Svrha korištenja baza podataka

Korišćenje baze podataka uglavnom obezbeđuje:

1. nezavisnost podataka i programa;

2. implementacija odnosa između podataka;

3. kompatibilnost komponenti baze podataka;

4. jednostavnost promjene logičke i fizičke strukture baze podataka;

5. integritet, oporavak i zaštita baza podataka itd.

Većina postojećih aplikacija ovisi o podacima. To znači da način na koji su podaci organizovani i način na koji im se pristupa diktiraju zahtjevi određene aplikacije (tj. aplikacije). Na primjer, pretpostavimo da vaša aplikacija koristi indeksirani sekvencijalni skup podataka. Različite procedure za pristup ovom skupu podataka i njegova obrada će zavisiti od karakteristika programa indeksnog sekvencijalnog pristupa.

Za ovakvu aplikaciju se kaže da ovisi o podacima ako nije moguće zamijeniti strukturu skladištenja (organizaciju) skupa podataka ili politiku pristupa (metod pristupa) bez promjene aplikacije. Na primjer, nije moguće zamijeniti indeksno sekvencijalnu organizaciju skupa podataka direktnom bez promjene aplikacije.

Dva su glavna razloga za nezavisnost podataka i programa.

1. Različitim aplikacijama mogu biti potrebni isti podaci u različitim oblicima. Na primjer, vrijednosti neke varijable u programu A potrebni su u decimalnom obliku iu programu V- u binarnom obliku. Ova dva oblika prezentacije podataka mogu se integrisati, tj. kombinovano u jednu datoteku, a postojeća redundantnost se eliminiše ako softver sistema podataka izvrši potrebne transformacije podataka.

2. Za efikasan rad u DBMS-u, trebalo bi da postoji mogućnost promene strukture skladištenja podataka i strategije pristupa njima bez modifikacije aplikacija.

Odnosi između podataka... Podaci o objektima u bazi su povezani odnosi (kravate). Odnos između objekata A i V označiti kako slijedi:

gdje F (x)- vrsta povezivanja objekata I sa objekt V; G (x) - tip veze objekta With objekt A. Funkcije F (x) i G (x) može poprimiti vrijednosti U i N- pojedinačne i višestruke veze. Obično postoje četiri vrste odnosa.

1. Stav

(jedan prema jedan) znači da svaka instanca objekta A V i, obrnuto, na bilo koju instancu objekta V samo jedna instanca objekta se može podudarati A. Na primjer:

DIREKTOR KOMPANIJE

2. Stav

A - B (1: N)

(jedan prema više) znači da instance objekta mogu postojati A, koji odgovaraju više od jedne instance objekta V, ali svaka instanca objekta V samo jedna instanca objekta se može podudarati A. Na primjer:

ORGANIZACIJA - ODSJEK (1: N)

3. Stav

A - B (1: N)

(više prema jednom) znači da svaka instanca objekta A samo jedna instanca objekta se može podudarati V i među instancama objekta V mogu postojati oni koji odgovaraju nekoliko instanci objekta A. Očigledno, ako je 1: N- vrstu odnosa između A i B, onda N: 1 - vrsta odnosa između V i A... Na primjer:

RADNIK - PREDUZEĆE

4. Stav

A - B ( M: N)

(više prema mnogo, ili grupa) znači da instanca objekta može postojati A,što odgovara višestrukim instancama objekta V, i obrnuto, jedna instanca objekta V može odgovarati višestrukim instancama objekta A. Očigledno, ako M: N A i V, onda N: M- vrsta odnosa između objekata B i A. Na primjer:

DOBAVLJAČ - PROIZVOD

Ponekad se koristi uslovni odnos SA,što znači da svaka instanca objekta A može ili ne mora imati bilo kakvu instancu objekta V.

Kompatibilnost komponenti baze podataka. Dizajn baze podataka treba da se vrši uzimajući u obzir izvesnu nezavisnost od upotrebljene opreme i moguće pojave promena u sadržaju i strukturi baze podataka.

DBMS softver je obično dodatak, proširenje mogućnosti OS-a u smislu upravljanja podacima.

Nabrojimo glavne komponente baze podataka koje moraju biti kompatibilne, počevši od nivoa prezentacije podataka: podaci, hardver, OS, softver za metode pristupa podacima, DBMS, aplikacije. Promjena bilo koje komponente ne bi trebala utjecati na sljedeće komponente. Dakle, zamjena verzije OS-a ne bi trebala podrazumijevati zamjenu DBMS-a ili promjenu aplikacije.

Jednostavnost promjene logičke i fizičke strukture baze podataka. Baza podataka treba da bude sposobna da promeni svoje logičke i fizičke strukture uz minimalne troškove i uticaj na povezane programe.

Logička struktura baze podataka odražava stanje nekog objekta, fenomena u stvarnom svijetu. Prilično je stabilan, ali zbog promjena u stvarnom svijetu može se promijeniti. S tim u vezi, potrebno je modificirati odgovarajuća logička kola, postojeće elemente i njihove karakteristike, čija je suština pojava novih elemenata i veza.

Promjena fizičke strukture baze podataka neophodna je za povećanje efikasnosti procesa obrade informacija, a to je povezano sa reorganizacijom baze podataka, zamjenom uređaja za pohranu podataka i sl. podataka. Kada ovo vrijeme premaši vremenski interval koji je odredio administrator, baza podataka se fizički reorganizira. Ista reorganizacija je potrebna za brisanje zapisa koji se nalaze u bazi podataka, ali nisu uključeni u obradu.

Vrlo je teško postići optimalnu fizičku strukturu baze podataka, jer je, prvo, teško predvidjeti mnoge okolnosti budućeg stvarnog procesa obrade informacija, a drugo, dinamika funkcionisanja objekta može zahtijevati brojne promjene. Zato je celishodnije obezbediti fleksibilnost u promeni strukture i sadržaja baze podataka, što DBMS dozvoljava. Ovaj problem je posebno važan kada se prilagođavaju tipične logičke i fizičke strukture baze podataka na različitim objektima. Složenost raširene implementacije standardnih dizajnerskih rješenja u industrijskom razvoju informacionih sistema uglavnom je povezana sa slabim mogućnostima softverskih sistema koji dozvoljavaju samo manje promjene u logičkoj i fizičkoj strukturi informacija o objektu. Budući da DBMS dozvoljavaju promjenu logičke i fizičke strukture baze podataka objekta uz niske troškove, postaje moguće koristiti standardna dizajnerska rješenja u informacionim sistemima koji se razvijaju.

· Mogućnosti MS Access DBMS.

· Načini rada sa objektima baze podataka u MS Access-u: online mod, mod dizajna.

· Redoslijed izgradnje izraza u MS Access-u.

· Operacije sa podacima u tabeli baze podataka.

· Svrha i metode kreiranja različitih objekata baze podataka: obrazac, izvještaj, upit, stranica za pristup podacima.

· Korištenje kontrola u objektima baze podataka: obrazac, izvještaj, upit, stranica za pristup podacima.

· Korištenje mehanizma za održavanje integriteta podataka prilikom kreiranja odnosa između tabela.

· Sredstva za automatizaciju operacija sa objektima baze podataka u Microsoft Access DBMS.

· Mogućnost promjene postavki i parametara MS Access DBMS-a.

Microsoft Access funkcije

Uz Access možete učiniti sljedeće:

1. Dizajn osnovnih IS objekata - dvodimenzionalnih tabela sa različitim tipovima podataka, uključujući polja OLE objekata.

2. Uspostavljanje odnosa između tabela, podržavanje integriteta podataka, kaskadno ažuriranje i brisanje zapisa.

3. Unos, pohranjivanje, pregled, sortiranje, modifikacija i odabir podataka iz tabela korištenjem različitih sredstava kontrole informacija, indeksiranja tabela i aparata logičke algebre (za filtriranje podataka).

4. Kreiranje, modifikacija i korišćenje izvedenih objekata informacionih sistema (obrasci, upiti i izveštaji), uz pomoć kojih se, zauzvrat, izvode sledeće operacije:

· Optimizacija korisničkog unosa i pregleda podataka (obrazac);

· Spajanje podataka iz raznih tabela;

· Izvođenje grupnih operacija (odnosno operacija nad grupama zapisa, objedinjenih nekim atributom), sa proračunima i formiranjem obračunskih polja;

· Selekcija podataka pomoću aparata logičke algebre (upita);

· Izrada štampanih izveštaja o podacima sadržanim u tabelama i upitima baze podataka.

MS Access ima izuzetno moćne, praktične i fleksibilne alate za vizuelno projektovanje objekata, a to omogućava korisniku da, uz minimum preliminarne pripreme, brzo kreira punopravni IS na nivou tabela, obrazaca, upita-odabira i izveštaja. .

Microsoft Access ima mogućnost otvaranja tabela, upita, pogleda, uskladištenih procedura, funkcija i obrazaca u režimima zaokretne tabele i zaokretnog grafikona. Moguće je sačuvati prikaze zaokretne tabele i zaokretnog grafikona kao stranice za pristup podacima, koje onda može da vidi svako ko ima instaliran Microsoft Internet Explorer 5 ili noviju verziju.

Microsoft Access pruža moćne, intuitivne načine za dijeljenje podataka Extensible Markup Language (XML), bez obzira na platformu, format podataka, protokol, šemu i poslovna pravila. XML nije samo standardna tehnologija za prenos podataka na Internetu; brzo postaje poželjna tehnologija za komunikaciju podataka između poslovnih aplikacija.

Microsoft Access značajno poboljšava integraciju Accessa i SQL Servera uključivanjem naprednih svojstava SQL baze podataka u Microsoft Access projekat. Upotreba proširenih svojstava u projektima Microsoft Accessa omogućila je korištenje alata kao što su odnosi pretraživanja, uvjeti vrijednosti (takođe poznati kao ograničenja), formatiranje teksta i podtabele.

MS Access tehnologija

Možete pokrenuti MS Access i ugasiti ga na bilo koji od standardnih načina koji postoje u Windows okruženju.

Objekt obrade MS Access-a je datoteka baze podataka sa proizvoljnim imenom i ekstenzijom .MDB. Ova datoteka uključuje glavne objekte MS Access-a: tabele, obrasce, upite, izvještaje, stranice, makroe i module.

Razvoj baze podataka podijeljen je u sljedeće glavne faze.

1. Određivanje svrhe kreiranja baze podataka... Prvi korak u razvoju baze podataka je definiranje njene svrhe i načina na koji će se koristiti. Konsultujte se sa budućim korisnicima baze podataka. Zajedno s njima formulirajte pitanja, odgovore na koja vi i oni želite da dobijete koristeći bazu podataka. Kreirajte sličice izvještaja koje želite da primate. Prikupite obrasce koje već koristite za unos podataka. Kako se odredi namjena baze podataka, počeće da se formira lista potrebnih podataka. Znajući to, možete odrediti koji stvarni podaci trebaju biti pohranjeni u bazi podataka i na koje teme se ti podaci distribuiraju. Teme treba da odgovaraju tabelama, a podaci poljima (kolonama) u tim tabelama.
2. Određivanje obaveznih polja u bazi podataka... Svako polje sadrži specifične činjenične podatke. Na primjer, možda će vam trebati sljedeće informacije o klijentu: naziv kompanije, adresa, grad, država i broj telefona. Za svaku vrstu informacija treba kreirati posebno polje. Uzmite u obzir sljedeće kada mapirate svoja polja.

· Uključite sve relevantne informacije. Rastavite informacije na minimalne logičke komponente. Na primjer, zgodno je podijeliti imena zaposlenih u dva polja - "Ime" i "Prezime", što će olakšati sortiranje po prezimenu.

· Nemojte kreirati polja za višečlane podatke. Na primjer, ako kreirate polje Proizvodi u tabeli Dobavljači koje sadrži listu svih proizvoda za tog dobavljača, bilo bi teško pronaći dobavljače koji isporučuju određeni proizvod.

· Ne preporučuje se uključivanje u tabelu podataka koji su rezultat izraza. Na primjer, u tabeli koja sadrži polja Cijena i Količina, ne biste trebali kreirati polje koje sadrži proizvod ovih vrijednosti polja.

· Nemojte kreirati polja koja sadrže slične podatke. Na primjer, ako kreirate polja Item!, Item2 i ItemZ u tabeli Dobavljači, biće teško pronaći dobavljače koji isporučuju određenu stavku. Osim toga, struktura baze podataka će se morati restrukturirati ako se pojavi dobavljač koji nudi četiri proizvoda. Jedno polje će biti dovoljno za proizvode ako ovo polje stavite u tabelu Proizvodi, a ne u tabelu Dobavljači.

1. Određivanje tabela koje baza podataka treba da sadrži... Svaka tabela treba da sadrži informacije samo o jednoj temi. Lista obaveznih polja će vam reći koje su tabele obavezne. Na primjer, ako ćete koristiti polje Datum zapošljavanja, ono pripada predmetu podataka o zaposleniku, tj. treba da se nalazi u tabeli "Zaposleni". Također će vam trebati tabele Kupci, Proizvodi i Narudžbe.
2. Definiranje tablica kojima polja pripadaju... Prilikom odlučivanja na koju tablicu se svako polje treba odnositi, treba uzeti u obzir sljedeće principe dizajna.

· Uključite svako polje u samo jednu tabelu.

· Ne uključujte polje u tabelu ako će se kao rezultat njegovog dodavanja isti podaci pojaviti u nekoliko zapisa ove tabele. Ako se pokaže da polje tabele sadrži mnogo duplikata podataka, polje je verovatno postavljeno u pogrešnu tabelu. Na primjer, ako u tabelu Narudžbe uključite polje koje sadrži adresu kupca, ove informacije će se ponoviti u mnogim zapisima ako kupac pošalje različite narudžbe. Ako unesete adresu u tabelu Klijenti, ona će se pojaviti samo jednom. Podaci pohranjeni u samo jednoj tabeli ažuriraju se samo jednom. Ovo je efikasnije i, osim toga, eliminiše mogućnost dupliranja zapisa koji sadrže različite informacije.

1. Definiranje polja sa jedinstvenim vrijednostima u svakom zapisu... Da bi Microsoft Access povezao informacije pohranjene u različitim tabelama, na primjer, da bi povezao kupca sa svim njegovim narudžbama, svaka tabela baze podataka mora sadržavati polja ili skup polja koja jedinstveno identificiraju svaki zapis. Takvo polje ili skup polja se zove primarni ključ .
2. Definiranje odnosa između tabela... Nakon što podijelite informacije u tabele i definirate polja primarnog ključa, morate odabrati kako će Microsoft Access ponovo spojiti povezane informacije. Da biste to učinili, morate definirati odnose između tabela u bazi podataka Microsoft Accessa. Međutim, korisno je ispitati odnose u postojećoj dobro strukturiranoj bazi podataka, kao što je baza podataka obuke Northwind.
3. Poboljšanje strukture baze podataka... Nakon kreiranja potrebnih tabela, polja i relacija, potrebno je ponovo pregledati strukturu baze podataka i identificirati moguće nedostatke. Preporučljivo je to učiniti u ovoj fazi, dok tabele nisu popunjene podacima.

Kreirajte tabele u Microsoft Accessu, kreirajte veze između njih i unesite dovoljno podataka u tabele da potvrdite strukturu. Da biste provjerili odnose u bazi podataka, pogledajte možete li kreirati upite da biste dobili informacije koje želite. Kreirajte nacrte obrazaca i izvještaja i pogledajte da li prikazuju podatke prema očekivanjima. Potražite nepotrebne duplikate podataka i isključite ih.

1. Unos podataka i kreiranje drugih objekata baze podataka... Ako strukture tablica ispunjavaju zahtjeve, tada možete unijeti sve podatke. Tada možete kreirati sve potrebne objekte baze podataka - upite, obrasce, izvještaje, stranice za pristup podacima, makroe i module.
2. Korištenje alata za analizu Microsoft Access. Postoje dva alata u Microsoft Accessu koji vam mogu pomoći da poboljšate strukturu vaše Microsoft Access baze podataka. Čarobnjak za analizu tabele vam omogućava da analizirate strukturu tabele, predložite prikladne nove strukture i odnose i podelite tabelu u nove povezane tabele, ako ima smisla. Performance Analyzer ispituje cijelu bazu podataka i daje preporuke za njeno poboljšanje, a može i implementirati te preporuke.

Kreiranje baze podataka

Postoje dva načina za kreiranje baze podataka u Microsoft Accessu. Najlakši način za kreiranje baze podataka je korištenje čarobnjaka baze podataka za kreiranje svih tablica, obrazaca i izvještaja koji su vam potrebni. Također možete kreirati praznu bazu podataka i zatim joj dodati tabele, obrasce, izvještaje i druge objekte - ovo je najfleksibilniji način, ali zahtijeva posebnu definiciju svakog elementa baze podataka. U oba slučaja, kreirana baza podataka može se modificirati i proširiti u bilo kojem trenutku.

Za kreiranje nove baze podataka izaberite iz menija File komanda Stvoriti, zatim na traci zadataka Kreiranje fajla izaberite opciju Nova baza podataka... Nakon toga, na ekranu se pojavljuje standardni filer u kojem treba otvoriti potrebnu mapu i odrediti naziv kreirane datoteke baze podataka. Na primjer, "group.MDB". Nakon kreiranja datoteke, Access otvara prazan prozor baze podataka i u ovom prozoru će biti moguće izvršiti sve operacije - kreirati i manipulirati objektima baze podataka. MS Access je aplikacija sa više prozora, međutim, u svakom trenutku može biti otvorena samo jedna baza podataka. Njegov prozor je glavni prozor dokumenta u Accessu, a njegovo zatvaranje znači zatvaranje odgovarajuće .MDB datoteke.

Rice. 1. Prozor baze podataka

Prozor baze podataka stvara mnogo podređenih prozora objekata (tabela, upita, obrazaca, itd.), a svaki takav prozor se može zatvoriti autonomno - na bilo koji od standardnih Windows načina. Alternativno, bez zatvaranja prozora, možete sačuvati objekat (kao što je izgled tabele) čiji se prozor nalazi na ekranu i dati mu ime - baš kao što radite sa fajlovima: komanda File-Save ili Fajl-Sačuvaj kao....

Možete raditi s prozorom bilo kojeg objekta (prozor dijete) bilo na mreži (na primjer, unos ili pregled podataka u tabeli) ili u modu dizajna (na primjer, promjena izgleda tablice).

Osnovni koncepti MS Access-a. MS Access objekti

Kao što se vidi sa sl. 1, Access baza podataka može imati sljedeće objekte: tabele, upite, obrasce, izvještaje, stranice. Tabela je osnovni MS Access objekt. Podaci se trebaju skladištiti u tabelama, pri čemu svaka tabela sadrži informacije istog tipa. Svi ostali objekti baze podataka su izvedeni i kreirani samo na osnovu prethodno pripremljenih tabela.

Obrazac nije samostalni MS Access objekt: jednostavno nam pomaže da unesemo, pregledamo i izmijenimo informacije u tabeli ili upitu. Upiti i izvještaji obavljaju nezavisne funkcije: biraju, grupišu, prezentiraju, ispisuju informacije. Stranice za pristup podacima su posebna vrsta web stranice dizajnirane za pregled i pristup preko Interneta, ili intraneta s podacima pohranjenim u bazi podataka Microsoft Access ili Microsoft SQL Server. Koristeći stranicu, korisnici mogu unositi, uređivati ​​i brisati podatke iz baze podataka.

Svaki MS Access objekt ima ime. Microsoft Access ima sljedeća ograničenja za nazive polja, kontrola i objekata (Tabela 1).

· Ime ne smije sadržavati više od 64 karaktera;

· Ime može uključivati ​​bilo koju kombinaciju slova, brojeva, razmaka i specijalnih znakova, osim tačke (.), znaka uzvika (!), superskripta (") i uglastih zagrada ();

· Ne smije početi s razmakom;

· Ne bi trebalo da sadrži kontrolne znakove (sa ASCII kodovima od O do 31);

· Ne sme uključivati ​​ravne navodnike (") u nazive tabela, pogleda i uskladištenih procedura u Microsoft Access projektu.

Dok su razmaci unutar imena polja, kontrola i objekata legalni, pod nekim okolnostima mogu uzrokovati sukobe u Visual Basic programima.

Prilikom definiranja imena za polje, kontrolu ili objekt, korisno je provjeriti da li je ime isto kao ime svojstva ili drugog elementa koji koristi Microsoft Access (za ruska imena, ova situacija se može dogoditi kada se naziv svojstvo ili korisnički definirana funkcija je isto).

Tabela 1 Tipovi podataka koji mogu imati polja u Microsoft Accessu

Tip podataka	Upotreba	Veličina
Tekst	Tekst ili kombinacija teksta i brojeva (kao što su adrese) i brojeva koji se ne mogu izračunati (kao što su brojevi telefona, berzanski brojevi ili poštanski brojevi)	Do 255 znakova
Numerički	Numerički podaci koji se koriste za matematičke proračune, isključujući finansijske obračune (za koje treba koristiti tip "Monetarni"). Za precizniju definiciju tipa broja koristite svojstvo FieldSize	1,2,4 ili 8 bajtova. 16 bajtova samo za kodove za replikaciju (GUID-ove).
MEMO polje	Dugi tekst ili brojevi, kao što su bilješke ili opisi	Do 64.000 znakova
Datum i vrijeme	Datumi i vremena	8 bajtova
Monetarna	Valute vrijednosti. Vrsta valute se koristi za sprečavanje zaokruživanja tokom izračunavanja. Pretpostavlja do 15 cijelih znakova i 4 znakova razlomaka	8 bajtova
Counter	Automatski ubacite sekvencijalne (povećavaju se za 1) ili nasumične brojeve prilikom dodavanja zapisa. Ovaj tip polja je koristan za primarni ključ tabele. Access automatski bira čitave sekvencijalne brojeve (1,2, ...) kao vrijednosti za ova polja. Ubuduće se broj dodijeljen zapisu prilikom njegovog kreiranja ne mijenja (bez obzira na brisanje, umetanje novih zapisa itd.)	4 bajta. 1 6 bajtova samo za kodove replikacije (GUID).
Logično	Polja koja sadrže samo jednu od dvije moguće vrijednosti, kao što su "Da/Ne", "Tačno/Netačno", "Uključeno/Isključeno"	1bit
OLE Polje objekta	Objekti (na primjer, Microsoft Word dokumenti, Microsoft Excel tabele, slike, zvukovi i drugi binarni podaci) kreirani u drugim programima koji koriste OLE protokol. Objekti se mogu povezati ili ugraditi u Microsoft Access tabelu. Da biste prikazali OLE objekt u obrascu ili izvještaju, morate koristiti priloženi okvir objekta	Do 1 gigabajta (ograničeno prostorom na disku)
Hyperlink	Polje koje pohranjuje hiperveze u obliku putanje ili URL-a	Do 64.000 znakova
Čarobnjak za zamjenu	Kreira polje koje vam omogućava da odaberete vrijednost iz druge tablice ili sa liste vrijednosti pomoću kombiniranog okvira. Kada odaberete ovu opciju na listi tipova podataka, pokreće se čarobnjak koji će automatski odrediti ovo polje	Ista veličina kao primarni ključ, koji je također polje za pretraživanje; obično 4 bajta

Rad sa svakim objektom baze podataka obavlja se u posebnom prozoru, a postoje dva načina rada:

1.Online način rada, kada se informacije pregledaju, mijenjaju ili biraju;

2. mod dizajna, kada se kreira ili mijenja izgled, struktura objekta (na primjer, struktura tabele).

Osim toga, datoteka baze podataka uključuje još jedan dokument sa vlastitim prozorom - Data Schema. U ovom prozoru kreiramo, pregledavamo, mijenjamo i prekidamo veze između tabela. Ove veze nam pomažu u kontroli podataka, kreiranju upita i izvještaja.

U prozoru baze podataka, ispod standardne trake sa alatkama, nalazi se panel sa dugmadima "Otvori", "Konstruktor" i "Novo", kao i dugmad za promenu prikaza objekata baze podataka. Lijeva strana prozora prikazuje listu kartica (prema broju Access objekata) sa bodljama: Tabela, Zahtjev, Obrazac, Izvještaj, Stranice, Makro i Modul... Ako se izabere bilo koja kartica, u prozoru baze podataka se prikazuje lista postojećih objekata ovog tipa date baze podataka. Na primjer, ako odaberete karticu sto, zatim prozor prikazuje listu tabela u otvorenoj bazi podataka. Da biste otvorili tabelu, izaberite njen naziv na ovoj listi i pritisnite dugme "Otvori". Da biste uključili novu tabelu u bazu podataka, pritisnite dugme "Kreiraj". Da biste popravili izgled postojeće tabele, izaberite njeno ime na listi i kliknite na dugme "Dizajn". Iste operacije se izvode sa svim drugim objektima u Access bazi podataka.

Skup horizontalnih stavki menija i sastav traka sa alatkama zavise od tipa i režima prozora dokumenta koji je trenutno aktivan. Na primjer, prozor tabele u online modu ima dugmad "Isjeci", "Sortiraj uzlazno" itd., au dizajnu - dugmad "Svojstva", "Definiraj ključ" itd. Rad sa alatnim trakama podliježe Windows standardu .

Bilješka. Polja tipova "Numeric", "Date/Time", "Currency" i "Boolean" imaju unapred definisane izlazne formate. Možete odabrati izlazni format u ćeliji Svojstva formata polja. Također možete kreirati vlastite izlazne formate za sve tipove podataka osim OLE objekata.

Tehnologija razvoja baza podataka

Hajde da definišemo svrhu kreiranja ove baze podataka – čuvanje informacija o učenicima. Kao osnovni objekat baze definišemo tabelu u kojoj će se čuvati sledeći podaci o učenicima: broj ličnog dosijea, prezime, ime, patronim, datum rođenja, kućna adresa, razred. Da bismo ih smjestili, definirat ćemo istoimena polja u tabeli. Polje ćemo postaviti kao ključ tabele Broj ličnog dosijea.

Da biste kreirali bazu podataka, pokrenite MS Access i izaberite iz menija File komanda Stvoriti, zatim u oknu zadatka Kreiraj datoteku izaberite Nova baza podataka. Nakon toga, u prozoru Nova datoteka baze podataka otvorite željeni folder, na primjer New Folder, i dajte naziv datoteke baze podataka koja će se kreirati, na primjer, "Group.MDB".

Kreiranje tabele

Da biste kreirali tabelu, izaberite karticu na listi kartica na levoj strani prozora baze podataka sto... Nakon toga, u prozoru baze podataka će se prikazati prečice do opcija za kreiranje tabele: u dizajnu, pomoću čarobnjaka i unosom podataka. Dvostrukim klikom na liniju "Kreiraj tabelu u modu dizajna", otvorite prozor tabele u modu dizajna, kao što je prikazano na sl. 2.

Rice. 2. Definiranje parametara polja tabele u modu dizajna

Na vrhu prozora je izgled tabele koji kreirate ili menjate, a to je jednostavno lista polja sa imenom polja, tipom podataka i opisom.

U kolonu Ime polja unesite naziv prilagođenog polja, a u sljedećoj koloni navedite tip podataka za ovo polje. Tip podataka se može odabrati sa padajuće liste. Čim se kursor nađe u koloni Tip podataka, na dnu prozora se pojavljuje obrazac Svojstva polja (karakteristike ovog polja). To je lista svojstava (na lijevoj strani - naziv svojstva, na desnoj - vrijednost ovog svojstva) sa prozorom prompta za svako svojstvo. Lista svojstava varira u zavisnosti od tipa podataka koji je trenutno prikazan u koloni Tip podataka. Klikom na polje vrijednosti u listu sa svojstvima, možete promijeniti ovu vrijednost (unutar opsega ovog tipa podataka). Većinu vrijednosti sistem prihvaća prema zadanim postavkama, mnoga svojstva se mogu mijenjati nezavisno. Neke vrijednosti se mogu odabrati sa padajuće liste.

Prilikom odabira vrijednosti nekretnine bitno je slijediti ove smjernice:

Za tekstualna i numerička polja morate navesti veličinu polja, a za tekst je to dozvoljena dužina vrijednosti (na primjer, 20 ili 40 znakova), a za broj - format prikaza u računaru ( bajt, cijeli broj (dva bajta), dugi cijeli broj, itd.) );

Za teren Datum i vrijeme obavezno navedite format tako da sistem zna kako obraditi ulazne podatke. Na primjer, ako odaberete Kratki format datuma, sistem će očekivati ​​da unesete tačno datum (u ruskoj verziji - DD.MM.GGGG), a ako odaberete Short time format, u ovo polje morat ćete unijeti HH : MM (sati i minute);

· Kao vrijednost svojstva Condition on value, možete specificirati boolean izraz, koji mora uzeti vrijednost True ("True") kada unosite podatke u ovo polje. U sljedećem svojstvu možete napisati proizvoljnu poruku o grešci koju će izdati sistem, na primjer: "Ova vrijednost polja nije važeća." U svojstvu Obavezno polje možete odrediti "Da" (prazne vrijednosti nisu dozvoljene) ili "Ne" (prazne vrijednosti su dozvoljene);

· Ako primarni ključ vaše tabele uključuje jedno polje, u svojstvu Indeksirano polje za njega izaberite: "Da, nije dozvoljeno podudaranje", a zatim kliknite na dugme "Definiši ključ" (sa slikom ključa) na traci sa alatkama . Ovo će definirati primarni ključ za vašu tablicu (i spriječiti unos unosa s dupliranim vrijednostima primarnog ključa).

Dakle, slijedeći gornje smjernice, definirajte polja tabele. U kolonu Naziv polja unesite naziv "Personal File No." Da biste definisali tip podataka ovog polja, kliknite na strelicu u koloni Tip podataka, proširite listu mogućih tipova podataka i izaberite opciju Tekst. U oknu dizajna Svojstva polja izaberite karticu Veličina polja i definisati maksimalan broj znakova za unos u ovo polje - 10 karaktera.

Imajte na umu da dok birate različite opcije svojstva polja, na desnoj strani se prikazuje savjet o svrsi parametra.

Postupajući na isti način, u ostala polja tabele unesite sledeće podatke (tabela 2).

Kada završite sa unosom opisa polja u tabeli, definišite primarni ključ. Da biste to učinili, navedite polje Broj ličnog dosijea, kliknite na dugme Ključno polje na standardnoj traci sa alatkama.

Tablica 2. Podaci o poljima tablice

Bilješka... Polje primarnog ključa nije obavezno, ali poželjno. Ako primarni ključ nije definisan, Microsoft Access pita da li želite da kreirate polje ključa kada sačuvate tabelu.

Izborom komande Tablični način rada na meniju Pogled, prebacite prikaz kreirane tablice baze podataka u način prikaza tablice. Ipak, obavezno spremite tabelu pod imenom Studenti.

Operacije sa podacima u tabeli

Unos podataka... Kada je tabela Studenti odabrana u prozoru, kliknite na dugme Otvori. Postavite kursor u polje Broj ličnog dosijea i unesite broj vrijednosti, na primjer, P-69. Kada završite sa unosom vrednosti polja, pritisnite taster Tab da pređete na sledeće polje. U preostala polja ovog zapisa unesite ostatak podataka u prvi zapis.

Stručnjaci često moraju raditi s velikim količinama podataka kako bi pronašli različite informacije potrebne za pripremu dokumenata. Da bi se olakšao ovakav rad, kreirani su sistemi za upravljanje bazama podataka (DBMS).

Baza podataka(DB) - skup posebno organiziranih i logički uređenih podataka.

Razvoj informacionih tehnologija i njihova primena u različitim oblastima delovanja doveli su do stvaranja različitih baza podataka različite složenosti. Složenost baze podataka zavisi od obima i strukture informacija pohranjenih u bazi podataka, raznolikosti oblika njenog predstavljanja, veza između datoteka, zahtjeva za performansama i pouzdanošću.

Organizacija baze podataka zahtijeva preliminarnu konstrukciju logičkog modela podataka. Njegova osnovna svrha je da sistematizuje informacije po sadržaju, strukturi, obimu, međusobnim odnosima, kao i da odražava svojstva informacija, uzimajući u obzir potrebe krajnjih korisnika.

Logički model se gradi u nekoliko faza sa postepenim pristupom opciji optimalnoj za date uslove. Efikasnost takvog modela zavisi od toga koliko blisko odražava predmetnu oblast koja se proučava. Predmetna oblast obuhvata objekte (dokumente, račune, operacije sa njima itd.), kao i karakteristike ovih objekata, njihova svojstva, interakciju i međusobni uticaj.

Dakle, prilikom izgradnje logičkog modela podataka prvo se identifikuju objekti koji su od interesa za korisnike dizajnirane baze podataka. Zatim se za svaki objekat formulišu karakteristike i svojstva koja adekvatno opisuju dati objekat. Ove karakteristike će se dalje odraziti u bazi podataka kao odgovarajuća polja.

Logički model podataka je izgrađen korištenjem jednog od tri pristupa kreiranju baza podataka. Postoje sljedeće logičke baze podataka:

• hijerarhijski;
• mreža;
• relacijski.

Hijerarhijski model je struktura nalik stablu koja izražava veze podređenosti nižeg nivoa prema višem. Ovo olakšava pronalaženje informacija ako upiti imaju istu strukturu.

Mrežni model razlikuje se od prethodnog i po prisutnosti horizontalnih veza. Ovo komplikuje i model i samu bazu podataka i njene kontrole.

Relacioni model predstavlja pohranjene informacije u obliku tabela, nad kojima je moguće izvoditi logičke operacije (operacije relacijske algebre). Trenutno je ovaj tip modela najrašireniji, što je povezano s relativnom lakoćom implementacije, jasnom definicijom odnosa između objekata, lakoćom promjene strukture baze podataka.

Nakon izgradnje logičkog modela baze podataka, on se povezuje sa specifičnim softverom i hardverom koji implementira ovu bazu podataka. Rezultirajući model se zove fizički model baze podataka.

Donošenje odluke o tome koje informacije će biti uključene u bazu podataka ne određuje samo predmetna oblast ili opseg zadataka koji se rješavaju uz pomoć baze podataka. Na ovu odluku utiču i intenzitet rada sa informacijama različitih vrsta i oblika njihovog predstavljanja, dinamičke karakteristike podataka, učestalost njihovih promena i ažuriranja, stepen njihove međusobne povezanosti i međusobnog uticaja.

Pogodnost rada sa bazom podataka, dobijanje potrebnih informacija iz nizova podataka pohranjenih u bazi podataka itd. osigurano prisustvom dobro osmišljenog i korektno implementiranog sistema upravljanja bazom podataka.

Sistem za upravljanje bazom podataka(DBMS) je skup alata i metoda za prikupljanje, registrovanje, pohranjivanje, naručivanje, pretraživanje, pronalaženje i predstavljanje informacija u bazi podataka.

DBMS vam omogućava da pohranite velike količine informacija i brzo pronađete podatke koji su vam potrebni. Prilikom rada sa tradicionalnim papirnim fajlom, zaposlenik mora stalno da se bavi velikom količinom podataka. Istovremeno, u praksi se kartice vrlo često sortiraju prema pogrešnom atributu koji je trenutno potreban. Upotreba DBMS-a uvelike pojednostavljuje zadatak pronalaženja potrebnih podataka, a korisnik je praktički neograničen u izboru kriterija pretraživanja. Primjer takvog sistema je Microsoft Access.

Prije svega, razmotrite tri glavna elementa korisničkog sučelja MS Access 2010 (MA 2010).

• traka... Područje na vrhu prozora aplikacije koje sadrži grupe naredbi.
• ... Lista komandi na kartici Datoteka, koja se nalazi na traci.
• ... Područje na lijevoj strani prozora MA 2010, kreirano za rad sa objektima baze podataka. Okno za navigaciju zamjenjuje prozor baze podataka u programu Access 2007.

Tri gore opisane komponente stvaraju okruženje u kojem se mogu kreirati i koristiti baze podataka.

traka potpuno zamijenio menije i alatne trake koji su se koristili u ranijim verzijama MA. Sadrži kartice sa grupama dugmadi. Traka uključuje "podrazumevane" kartice sa grupama najčešćih komandi, kontekstualne kartice koje se pojavljuju kada je njihova upotreba validna i traku sa alatkama za brzi pristup, specifičnu traku sa alatkama koja je dizajnirana da dodaje najpotrebnije komande.

Neka dugmad na karticama trake omogućavaju vam da izaberete radnje, dok druga pokreću izvršenje određene komande.

Backstage mod je novi proizvod predstavljen u MA 2010. Ovaj način rada uključuje komande i informacije koje se mogu primijeniti na cijelu bazu podataka, npr. Smanji se i obnoviti, i komande koje su bile u meniju u ranijim verzijama MA fajl, na primjer Pečat.

pruža mogućnost strukturiranja objekata baze podataka i primarno je sredstvo za otvaranje ili modificiranje objekata baze podataka. Okno za navigaciju deluje kao prozor baze podataka koji je uveden u verzijama programa pre Access 2007. Okno za navigaciju je strukturirano po kategoriji i grupi. Korisnik ima mogućnost da konfiguriše sve vrste parametara organizacije, i, pored toga, da dizajnira individualni organizacioni dijagram. Tipično, nova baza podataka ima kategoriju tipa objekta koja sadrži grupe koje odgovaraju različitim tipovima objekata baze podataka. Kategorija tipa objekta strukturira objekte baze podataka na isti način kao prozor baze podataka u ranijim verzijama MA.

Moguće je smanjiti ili sakriti okno za navigaciju, ali nikada nije zaklonjeno aktiviranjem objekata baze podataka na njemu.

prikazano pri pokretanju kartice fajl, koji sadrži komande koje su se u prethodnim verzijama MA nalazile u meniju File. Osim toga, Backstage prikaz sadrži naredbe koje se primjenjuju na cijelu bazu podataka. Pogled Backstage se prikazuje prilikom aktivacije MA aplikacije, pod uslovom da baza podataka još nije otvorena (slika 3.24).

Rice. 3.24.

Backstage je dizajniran za kreiranje i otvaranje baza podataka, njihovo objavljivanje na Internetu na SharePoint Serveru i obavljanje mnogih drugih zadataka, uključujući posluživanje datoteka i baza podataka.

Kreiranje prazne baze podataka. Da biste kreirali novu bazu podataka, potrebno je da uradite sledeće.

• 1. Aktivirajte MA pomoću menija Počni
• 2. Započnite jednu od dolje navedenih procedura.
• a) Kreiranje web baze podataka:
  • - u grupi Dostupni šabloni odaberite stavku Prazna web baza podataka;
  • - desno u sekciji Prazna web baza podataka u polju Ime dokumenta
  • - kliknite na dugme Stvoriti.

• b) Kreiranje baze podataka na računaru:
  • - u grupi Dostupni šabloni kliknite na stavku Prazna baza podataka;
  • - desno u sekciji Prazna baza podataka u polju Ime dokumenta upišite ime datoteke baze podataka ili koristite podrazumevano ime;
  • - pritisnite dugme Stvoriti.

Ovo će kreirati novu bazu podataka i otvoriti novu tabelu u prikazu tabele.

ML 2010 uključuje listu šablona, ​​a dodatne šablone možete preuzeti sa Office.com. MA šablon je gotova baza podataka sa profesionalno dizajniranim tabelama, obrascima i izvještajima. Šabloni omogućavaju smanjenje vremena potrebnog za prolazak kroz početne faze kreiranja baze podataka.

Kreirajte bazu podataka iz uzorka predloška. Da biste to učinili, morate učiniti sljedeće.

• Počni ili korištenjem prečice. Počinje pogled iza scene.
• 2. Kliknite na stavku Sample Template i pogledajte listu dostupnih šablona.
• 3. Odaberite željeni predložak.
• 4. Desno u prozoru "Ime datoteke" unesite naziv datoteke ili koristite podrazumevano ime.
• 5. Kliknite na dugme Stvoriti.

MA 2010 će kreirati novu bazu podataka na osnovu odabranog šablona i otvoriti je.

Dodatne MA 2010 predloške možete preuzeti sa Office.com preko prikaza Backstage.

Kreirajte bazu podataka iz predloška Office.com.

• 1. Aktivirajte MA 2010 pomoću menija Počni ili korištenjem prečice. Počinje pogled iza scene.
• 2. Na panelu Office.com predlošci označite kategoriju i traženi šablon. Traženi predložak se također može pronaći pomoću okvira za pretragu.
• 3. Na terenu Ime dokumenta upišite naziv datoteke ili koristite zadani naziv.
• 4. Kliknite na dugme Skinuti.

U trenutku otvaranja (ili kreiranja i naknadnog otvaranja) baze podataka, naziv datoteke i lokacija baze podataka su uključeni u listu posljednjih otvorenih dokumenata. Ova lista je prikazana na kartici Nedavno Backstage prikazi tako da možete lako otvoriti nedavno korištene baze podataka.

Otvaranje nedavno korištene baze podataka. Da biste izvršili ovu radnju, morate učiniti sljedeće.

• 1. Aktivirajte MA 2010.
• 2. U prikazu Backstage kliknite Nedavno i izaberite bazu podataka koju želite da otvorite. MA aplikacija će otvoriti bazu podataka.

Otvaranje baze podataka iz pogleda Backstage. Da biste izvršili ovu radnju, morate učiniti sljedeće.

• 1. Aktivirajte MA 2010.
• 2. Na kartici File kliknite na dugme Otvori. U dijaloškom okviru Otvaranje označite datoteku i kliknite na dugme Otvori. Baza podataka će se otvoriti.

traka je u suštini zamena za elemente interfejsa kao što su meniji i trake sa alatkama. Ribbon je glavni komandni interfejs za MA 2010. Jedna od glavnih prednosti Ribbon-a je to što sadrži alate za izvršavanje zadataka koji su prethodno bili sadržani u menijima, trakama sa alatkama, oknima zadataka i drugim elementima korisničkog interfejsa. Sada potrebnu naredbu ne treba tražiti na nekoliko različitih mjesta.

Kada se baza podataka otvori, traka se prikazuje na vrhu glavnog prozora MA 2010. U ovom trenutku uključuje komande aktivne komandne kartice (slika 3.25).

Rice. 3.25.

Traka uključuje listu komandnih kartica. U MA 2010 glavne kartice timova su - Fajl, Početna, Kreacija, Eksterni podaci i Rad sa bazama podataka... Svaka kartica sadrži grupu povezanih komandi, koje zauzvrat otvaraju druge nove komponente interfejsa, kao što je zbirka, potpuno nova kontrola koja vam omogućava da vizuelno izaberete opcije kontrole.

Komande trake moraju odgovarati trenutno aktivnom objektu. Na primjer, ako otvorite tablicu u tabličnom modu i kliknete na dugme Forma u kartici Kreacija u grupi Forms, MA 2010 aplikacija će kreirati obrazac na osnovu aktivne tabele. Tako će ime aktivne tabele biti naznačeno u svojstvu obrasca RecordSource(izvor zapisa). Imajte na umu da se određene kartice trake prikazuju isključivo u svom kontekstu. Na primjer tab Konstruktor se prikazuje samo kada je objekat otvoren u modu dizajna.

Rad sa trakom može biti zgodan uz neke prečice na tastaturi. U ovom slučaju, sve kombinacije tipki iz prethodne MA verzije su i dalje važeće. Međutim, umesto tastera za aktiviranje menija, koji su korišćeni u prethodnim verzijama MA, na snazi ​​je sistem pristupa kontrolama sa tastature. Ovaj sistem koristi posebne indikatore sa jednim ili više slova koji se pojavljuju na traci kada pritisnete taster ALT. Ovi indikatori označavaju tastere koji odgovaraju kontrolama.

Da biste vidjeli dostupne komande za karticu, morate je odabrati.

Odabir kartice sa komandama... Da biste izvršili ovu radnju, morate učiniti sljedeće.

• 1. Aktivirajte MA 2010.
• 2. Odaberite potrebnu karticu.

• 1. Aktivirajte MA 2010.
• 2. Pritisnite i otpustite tipku ALT. Ovo će prikazati savjete za pristup tastaturi.
• 3. Kliknite na tipku ili tipke naznačene u opisu alata pored potrebne kartice.

Postoji nekoliko opcija za izvršavanje naredbi. Najjednostavniji od njih je korištenje tipkovnih prečica koje su povezane s komandama. Kombinacije tipki iz prethodne MA verzije se također mogu koristiti u MA 2010.

Izvršavanje naredbe:

• 1) aktivirati MA 2010;
• 2) izaberite karticu sa traženom komandom;
• 3) pritisnite kontrolu koja odgovara komandi. Ako je kombinacija tipki za ovu naredbu već poznata iz prethodne MA verzije, pritisnite je;

• 1) pritisnite i otpustite tipku ALT. Prikazuju se savjeti za pristup tastaturi;
• 2) kliknite na taster ili tastere koji su naznačeni u opisu alata koji je povezan sa potrebnom komandom.

Table 3.1 prikazuje kartice i komande koje se nalaze u svakoj od njih. Lista dostupnih kartica i komandi može varirati u zavisnosti od radnji koje izvodite.

Tabela 3.1

Access 2010 kartice i komande

Komandna kartica	Moguće radnje
	Odabir drugog pogleda
	Kopiranje i lijepljenje podataka iz međuspremnika
	Postavljanje svojstava trenutnog fonta
	Postavljanje trenutnog poravnanja fonta
	Primjena formatiranja na MEMO polje
	Rad sa zapisima (ažuriranje, kreiranje, spremanje, brisanje, zbrojevi, pravopis, opciono)
	Sortiranje i filtriranje zapisa
	Pretražite zapise
Kreacija	Kreiranje prazne tabele
	Kreirajte tabelu iz šablona
	Kreirajte listu na SharePoint lokaciji i tabelu pridruženu toj listi u trenutnoj bazi podataka
	Kreirajte praznu tabelu u modu dizajna
	Kreirajte obrazac na osnovu aktivne tabele ili upita
	Kreirajte stožernu tabelu ili grafikon
	Kreirajte izvještaj na osnovu aktivne tabele ili upita
	Kreirajte upit, makro, modul ili modul klase
Eksterni podaci	Uvoz ili povezivanje eksternih podataka
	Izvoz podataka
	Prikupljanje i ažuriranje podataka putem e-pošte
	Kreiranje sačuvanih uvoza i izvoza
	Pokretanje Linked Table Managera
Rad sa bazama podataka	Migrirajte neke ili sve dijelove baze podataka na novu ili postojeću SharePoint lokaciju
	Pokrenite Visual Basic Editor ili izvršite makro
	Kreiranje i pregled odnosa između tabela
	Prikažite ili sakrijte ovisnosti objekata
	Pokretanje arhivista ili analize učinka
	Premjestite podatke u Microsoft SQL Server ili Access bazu podataka (samo tabele)
	Upravljanje dodacima za pristup
	Kreirajte ili modificirajte VBA modul

Pored uobičajenih komandnih kartica u MA 2010, pojavile su se i kontekstualne kartice (slika 3.26). U skladu sa kontekstom (tj. kojim objektom je korisnik trenutno zauzet i koje radnje izvodi), kontekstualne kartice se mogu prikazati pored uobičajenih komandnih kartica.

Rice. 3.26.

Za aktiviranje kontekstualne kartice sa komandama potrebno je da uradite sledeće:

Kliknite na kontekstualnu karticu;

• pritisnite i otpustite tipku ALT. Prikazuju se savjeti za pristup tastaturi;
• kliknite na taster ili tastere koji su navedeni u opisu alata pored kontekstualne kartice.

Kontekstualne kartice uključuju naredbe i funkcionalne elemente koji su potrebni za funkcioniranje u određenom kontekstu. Na primjer, kada otvorite tablicu u načinu dizajna, kontekstualne kartice uključuju naredbe koje se koriste za rad s tablicom samo u modu dizajna.

Zbirke... Između ostalog, traka sadrži kontrolu tzv Kolekcija... Ovaj element je kreiran da skrene pažnju na tražene rezultate. Kolekcija To je kontrolni element koji ne samo da prikazuje komande, već i prikazuje rezultat izvršenja ovih naredbi (slika 3.27). Osnovna svrha kreiranja ovog elementa je omogućiti korisniku da pronađe i odabere potrebne radnje u MA 2010 po vrsti, fokusirajući se na rezultat, a ne na same komande.

Rice. 3.27.

Kolekcije se međusobno razlikuju po obliku i veličini. U jednom slučaju, to je tabela koja proširuje prikaz menija, au drugom je ugrađena kolekcija čije se komponente nalaze direktno na vrpci.

Sakrivanje vrpce. U procesu rada može biti potrebno izdvojiti dodatni prostor na ekranu. U tom slučaju, moguće je ukloniti traku i ostaviti samo red sa komandnim karticama. Da biste sakrili traku, morate dvaput kliknuti na karticu trenutne komande. Da biste vratili traku, ponovo dvaput kliknite na karticu trenutne komande.

Sakrijte i vratite traku.

• 1. Dvaput kliknite na označenu komandnu karticu.
• 2. Da biste vratili traku, ponovo dvaput kliknite na karticu trenutne komande.

Traka sa alatkama za brzi pristup, koji se nalazi pored trake, daje vam pristup komandama jednim klikom. Podrazumevana lista sadrži komande Sačuvaj, otkaži i povratak, međutim, traku sa alatkama za brzi pristup možete prilagoditi tako da uključuje komande koje najčešće koristite. Također je moguće transformirati izgled ove alatne trake, kao što su položaj i veličina. U uobičajenom, tj. U minijaturnom prikazu, panel se nalazi pored komandnih kartica trake. Kada korisnik odabere veliku veličinu, panel se pomiče ispod trake.

Prilagodite alatnu traku za brzi pristup. Da biste izvršili ovu radnju, morate učiniti sljedeće.

• 1. Pritisnite strelicu za prikaz liste na desnoj strani panela.
• 2. U odjeljku Prilagođavanje trake sa alatkama za brzi pristup označite komandu koja se dodaje.

Ako tražena komanda nije na ponuđenoj listi, morate odabrati stavku Druge komande i idite na sljedeći korak.

• 3. U dijaloškom okviru Opcije pristupa izaberite komandu ili komande koje želite da dodate i kliknite na dugme Dodati.
• 4. Da obrišete komandu, izaberite je na listi komandi na desnoj strani i kliknite na dugme Izbriši. Osim toga, moguće je jednostavno dvaput kliknuti na komandu na listi.
• 5. Kada završite sa uklanjanjem naredbe, kliknite na dugme. UREDU.

Kada se otvore već postojeće ili novostvorene baze podataka, nazivi objekata baze podataka se prikazuju u oblasti za navigaciju (slika 3.28). Objekti baze podataka uključuju tabele, obrasce, izvještaje, stranice, makroe i module. Područje za navigaciju u suštini obavlja funkcije prozora baze podataka, što je bilo prisutno u prethodnim verzijama MA, tj. Ako se u prethodnim verzijama programa prozor baze podataka koristio za pokretanje i izvršavanje zadataka, tada se u MA 2010 za to koristi navigacijsko područje. Na primjer, da dodate red u tablicu u prikazu tabele, morate otvoriti tabelu iz okna za navigaciju. U web pretraživačima, okno za navigaciju obično nije dostupno. Da biste ga koristili u web bazi podataka, prvo morate otvoriti bazu podataka u programu Access.

Rice. 3.28.

Da biste otvorili objekat baze podataka ili primenili naredbu na njega, potrebno je da ga kliknete desnim tasterom miša i izaberete naredbu u kontekstnom meniju. Komande kontekstnog menija se prikazuju u zavisnosti od tipa objekta.

Otvara objekt baze podataka (kao što je tabela, obrazac ili izvještaj).

Dvaput kliknite na objekat u oknu za navigaciju;

Označite stavku u oknu za navigaciju i kliknite Enter;

U području navigacije označite RMB objekt i odaberite naredbu Otvori.

Prozor dijaloga Opcije prijelaza pruža mogućnost odabira opcije za otvaranje objekata jednim klikom.

Objekti baze podataka u oknu za navigaciju su klasifikovani u kategorije, koje zauzvrat sadrže grupe. Podrazumevano, lista sadrži ugrađene kategorije, ali je moguće kreirati prilagođene grupe.

Podrazumevano, okno za navigaciju se prikazuje prilikom pokretanja baze podataka, uključujući baze podataka kreirane u prethodnim verzijama MA. Moguće je onemogućiti izgled zadanog okna za navigaciju koristeći odgovarajuću postavku aplikacije. U nastavku su upute za izvođenje svake radnje.

Prikaži i sakrij okno za navigaciju. Da biste izvršili ovu radnju, morate učiniti sljedeće:

Kliknite na dugme u gornjem desnom uglu okna za navigaciju ili taster F11.

Za otkazati prikaz zadanog okna za navigaciju

potrebno je da uradite sledeće:

• - na kartici File odaberite stavku Opcije. Prikazaće se dijaloški okvir Opcije Pristup;
• - u lijevom dijelu označite stavku Trenutna baza podataka; U poglavlju Tranzicije opozovite izbor u polju za potvrdu Područje za navigaciju i kliknite na dugme UREDU.

Počevši od Accessa 2007, postalo je moguće koristiti kartice dokumenata umjesto prozora koji se preklapaju kako bi se odrazili objekti baze podataka u programu (slika 3.29). Ovo je praktičniji alat. Prikazivanje i skrivanje kartica dokumenata može se konfigurirati pomoću parametara MA 2010. Ako korisnik promijeni ove parametre, potrebno je zatvoriti i ponovo otvoriti bazu podataka, tada će promjene stupiti na snagu.

Rice. 3.29.

Prikaži i sakrij kartice dokumenata. Da biste izvršili ovu radnju, morate učiniti sljedeće.

• 1. Na kartici File kliknite na dugme Opcije. Prikazaće se dijaloški okvir. Opcije Pristup.
• 2. U lijevom području označite element Trenutna baza podataka.
• 3. U odjeljku Parametri aplikacije u grupi Opcije prozora dokumenta postavite prekidač u položaj Tabs.
• 4. Označite ili poništite izbor u polju za potvrdu Ako polje nije označeno, kartice dokumenata su onemogućene.
• 5. Kliknite na dugme OK.

Parametar je individualan, tj. mora se mijenjati posebno za svaku bazu podataka. Ako korisnik promijeni parametar, tada morate zatvoriti i ponovo otvoriti bazu podataka, tada će promjene stupiti na snagu. Baze podataka kreirane sa MA 2007 ili MA 2010 prikazuju kartice dokumenata prema zadanim postavkama. Prozori koji se preklapaju se po defaultu koriste u bazama podataka kreiranim u prethodnim verzijama MA.

Status bar. U MA 2010, može postojati statusna traka na dnu prozora. Kao iu prethodnim verzijama MA, ova standardna komponenta korisničkog sučelja se koristi da odražava statusne poruke, svojstva, indikatore napretka itd. U MA 2010, statusna traka vam daje mogućnost da pristupite dvema standardnim funkcijama koje se pojavljuju na statusnoj traci i u drugim Office 2010 programima: prikaz prozora i zumiranje.

Kontrole statusne trake pružaju mogućnost praktičnog prebacivanja između različitih načina prikaza aktivnog prozora. Dakle, ako gledate objekt koji podržava prilagođavanje razmjera, možete mijenjati stepen povećanja ili smanjenja pomoću klizača na statusnoj traci.

Statusnu traku možete prikazati ili sakriti u dijaloškom okviru Opcije pristupa.

Prikaži i sakrij statusnu traku. Da biste izvršili ovu radnju, morate učiniti sljedeće.

• 1. Na kartici File pronađi stavku Opcije. Prikazaće se dijaloški okvir. Opcije pristupa.
• 2. Na lijevoj strani označite stavku Trenutna baza podataka.
• 3. U odjeljku Opcije aplikacije potvrdite ili poništite izbor u polju Status bar. Ako potvrdni okvir nije prisutan, statusna traka se ne prikazuje.
• 4. Kliknite na dugme UREDU.

Za formatiranje teksta u verzijama MA koje su objavljene prije MA 2007, obično se koristio meni ili traka s alatima Formatiranje. U MA 2010. postalo je zgodnije formatirati tekst, jer je napravljena mini traka sa alatkama (slika 3.30). Ako odaberete tekst za potrebe oblikovanja, mini traka sa alatkama će se automatski pojaviti iznad njega. Kako pomičete pokazivač miša prema mini-baru, on postaje jasniji, a zatim se može koristiti za promjenu stila, veličine i boje fonta itd. Kada se ukloni pokazivač miša, mini traka sa alatkama postepeno nestaje, tj. ako mini traka sa alatkama nije potrebna, nestaje.

Rice. 3.30.

Formatirajte tekst pomoću mini trake sa alatkama.

• 1. Označite tekst koji treba formatirati. Iznad označenog teksta pojavljuje se transparentna mini traka sa alatkama.
• 2. Koristite mini-traku sa alatkama za formatiranje.

Ako trebate razjasniti bilo koje pitanje, trebate pozvati pomoć pritiskom na tipku F1 ili klikom na upitnik na desnoj strani trake (slika 3.31).

Rice. 3.31.

Osim toga, referenca se nalazi u pogledu Backstage. U kartici File potrebno je kliknuti na dugme referenca... Lista referentnih izvora pojavljuje se u prikazu Backstage.

Evo kratkog pregleda funkcija MA 2010. Za detaljniju studiju ovog softverskog proizvoda, pogledajte odgovarajući korisnički priručnik.

U današnjem svijetu podaci dobijaju sve veću težinu i nije pretjerano reći da se svijet temelji na podacima. Stoga se sada velika pažnja poklanja prikupljanju, čuvanju, analizi i prodaji podataka. Ključ uspješnog razvoja modernog poslovanja leži u akumulaciji, sistematizaciji i korištenju, na primjer, informacija o vašim kupcima kao što su njihove potrebe, preferencije pri kupovini itd. Takve informacije mogu pomoći u donošenju informisanih odluka o praktičnoj efikasnosti reklamnih ponuda, pronalaženju nerentabilnih poslovnih segmenata, analizi potražnje za proizvedenim proizvodima ili uslugama, praćenju dinamike trgovanja za pojedinačne pozicije i pregledu drugih ključnih faktora. Korištenje baza podataka, kada se koristi ispravno, daje nam ove konkurentske prednosti.

Ako ste vlasnik malog biznisa, a u svom poslu još ne koristite sistem za upravljanje odnosima s klijentima (CRM ili Customer Relationship Management), koji automatizira generiranje strategija interakcije s klijentima, tada je uspjeh vašeg poslovanja podložan određenim rizicima . Zapamtite, vaši konkurenti su na oprezu!

Hajde da razmotrimo koji softver možete koristiti da napravite bazu podataka prilagođenu jedinstvenim potrebama vašeg malog preduzeća, koja će prikupljati dnevne, nedeljne, mesečne ili godišnje podatke.

Filemaker Pro 12

Ova baza podataka je dugo nezasluženo izostavljena iz vidokruga administratora i programera baze podataka, ali je poslovna zajednica voljela od svog početka. Filemaker Pro, kreiran od strane Apple-a, radi na Mac i Windows operativnim sistemima. Program je intuitivan i vrlo jednostavan za korištenje alat za kreiranje vlastitih baza podataka sa podrškom za pružanje podataka na Internetu, koji može generirati izvještaje u normalnom i naprednom načinu rada, a može se integrirati sa drugim sistemima baza podataka.

Microsoft Access 2010

Već duže vrijeme, Microsoft Office Access sistem za upravljanje bazom podataka je bio najpopularnije rješenje za većinu malih preduzeća. Međutim, sada je suočen sa konkurencijom drugih DBMS-ova koji su jednostavniji za korišćenje, bolje integrisani sa cloud sistemima, ne zahtevaju mnogo znanja u kreiranju, održavanju baza podataka i razvoju softvera.

Ako već imate bazu podataka, velike su šanse da je napravljena uz Microsoft Access. Nova verzija iz 2010. izgleda i radi bolje i lakša je za korištenje od prethodnih verzija, kao što je mainstream verzija iz 2003. godine. Unatoč činjenici da je ovaj DBMS počeo potiskivati ​​konkurente, on i dalje zauzima vodeću poziciju u ovom segmentu softverskog tržišta.

Oracle Application Express (APEX) poslovna baza

APEX je sistem za upravljanje bazom podataka izgrađen na mega-uspješnom Oracle mehanizmu baze podataka. APEX je dostupan potpuno besplatno ako ste već korisnik Oraclea i nudi napredniji sistem kreiranja poslovnih aplikacija od Microsoft Accessa ili FileMaker Proa. Međutim, korišćenje APEX-a nije tako jednostavno u poređenju sa jednostavnim unosom podataka u tabele kao što je to u Access bazi podataka.

Ako već koristite Oracle ili tražite naprednije mogućnosti upravljanja bazom podataka, kao što je buduća integracija sa drugim sistemima podataka, ili kako da rukujete veoma velikim količinama podataka sa brzim odzivom, onda je APEX pravi izbor.

Zoho Creator je relativno novajlija u svetu baza podataka i nudi intuitivan sistem baze podataka zasnovan na oblaku. Zoho programeri su kreirali zaista robustan sistem lak za korišćenje koji vam omogućava da brzo napravite jednostavnu aplikaciju baze podataka bez mnogo obuke. To je postalo moguće zahvaljujući korištenju obrazaca za unos podataka, vrlo dobrom gradilištu izvještaja, integraciji sa drugim sistemima, što je često neophodno ako već imate postojeću bazu podataka kreiranu u drugom DBMS-u, ili kada koristite baze podataka vaših partnera.

Menadžer bilo kog nivoa, prilikom donošenja odluka, zasniva se na informacijama koje su mu dostupne o subjektu upravljanja, pa efikasnost njegovog rada direktno zavisi od kvalitativnih karakteristika ovih informacija, kao što su adekvatnost, potpunost, pouzdanost, pravovremenost, konzistentnost itd.

U savremenim uslovima informacioni sistemi igraju i igraće sve veću ulogu u ostvarivanju strateških ciljeva organizacije. To dovodi do novih zahtjeva za informacionim sistemima i njihovim funkcijama. Takvi sistemi više nisu samo alat za obradu informacija za odjele i krajnje korisnike unutar organizacije. Sada moraju generirati proizvode i usluge vođene informacijama koji će organizaciji dati konkurentsku prednost na tržištu.

Informacioni sistemi i informacione tehnologije koje se koriste u njihovom okviru su u organizaciji rezultat određenih odluka menadžera. Međutim, zauzvrat, sistemi i tehnologije diktiraju svoje specifične uslove poslovanja i mijenjaju organizacije.

I bez obzira koje konsultante u ovoj oblasti šef ne uključuje, konačne odluke mora donijeti on lično. Menadžer mora biti u stanju da maksimalno iskoristi potencijalne prednosti informacione tehnologije. On mora imati dovoljno znanja kako bi mogao generalno upravljati procesom primjene i razvoja informacionih tehnologija u organizaciji i razumjeti kada su potrebni dodatni troškovi resursa u ovoj oblasti ili pomoć vanjskih stručnjaka.

Od izuma pisanja, čovječanstvo se suočilo sa zadatkom pohranjivanja podataka. Održavanje zapisa ima dugu istoriju, ali uprkos evoluciji od glinenih stolova do papirusa, pa do pergamenta i na kraju do papira, sve ovo vreme je imalo jednu zajedničku osobinu – obrada informacija se obavljala ručno.

Sa razvojem civilizacije, tok posla je pretio da apsorbuje sve vreme specijalista - do kraja 20. veka mnoge kompanije su imale čitave spratove namenjene čuvanju dokumenata, što, vidite, nije bilo tako daleko od skladištenja glinenih stolova u sumerske arhive.

S pojavom računara, zadatak protoka dokumenata postao je jednostavniji - pohranjivanje dokumenata u elektronskom obliku pokazalo se jednostavnim, jeftinim i praktičnim. Softver je bio ključna komponenta ove nove tehnologije. Postalo je relativno lako programirati i koristiti računare, a mnogo lakše sortirati, analizirati i obraditi podatke. Standardni paketi su se pojavili za uobičajene poslovne aplikacije kao što su računovodstvo, obračun plaća, upravljanje zalihama, upravljanje pretplatom, bankarstvo i upravljanje bibliotekom dokumenata.

Odgovor na pojavu ovih novih tehnologija bio je prilično predvidljiv: u velikom poslovanju pohranjivalo se još više informacija i zahtijevala je bržu opremu.

U toku svojih aktivnosti, industrijska preduzeća, korporacije, resorne strukture, organi vlasti i uprave su akumulirali velike količine podataka. Sadrže ogromne mogućnosti za izdvajanje korisnih analitičkih informacija, na osnovu kojih je moguće identifikovati skrivene trendove, izgraditi strategiju razvoja i pronaći nova rješenja.

Očigledno, nije tako teško napraviti većinu vaših podataka na mreži. Međutim, bilo ko od nas se susreo sa situacijom u kojoj se ispostavi da je nesrazmjerno dugotrajno pronaći traženi dokument, tako razumno ušteđen u posljednjih mjesec (ili godinu). U ovom trenutku postaje jasno da tradicionalne mogućnosti fajl sistema više nisu dovoljne za uspeh u savremenom svetu – svetu informacionih tehnologija.

Danas je, kako bi stekla dodatne konkurentske prednosti, većini domaćih kompanija potrebna ozbiljna informatička podrška za svoje poslovanje – sistem transformacije preduzeća zasnovan na korišćenju informacionih tehnologija i usmjeren na povećanje efikasnosti organizacije.

U drugoj polovini 90-ih, mnoga preduzeća su počela da shvataju da su podaci kojima raspolažu vredna imovina, čija pravilna upotreba može stvoriti konkurentske prednosti. Velike kompanije su decenijama akumulirale podatke o svojim kupcima, dobavljačima, proizvodima i uslugama. Međutim, shvatili su da se njihovi podaci pohranjuju u različitim sistemima i za daljnji razvoj poslovanja ove informacije moraju biti integrirane. Potreba za integracijom korporativnih informacija dovela je do stvaranja baza podataka.

Ovo je posebno tačno sada, kada, zahvaljujući brzom razvoju e-trgovine, preduzeća koja posluju na Internetu mogu prerasti u velika preduzeća za nekoliko meseci, ako ne i nedelja. I, kao rezultat toga, njihove baze podataka će brzo rasti.

Stoga, razborit lider treba da počne da ulaže u IT podršku pre nego što odvede preduzeće na liniju odluke kada se njegova firma suoči sa marginalnim obimom troškova. Pravi problem sa kojim se suočava najviši menadžment kompanije je organizacija nagomilane arhive podataka, koja bi olakšala pronalaženje potrebnih informacija. Pronalaženje obrazaca, trendova, anomalija i relevantnih informacija u velikoj bazi podataka jedno je od najuzbudljivijih novih područja upravljanja podacima.

Onima koji su već prošli ovaj put, očigledno je da baze podataka mogu iz temelja promijeniti prirodu rada bilo koje organizacije pozicionirane u različitim predmetnim područjima, oslobađajući menadžere rutinskih procedura povezanih s traženjem informacija u brojnim datotekama, papirnim dokumentima, referencama knjige i standardi. Ovo je nova faza u razvoju kompanije, koja je vodi u sljedeću fazu evolucije, iako često na revolucionaran način.

Smanjenje vremena je samo indirektan efekat automatizacije. Glavni zadatak razvoja informacionih tehnologija je drugačiji - u sticanju fundamentalno novih kvaliteta od strane organizacije, koji joj daju značajne konkurentske prednosti. Ovo je upravo slučaj koji mnogo vredi.

Štaviše, instalacija i administracija baza podataka danas je mnogo manje komplikovan proces nego prije nekoliko godina. Dizajn i upravljanje bazom podataka su visoko automatizirani. Softver koji vam omogućava da riješite ovaj problem - da kreirate bazu podataka, ažurirate informacije pohranjene u njoj - i omogućava zgodan pristup njoj u svrhu pregleda i pretraživanja, naziva se sistem za upravljanje bazom podataka (DBMS).

Sistem za upravljanje bazom podataka stvara na ekranu računara specifično okruženje za rad korisnika (korisnički interfejs). Osim toga, DBMS ima određene načine rada i skup naredbi. Informacioni sistemi se kreiraju i rade na bazi DBMS-a. Vrijedi podsjetiti da su sistemi za upravljanje bazama podataka jedna od najuspješnijih tehnologija u cijeloj kompjuterskoj industriji. Milijarde dolara se troše na sisteme baza podataka i aplikacije svake godine. Sistemi za upravljanje bazama podataka imaju izuzetnu ulogu u organizaciji savremenih industrijskih, instrumentalnih i istraživačkih informacionih sistema.

Tipični načini rada sa DBMS-om su kreiranje baze podataka, uređivanje baze podataka, manipulacija bazom podataka, pretraživanje u bazi podataka. Svaki način rada ima svoj vlastiti DBMS komandni sistem. Svaki rad korisnika sa bazom podataka izgrađen je u obliku algoritma sastavljenog od ovih naredbi. Ovakvi algoritmi se mogu izvršavati u režimu direktnog izvršavanja (data komanda se odmah izvršava) iu režimu automatskog izvršavanja, odnosno u programskom režimu.

Prilikom kreiranja baze podataka, korisnik nastoji organizirati informacije prema različitim karakteristikama i brzo dohvatiti uzorak sa proizvoljnom kombinacijom karakteristika. Korisnici baze podataka mogu biti različite aplikacije, softverski sistemi, kao i stručnjaci za predmetnu oblast koji djeluju kao potrošači ili izvori podataka (koji se nazivaju krajnjim korisnicima).

Glavna karakteristika dobro izgrađenog DBMS-a je njegova funkcionalnost da drastično smanji troškove rada za obradu gotovo svih internih i eksternih poslovnih informacija organizacije. Ovako dizajnirana baza podataka omogućava svakom odeljenju da koristi informacije koje unese jedan korisnik, a odeljenja kompanije oslobađa potrebe za dupliranjem podataka, što dovodi do naglog smanjenja troškova rada. Na primjer, informacije o prodatom proizvodu već u trenutku napuštanja skladišta postaju podjednako dostupne i menadžeru prodaje i poslovnim aplikacijama opšteg računovodstva i obračuna plaća.

U međuvremenu, uprkos ogromnom napretku u olakšavanju instaliranja, upravljanja i korišćenja DBMS-a, posebno onih koji rade na ličnim računarima ili radnim stanicama, mnogi i dalje radije koriste sistem datoteka. Postoji prešutna pretpostavka da DBMS-om treba da se bavi dobro obučeno osoblje sa punim radnim vremenom, i da većina korisnika baza podataka nema nikakvo iskustvo u tehnologiji baze podataka. Korisnicima je i dalje teško da se povežu sa DBMS-om, pronađu ispravne nazive direktorijuma ili baze podataka u kojima se pohranjuju podaci, i formulišu upite i ažuriraju bazu podataka. Paradigma pristupa i pristupa sistemu datoteka i dalje izgleda mnogo lakša za razumevanje.

Međutim, kada razmišlja o uspjehu svog posla, lider ne bi trebao podleći takvim osjećajima. Vrijedi zapamtiti da je sada lako i jeftino kreirati bazu podataka. Milioni ljudi to rade, a vi ne morate da postanete kompjuterski operater da biste to uradili. Kompetentan IT inženjer i nekoliko radionica za obuku osoblja - to je sve što vam je potrebno da gomilu datoteka sa teško dostupnim informacijama pretvorite u modernu bazu podataka. Dok, odričući se prednosti DBMS-a zarad trenutne pogodnosti osoblja, njihove nespremnosti da mijenjaju ustaljeni poredak, menadžer rizikuje da ostane jedini korisnik klinastog pisma na svijetu koji je prešao na fonetsko pismo.