Kontrole zaliha. Kako upravljati zalihama u excelu

Većina malih i srednjih komercijalnih organizacija problem knjigovodstva materijalne imovine (robe ili proizvoda) rješava pomoću Microsoft Excel aplikacije. U ovom članku ćemo razmotriti primjer na ovu temu iz stvarne prakse. Izvršena automatizacija Microsoft Excel radne sveske omogućava smanjenje broja rutinskih radnji u kancelarijskom radu, kao i kontrolu mogućih grešaka korisnika.

Uzmite u obzir prilično standardnu ​​situaciju kada se naša organizacija bavi trgovinom - kupovinom robe i njihovom naknadnom prodajom. U tom slučaju potrebno je voditi tačnu evidenciju o nomenklaturi (količina robe, prijemne i prodajne cijene). Započnimo naš razvoj sa listom pod nazivom Nomenklatura(Sl. 2.16). Ovaj list ima ulogu registra ili imenika robe. Svaki red sadrži informacije o određenom artiklu artikla (naziv artikla, cijena računa, prodajna cijena i količina na zalihama). Svrha razvoja softvera je kreiranje kontrolnih listova koji će vam omogućiti da prilagodite količinu robe kada stigne ili otpremite, kao i da izvršite promjene u cijeni robe. Uopšteno govoreći, automatizovana knjiga treba da obezbedi zgodan interfejs za menadžere. Ovaj interfejs će obezbediti dva lista - Prijem i Isporuka.

Direktan rad sa listom prikazanim na sl. 2.16 je nepoželjan. Naravno, menadžer po prijemu ili prodaji robe može direktno u nju uneti podatke. Na primjer, kada stigne nova serija zidova "Comfort" u količini od 5 komada po novoj cijeni od 25.770 rubalja, možete jednostavno prilagoditi i broj jedinica na zalihama i cijenu računa. Međutim, to nije baš zgodno, i predstavlja "odskočnu dasku" za moguće greške na strani korisnika. Pogodnije je kreirati kontrolni list (slika 2.17) sa elementima koji pružaju pogodan interfejs. I sam list Nomenklatura sljedeće ćemo sakriti (ova funkcija se lako implementira pomoću Microsoft Excel aplikacijskog servisa) tako da nije direktno dostupna korisniku. Naravno, nakon toga možete unijeti zaštitu na strukturu knjige (sa lozinkom). Kao rezultat, korisnici mogu raditi sa listom Nomenklatura samo uz pomoć interfejsa implementiranog na drugim listovima.

Po prijemu robe koja je već na zalihama, ali po novoj cijeni, odlučite se za preračun cijene prijema. Radi određenosti, pretpostavljamo da se u tom slučaju cijena posljednje isporuke utvrđuje kao cijena prijema robe.

Pređimo na detaljan pregled lista prikazanog na Sl. 2.17, koji omogućava menadžeru da pogodno unese novi dolazak postojećeg proizvoda, kao i da doda nove stavke nomenklature.

Lijeva polovina Prijemnog lista je namijenjena za nove prijeme robe koja se već nalazi u infobazi (na Nomenklatura). Da biste to učinili, kontrola Combo Box (koja se nalazi u području ćelije A3) popunjava se nazivima proizvoda koji su prisutni na listu Nomenklatura. Ova radnja se izvodi kada se radna sveska otvori (tekst procedure potrebne za to je dat u Listingu 2.21). Kod pretpostavlja da je vrijednost svojstva Ime odabrani kombinirani okviri Spk.

" Listing 2.21. Procedura izvršena prilikom otvaranja privatne pod radne knjige_Open() " Brisanje liste Radni listovi("Dolazni").Spk.Clear " Brojanje broja stavki u bazi podataka N = 0 Dok Radni listovi("Nomenklatura").Ćelije( N + 2, 1).Vrijednost<>"" N = N + 1 Wend " Popunjavanje liste za i = 1 do N radnih listova("Dolazni").Spk.AddItem Radni listovi(3).Ćelije(i + 1, 1).Vrijednost Sljedeći radni listovi("Dolazni") Spk.ListIndex = -1 Kraj pod

Kada korisnik odabere naziv proizvoda u kombinovanom okviru, a zatim u ćeliji C5 na radnom listu Prijem cijena se upisuje iz odgovarajućeg reda lista Nomenklatura knjige. Da biste to uradili, procedura koja se izvodi kada se klikne na stavku Combo Box treba da bude formatirana kao što je prikazano u Listingu 2.22. U njemu također nema ničeg suštinski novog u odnosu na prethodno razmatrane primjere.

" Listing 2.22. Procedura za rukovanje klikom na kombinovani okvir Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Raspon vrijednosti("C6") .Value = "" Kraj pod

Sada korisnik mora unijeti broj jedinica novog prijema navedenog proizvoda u ćeliju C6. Kako bismo povećali sigurnost od slučajnih radnji, na list smo postavili još jedno polje za lozinku. Ovo je normalan tekstualni okvir. Klik na dugme Doprinesiteće ažurirati cijenu i količinu proizvoda na listu Nomenklatura samo ako je lozinka ispravna. Postavite sljedeća svojstva za tekstualni okvir:

• Ime - Pass;
• PasswordChar - *.

Ovo će osigurati prikaz "zvjezdica" prilikom upisivanja lozinke (riječ koju unese korisnik će biti skrivena od znatiželjnih očiju). Tako smo pristupili pisanju procedure za unos podataka o novom dolasku (povećanje broja navedene robe i moguća promena cene) na trećem listu. Listing 2.23 pokazuje proceduru koja se izvršava kada se klikne na dugme. Doprinesite. Kombinacija 357 se ovdje smatra lozinkom.

" Listing 2.23. Rukovanje klikom na dugme Submit Private Sub CommandButton1_Click() Ako Pass.Text = "327" Zatim " Ažuriranje cijene prijema Radni listovi("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Raspon(" C5").Vrijednost "(!LANG: Korekcija količine Col = Raspon("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}

Ovdje, prilikom unosa lozinke 357, procedura će dodati količinu robe koju je korisnik unio u treći list i prilagoditi cijenu. Nakon toga, na ekranu se prikazuje informativna poruka da su podaci uneseni, a zatim se briše polje za lozinku. Ako je lozinka pogrešna, nema promjena na listu Nomenklatura nije proizvedeno.

Pređimo sada na razmatranje desne strane (za razliku od lijeve, odlikuje se tamnijom nijansom) Sl. 2.17. Ovaj fragment lista se mora koristiti za unos novog proizvoda (sa naznakom količine). Listing 2-24 pokazuje proceduru koja izvodi ovu funkcionalnu radnju u ovom slučaju.

" Listing 2.24. Rukovanje klikom na dugme Dodaj novu stavku Private Sub CommandButton_Click() " Brojanje broja stavki unesenih u radni list nomenklature N = 0 Dok Radni listovi("Nomen").Ćelije(N + 2, 1).Vrijednost<>"" N = N + 1 Wend " Provjera lozinke unesene u desno tekstualno polje Ako je Pass2.Text = "35791" Zatim Radni listovi("Nomenklatura").Ćelije(N + 2, 1).Vrijednost = Opseg("G3" ). Radni listovi vrijednosti("Stavka").Ćelije(N + 2, 2).Vrijednost = Opseg("G4").Vrijednost Radni listovi("Item").Ćelije(N + 2, 4).Vrijednost = Opseg(" G5" ).Vrijednost MsgBox "Podaci uneseni" Pass2.Text = "" Inače MsgBox "Greška lozinke! Podaci nisu uneseni" End If End Sub

Na desnoj strani lista nalaze se dvije kontrole - dugme i tekstualni okvir za lozinku. Bilo bi moguće ostaviti jedno polje za lozinku za lijevu i desnu stranu lista. Međutim, opcija koja je ovdje predložena povećava funkcionalnost razvoja. Kao vrijednost imovine Ime mi biramo Pass2. Formulirajmo proceduru za radnje korisnika pri radu s desnom stranom lista:

• naziv novog proizvoda se unosi u ćeliju G3;
• ćelija G4 pokazuje cijenu;
• ćelija G5 je rezervisana za broj jedinica robe;
• korisnik unese lozinku, a klikom na dugme Dodaj novu stavku popravlja (ako je lozinka ispravna) unesene podatke na listu Nomenklatura.

Na početku postupka CommandButton2_Klik broji se broj ćelija s informacijama o proizvodima na listu (za to se koristi N) Nomenklatura. Nakon toga, informacije o novom proizvodu se bilježe u sljedećem slobodnom redu lista.

Sada pređimo na drugi list - Isporuka(Sl. 2.18), koji se koristi pri prodaji robe. Na listu Isporuka postoje tri kontrole: kombinovani okvir (Name - Spk), polje za lozinku (Name - Pass3) i dugme (Naziv - CommandButton1).

Za popunjavanje liste potrebno je ispraviti prethodno razmatrani postupak (Listing 2.21) Workbook_Open. Sada bi trebalo izgledati kao na listi 2-25.

" Listing 2.25. Otvorena procedura radne sveske (Opcija 2) Privatna pod Radna knjiga_Open() Radni listovi("Dolazni").Spk.Clear Worksheets("Shipping").Spk.Clear " Broj stavki koje su već dostupne N = 0 Dok su radni listovi( "nomen" ).Ćelije(N + 2, 1).Vrijednost<>"" N = N + 1 Wend " Popunjavanje lista za i = 1 do N radnih listova("Dolazni").Spk.AddItem Radni listovi(3).Ćelije(i + 1, 1).Vrijednost radnih listova("Dostava").Spk .AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Incoming").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Shipping").Spk.ListIndex = -1 End Sub

Sljedeća na redu je sljedeća procedura (Listing 2-26), koja se izvršava kada se klikne na kombinirani okvir. Kao rezultat toga, u odgovarajućim ćelijama lista Isporuka upisuje se broj jedinica navedenog proizvoda u skladištu, kao i njegova prodajna cijena (slika 2.19).

" Listing 2.26. Procedura za izvršenje kada se klikne na kombinirani okvir Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Raspon vrijednosti("E7" ").Value = Radni listovi("Nomenklatura").Ćelije(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

Sada korisnik mora navesti (u ćeliji E6) koliko jedinica se otprema (za orijentaciju i kontrolu, prethodnim postupkom upisali smo raspoloživu količinu robe na lageru). Procedura prikazana u Listingu 2-27 (izvršena kada se klikne na dugme Pošalji) prilagođava broj artikala na zalihama u bazi podataka.

" Listing 2.27. Submit Procedure Private Sub CommandButton1_Click() Ako je Pass3.Text = "775" Tada ColPrais = Worksheets("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Opseg ("E6"). Vrijednost Ako Col > ColPrais Zatim MsgBox "Ova količina nije na zalihama" Izađite Sub End If Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7") .Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "Informacije unete u bazu podataka" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Greška lozinke!" Kraj ako Kraj pod

Nakon unošenja izmjena, informacije na ekranu će se ažurirati - korisnik će vidjeti već podešenu vrijednost (pozivanjem procedure Spk_Click, koji smo prethodno razvili). Sada, da bi se omogućila funkcionalnost o kojoj smo prethodno razgovarali, potrebno je sakriti list Nomenklatura. Korisnici će u ovom slučaju koristiti razvijene listove Prijem i Isporuka.

Knjigovodstvo robe zahtijeva korištenje pouzdanog i modernog softvera koji u potpunosti može obezbijediti sve potrebne operacije za vođenje statistike o dolasku i odlasku robe u skladište.

Pogodan sistem zasnovan na oblaku za automatizaciju trgovačkog i skladišnog računovodstva koji je zamenio Excel!
Povećajte efikasnost rada i povećajte profit!

Konkretno, MS Excel ima skup funkcija kako bi računovodstvo robe bilo potpunije. Naučite kako pratiti stavke trgovine u Excelu. Razmotrite glavne prednosti i nedostatke ovog programa kao alata za obračun robe.

Karakteristike računovodstva robe u Excel-u

Računovodstvo robe u Excel-u provodi se u posebnim tabelama koje vam omogućavaju da odaberete niz zasebnih grupa robe ovisno o njihovoj namjeni, potrošnji i nekim drugim karakteristikama. Konkretno, zahvaljujući ovom softverskom proizvodu, možete obavljati niz analitičkih funkcija i sekvencijalnih operacija, uključujući korištenje formula.

Istovremeno, važno je znati raditi u Excelu kako bi u potpunosti iskoristili sve funkcije potrebne za računovodstvo prodaje roba i usluga, strukturirali i analizirali podatke za rješavanje različitih poslovnih problema.

Kontrola kretanja robe u skladištu

Excel program omogućava kontrolu kretanja robe u skladištu, njenog prijema i odlaska, korištenjem posebnih tabela.

Konkretno, možete kreirati tabelu u programu sa različitim kolonama, u zavisnosti od potreba korisnika za potrebnim resursima i opcijama koje program nudi. U tabeli je moguće prikazati podatke o izvršenim operacijama, uključujući i navođenje stanja u skladištu, kako za određenu grupu robe, tako i za celo skladište u celini.

Za svaku grupu robe naznačen je dobavljač kako biste, ako je potrebno, brzo saznali odakle je u skladištu došao ovaj ili onaj proizvod ili oprema. Istovremeno, svi radovi se izvode uzastopno, uzimajući u obzir moguća podešavanja. Paralelno sa izgledom tabele, potrebno je voditi računa io uvođenju i kreiranju dodatnih dokumenata, fusnota i aplikacija, za koje se mora izdvojiti slobodan prostor.

Po pravilu, detaljno računovodstvo proizvoda na zalihama je zbog potrebe praćenja kretanja zaliha tokom trgovine i, posebno, zahtjeva za striktnim izvještavanjem, stoga bi za računovodstvo trebao biti odgovoran kvalifikovani stručnjak koji tečno poznaje MS Excel. .

Korisni "čipovi" pri vođenju skladišnog računovodstva u Excel-u

Prvo što se može savjetovati za rad u programu je korištenje svih elemenata oblikovanja ćelija u tabelama. Na primjer, kada je potrebno urediti zaglavlje tablice u dva reda, važno je prvo osigurati prelamanje riječi u samoj ćeliji. Ova tehnika će osigurati preglednost i odličan izgled stola.

Program vam također omogućava umetanje posebnih fontova. Njihova upotreba je primjerena kada je potrebno istaknuti određeni broj proizvoda ili kategorija ovisno o određenim parametrima i vrijednostima.

Općenito, najvažnije grupe roba moraju se identificirati odgovarajućim operacijama na ćeliji ili redu. Također možete oblikovati kolone koje mogu sadržavati različite grupe robe koje bi trebale biti obrađene korištenjem tabela.

Moderno rešenje za jednostavno računovodstvo - onlajn program Class365

Nažalost, Excel ima i niz nedostataka koji ponekad suštinski utiču na rad sa robom u magacinu. Oni se sa sigurnošću mogu pripisati: previše složenom skupu operacija koje zahtijevaju određenu vještinu i kvalifikaciju, kao i previše vremena, ponekad jednostavno nepodnošljivog u vremenskom pritisku.

Štoviše, zamislite kako bi gubitak podataka bio katastrofalan zbog slučajnih grešaka, koje se često javljaju pri radu s Excel programom. S tim u vezi, potrebno je odabrati pristojan, a što je najvažnije besplatan specijalizirani program za vođenje svih potrebnih zapisa.

Online program za obračun robe u skladištu Klass365 vam omogućava automatizaciju skladišnog i trgovinskog knjigovodstva, rad sa internet prodavnicama, bazom kupaca i istovremeno ne gubite vreme na implementaciju i obuku osoblja. Jednostavno i promišljeno sučelje programa omogućava vam da ga savladate za ne više od 15 minuta.

• Računovodstvo skladišta: prijem, otpis, revalorizacija itd.
• Automatsko izdavanje knjigovodstvene i prateće dokumentacije
• Rad sa neograničenim brojem skladišta
• Kontrola roka trajanja
• Planiranje zaliha uzimajući u obzir tempo prodaje
• Izvještaji za bilo koji period i smjer rada u 1 klik

Nije teško pretpostaviti da računovodstvo u Excel tabelama postaje prošlost i da ga zamjenjuje praktičniji i funkcionalniji program - automatizirani sistem upravljanja poslovanjem Class365. Besplatno onlajn rešenje vam omogućava da radite na bilo kom pogodnom mestu, bez vezivanja za radni računar. Koristite moderna rješenja za svoje poslovanje i ostvarite zapanjujuće rezultate!

Program je dizajniran za materijalno knjigovodstvo različitih vrsta resursa. Moguće je implementirati računovodstvo u vrijednosnom smislu. Podržava više lokacija za skladištenje, potrošnju u proizvodnji i rashod. Obrasci za izvještavanje vam omogućavaju praćenje kretanja resursa i primanje operativnih informacija za svaku obračunsku tačku.

Uvod

Program se može koristiti kao najjednostavniji sistem skladišnog računovodstva za lokacije skladištenja resursa u preduzećima koja koriste mali asortiman robe, sirovina i zaliha. Račun se vodi u prirodnim mjernim jedinicama. Obračun troškova u automatskom režimu nije implementiran, ali je moguće ručno uneti indikatore u novčanim jedinicama.

Početni podaci za generiranje izvještaja su tri vrste tabela:

• Opcije
• Referentne knjige
• Časopisi

U isto vrijeme, sami izvještaji su također Excel tabele.

Otvorenost interfejsa tabele pruža maksimalnu fleksibilnost proračuna. Korisnik ima pristup svim funkcijama moćnog računara i Excel interfejsu. Karakteristike implementacije programa podrazumijevaju samokonfiguraciju dnevnika i izvještaja za određene korisničke zadatke.

Promjene u verziji 2.6

• Počevši od verzije 2.6, stari XLS format radne knjige nije podržan. Programska datoteka se pohranjuje u formatu XLSX/XLSM i radi u Excelu počevši od verzije 2007 ( 2007-2016 ). Program u formatu XLS dostupno samo u verziji 2.0 i može se kupiti samo na poseban zahtjev.
• Radne sveske su ažurirane kako bi odgovarale dizajnu najnovijih verzija Microsoft Officea.
• Drugi zbirni izvještaj o mjestima skladištenja.
• Zadani prikaz prvog izvještaja je konvertiran da može kopirati i lijepiti stanja na početku novog perioda.
• Padajuća lista za pretraživanje referentnih stavki po prvim slovima riječi. Aktivira se dvostrukim klikom na ćeliju.
• Označavanje crvenom bojom elemenata časopisa koji se ne nalaze u imenicima.

Promjene u verziji 2.0

• Računovodstveni punktovi i ugovorne strane podijeljeni su u različite imenike.
• Uklonjeno je ograničenje broja dobavljača i kupaca.
• Dodane grupe resursa za filtriranje u izvještajima.
• Početna stanja se popunjavaju u posebnom dnevniku.
• Uklonjeni indikatori troškova u časopisima, dodat indikator prosječne cijene u imenicima.
• Novi izvještaj o lokacijama skladištenja u obliku Excel pivot tablice.

Mogućnosti i ograničenja

Excel tabele imaju interna ograničenja količine obrađenih informacija. Program nije dizajniran da zamijeni velike računovodstvene sisteme za stotine hiljada artikala na zalihama. Ali za većinu malih i srednjih preduzeća, obim i složenost podataka dostupni su Excelu za obradu.

Glavna datoteka ne sadrži veliki broj proračuna, za izvještaje se koriste posebni algoritmi, koji također nemaju formulične veze sa izvornim podacima. Stoga velike količine podataka pružaju normalne performanse čak i u Excelovom automatskom načinu izračunavanja. Prebacivanje na režim ručnog proračuna preporučuje se samo na starijim računarima.

AT Excel automatski način izračunavanja Prilikom rada preporučujemo sljedeće postavke Visoke performanse kompjuter:

• Broj izvora (nomenklatura) - do 2000
• Broj mjernih mjesta - do 200
• Broj operacija (redova) u svakom dnevniku - do 10.000
• Veličina fajla (xlsx) - do 10Mb

AT ručni način izračunavanja Excel ograničenja se uglavnom odnose samo na mogućnosti računara. Za normalan rad izvještaja preporučujemo sljedeća ograničenja:

• Broj resursa (nomenklatura) - do 5000
• Broj mjernih mjesta - do 500
• Broj transakcija (redova) u svakom dnevniku - do 30.000
• Veličina fajla (xlsx) - do 25Mb

U slučaju korištenja dodatnih proračuna (potpuna otvorenost programa omogućava vam da konfigurirate sve dodatne proračune), ograničenja performansi mogu biti stroža.

Da biste smanjili podatke, možete kreirati novu datoteku u bilo koje vrijeme i tamo prenijeti direktorije i početna stanja za sve obračunske točke.

Instalacija i pokretanje

Sastav datoteke je opisan na početnoj stranici programa - "Glavna".

Kao što je već napomenuto, program se sastoji od tablica parametara, direktorija, dnevnika i izvještaja. Ovim objektima se može pristupiti putem hiperlinkova na početnoj stranici. Također možete koristiti standardne načine za kretanje po Excelovim listovima i ćelijama.

Najlakši način da se vratite na stranicu sa sadržajem je pritiskom na posebno dugme u naslovu bilo kog radnog lista programa

Mogućnosti kretanja kroz stranice opisane su na servisnom listu. preset iu skrivenoj trećoj koloni lista "Home".

Opcije

Program sadrži nekoliko općih parametara koji kontroliraju karakteristike performansi:

Svi parametri se mogu mijenjati prema nahođenju korisnika.

Referentne knjige

Priručnici se koriste za proračune i olakšavaju unos podataka u časopise (preko odabira sa lista). Unos podataka u referentne knjige vrši se kako informacije postanu dostupne.

Kupci i dobavljači

Liste računovodstvenih stranaka. Dozvoljeno je dodavanje redova dolje bez ograničenja.

Spisak lokacija za skladištenje resursa koje učestvuju u računovodstvenom sistemu. To mogu biti odvojene skladišne ​​ćelije, skladišne ​​površine, proizvodne lokacije ili prostorije. Dozvoljeno je dodavanje redova dolje bez ograničenja.

Grupe i resursi

Dva međusobno povezana direktorija za opisivanje resursa svih vrsta pohranjenih u obračunskim točkama. Resursi uključuju: gotove proizvode, poluproizvode, sirovine i materijale. Grupiranje se koristi radi pogodnosti filtriranja izvještaja. Dozvoljeno je dodavanje redova dolje bez ograničenja.

Polja tabele (sva dostupna za uređivanje):

Dnevnici aktivnosti

Sve skladišne ​​transakcije potrebne za generisanje izveštaja unose se u posebne tabele, podeljene po vrstama transakcija.

Podaci o zalihama na početku obračuna. Datum je definiran u parametrima.

Dolazak od dobavljača

Primici resursa od dobavljača se unose u tabelu. Redoslijed po datumu ili broju naloga nije važan.

Polja tabele:

datum

Tabela sadrži podatke o potrošnji sirovina i materijala u procesu proizvodnje. Redoslijed po datumu ili broju naloga nije važan. Za trgovinsku organizaciju ovu tabelu nije potrebno popunjavati.

Polja tabele:

Pored opisanih polja, tabela sadrži nekoliko specijalnih servisnih kolona.

Za brisanje unosa jednostavno obrišite polje. datum koristeći standardne Excel alate. Također je moguće izbrisati čitave redove.

Tabela sadrži podatke o proizvodnji gotovih proizvoda i poluproizvoda. Redoslijed po datumu ili broju naloga nije važan. Za trgovinsku organizaciju ovu tabelu nije potrebno popunjavati.

Polja tabele:

Pored opisanih polja, tabela sadrži nekoliko specijalnih servisnih kolona.

Za brisanje unosa jednostavno obrišite polje. datum koristeći standardne Excel alate. Također je moguće izbrisati čitave redove.

Transakcije kretanja resursa između internih skladišta unose se u tabelu. Redoslijed po datumu ili broju naloga nije važan. Ovo također uključuje početna stanja pohranjena u skladištima na datum početka računovodstva.

Polja tabele:

Trenutno, broj različitih izvještaja koje pripremaju svi odjeli organizacija stalno raste. Vrlo često preduzeća provode automatizaciju izvještavanja na osnovu različitih softverskih proizvoda (SAP, 1C, Intalev, itd.). Ali čak iu onim organizacijama u kojima je sistem „automatizovan“, ne mogu bez upotrebe Excel-a. Budući da softverski proizvodi koji se koriste za automatizaciju imaju opšte principe za izradu izveštaja, a svako preduzeće je jedinstveno, teško je objediniti sve izveštaje u specijalizovanim softverskim proizvodima, a ponekad je i nemoguće učiniti. Tu u pomoć priskaču Excel tabele. Omogućuju vam da precizirate izvještaje, prezentirate informacije dobivene prilikom učitavanja iz istog 1C u potrebnom obliku, a ponekad čak i služe kao glavni program za održavanje upravljačkog i drugog izvještavanja.

Excel je jedan od najpopularnijih među osnovnim paketima Microsoft Officea. Menadžer prodaje, koristeći tabele, vodi sistematski rad sa klijentima. Sekretar vodi evidenciju o svim lokalnim propisima, prepisci ili priprema dijagrame za proizvodni sastanak. Ekonomista obrađuje primarne informacije i izračunava učinak kompanije. Tabele su najpopularniji program koji koriste zaposleni u raznim službama i različitim linijama poslovanja.

Program je posebno koristan za zaposlene u financijsko-ekonomskim odjelima i računovodstvu, ako su mu povjerene funkcije planiranja i upravljačkog računovodstva. Excel za računovođu pruža mogućnost konsolidacije podataka, omogućavajući vam da objedinite informacije iz nekoliko datoteka u jednu. Omogućava vam da odaberete potrebne informacije kreiranjem zasebnih tabela ili skrivanjem podataka u originalnoj tabeli. Omogućava vam da sistematizirate dostupne informacije prema potrebnim karakteristikama i sumirate rezultate.

Na ovaj ili onaj način, knjigovodstvo u Excel-u će vam postati mnogo lakše ako naučite nekoliko korisnih trikova koji vam mogu ubrzati rad s podacima. Saznajte kako excel može biti koristan za računovođu u primjerima koje smo pripremili. Sljedeće vježbe u Excelu za rad računovođa neće biti samo korisne, već jednostavno neophodne.

Osnovni Excel alat

Osim direktnih dužnosti, računovođa može dodati funkcije za pripremu komercijalnih ponuda, obračun ugovornih cijena i tako dalje. Za izvođenje proračuna potrebno je primijeniti različite koeficijente i korekcije, kao i konvertirati cijene. I što je najvažnije, sve radnje obavljati brzo i bez štete po glavne dužnosti.

Excel za računovođu pomoći će u pripremi glavnog dokumenta, koji se može izvršiti na glavnom listu, i dodatnih obračuna na zasebnim.

Dakle, prilikom ponovnog izračunavanja kursa, možete odrediti cijenu u jednoj ćeliji, kurs valute u drugoj i postaviti formulu konverzije u trećoj (= prva ćelija * druga ćelija), zatim pritisnite Enter i dobijete cijenu u rubljama . Na prvom listu u željenoj ćeliji možete staviti "=", prijeći na drugi list i označiti treću ćeliju sa ukupnim brojem. Ponovo pritisnite Enter i dobijte rezultat.

Ako je potrebno izvršiti takve izračune za veliki broj tačaka, gdje se mijenja samo cijena, onda možete koristiti osnovni Excel trik - samodovršavanje formula ili povlačenje.

Sposobnost rastezanja formula jedna je od osnovnih funkcija programa. Automatizira proces brojanja podataka u tabeli, bez stalnog pisanja iste formule. Formule za prevlačenje možete izvesti na sljedeći način.

U traku formule stavljamo jednako i vezu do ćelije iz tabele sa izvornim podacima (=A3). Nakon toga dobijamo samo duplikat vrednosti iz tabele. Prevlačenjem ove ćelije dobiće se kopija tabele sa podacima, koja će se u skladu sa promenom informacija u originalnoj tabeli menjati. Ovo je primjer povlačenja ćelija bez fiksiranja raspona.

Možete zakačiti vezu da ostane netaknuta kada je prevučete do kraja, preko reda ili preko kolone. Fiksiranje se vrši u traci formule pomoću znaka $. Ovaj znak se postavlja ispred onog dijela koordinata u linku koji treba popraviti:
$ ispred slova - fiksiranje po koloni - $S1
$ ispred cifre - fiksacija linijom - S$1
$ ispred slova i broja - potpuna fiksacija ćelije - $S$1.

Brojanje kalendarskih dana

Excel može postati nezamjenjiv pomoćnik čak i u tako jednostavnim radnjama kao što je brojanje kalendarskih dana. Računovođa treba tačno znati koliko je dana bilo u određenom periodu da bi izračunao kamate, kazne, penale, kredite i slično.

Ako je ovo kratak vremenski period, onda ga je lako izračunati pomoću kalendara, ali ovaj format je prilično nezgodan za obavljanje stalnih proračuna. U takvim situacijama računovođi priskače u pomoć Excel.

Za izvođenje proračuna potrebno je odabrati tri slobodne ćelije u tabeli. Trebate upisati početni datum u jedan, datum završetka u drugi, a treći ostaviti praznim da biste dobili rezultate.

Zatim odaberite treću ćeliju i kliknite na "Insert function", možete je pronaći pomoću ikone ¶x. Nakon klika, pojavit će se prozor “Čarobnjak za funkcije”. Sa liste „Kategorija“ izaberite „Datum i vreme“, a sa liste „Funkcija“ - „360 DANA“ i pritisnite dugme OK. U prozoru koji se pojavi potrebno je da unesete vrijednosti početnog i krajnjeg datuma. Da biste to učinili, samo trebate kliknuti na ćelije tablice s ovim datumima, a u redak "Metoda" staviti jednu i kliknuti OK. Ako ukupna vrijednost nije prikazana u numeričkom formatu, trebate provjeriti format ćelije: kliknite desnim tasterom miša i izaberite „Format ćelije“ iz menija, podesite „Format broja“ i kliknite na OK.

Dane možete brojati i na ovaj način: u treću ćeliju upišite = DANI 360 (B1; B2; 1). U zagradama morate navesti koordinate prve dvije ćelije s datumima, a za metodu postaviti vrijednost jedan. Prilikom izračunavanja kamate za sedmice, rezultujući broj dana možete podijeliti sa 7.

Također možete dodati ili oduzeti bilo koji broj dana do datuma. Da biste to učinili, potrebno je upisati datum u jednu ćeliju, staviti znak jednakosti u drugu, zatim kliknuti na ćeliju s datumom i upisati “+” ili “-” i željeni broj dana.

Sortiranje podataka

Vrlo zgodna funkcija koja vam omogućava da podatke postavite u rastućem/opadajućem redoslijedu. Takođe možete sortirati podatke da biste sortirali zapise po datumu.

Da biste izvršili ovu radnju, morate odabrati područje koje želite sortirati. Zatim možete kliknuti na dugme "Sort Ascending" u gornjem redu menija "Podaci", naći ćete ga pod znakom "AZ". Vaši podaci će biti smješteni od najmanjeg do najvećeg u prvoj odabranoj koloni.

Excel tabele za računovođu omogućavaju vam da sortirate podatke počevši od prve odabrane kolone. Ako ste odabrali ćelije s lijeva na desno, tada će se sekvenca izvršiti u krajnjoj lijevoj koloni. Ako s desna na lijevo, onda na desno.

Ako podatke treba sortirati po srednjoj koloni, onda možete koristiti meni “Podaci” - stavku “Sort” – “Raspon sortiranja”. U odjeljku „Sort by” morate odabrati kolonu i vrstu sortiranja.

Rad sa dugim stolovima

Excel tabele za računovođu su multifunkcionalni radni alat koji sadrži mnoštvo informacija za izvještavanje i izvođenje tekućih obračuna. Prilikom štampanja tabele koja ne stane na jedan list, možete postaviti njeno „zaglavlje“ na svaku pojedinačnu stranicu, što će olakšati pronalaženje potrebnih podataka. Da biste to učinili, odaberite izbornik "Datoteka" - "Podešavanje stranice" i karticu "List". Postavljamo kursor na “Kroz redove” ili “Kroz kolone” i u tabeli kliknemo na redove koje treba postaviti na svaki list.

Također možete koristiti zaglavlja i podnožja za rad s takvim dokumentima. Oni bilježe potrebne podatke, kao što su datum, brojevi listova, ime kompajlera i tako dalje. Postavke zaglavlja i podnožja dostupne su u “Opcijama stranice” - “Zaglavlja i podnožja”. Dostupne su gotove opcije za označavanje ili mogućnost da dodate svoje.

Pored korisnih tehnika za rad u Excelu, računovođa treba da savlada i prečice.

Skup Excel prečaca bez kojih ne možete

Korišćenje ovih prečica na tastaturi u Excel-u će ubrzati vaš rad i pomoći vam da izvršite analizu podataka, crtanje i oblikovanje tabela.

• F4 - pri unošenju formule podešava tip linkova (relativni, fiksni). Može se koristiti za ponavljanje posljednje radnje.
• Shift+F2 - uređivanje bilješki
• ctrl+; - unesite trenutni datum (za neke računare Ctrl+Shift+4)
• Ctrl + ' - kopirajte vrijednosti ćelije iznad trenutne (za neke računare radi kombinacija Ctrl + Shift + 2)
• Alt+F8 - otvaranje makro uređivača
• Alt+= - zbroji raspon ćelija iznad ili lijevo od trenutne ćelije
• Ctrl+Shift+4 - definira format valute ćelije
• Ctrl+Shift+7 - postavite vanjsku granicu odabranog raspona ćelija
• Ctrl+Shift+0 - definirajte opći format ćelije
• Ctrl+Shift+F - kombinacija otvara dijalog za oblikovanje ćelije
• Ctrl+Shift+L - omogući/onemogući filter
• Ctrl+S - sačuvajte datoteku (spremite što je češće moguće kako ne biste izgubili vrijedne podatke).

Korištenje prečaca i korisnih trikova u Excel-u će pojednostaviti i ubrzati vaš rad samo ako već dovoljno vladate ovim programom. Ako želite da poboljšate svoj nivo i efikasnije koristite tabele za vođenje evidencije u Excelu, možete besplatno preuzeti knjigu.

Mnoge kompanije koriste Microsoft Excel za praćenje troškova odjela ili kompanije. Trenutno se Excel može koristiti na svim računarima koji imaju instaliran Windows operativni sistem. Iz tog razloga, možete pratiti svoje troškove ako je ovaj program instaliran na vašem kućnom računaru. Postoji veliki broj šablona za praćenje troškova sa Microsofta i drugih sajtova, najnovije verzije Excel-a uključuju ugrađeni predložak kao unapred instaliran. Također možete kreirati vlastitu dinamičku tabelu u Excelu kako biste pratili troškove. U oba slučaja, slijedite upute u nastavku.

Koraci

Rad sa Excel šablonom

Odaberite unaprijed postavljeni predložak. Najnovije verzije programa uključuju šablon za praćenje ličnih troškova, kao i šablone za praćenje poslovnih troškova. Možete pristupiti ovim predlošcima i koristiti ih za praćenje troškova.

• U programu Excel 2003 izaberite "Novo" iz menija "Datoteka". Na traci zadataka Na mom računaru odaberite Nova knjiga da biste vidjeli predloške u novom dijaloškom okviru.
• U programu Excel 2007 izaberite Novo iz menija Datoteka. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Nova knjiga. Izaberite "Instalirani predlošci" iz menija "Šabloni" na levom meniju. Odaberite "Lični mjesečni budžet" iz "Instaliranih predložaka" u centralnom meniju i kliknite na "Kreiraj".
• U programu Excel 2010 izaberite Novo iz menija Datoteka. Odaberite "Uzorci predložaka" na vrhu ploče "Dostupni predlošci", zatim odaberite "Lični mjesečni budžet" iz svih predložaka i kliknite "Kreiraj".

1. Odaberite šablon na mreži. Ako unaprijed instalirani predlošci nisu prikladni za praćenje vaših troškova, možete odabrati predložak na mreži. Možete ga preuzeti sa bilo koje stranice ili povezivanjem preko Excel-a na Microsoft Office Online.

   • Za Excel 2003, možete odabrati odgovarajući predložak iz Microsoft Office Online biblioteke na https://templates.office.com/en-us. (Tamo možete pronaći i predloške za novije verzije Excel-a.)
   • U programu Excel 2007 izaberite karticu Budžeti u odeljku Internet koji se nalazi u dijaloškom okviru Nova radna sveska. Morate biti na mreži da biste se povezali sa bibliotekom predložaka na mreži za Office.
   • U programu Excel 2010 odaberite "Budžet" iz odjeljka Office.com na panelu Dostupni predlošci. Za povezivanje morate imati omogućen internet.

2. Unesite tražene podatke u odgovarajuća polja. Informacije ovise o određenom predlošku dinamičke tablice koji koristite.

   Možete koristiti predloženo ime za dinamičku tablicu ili promijeniti ime. Biće dovoljno da u nazivu datoteke navedete svoje ime i tekuću godinu.

   Kreirajte svoju vlastitu dinamičku tablicu obračuna troškova

   1. Otvorite Excel.

      Unesite naslove kolona. Predložena imena i redosled: "Datum", "Kategorija troškova", "Napomena", "Rashod", "Prihod" i "Stanje". Popunite ove naslove od ćelije A2 do G2. Možda ćete morati da proširite kolone kako bi odgovarali naslovu ili vrijednosti.

      • Kada budete spremni za dinamičku tablicu i zaglavlja kolona, ​​možete koristiti funkciju Freeze Pane da zaglavlja budu prikazana dok se krećete prema dolje. Funkcija Zamrzni okno nalazi se u meniju Prikaz u programu Excel 2003 i starijim verzijama i na meniju Prikaz, kartica Prozor u Excelu 2007 i 2010.

   2. Unesite podatke o prvoj vrsti troška u ćeliju trećeg reda.

      Unesite formulu stanja u ćeliju G3. S obzirom na to da prvi put unosite stanje, ono će biti definisano kao razlika između troškova i prihoda. Kako ćete ovo napisati zavisi od toga da li želite da prikažete troškove ili raspoloživa sredstva.

      • Ako želite da tabela prvo prikazuje troškove, formula bilansa bi trebala biti =E3-F3, gdje E3 prikazuje troškove, a F3 prihod. Uz ovu postavku, formula će prikazati troškove kao pozitivan broj, što olakšava razumijevanje iznosa troškova.
      • Ako želite da tabela prikazuje sredstva koja su vam dostupna na prvom mjestu, formula stanja treba biti =F3-E3. Sa ovom postavkom, tabela će prikazati pozitivan saldo ako su vaši prihodi veći od rashoda, a negativan saldo ako je situacija obrnuta.

   3. Unesite podatke o drugoj vrsti troška u ćeliju četvrtog reda.

      Unesite formulu stanja u ćeliju G4. Druga i sljedeće vrijednosti će i dalje prikazivati ​​stanje, tako da trebate dodati razliku između troškova i prihoda na vrijednost bilansa prethodnog unosa.

      • Ako prvo gledate troškove, formula bilansa bi bila =G3+(E4-F4), gdje je G3 ćelija koja prikazuje prethodni saldo, E4 prikazuje troškove, a F4 prikazuje prihod.
      • Ako održavate tabelu za prikaz gotovine, formula stanja će biti =G3+(F4-E4).
      • Zagrade oko ćelija koje prikazuju razliku između rashoda i prihoda nisu obavezne. Koriste se samo da bi formula bila jasnija.
      • Ako želite da stanje ostane prazno dok se ne unese unos, možete koristiti IF vrijednost u formuli tako da ako nije unet datum, ćelija neće prikazati vrijednost. Formula za takav unos će biti =IF(A4="","",G3+(E4-F4)) ako je tabela potrebna za održavanje troškova i =IF(A4="","", G3+(F4) -E4) ) ako je tabela potrebna za prikaz gotovine (ne možete koristiti zagrade oko ćelije koja prikazuje rashode i prihode, ali morate koristiti vanjske zagrade).

   4. Kopirajte saldo formule u druge ćelije u koloni G (kolona ravnoteže). Desni klik na ćeliju G3, odaberite "Kopiraj". Zatim odaberite ćelije ispod u koloni. Desnom tipkom miša kliknite na odabrane ćelije i odaberite Zalijepi da biste zalijepili formulu u odabrane ćelije (u programu Excel 2010 odaberite Zalijepi ili Zalijepi formulu iz izbornika). Formula će automatski ažurirati ćelije kako bi prikazala troškove, prihode i datum (ako se koristi) iz trenutne serije i stanje iz serije iznad trenutne serije.

   5. Sačuvajte dinamičku tabelu. Dajte mu smislen naslov, kao što je "Expense Tracker.xls" ili "Personal Budget.xls". Kao iu slučaju naziva predloška, ​​možete uključiti svoje ime i godinu u naziv datoteke (imajte na umu da se navodnici koriste samo za prikaz primjera, ne biste ih trebali koristiti u nazivu. Ne morate specificirati ekstenziju datoteke ili, sam Excel će to učiniti) .

      • Excel 2003 i starije verzije spremaju proračunske tablice u starom ".xls" formatu, dok Excel 2007 i 2010 spremaju proračunske tablice u novijem XML-baziranom ".xlsx" formatu, ali možete čitati i spremiti proračunske tablice iu starom ".xls" takođe. Ako imate više računara i želite da pohranite tabelu na svakom od njih, koristite stariji format ako jedan od vaših računara ima Excel 2003 ili stariji, ili noviji format ako svi računari imaju instaliran najmanje Excel 2007.
   • Koristite "Automatsko popunjavanje" u kategorijama rashoda i prihoda tako da se podaci koje unesete podudaraju.
   • Da biste razlikovali plaćene račune od onih troškova koji su samo planirani, podebljajte font, označite tekst ili ćelije bojom.
   • Da biste izbjegli slučajno mijenjanje formule ili naslova stupca, možete zaštititi ćelije od promjene. Odaberite ćelije koje ćete možda morati kasnije promijeniti (datum, kategorija, trošak, prihod, bilješka) i otključajte ih. Nakon toga možete blokirati ostatak tabele od promjena.