Kreirajte izvor podataka u Wordu. Izvori podataka koje možete koristiti za spajanje pošte

Iz članka u prethodnom broju saznali smo da metoda spajanja omogućava kreiranje izvora podataka pomoću Worda. U ovom članku ćemo pogledati kako se informacije o izvoru podataka mogu dobiti iz Excel tablice.

Izvor podataka se može koristiti u verzijama Worda 2000/2002/2003/2007, ali proces njegovog kreiranja je isti za bilo koju verziju Worda. Dakle, hajde da opišemo algoritam za kreiranje izvora podataka:

1. Otvorite Excel.
2. U tabeli koja se pojavi, u ćeliju A1 unesite naziv prvog polja (na primjer, zemlja), u B1 – drugi (npr. index) itd. (Sl. 1).

Rice. 1. Tabela podataka

Koristeći stoWord 2000/2002

1. Otvorite ili kreirajte glavni dokument u Wordu.
2. Spajanje dugme ( Dijalog za spajanje).
3. Spajanje u drugom koraku odaberite dugme Get podaci, a sa liste - Otvoreni izvor podataka(Sl. 2).

Rice. 2. Padajuća lista Otvoreni izvor podataka

1. U novom dijaloškom okviru Otvaranje izvora podataka sa padajuće liste Vrsta datoteke izaberite KnjigeGOSPOĐAExcel.
2. Otvorite odabranu datoteku klikom na dugme Otvori.
3. U dijaloškom okviru koji se pojavljuje MicrosoftExcel(Slika 3) navedite opseg ili ime.

Rice. 3. Prozor MicrosoftExcel

Rezultirajuća datoteka Excel je postao, takoreći, "vezan" kao izvor podataka, tako da sada možete umetnuti polja za spajanje u glavni dokument, a također spojiti izvor podataka sa glavnim dokumentom kao što je objašnjeno u prethodnom članku.

Pravilo za odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja sa glavnim dokumentom

Zapisi koji ispunjavaju određene specificirane kriterijume mogu biti uključeni u proces spajanja. Linkovi se koriste za odabir zapisa ILI, I.

Za postavljanje kriterija odabira:

1. Otvorite glavni dokument.
2. Odaberite na traci s alatima Spajanje dugme ( Dijalog za spajanje).
3. U dijaloškom okviru Spajanje u trećem koraku odaberite dugme Odabir evidencije.

Kao rezultat, pojavit će se dijaloški okvir Izbor zapisa.

1. U kartici Izbor zapisa dijaloški okvir Izbor zapisa u koloni Polje Sa padajuće liste izaberite naziv polja na čiju vrednost će se primeniti uslov.
2. U koloni Operater izaberite operaciju poređenja.
3. U koloni Značenje Unesite vrijednost za poređenje.
4. Nakon postavljanja svih kriterijuma, zatvorite prozor Izbor zapisa pritiskom na dugme uredu(sl. 4) .

Rice. 4. Prozor Izbor zapisa

1. U dijaloškom okviru Spajanje kliknite na dugme Spoji ili na traci sa alatkama Spajanje pritisnite dugme ( Spajanje u novi dokument).

Koristeći stoExcel kao izvor podataka uWord 2003

1. Na meniju Servis izaberite tim Pisma i pošte, a zatim naredbu Spajanje.
2. U oknu zadataka koji se otvara spajanje, koristeći dugme dalje, idite na treću fazu čarobnjaka Odabir primaoca, zatim kliknite na naredbu
3. Pronađite potrebnu Excel datoteku tabele i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
4. Potvrdite da prvi red podataka sadrži zaglavlja kolona (ovo su polja za spajanje) (slika 5).

Rice. 5. Prozor Odaberite tabelu

Bilješka. U prozoru Spoji primaoce možete uređivati ​​unose.

1. Prelazeći na četvrti korak, odaberite naredbu
2. U dijaloškom okviru koji se pojavljuje Dodajte polje za spajanje(Sl. 6) izaberite polje sa liste, nakon što ste prvo pozicionirali kursor miša na mesto u glavnom dokumentu gde treba da se nalazi polje za spajanje.

Rice. 6. Okvir za dijalog Dodajte polje za spajanje

Da se posvetim Neophodan je odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja sa glavnim dokumentom u Word 2003, prelazeći na treću fazu, izaberite komandu i u okviru za dijalog Spoji primaoce(Sl. 7) poništite polje R za unos na koji ne treba slati tekst glavnog dokumenta.

Rice. 7. Okvir za dijalog Spoji primaoce

Koristeći stoExcel kao izvor podataka uWord 2007

1. Na kartici Newsletter u grupi Spajanje izaberite tim Odaberite primaoce.
2. Odaberite (slika 8), pronađite željenu datoteku u dijaloškom okviru Odabir izvora podataka i otvori ga.

Rice. 8. Izbor tima Koristite postojeću listu

Bilješka. Nakon odabira datoteke, komande kartice će postati aktivne

1. Kliknite na Promijenite listu polja kada se lista promeni.
2. Kliknite na Umetni polje za spajanje i izaberite polje sa liste, nakon što ste prvo postavili kursor miša na mesto u glavnom dokumentu gde treba da se nalazi polje za spajanje.

Odabir zapisa za uključivanje u proces spajanja pošte u programu Word 2007

1. U kartici Newsletters u grupi Započni spajanje Pritisnite Odaberite primaoce i izaberite sa padajuće liste menija Koristite postojeću listu.
2. Pronađite potrebnu Excel datoteku tabele i otvorite je dvostrukim klikom na nju.
3. Potvrdite da prvi red podataka sadrži zaglavlja kolona (ovo su polja za spajanje).
4. U kartici Newsletters u grupi Započni spajanje izaberite Promijenite listu primalaca.

5. U dijaloškom okviru Merge Recipients (Slika 9), poništite izbor u polju R za unos na koji ne želite da pošaljete tekst glavnog dokumenta.

Rice. 9. Prozor Spoji primaoce

Ključne prednosti korištenja Excela kao izvora podataka za proces spajanja

1. Ušteda vremena, jer nema potrebe da se isti posao obavlja više puta.

2. Automatizacija toka posla kreiranjem više kopija predloška dokumenta sa različitim detaljima.

3. Pogodnost i lakoća obavljanja posla, koji se sastoji od samo tri faze: kreiranja glavnog dokumenta, kreiranja izvora podataka i direktnog spajanja.

G.A. Serova, prof. RSUH

Word može povući podatke spajanja iz različitih izvora. Kao dio Microsoft Office paketa, Word lako prihvata podatke iz Outlooka, Excela i Accessa. Mogu se koristiti i drugi izvori, uključujući web stranice, OpenDocument tekstualne datoteke i datoteke s razgraničenim podacima sačuvane kao običan tekst. Ako još nemate izvor podataka, možete ga kreirati u Wordu.

Bitan: Pristup imenovanim izvorima podataka na HTTP lokaciji nije podržan. Prije korištenja datoteke kao izvora podataka za spajanje, spremite je na lokalni tvrdi disk.

Spoji izvore podataka

Ispod su neki izvori podataka koje možete koristiti za spajanje pošte u Wordu.

Druge datoteke baze podataka

Za spajanje možete koristiti i druge izvore podataka. Da biste pristupili ovim izvorima, pokrenite čarobnjak za povezivanje podataka.

Nakon što postavite svoj izvor podataka, možete kreirati naljepnice, koverte, pisma i e-poruke pomoću spajanja pošte.

Dodatne informacije

Još uvijek imate pitanja o spajanju u Wordu?

Pomozite nam da poboljšamo Word

Imate li ideje za poboljšanje spajanja pošte ili drugih Word funkcija? Podijelite ih na stranici

Sada ćemo pogledati primjer implementacije kako možete izvesti Word podaci se spajaju sa podacima Microsoft SQL Server, u ovom slučaju, ovaj proces će biti automatiziran putem VBA pristup 2003.

Mnogi ljudi vjerovatno već znaju kako spojiti Word dokumente, na primjer, s Excel izvorom podataka ili sa istim SQL serverom, ali ne znaju svi kako da automatiziraju ovaj proces ili ga implementiraju u neki program.

Jednog dana sam se suočio sa zadatkom automatizacije spajanja određenog Word šablona sa podacima koji se nalaze na SQL serveru, a sve to je trebalo implementirati u program razvijen u Access 2003 (ADP projekat). I danas ću pokazati primjer rješavanja ovog problema.

Početni podaci

I prvo, pogledajmo početne podatke, tj. šta imamo.

Dakle, kao klijent, kao što sam već rekao, imaćemo Access 2003 ADP projekat. Izvor podataka za primer će biti SQL Server 2012 Express. Microsoft Office 2013 je instaliran na vašem računaru ( i Access 2003).

Napravimo probnu tabelu na serveru i popunimo je podacima ( važi u test bazi podataka). Da biste to učinili, možete pokrenuti sljedeći SQL izraz.

CREATE TABLE dbo.TestTable(ID INT IDENTITY(1,1) NOT NULL, ProductName VARCHAR(50) NOT NULL, Price MONEY NULL, CONSTRAINT PRIMARY KEY CLUSTERED (ID ASC)) IDE INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) ("Računar", 500) IDI INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Monitor", 400) IDE INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Phone", 200) IDE INSERT INTO dbo. TestTable(ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Tablet", 300) IDE INSERT INTO dbo.TestTable(ProductName, Price) VRIJEDNOSTI ("Printer", 250) IDI SELECT * IZ TestTable

Kreirajte datoteku za povezivanje sa izvorom podataka MS SQL Servera

Sada kreirajmo datoteku veze (ODC) s našim izvorom podataka. Ovaj fajl će djelovati kao neka vrsta “ predložak datoteke veze", budući da naknadno možemo i hoćemo redefinirati i bazu podataka i sam SQL upit.

Da kreiramo datoteku za povezivanje sa SQL serverom, otvorimo Word i kreiramo ovu datoteku na standardni način, tj. korištenje funkcionalnosti " Newsletters». ( Usput, već smo pogledali primjer stvaranja veze sa SQL serverom iz Excela u materijalu - Excel - Povezivanje i primanje podataka sa SQL servera).

Zatim u prozoru za odabir izvora podataka kliknite na dugme “ Stvoriti».

Zatim unesite adresu servera i kliknite na “ Dalje».

Zatim biramo bazu podataka i tabelu za povezivanje, da vas ponovo podsetim, ovo je samo šablon, mi ćemo nadjačati sve ove parametre, kliknite na " Dalje».

I na kraju, unosimo jasno ime za datoteku veze, a možemo je i odmah spremiti u direktorij koji nam je potreban klikom na “ Pregled", po defaultu se pohranjuje u « C:\Korisnici\Korisničko ime\Dokumenti\Moji izvori podataka." kliknite na " Spreman».

To je to, fajl je kreiran, možemo zatvoriti Word bez spremanja.

Kreiranje predloška za spajanje riječi

Sada pripremimo Word šablon tj. Ovo je dokument u koji ćemo ubaciti podatke iz baze podataka SQL servera.

Sve pripreme se svode na to da moramo umetnuti polja za spajanje tamo gdje su nam potrebna. To se radi na sljedeći način. kartica " Umetanje -> Ekspresni blokovi -> Polje».

Tražim polje MERGEFIELD i unesite naziv polja koje će odgovarati polju u izvoru podataka ( u mom slučaju su to ProductName i Price). kliknite na " uredu».

Pošto imam ovaj test šablon, u njemu praktično neće biti teksta, a prikazaću samo dva polja, najverovatnije ćete imati mnogo teksta i mnogo polja za spajanje.

VBA Access 2003 kod za spajanje Word dokumenta u izvor podataka MS SQL Servera

Ostaje samo da napišete VBA kod koji će izvršiti spajanje. Na primjer, dodajmo dugme StartMerge i polje Cijena u obrazac za filtriranje podataka. Zatim ćemo u Visual Basic uređivaču napisati proceduru za spajanje, na primjer sa imenom MergeWord, a u obrađivaču događaja gumba StartMerge ( pritisnuti dugme) ubacite kod za pozivanje ove procedure. Cijeli kod će izgledati ovako ( Ja sam to komentarisao). Odmah da pojasnim da imam Word predložak i ODC datoteku u direktoriju D:\Test\.

"Procedura za pokretanje stapanja Private Sub MergeWord(TemplateWord kao string, QuerySQL kao string) "Prvi parametar - Put do Word šablona "Drugi parametar - niz upita baze podataka u slučaju greške GoTo Err1 Dim ConnectString As String, PathOdc As String Dim WordApp As Object Dim WordDoc As Object "ODC predložak datoteke za podatkovnu vezu PathOdc = "D:\Test\TestSourceData.odc" Ako TemplateWord<>"" Zatim "Kreirajte Word dokument Postavite WordDoc = CreateObject("Word.document") Postavite WordDoc = GetObject(TemplateWord) Postavite WordApp = WordDoc.Parent "Kreirajte vezu sa izvorom podataka (MS SQL Server) "Uzećemo neke podatke iz trenutnog projekta ADP veze ConnectString="Provider=SQLOLEDB.1; " & _ "Integrirana sigurnost=SSPI;" & _ "Persist Security Info=True; " & _ "Inicijalni katalog=" & CurrentProject.Connection.Properties("Inicijalni katalog") & "; " & _ "Izvor podataka=" & CurrentProject.Connection.Properties("Izvor podataka") & "; " & _ "Koristite proceduru za Prepare=1;" & _ "Auto Translate=True;" & _ "Veličina paketa=4096;" & _ "Koristi šifrovanje za podatke=False;" "Postavite izvor podataka WordDoc.MailMerge. OpenDataSource NAME:=PathOdc, _ Connection:=ConnectString, _ SQLStatement:=QuerySQL "Učiniti Word vidljivom WordApp.Visible = True WordApp.Activate "Počnite spajanje sa WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewDocumenta TrueSuper=WdSendToNewDocument PaLiSnee=WdSendToNewDocument. Završite sa "Zatvorite predložak bez spremanja WordDoc.close (wddonotsavechanges) Postavite WordDoc = Ništa Postavite WordApp = Ništa drugo MsgBox "Nije naveden predložak za spajanje", vbCritical, "Greška" Završi ako Ex1: Exit Sub Err1: MsgBox Err.Description WordDoc.close (wddonotsavechanges) WordApp.Quit Postavi WordDoc = Ništa Postavi WordApp = Ništa Nastavi Ex1 Kraj Sub Private Sub StartMerge_Click() Zatamnjen filter kao filter stringa = "" "Uslov ako je Nz(Me.Price, "")<>"" Zatim Filter = "WHERE Cijena >= " & Me.Price End Ako "Pozovite proceduru spajanja Pozovite MergeWord("D:\Test\Template.docx", "SELECT * FROM ""TestTable"" " & Filter & " " ) Kraj pod

Spremamo i provjeravamo rad.

Nakon klika na dugme (StartMerge), pokrenuće se Word u kojem su svi podaci već popunjeni i biće onoliko dokumenata koliko je redova u izvoru.

Kao što vidite, sve funkcioniše. To je sve za mene, nadam se da je materijal bio koristan. ćao!

7 Predavanje br. 8

Spajanje dokumenata.

Objedinjavanje pošte se koristi kada treba da kreirate skup dokumenata, kao što su adresne nalepnice ili pisma na memorandumu, koji se šalju velikom broju kupaca. Svako slovo ili naljepnica sadrži opće i pojedinačne informacije. Na primjer, pismo treba da se obraća kupcu po prezimenu. Pojedinačne informacije za svako slovo ili naljepnicu dolaze iz izvora podataka.

Proces spajanja sastoji se od nekoliko općih koraka.

Postavljanje glavnog dokumenta. Glavni dokument sadrži tekst i grafiku koji su zajednički za sve verzije glavnog dokumenta, kao što je povratna adresa ili pozdrav na memorandumu.

Povezivanje dokumenta sa izvorom podataka. Izvor podataka je datoteka koja sadrži informacije koje se moraju umetnuti u dokument, kao što su imena i adrese primalaca pisma.

Pročistite listu primalaca ili stavki. Microsoft Office Word kreira kopiju glavnog dokumenta za svaku stavku ili zapis u datoteci podataka.

Dodavanje tekstualnih rezerviranih mjesta (polja za spajanje) u dokument Kada se spajate, polja za spajanje se popunjavaju podacima iz datoteke podataka.

Pregled i završetak spajanja Možete pregledati svaku kopiju prije štampanja cijelog skupa kopija dokumenta.

Naredbe kartice se koriste za spajanje s poštom Newsletters.

Također možete spojiti koristeći okno zadataka Spajanje, što vam omogućava da cijeli proces provedete korak po korak. Da biste koristili okno zadataka, u grupi Započni spajanje na kartici Newsletters odaberite stavku Započni spajanje, a zatim pokažite Čarobnjak za spajanje korak po korak.

Postavljanje glavnog dokumenta

Pokrenite aplikaciju Word.

Podrazumevano se otvara prazan dokument. Neka ostane otvoreno. Ako ga zatvorite, naredbe koje trebate izvršiti u sljedećem koraku više neće biti dostupne.

Na kartici Mail u grupi Spajanje izaberite tim Započni spajanje.

Kliknite na tip dokumenta koji želite da kreirate.

Na primjer, možete kreirati sljedeće vrste dokumenata.

Set koverti Povratne adrese na svim kovertama su iste, ali je adresa primaoca jedinstvena u svakom slučaju. Odaberite stavku Koverte i na kartici Opcije koverte dijaloški okvir Opcije koverte Molimo vas da navedete svoje željene postavke u pogledu veličine koverte i formatiranja teksta.

Set adresnih naljepnica Svaka naljepnica sadrži ime i adresu koji su jedinstveni. Odaberite stavku stickers i u dijaloškom okviru Opcije naljepnica označite vrstu naljepnice koja vam je potrebna.

Set dokumenata na memorandumu ili email porukama Osnovni sadržaj svih pisama ili poruka je isti, ali svako od njih sadrži informacije namijenjene određenom primaocu, na primjer ime, adresu ili neku drugu informaciju. Da biste kreirali ove vrste dokumenata, izaberite pisma ili emails.

Direktorij ili folder Svaka stavka prikazuje istu vrstu informacija, kao što je naziv ili opis, ali je jedinstvena za svaku stavku. Kliknite katalog za kreiranje ove vrste dokumenta.

Nastavak spajanja

Ako trebate prekinuti rad spajanja, možete sačuvati glavni dokument i kasnije nastaviti spajanje. Microsoft Office Word čuva izvor podataka i podatke polja. Ako ste koristili okno zadataka Spajanje, Word će se vratiti na tačku na kojoj želite da nastavite spajanje.

Kada budete spremni da nastavite spajanje, otvorite dokument.

Word će tražiti potvrdu za otvaranje dokumenta, koji će pokrenuti SQL naredbu.

Pošto je ovaj dokument povezan sa izvorom podataka, kliknite Da. Tekst dokumenta se pojavljuje zajedno sa svim umetnutim poljima.

Povezivanje dokumenta sa izvorom podataka

Da biste izvršili spajanje podataka u glavnom dokumentu, morate povezati dokument s izvorom podataka ili datotekom podataka.

Odabir datoteke sa podacima

Na kartici Mail u grupi Spajanje izaberite tim Odaberite primaoce.

Slijedite ove korake:

Otvorite Microsoft Word dokument. Ovaj dokument mora sadržavati jednu tabelu. Prvi red tabele treba da sadrži naslove, a preostali redovi treba da sadrže unose koji treba da budu uključeni u složeni dokument. Također možete koristiti izvor podataka zaglavlja kao izvor podataka (Izvor podataka zaglavlja. Dokument koji sadrži red zaglavlja (ili zapis) koji se koristi za spajanje navedenog izvora podataka sa glavnim dokumentom spajanja.).

Pročišćavanje liste primalaca ili stavki

Ako se povezujete na određenu datoteku podataka, možda nećete htjeti prenijeti podatke svih zapisa datoteke podataka u glavni dokument.

Da ograničite listu primatelja ili koristite podskup stavki datoteke s podacima, slijedite ove korake:

Na kartici Mail u grupi Spajanje izaberite tim Uredi listu.

U dijaloškom okviru Destinacije spajanja

Odabir pojedinačnih zapisa Ova metoda je najkorisnija ako je lista kratka. Označite potvrdne okvire pored onih primalaca koji bi trebali biti uključeni u listu i opozovite izbor u poljima za potvrdu pored onih primalaca koji bi trebali biti isključeni sa liste.

Ako znate da želite uključiti samo nekoliko zapisa u glavni dokument, možete poništiti potvrdni okvir u naslovnoj traci, a zatim odabrati samo zapise koje želite. Isto tako, ako želite da uključite većinu liste u svoj dokument, potvrdite izbor u polju za potvrdu u naslovnoj traci, a zatim poništite stavke koje ne želite da uključite.

Sortiranje unosa Kliknite na zaglavlje kolone stavke po kojoj želite sortirati. Lista je sortirana po abecednom redu uzlaznim redoslijedom (A do Z).

Filtriranje unosa Ova funkcija je korisna ako lista sadrži unose koje ne želite vidjeti ili uključiti u glavni dokument.

Dodajte tekstualna rezervirana mjesta (spajanje polja) u dokument

Nakon što povežete glavni dokument sa datotekom podataka, možete unijeti tekst dokumenta i dodati čuvare mjesta za tekst kako biste naznačili gdje bi se jedinstveni podaci trebali pojaviti u svakoj kopiji dokumenta.

Čuvari mjesta za tekst, kao što su adresa ili pozdrav, nazivaju se polja za spajanje. Polja u Word-u odgovaraju istaknutim naslovima kolona u datoteci podataka.

Stupci datoteke podataka predstavljaju kategorije podataka. Polja dodana glavnom dokumentu su čuvari mjesta za ove kategorije.

Linije datoteke podataka predstavljaju zapise podataka. Kada izvršite spajanje pošte, Word kreira kopiju glavnog dokumenta za svaki zapis.

Prilikom postavljanja polja u glavni dokument, podrazumijeva se da se određena kategorija podataka, poput prezimena ili adrese, pojavljuje na njegovoj lokaciji.

Bilješka. Kada umetnete polje za spajanje u glavni dokument, ime polja je uvijek zatvoreno u dvostruke uglaste zagrade (""). U složenim dokumentima ove zagrade se ne koriste za isticanje. Oni vam samo omogućavaju da razlikujete polja u glavnom dokumentu od normalnog teksta.

Šta se dešava tokom spajanja

Prilikom spajanja, podaci u prvom redu datoteke podataka zamjenjuju polja u glavnom dokumentu, čime se formira prvi složeni dokument. Podaci u drugom redu datoteke podataka zamjenjuju polja kako bi formirali drugi složeni dokument, itd.

Primjeri rada sa poljima

Možete dodati bilo koji naslov kolone iz datoteke podataka u glavni dokument kao polje. Ovo vam daje određenu fleksibilnost prilikom kreiranja memoranduma, naljepnica, e-poruka i drugih složenih dokumenata.

Možete kombinovati polja i razdvajati ih pomoću znakova interpunkcije. Na primjer, da biste generirali tačnu adresu, morate u glavni dokument umetnuti sljedeća polja:

"Ime prezime"

"Kuća i ulica"

"Grad", "Regija", "Poštanski broj"

Za uobičajene slučajeve upotrebe, kao što su blokovi adresa ili pozdravni redovi, Word pruža složena polja — kombinaciju više polja. Primjeri su navedeni u nastavku.

Polje Address Block je kombinacija nekoliko polja, uključujući ime, prezime, kuću i ulicu, grad i poštanski broj.

Polje Greeting Line može uključivati ​​jedno ili više polja za ime, ovisno o korištenim pozdravnim riječima.

Sadržaj svakog od složenih polja može se prilagoditi u skladu s tim. Na primjer, možete odabrati formalno ime za adresu (g. Andrey Alfirovich Jr.) i koristiti “Za” umjesto “Dragi” u svojoj adresi.

Mapiranje Merge Fields u datoteku podataka

Da biste bili sigurni da će Word pronaći kolonu u datoteci podataka koja odgovara svakoj adresi ili elementu pozdrava, morate mapirati polja za spajanje pošte u Wordu u kolone u datoteci podataka.

Za podudaranje polja, odaberite Izbor polja u grupi Sastavite dokument i umetnite polja na kartici Newsletters.

Otvoriće se dijaloški okvir Izbor polja.

Elementi obraćanja i pozdrava pojavljuju se na lijevoj strani. Naslovi kolona iz datoteke podataka pojavljuju se na desnoj strani.

Word traži odgovarajuću kolonu za svaki element. Ilustracija pokazuje da je Word automatski pronašao podudaranje za kolonu Prezime polje sa podacima Prezime. Ali nije bio u stanju da uporedi druge elemente jedan s drugim. Konkretno, iz ove datoteke s podacima, Word nije pronašao podudaranje za polje Ime.

Na listi s desne strane možete označiti stupac datoteke podataka koji odgovara elementu s lijeve strane. Sada ilustracija pokazuje da je kolona Ime odgovara polju Ime. Ništa nije u redu sa poljima Žalba, Jedinstveni identifikator I Prezime nije pronađeno podudaranje. Glavni dokument ne mora koristiti svako polje. Ako dodate polje za koje nema podataka u datoteci podataka, ono će se pojaviti u glavnom dokumentu kao prazan tekstualni čuvar mjesta – obično prazan niz ili skriveno polje.

Unošenje sadržaja i dodavanje polja

U glavnom dokumentu kliknite na mjesto gdje želite da umetnete polje.

Koristite grupu Sastavite dokument i umetnite polja na kartici Newsletters.

Dodajte bilo koju od sljedećih stavki.

Adresni blok sa imenom, poštanskom adresom i ostalim podacima

Odaberite stavku Address block.

U dijaloškom okviru Umetanje adresnog bloka odaberite elemente adrese i formate prikaza koje želite, a zatim kliknite uredu.

Izbor polja, onda Word nije mogao pronaći neke informacije potrebne za blok adrese. Kliknite na strelicu pored (nema podudaranja)

Dobrodošli red

Odaberite stavku Dobrodošli red.

Odaberite format linije pozdrava koji uključuje pozdrav, ime i znak interpunkcije koji slijedi iza imena.

Izaberite tekst pozdravne linije za slučajeve kada ime primaoca nije dostupno, na primer, kada izvor podataka ne sadrži ime ili prezime primaoca, već samo naziv kompanije.

Kliknite na dugme uredu.

Ako se pojavi dijaloški okvir Izbor polja, onda Word nije mogao pronaći neke informacije potrebne za pozdravnu liniju. Kliknite na strelicu pored (nema podudaranja), a zatim označite odgovarajuće polje u izvoru podataka koje želite spojiti.

Pojedinačna polja

Informacije se mogu uneti iz pojedinačnih polja, kao što su prezime, broj telefona ili iznos doprinosa donatora. Da biste brzo dodali polje iz datoteke sa podacima u glavni dokument, kliknite na strelicu pored liste Umetanje polja podataka, a zatim odaberite naziv polja.

Da biste koristili više opcija prilikom umetanja pojedinačnih polja u dokument, slijedite ove korake:

Na kartici Mail u grupi Snimanje i dodavanje polja izaberite tim Umetni polje za spajanje.

U dijaloškom okviru Umetanje polja podataka Izvršite jednu od sljedećih radnji.

Da biste odabrali polja adrese koja će se automatski podudarati s poljima izvora podataka čak i ako polja izvora podataka imaju različita imena, odaberite Adresna polja.

Da biste istakli polja koja uvijek koriste podatke direktno iz stupca datoteke podataka, odaberite Polja baze podataka.

Na listi Polja Kliknite na potrebno polje.

Kliknite na dugme Insert, i onda Zatvori.

Ako se pojavi dijaloški okvir Izbor polja, onda Word nije mogao pronaći neke od informacija koje su mu bile potrebne za umetanje polja. Kliknite na strelicu pored (nema podudaranja), a zatim označite odgovarajuće polje u izvoru podataka koje želite spojiti.

• Prilagođena polja sa Outlook liste kontakata

Jedini način za uključivanje prilagođenih polja liste kontakata u glavni dokument je pokretanje spajanja pošte iz Outlooka. Prvo morate da konfigurišete prikaz liste kontakata koristeći upravo ona polja koja treba da se koriste tokom spajanja. Nakon toga možete započeti spajanje. Kada se podese sva potrebna podešavanja, Word će se automatski otvoriti i možete dovršiti spajanje pošte.

Formatiranje rezultata spajanja

Da biste formatirali podatke sadržane u dokumentu, odaberite polje za spajanje pošte i formatirajte ga na isti način na koji formatirate bilo koji drugi tekst. Odabir mora uključivati ​​dvostruke navodnike ( « » ) koja okružuje polje.

Pregledajte i dovršite spajanje

Nakon što su sva polja dodana u glavni dokument, možete pregledati rezultate spajanja. Prije nego što se spajanje stvarno završi, možete pregledati spojene dokumente i izvršiti odgovarajuće izmjene ako je potrebno.

Za pregled, uradite nešto od sljedećeg u grupi Pogledaj rezultate tabs Newsletters :

Kliknite Pogledaj rezultate.

Pregledajte svaki složeni dokument stranicu po stranicu pomoću dugmadi Sljedeći unos I Prethodni post u grupi Pogledaj rezultate.

Pregledajte određeni dokument pomoću naredbe Pronađite primaoca.

Završavanje spajanja

Više dokumenata se može štampati ili uređivati ​​pojedinačno. Ovo se može uraditi za sve dokumente ili za podskup dokumenata.

Odaberite hoćete li urediti cijeli skup dokumenata, samo kopiju koja je trenutno prikazana ili podskup dokumenata identificiranih određenim brojem zapisa. Word sprema kopije koje želite da uredite kao jednu datoteku, odvojenu prijelomima stranica.

Čuvanje glavnog dokumenta

Zapamtite da se složeni dokumenti čuvaju odvojeno od glavnog dokumenta. Korisno je držati glavni dokument odvojenim jer može biti koristan prilikom izvođenja naknadnih spajanja.

Često je potrebno koristiti tabelarne podatke pri izradi različitih dokumenata: izvještaja, pisama, ugovora itd. U ovom slučaju, zgodno je koristiti MS Excel i MS Word spajanje podataka.

Postupak spajanja sastoji se od nekoliko faza.

Faza 1. Priprema podataka u tabeli

Tabela koja se spaja mora ispunjavati određene zahtjeve:

• U tabeli ne bi trebalo biti spojenih ćelija. Preciznije bi bilo reći ovo: AKO u tabeli postoje spojene ćelije, onda morate biti spremni na činjenicu da će tokom izvoza spajanje biti poništeno, te će se u skladu s tim formirati dodatni prazni redovi i/ili stupci, što može poremetiti strukturu tabele. Općenito, spojene ćelije su zlo :)
• sve kolone moraju imati jedinstvena imena koja će se koristiti prilikom spajanja. Ako tablici nedostaje prvi red sa nazivima kolona, ​​tada će biti zamijenjen prvim redom podataka, što znači da neće učestvovati u distribuciji.

Kao primjer, uzmimo tabelu sa listom klijenata fitness kluba Excellent.

Faza 2. Priprema predloška Word dokumenta

U ovoj fazi, u Word uređivaču teksta se generiše dokument u koji će se u budućnosti ugrađivati ​​podaci proračunske tablice. Tekst ovog dokumenta je dio koji je zajednički za sve pošiljke.

Pretpostavimo da planiramo poslati pisma obavještenja svim korisnicima kojima klupska kartica ističe sljedećeg mjeseca.

Tekst pisma će biti isti osim adrese, broja klupske kartice i roka važenja. Ovi podaci će biti uvezeni iz Excel tabele (označeno plavom bojom)

Dakle, u ovoj fazi, tekst zajednički za sva slova se štampa u Word dokumentu.

Za praktičniji dalji rad tokom spajanja, preporučuje se postavljanje parametra Sjenčanje polja na poziciju Uvijek za razlikovanje umetnutih polja spajanja od običnog teksta. Kada je omogućeno, polja se pojavljuju sa sivom pozadinom. Naravno, ova pozadina se ne štampa.

Faza 3. MS Word čarobnjak za spajanje na poslu

Otvorite datoteku slova u MS Wordu.

Najlakši način za spajanje podataka je praćenje čarobnjaka za spajanje. U verzijama nakon Word2003 Pokreće se čarobnjak za spajanjepreko dugmetaZapočni spajanje na kartici Newsletters

U verzijama prije Word2007 trebali biste izvršiti naredbu menijaUsluga - Pisma i pošte - Spajanje.Osim toga, za praktičniji rad verzije prije Word2007 možete prikazati traku s alatima za spajanje pošte

Još jednom, napominjemo da obrazac pisma sadrži samo tekst koji je zajednički za sva pisma, pa žalba izgleda ovako Poštujemo vas!, a broj kartice i datum nedostaju.

Čarobnjak za spajanje radi u 6 koraka.

Korak 1: izaberite vrstu dokumenta koji se šalje, u našem slučaju to jeste Pisma
	2. korak: odaberite dokument na osnovu kojeg će se kreirati mailing; to može biti otvoren tekući dokument, šablon ili postojeći dokument. Prilikom odabira opcije Uzorak ili Postojeći dokument postaje moguće odrediti željeni fajl u Exploreru. Mi biramo Aktuelni dokument
Korak 3: odaberite primaoce. U našem slučaju, izvor podataka će biti Excel tabela, pa označite tu opciju Korištenje liste. Zatim pomoću dugmeta Pregledajte... odaberite željeni fajl u Exploreru
		Nakon odabira datoteke, otvara se dijaloški okvir sa odabranom tablicom. Ako su nam potrebni svi zapisi, odmah kliknite na OK. Ako je potrebno, možete sortirati listu, filtrirati potrebne zapise ili ih pronaći pomoću odgovarajućih naredbi. Mogućnosti filtriranja i pretraživanja ovdje su, naravno, mnogo lošije nego u Excelu, ali možete napraviti jednostavan odabir na osnovu teksta ili numeričkih vrijednosti. Osim toga, moguće je ručno odabrati objave za distribuciju koristeći potvrdne okvire :) U našem slučaju, moramo postaviti filter po polju Newsletter po vrijednosti "da" (vrijednost "da" se pojavljuje u tabeli ako klupska kartica ističe sljedećeg mjeseca). Filter se može postaviti klikom na naziv polja i odabirom "da" ili korištenjem veze Filter u istom dijaloškom okviru
4. korak: ubacite potrebna polja u dokument. Prije nego što odaberete jednu od opcija koje nudi čarobnjak, trebali biste postaviti kursor u tekst gdje želite da umetnete podatke. Ako ste to zaboravili učiniti, u redu je, polja se mogu umetnuti bilo gdje u dokumentu i zatim premjestiti. U našem slučaju, kursor postavljamo iza riječi “Respect” prije znaka uzvika. Pošto su nam potrebna posebna polja, biramo Ostali elementi...
		Otvara se okvir za dijalog koji vam omogućava da odaberete polja za spajanje. Odaberite polje Ime, pritisnite Insert, isto za teren Prezime. Zatvaranje prozora Umetanje polja za spajanje i dodajte razmake između umetnutih polja. Ako je parametar Sjenčanje polja postaviti na poziciju Uvijek, umetnuta polja će biti jasno vidljiva na sivoj pozadini. Postavite kursor iza broja, ponovo kliknite na vezu Ostali elementi..., izaberite Broj klupske kartice - Insert. Umetnite polje na isti način Datum isteka kartice Pored gore navedenih polja, morate uneti i kraj zahtjeva th, što zavisi od vrijednosti polja Kat. Da bismo to učinili, koristit ćemo posebno polje koje vam omogućava da unesete jednu od dvije vrijednosti ovisno o podacima. Postavite kursor odmah iza riječi “Respect” i pritisnite dugme Pravila na kartici Newsletters i odaberite opciju AKO ... ONDA ... DRUGO. U verzijama prije Word2007 poziva se slično dugme Dodajte Word polje i nalazi se na traci sa alatkama Spajanje U dijaloškom okviru koji se otvori postavite parametre Nakon klika na OK, dobijamo rezultat
Korak 5: Dobijena slova pregledamo pomoću navigacijskih tipki. U ovom koraku također možete promijeniti listu primatelja primjenom filtera ili brisanjem potvrdnih polja. Pošto smo ranije primijenili filter, ostala su 3 primatelja.
		Ako pažljivije pogledamo dobijeni rezultat, vidimo da on u potpunosti ne ispunjava naša očekivanja Umjesto toga broj klupske kartice 001768 prikazano kao 1768 , a datum nimalo nije kao naš: prvo mjesec, pa dan, iako je u Excel tabeli sve bilo u redu. Isti problemi mogu nastati prilikom uvoza ćelija sa decimalnim brojevima, formatom valute itd. Zaključak je razočaravajući: pri spajanju se ne čuva formatiranje brojeva i datuma. Ali postoji izlaz! Polja Word dokumenta u koja se ubacuju naši podaci su kod koji se, prvo, može pregledati, a drugo, mijenjati. Da biste vidjeli kod polja, na primjer, sa brojem klupske kartice, potrebno je da kliknete desnim tasterom miša na njega (RMB) i izaberete komandu Kodovi/vrijednosti polja. Dobijamo sljedeće ( SPAJANJE "M__club_card" } Nećemo mijenjati sam kod, ali ćemo ga dodati u format. Princip dodavanja formata bit će jasan svakome ko je makar malo upoznat sa kreiranjem prilagođenog formata u Excelu. Da bi se osiguralo da broj uvijek sadrži šest cifara, format se mora sastojati od šest nula: ( SPAJANJE "M__club_card"\# "000000" ). Sada ponovo kliknite desnim tasterom miša na polje - Ažuriraj polje i vidimo broj u traženom formatu. Isto radimo i sa datumom.( MERGEFIELD "datum_isteka_kartice" \@ " D.D. MM. YYYY") I dobijamo konačnu verziju Više informacija o Word kodovima polja možete pronaći u Word pomoći ili na