi mogli mijenjati podatke kojima imaju pristup. Access ne pruža sigurnost na nivou korisnika, ali Access podržava korisnički sigurnosni model bilo koji server na koji se baza podataka povezuje. Na primjer, kada se povežete sa SharePoint listom, pristupate pazite na korisničke dozvole za SharePoint listu. Ako želite ostaviti neovlašteni pristup vašim podacima, možete šifrirati bazu podataka pomoću lozinki. Korisnici moraju unijeti lozinku za čitanje podataka iz baze podataka čak i ako joj pristupe pomoću drugog programa kao što je Microsoft Excel.

Za više informacija o tome kako zaštititi svoje podatke pogledajte Zaštita baze podataka programa Access 2007 i Zaštita i sigurnost programa Excel.

Uslovi korišćenja Microsoft Access

Uopšteno govoreći, Access je najprikladniji kada redovno morate da pratite i snimate podatke, a zatim prikazujete, izvozite i štampate podskup podataka. Microsoft Access Forms pružaju korisnički prilagođeniji interfejs od Excel radnog lista za rad sa podacima. Access se može koristiti za automatizaciju često izvođenih radnji, a Access izvještaji vam omogućavaju da sumirate podatke u štampanom ili elektronskom obliku. Microsoft Access pruža dodatne strukture za vaše podatke; Na primjer, možete odrediti vrste podataka koji se mogu unijeti, koje vrijednosti se mogu dodati i možete odrediti kako su podaci u jednoj tablici povezani s podacima iz drugih tabela. Ova struktura će vam pomoći da budete sigurni da su uneseni samo tipovi podataka koje želite.

Access pohranjuje podatke u tabele koje izgledaju baš kao listovi, ali Access tabele su dizajnirane za složene upite o podacima pohranjenim u drugim tabelama.

Microsoft Access se mora koristiti pod sledećim uslovima.

Mnogo ljudi radi u bazi podataka i želite pouzdane opcije za sigurno rukovanje ažuriranjima vaših podataka, kao što su zapisi zaključavanja i sukobi dozvola.

Dolazi do toga da morate dodati više tabela skupu podataka koji je kreiran kao ravne ili nerelacijske tablice.

Složeni upiti se obrađuju.

Želite kreirati razne izvještaje ili naljepnice za slanje poštom.

Uobičajeni slučajevi upotrebe za Access

Kontakt menadžment Upravljajte kontaktima i poštanskim adresama, a zatim kreirajte izveštaje u programu Access ili kombinujte podatke sa Microsoft Office Word-om da biste štampali pisma, koverte ili nalepnice.

Zalihe i osnovna sredstva Napravite evidenciju inventara za vaš dom ili ured i sačuvajte fotografije ili druge povezane dokumente zajedno sa svojim podacima.

Praćenje reda Unesite informacije o proizvodima, kupcima i narudžbama, a zatim generirajte izvještaje koji prikazuju prodaju za pojedinog zaposlenika, regiju, vremenski period ili bilo koju drugu vrijednost.

Praćenje zadataka Pratite zadatke za korisničku suradnju i unosite nove zadatke u isto vrijeme kada drugi korisnici ažuriraju svoje postojeće zadatke u istoj bazi podataka.

Organizacija biblioteka funkcija Možete koristiti Access za pohranjivanje informacija o knjigama i CD-ovima i praćenje onoga ko ih iznajmljuje.

Zakazivanje događaja Unesite detalje događaja za datume, lokacije i sudionike i odštampajte rasporede ili informacije o sažetku događaja.

Praćenje ishrane Prepišite recepte i zabilježite dijetu i doživite akciju.

Microsoft Excel Uslovi korišćenja

Kao uređivač tabela, Excel može pohraniti velike količine podataka u radne knjige koje sadrže jedan ili više radnih listova. Međutim, umjesto da funkcionira kao sistem za upravljanje bazom podataka kao što je Access, Excel je optimiziran za računanje i analizu podataka. Fleksibilni program se može koristiti za izgradnju modela za analizu podataka, pisanje jednostavnih i složenih formula za izvođenje proračuna na tim podacima na bilo koji način na koji želite podatke iz zaokretne tabele i predstavljanje podataka u raznim profesionalno dizajniranim grafikonima.

Microsoft Excel treba koristiti pod sljedećim uvjetima.

Zahtjev za ravnom ili nerelacijskom prezentacijom podataka umjesto relacijske baze podataka, koja se koristi u više tabela, i kada su podaci uglavnom numerički.

Često vršite proračune i statistička poređenja podataka.

Želite koristiti izvještaje zaokretne tablice za pregled hijerarhijskih podataka na kompaktan i fleksibilan način.

Planirajte da redovno kreirate grafikone i želite da koristite nove formate grafikona koji su dostupni u programu Excel.

Potrebno je istaknuti podatke pomoću ikona uslovnog formatiranja, histograma, skala boja.

Za obavljanje složenih hipotetičkih analiza vaših podataka, kao što su naučna analiza i regresiona analiza.

Potreban za praćenje stavki na jednostavnoj listi, za ličnu upotrebu ili za ograničene svrhe saradnje.

Uobičajeni Excel scenariji

Računovodstvo Možete koristiti Excelove moćne funkcije za izračunavanje za različite finansijske dokumente, kao što su novčani tok, bilans uspeha ili bilans uspeha.

Budžetiranje Bilo da su vaše lične ili poslovne potrebe povezane, možete kreirati budžet u Excelu - na primjer, plan budžeta za marketing, budžet događaja ili penzijski doprinosi.

Naplata i prodaja Excel takođe može biti koristan za upravljanje podacima o fakturisanju i prodaji, a lako možete kreirati obrasce koje vam trebaju - uzorci prodajnih faktura ili narudžbenica.

Generisanje izvještaja U programu Excel koji analizira ili sumira podatke, možete kreirati izvještaje različitih tipova, kao što su izvještaji o napretku projekta, podaci prognoze, sumirani podaci ili trenutna odstupanja.

Planiranje Excel je odličan alat za kreiranje profesionalnih planova ili praktičnih planera kao što su nedeljni planovi časova, planovi istraživanja tržišta, poreski planovi ili planeri koji vam pomažu da planirate nedeljne obroke, zabave ili kuvanje.

Praćenje Excel se može koristiti za praćenje podataka na listi ili vremenskim tablicama — na primjer, vremenskih tablica za praćenje rada ili inventara koji prati opremu.

Korištenje kalendara Zbog svoje prirode u obliku mreže, Excel se takođe koristi za kreiranje bilo koje vrste kalendara, kao što je akademski kalendar za praćenje aktivnosti tokom školske godine ili kalendar fiskalne godine za praćenje poslovnih događaja i prekretnica.

Za korisne Excel predloške u bilo kojoj od ovih kategorija pogledajte Predlošci za Excel na Microsoft Office Online.

Korištenje programa Access i Excel zajedno

Ponekad se desi da su vam potrebne pogodnosti koje nude oba programa. Na primjer, radni list kreiran u Excelu izračunava i analizira podatke, ali radni list je postao prevelik i složeniji, a mnogi drugi korisnici moraju imati pristup podacima. U ovom trenutku možete uvesti radni list ili ga povezati s njim u Accessu i koristiti ga kao bazu podataka umjesto da radite s njim u programu Microsoft Excel. Ili možda podaci u bazi podataka programa Access za koje želite da kreirate neke detaljne Excel zaokretne tabele i Excel grafikone profesionalnog izgleda.

Bez obzira koji se program prvi koristi, uvijek možete prenijeti podatke iz jednog programa u drugi s kojim možete nastaviti raditi. Sa ili bez podatkovne veze u Accessu iz Excela (i obrnuto), kopiranjem, uvozom i izvozom, možete prenositi podatke.

Za više informacija o tome kako razmjenjivati ​​podatke između oba programa, pogledajte članak

Mnogo sam razmišljao prije nego što sam započeo ovaj odjeljak. S jedne strane, stranica o Excelu, kakve veze ima Access s tim? S druge strane, njihova zajednička upotreba daje neosporne prednosti u obradi podataka:

Mogućnost obrade baza podataka sa brojem zapisa značajno većim od 65536 (Excel ograničenje);
- mogućnost kreiranja povezanih tabela, što Excel ne dozvoljava;
- jednostavnost i fleksibilnost Excela je očuvana tokom obrade.

Postoji nekoliko situacija u kojima je dijeljenje opravdano:

1. Volumen baze podataka premašuje mogućnosti Excel-a ili je baza podataka skup povezanih tabela, na primjer, u DBF formatu. U ovom slučaju, zgodnije je prvo obraditi ovu bazu podataka u Accessu, generirati potrebnu tabelu kroz zahtjev, a zatim je izvesti u Excel i, ako je potrebno, nastaviti obradu u njoj.

2. Izvještaj generiran u Accessu je težak za izvršenje, jednostavno nema dovoljno mozga ili ga je dugo i zamorno raditi. Također možete izvesti podatke u Excel i pokušati to učiniti lakšim i bržim ili kreirati tabelu u Excelu i primati podatke iz Accessa putem upita.

3. Po život najopasniji slučaj, barem za mene. Recimo da imate neku vrstu specijalizovanog programa koji vam omogućava da obrađujete podatke i generišete neku vrstu izveštaja. Međutim, život ne miruje, pojavljuju se novi zahtjevi, novi oblici izvještaja koje je potrebno implementirati u ovaj program. Dobro je ako plaćate novac proizvođaču softvera za podršku, a oni ne naplaćuju mnogo za novi obrazac za izvještaj. A ako nema novca? Onda uradite to sami kako želite, ili uradite to ručno ili izmislite. Vaš spasilac učitava podatke u formatima koje Access podržava. Ako jeste, onda ste na konju! Skinite podatke iz specijalizovanog softvera, kreirate vezu sa neučitanim tabelama, a zatim, putem upita, generišete traženi izveštaj novog obrasca. Ako baza podataka specijalizovanog softvera nije kocka podataka tipa Cache, već odvojene datoteke, onda ništa ne treba iskrcavati. Vi samo uspostavite vezu sa onim fajlovima u kojima se nalaze potrebni podaci. Kako pronaći takve fajlove je već drugo pitanje.

Da bismo bolje razumjeli o čemu govorimo, razmotrit ćemo nekoliko primjera u nizu.

Počnimo s povezivanjem s vanjskim podacima u Accessu. Radi se o veze sa eksternim podacima ne o uvoz eksternih podataka i zato. Prilikom uvoza eksternih podataka, tablica se uvozi u Access, a ako su eksterni podaci ažurirani, onda se moraju ponovo uvesti, to je nezgodno, a možete čak i zaboraviti. Ako se uspostavi veza sa eksternom tablicom podataka, onda kada se ona ažurira, ažuriraju se i podaci u Accessu, što je mnogo praktičnije.

Sa stanovišta običnog korisnika, Access DBMS je po svojim mogućnostima i svrsi sličan programu za tabelarne proračune Microsoft Excel. Ali u stvari, postoje značajne razlike između ovih aplikacija.

Na primjer: radeći s Excel tablicom, možete unijeti bilo koju informaciju u ćeliju tabele, odnosno možete postaviti tabelu, sliku i tekst na radni list. U jednu kolonu se mogu unositi različiti podaci. Tabela u Accessu se razlikuje od Excel tabele po tome što je u njoj definisan tip podataka za svako polje zapisa, stoga ne možete unositi podatke različitih tipova u jednu kolonu tabele u različitim redovima. Access vam omogućava da unosite podatke u tabele i kontrolišete ispravnost unetih podataka postavljanjem pravila validacije direktno na nivou tabele.

Dakle, bez obzira na to kako su podaci uneseni (direktno u tabelu, preko obrasca za prikaz, na stranici za pristup podacima), Access neće sačuvati podatke u zapisu koji ne zadovoljavaju navedena pravila. Excel tabele su korisne kada sadrže mali broj redova. Za razliku od ove situacije, tabele baze podataka mogu sadržavati veliki broj zapisa, pružajući pogodne načine za izdvajanje potrebnih informacija iz ovog skupa. Ako pohranite potrebne podatke u Word dokumente i proračunske tablice, kako se količina informacija povećava, možete se zbuniti u velikom broju datoteka.

Zauzvrat, Access vam omogućava da pohranite sve podatke u jednu datoteku i pristupite podacima stranicu po stranicu. Također se može primijetiti da je u Accessu moguće kreirati veze između tabela, što vam omogućava da koristite podatke iz različitih tabela, dok će za korisnika oni biti predstavljeni jednom tablicom, zauzvrat je teško implementirati nešto slično korištenjem tabele.

Uspostavljanjem veza između odvojenih tabela, Access izbegava nepotrebno dupliciranje podataka, štedi memoriju računara i povećava tačnost i brzinu obrade informacija. Za izvođenje takvih radnji, tabele koje sadrže duple podatke dijele se u nekoliko tablica. Excel omogućava više ljudi da rade sa jednim dokumentom, ali su te mogućnosti vrlo ograničene, a zauzvrat, Access može podržati istovremeni rad sa bazom od pedeset korisnika i garantovano je da će svi korisnici raditi sa ažurnim podacima.

Assess ima razvijen sistem zaštite od neželjenog, neovlašćenog pristupa, koji omogućava svakom korisniku ili grupi da vidi i menja samo one objekte na koje mu je administrator dodelio prava, npr. možete zabraniti korišćenje nekih komandi iz meni, promenite ove tabele ili obrasce, otvorite određene obrasce Kartigin SA Access 2000. Uputstvo za upotrebu sa primerima. M.: Laboratorija za osnovna znanja, 2000. 136 str. Tabele vam mogu omogućiti zaštitu podataka lozinkom ili pregled podataka, ali su ipak ovi alati mnogo jednostavniji.

Access DBMS se koristi kada aplikacija zahtijeva obradu i pohranjivanje raznih informacija o velikom broju objekata i omogućava višekorisnički način rada. Kao primjer može poslužiti zadatak vođenja evidencije skladišta; Excel tabele mogu biti zgodno sredstvo za pohranjivanje ograničene količine tabličnih podataka sa širokim mogućnostima za izvođenje proračuna i analize podataka. Obično su Excel dokumenti namijenjeni za ličnu upotrebu.