Žalosno je poslati kopiju. Pravila poslovne korespondencije

04.11.2019 Zanimljivo

Većina klijenata e-pošte uključujući Gmail, Yahoo, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla thunderbird pružaju mogućnost slanja jednog emaila velikom broju primalaca. Obično to možete učiniti pomoću funkcije Kopiraj(na engleskom jeziku za njegovu oznaku je usvojena skraćenica SS), ili Skrivena kopija (CCB). Prilikom slanja poruke na Kopije primaoci mogu vidjeti adrese e-pošte drugih ljudi kojima je ovaj email također poslan. U drugom slučaju, identitet dodatnih adresata je skriven.

Dodajte adresu primaoca

Da biste odredili primaoca(e) e-pošte, unesite adresu e-pošte u polje Kome (To):

Neki klijenti e-pošte vam omogućavaju da jednostavno unesete korisničko ime u polje, koje zatim program automatski popunjava.

Ako koristite ovo polje za slanje e-pošte više osoba, svaka od njih će moći vidjeti kompletnu listu drugih primalaca.

Kako napraviti kopiju e-pošte

Polje CC ili Kopiraj se koristi za razmjenu e-pošte na indirektniji način od polja Kome... Ako se ne obraćate osobi direktno u svojoj e-pošti, ali biste željeli da ta osoba prati diskusiju u nizu pisama ili jednostavno bude svjesna ove teme, polje Kopiraj bila bi odlična opcija. Adresat koji je u Kopije pisma, prima nepročitano pismo u svoje poštansko sanduče, kao ono koje je stavljeno na teren Kome; jedina razlika je kome prvo upućujete pismo u tijelu vašeg e-maila. U profesionalnom svijetu, slanje pošte na Kopije koristi se vrlo široko i služi da kolege budu informirani o različitim događajima i temama.

Možete navesti primaoce e-pošte jednostavnim upisivanjem liste adresa u polje Kopiraj koji je obično odmah ispod polja Kome... Svi u ovom lancu primatelja moći će vidjeti imena i adrese e-pošte svih ostalih primatelja:

Kako kreirati Bcc email

Svaki klijent e-pošte (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, itd.) omogućava pošiljaocu pisma da dopre do velikog broja ljudi bez reklamiranja njihovih podataka drugim korisnicima u lancu e-pošte. Ova funkcija se zove BCC ili Skrivena kopija... Možete sakriti primaoce unosom njihovih adresa u polje Skrivena kopija umjesto korištenja polja Kome i Kopiraj:

Ovu funkciju možete koristiti i za pojedinačne i grupne e-poruke. Ovo je posebno korisno ako želite da vaši kontakti budu privatni, da ih zaštitite od neželjene pošte i neželjene e-pošte ili jednostavno ako ne želite da vaši primaoci znaju ko je primio istu poruku.

Polje Skrivena kopija nije uvijek dostupno prema zadanim postavkama za sve klijente e-pošte. Na primjer, u Outlook Morat ćete otići do Parametri za pristup postavci; v Thunderbird moraćete da izaberete ovu funkciju sa padajućeg menija; v Gmail potrebno je pritisnuti dugme Kopiraj i Skrivena kopija; v Windows Live Mail Morat ćete pritisnuti tipke u isto vrijeme Alt + B.

Slika: © Ruslan Nesterenko - 123RF.com

Tamara Vorotyntseva - Direktor razvoja kompanije za obuku "BUSINESS PARTNER" (Moskva). Praktični poslovni trener, autor knjige "Izgradnja sistema obuke kadrova" i publikacija u poslovnim publikacijama u Rusiji, Kazahstanu i Ukrajini. Kreator Internet mailing liste: "E-mail korespondencija u poslovanju" na serveru subscribe.ru! Knjiga je praktičan vodič za poslovne ljude koji su u aktivnoj korespondenciji sa klijentima i partnerima. Predstavlja alate koji će pomoći da elektronska komunikacija bude efektivna, optimalna po vremenu i rezultatima, što je moguće bliže normama i pravilima usvojenim u savremenoj poslovnoj zajednici. Autor daje praktične savjete, svoja zapažanja ilustruje slučajevima iz života i daje obrazložene zaključke. Tekst knjige obiluje prepoznatljivim primjerima prave poslovne korespondencije. Autor iznosi svoja zapažanja, tehnike, "trikove" koji mogu značajno uticati na efikasnost i efektivnost poslovnog emaila. Ako ste poslovna osoba i važno vam je da pišete brzo, sažeto, kompetentno, u skladu sa pravilima dobrog poslovnog stila, ova knjiga će postati vaš pouzdan pomoćnik.

knjiga:

Kada radite sa poljima "To" ("To"), "Cc" ("Cc"), "Bcc" ("Bcc"), imajte na umu da je ovo važan dio e-pošte koji utiče na dalje radnje učesnika u prepisci.

"Za to"). Ovo polje sadrži adresu primaoca kome je pismo direktno upućeno i informacije koje sadrži. Autor pisma čeka odgovor od glavnog primaoca. Ako se u ovom polju nalaze dva adresata, onda autor pisma čeka odgovor od svakog ili jednog od njih (imajte to na umu ako se vaše ime pojavljuje na listi primalaca). Istovremeno (ako ste pošiljalac) imajte na umu da nije preporučljivo uključiti više od jednog primaoca u polje „Za“ („Za“). Možda nećete dobiti niti jedan odgovor na pismo poslano na više adresa, jer će svi misliti da će drugi odgovoriti.

Ako je pismo naslovljeno na vas, ali sadrži druge primaoce u kopiji, obavezno koristite dugme "Odgovori SVIMA" kada odgovarate! Ovo će sačuvati krug adresata koje je naveo inicijator korespondencije.

"Kopiraj" ("Ss"). V U ovo polje upišite adrese primalaca koji bi, po Vašem mišljenju, trebali biti upoznati sa prepiskom po ovom pitanju. Ovi adresati primaju informacije samo "za informaciju". Primalac u kopiji obično ne mora da odgovori na pismo, ali ako je potrebno, može to učiniti.

BILJEŠKA. VAŽNO JE!

Ako je vaše ime u polju "Cc" ("Cc"), onda kada ulazite u prepisku, zapamtite da postoje situacije kada je izuzetno važno biti ljubazan. Koristite fraze: “Dozvolite mi da se pridružim diskusiji” ili “Dozvolite mi da se pridružim vašem razgovoru” ili “Dozvolite mi da vam kažem svoje mišljenje”.

"Bcc" ("Bcc"). Ovo polje je zabranjeno za upotrebu u nekim kompanijama, jer je alat koji je u suprotnosti sa etičkim standardima komunikacije. Svrha ovog polja je da pozove primaoca da postane "tajni svjedok".

Ako je u vašoj poslovnoj praksi uobičajeno da koristite ovu oblast u svom radu, razmotrite sljedeće. Primalac u „slepoj kopiji“ ostaje nevidljiv za glavnog primaoca i za primaoce u kopiji. Ponekad nije naodmet da pošiljalac i "tajni primalac" imaju preliminarni dogovor (ili naknadne informacije) o razlozima i svrsi ove metode informisanja.

BILJEŠKA. VAŽNO JE!

"Skriveni" primalac apsolutno ne bi trebao ulaziti u prepisku iz ovog polja.

Pitanje: Ko se smatra opakim (fasikom) sa stanovišta islama?

odgovor: Fasik (opaki) je onaj koji postupa suprotno naredbama Uzvišenog Allaha, kome je činjenje grijeha i svih loših stvari navika.

U šerijatskoj terminologiji, izraz "fasik" označava odustajanje od pokornosti Allahu i ispoljavanje neposlušnosti Njemu.

U širem smislu, fasik je onaj koji čini velike grijehe ili istrajava u malim, kao i onaj koji zanemaruje sve vjerske propise ili neke od njih (Fakhruddin ar-Razi, Tafsirul-Kabir, II, 91; Ragib al-Isfahani , al-Mufredat, 572). Fisk se može podijeliti u tri kategorije:

1. Rijetko činiti grijehe, smatrajući ih odvratnim.

2. Uporno činiti isti grijeh.

3. Činiti grijehe, smatrajući ih dozvoljenim. U ovom slučaju, osoba više nema nikakve veze s vjerom i religijom.

U Kur'anu se izraz fisk uglavnom koristi u značenju kufra (nevjerovanja). Međutim, u nekim se stihovima pojam fisk spominje u svom apsolutnom značenju (što znači zlo). Na primjer: hadž fisk (al-Bakara 2/197), ili jedući meso životinja nad kojima nije izgovoreno Allahovo ime (al-Anam 6/121), ili fiskalna kleveta protiv muslimana (an-Nur 24/4).

U svim ostalim ajetima izraz fisk se koristi u značenju nevjerovanja:

(al-Bakara 2/99).

“Neka ljudi iz Indžila (Evanđelja) sude prema onome što mu je Allah objavio. Oni koji ne donose odluke u skladu sa onim što je Allah objavio su zli."(al-Maida 5/47).

"Tako je bila potvrđena Riječ Gospodara vašeg da zli (fasiki) neće vjerovati"(Junus 10/33).

“Da vjeruju u Allaha, Poslanika i ono što mu je objavljeno, ne bi ih uzimali za svoje pomagače i prijatelje. Ali mnogi od njih su zli."(al-Ma'ida 5/81).

Prema mutezilitima, fasik nije ni vjernik ni nevjernik, već nešto između. Ovaj njihov pogled ujedno je i jedan od pet temeljnih principa vjerovanja i naziva se "Manzilu beynal-Manzilatein". Po njihovom mišljenju, ako se fasik pokaje, vratiće se vjeri, a ako umre bez pokajanja, zauvijek će biti u paklu. Prema haridžitima, koji su vjerovali da su djela jedan od temelja vjere, bilo koja od tri gore navedene manifestacije fiska je kufr (nevjerovanje), a fasik će zauvijek otići u pakao.

Fisk je veoma opasna situacija i svako treba da pokuša da je izbegne. Treba izbjegavati sve grijehe, velike ili manje, i izbjegavati upornost u činjenju manjih grijeha. Upornost u činjenju lakših grijeha jedan je od fiskalnih stupnjeva, kao što je gore navedeno.

Neophodno je obratiti pažnju na jednu veoma važnu tačku: niko ne može drugu osobu nazvati fasikom. Prenosi se da je tom prilikom Allahov Poslanik, sallallahu alejhi ve sellem, rekao: “Niko nema pravo drugog čovjeka nazivati fasikom ili kafirom. Ako neko drugu osobu nazove fasikom ili kafirom, a nije, onda će se ove riječi vratiti onome ko ih je izgovorio, a on će sam postati fasik ili kafir.”(Mukhtasar Tajridus-Sarikh, XII, 137). Istovremeno, ovaj hadis uspostavlja veoma važan moralni princip. Otkrivati mane osobe, a još više osuđivati osobu, pripisivati joj fiskal ili nevjericu, je nemoralno, a ako te osobine toj osobi baš i nisu svojstvene, onda se vraćaju osobi koja ih je rekla.

Sva osnovna pravila navedena u nastavku odnose se prvenstveno na poslovnu korespondenciju sa vašim partnerima, kolegama, kupcima i izvođačima. Njihova upotreba u ličnoj korespondenciji privatna je stvar svakoga. Međutim, pridržavanje ovih pravila u ličnoj korespondenciji samo će ostaviti dobar utisak o vama.

Etika poslovne e-pošte

Ako odjednom ne želite dalje čitati, ograničite se barem na sljedeća osnovna pravila:

Koristite dugme „Odgovori svima“ kada odgovarate. Ovo će zadržati originalne primaoce e-pošte u kopijama tako da vaš odgovor neće proći. Toplo preporučujem da sakrijete dugme "Odgovori" u postavkama interfejsa. Ako je potrebno, neželjene primaoce možete ukloniti "ručno".
Ne ostavljajte polje "Subject" prazno. Ljudi s kojima se dopisujete mogu primati stotine e-poruka dnevno, a koriste ovo polje da brzo procijene važnost i sadržaj e-pošte.
Citat pisma. Nemojte započinjati odgovor novim pismom, kliknite na "Odgovori svima" na primljenom pismu i nemojte isključivati funkciju citiranja za odgovore i prosljeđivanje u postavkama klijenta e-pošte.
Kada se u potpunosti citira(ako je vaš odgovor na cijelo pismo u cjelini) napišite tekst odgovora na POČETKU pisma, a ne na kraju, pri dnu.

DA NASTAVIMO?

Primanje pisama

Primljena pisma treba pročitati. Ako ste primili pismo, to znači da ga je neko poslao iz nekog razloga (naravno, spam se ovdje ne uzima u obzir). Ako osoba ima pisma označena kao nepročitana, a starija su od jednog dana, ne zna da radi sa poštom. Međutim, oprostivo je ako:
- osoba je umrla ili se iznenada razboljela;
- rad sa poštom mu nije uvršten u službene dužnosti (onda mu ne treba poslovni e-mail).
Ako niste menadžer, provjerite svoju poštu najmanje 2 puta dnevno: ujutro i popodne. Nedostatak vašeg odgovora na proizvodno pitanje može usporiti rad drugih ljudi i odgoditi rješavanje problema.
Ako ste menadžer, vaš dan bi trebao započeti pokretanjem klijenta e-pošte koji ostaje neopterećen cijeli dan i automatski provjerava vašu poštu. Postavite automatsku dostavu/prijem pošte najmanje svakih 10 minuta (po mogućnosti 1-3 minute).
Primili ste pismo. Ako ste jako zauzeti, odmah procijenite od koga je, temu i preletite je očima - to će vam pomoći da brzo odlučite da li pismo zahtijeva hitan odgovor ili možete malo pričekati.
Ako možete, odgovorite odmah. Ovo je najlakši i najefikasniji način da premjestite svoj posao i izbjegnete skupljanje zaglavljenih pošte.
Ako shvatite da nećete moći da odgovorite u roku od 24 sata, bolje je da odmah napišete "Odgovoriću za par dana" ili barem "Odgovoriću malo kasnije".

Za, Cc, Bcc polja

Zapamtite da postoje polja "Za", "CC" i "BCC". Vaše daljnje radnje (i radnje vaših dopisnih partnera) zavise od njih kada primite pismo:
- “Prima” - pismo i informacije ili pitanja koje sadrži su upućeni direktno primaocu. Ako šaljete pitanje, čekate odgovor od adresata koji je naveden u polju "Za". Ako ste primalac, onda morate odgovoriti.
- “CC” (“Kopija”) - primaoci koji stoje u kopijama primaju pismo “napomena” za informaciju ili su “pozvani da svjedoče”. Primalac u kopijama generalno ne treba da odgovara na pismo; štaviše, smatra se ljubaznim početi sa frazom „Izvinite što se mešam“ kada postoji takva potreba.
- "BCC" ("slijepa kopija") - polje za "intrigu u palati". Navođenjem primaoca u ovom polju "tajno" mu šaljete ovo pismo: glavni primalac ili oni u kopijama neće znati za činjenicu slanja pisma ovoj osobi. Koristi se i za masovnu slanje poštom tako da svi primaoci ne znaju vaš adresar.
Koristite dugme „Odgovori svima“ kada odgovarate. Ovo će zadržati kopije primalaca početne e-pošte i vaš odgovor ih neće proći.
NEMOJTE uklanjati iz kopija pisma ljudi koje je tamo dodao vaš dopisnik. Ako želite da odgovorite nešto lično da drugi dopisnici ne dobiju vaš odgovor, onda izbrišite sve iz kopija, osim onoga koji je napisao pismo (da, nikada ne koristimo dugme Odgovori).
Ako u primljenom pismu ima više od dva primaoca u polju „Za“, to znači da oba ova dopisnika ili bilo koji od njih moraju odgovoriti. Uzmite u obzir da OBA treba da odgovori – ako je pismo upućeno vama i nekom drugom, odgovorite i vama (čak i ako je odgovor tipa „Ovo pitanje definitivno nije za mene, neka odgovori taj i taj“).
Zauzvrat, toplo se preporučuje da NE uključite više od jednog primaoca u polje "Za". Na pismo upućeno dvoje, nećete dobiti odgovor ni od jednog ni od drugog, jer će svako misliti da će drugi odgovoriti. Nisu svi pročitali ovaj članak.
Prosljeđivanje privatne korespondencije na mailing listu bez pristanka dopisnika je neetično!

Predmet polje

Ne ostavljajte prazno.
Predmet pisma treba da bude kratak, ali da odražava glavni sadržaj, temu pisma. Naslovi poput "Pitanje", "Zdravo!" ili prazni naslovi daju vam početniku koji nema osnovne vještine poslovnog pisanja.
Kada odgovorite na jednu od nekoliko e-poruka s različitim naslovima, odgovorite na tačne. Odgovorite na dopis sa temom "Sastanak u utorak, 18.04" o sastanku i na pismo "Materijal za štampu" o materijalima za štampu. Ovo je zbog citiranja prethodne korespondencije (pogledajte ispod odjeljak "Pisanje pisama").
Ako trebate periodično slati e-poštu kao što su sedmični izvještaji, pokušajte da zaglavlje ostane konstantno, ili barem dio treba da bude konstantan kako bi primalac mogao postaviti automatska pravila za sortiranje takve pošte.

Važnost pisanja

Ako pismo sadrži informacije o hitnim promjenama, tekst ugovora ili druge informacije na koje prije svega trebate obratiti pažnju - koristite značaj "visok", ovo će pismo istaknuti u "Inbox".
Nemojte uzalud koristiti "veliku" važnost - "glasni" ljudi su dosadni, budite skromniji.
Označite lično pismo poslovnom dopisniku ili pismo šaljivom slikom ili linkom sa značajem "nizak".

Pisanje pisama (odgovori)

Počnite sa pozdravom, to je pristojno. "Zdravo gria!" sugerira da ste previše lijeni da napišete ime osobe. Čak i samo "Andrey!" ili "Dobar dan!" sasvim ljubazno i dovoljno.
Razgovarajte sa osobom na istom jeziku. Ovo se ne odnosi samo na ruski/engleski jezik, već i na formu teksta. Ako ste primili službeno pismo, neformalni odgovor na njega će biti nepoštovanje prema ispitaniku i demonstracija vaše vlastite niske kulture. Formalni odgovor na neformalnu žalbu je ili poziv na poštovanje propisa, ili ga jednostavno zahtijevaju korporativna pravila.
Pokušajte uvijek odgovoriti na posljednje slovo u lancu prepiske, a ne na neko srednje.
Ne ispolzuyte translit osim kod slanja pisama iz stanja u kojima je teško drugačije kucati tekst (na primjer, sa mobilnog telefona ili sa računara bez ruskog rasporeda tastature).
Ako vaš mail klijent ne podržava ruski jezik ili kvari kodiranje, priložite tekst odgovora uz prilog.
Poslovno pismo treba da bude precizno, sažeto i konkretno:
- Tačnost - uključite tačne informacije na koje se pozivate (datum i predmet drugog pisma, datum sastanka, tačka dnevnog reda sastanka, naziv datoteke, link do dokumenta na webu, itd.).
- Lakonski – neki izlažu na tri stranice ono što bi se moglo napisati u tri rečenice. Onaj koji jasno misli to jasno izražava, a vaš dopisnik to vidi.
- Specifičnost - iz pisma bi trebalo biti jasno ŠTA SE TAČNO traži od primaoca, koje radnje žele od njega.
Poslovna korespondencija nije mjesto za epistolarne vježbe i nije mjesto za izražavanje emocija. Za to postoje forumi, chat sobe i druga sredstva elektronske međuljudske komunikacije. Lakonski poslovni tekst nije suvoća, već ušteda vremena i preciznost misli.
Ako pismo sadrži nekoliko pitanja, tema ili zadataka, strukturirajte ih i razdvojite odlomcima sa ili bez numeracije. Neprekidni tok misli je teško čitati i lako je promašiti glavnu poentu pisma. Štaviše, neki ljudi imaju tendenciju da odmah pošalju loše strukturirano pismo u kantu za smeće (iako je to vjerovatno ekstremizam).
Imajte na umu da je odgovor na zahtjev ili zadatak "Uradimo to!" nepotpuna. “Učinit ćemo to do tog i tog datuma”, “nakon toliko dana”, “nakon tog i takvog događaja” - to su precizniji i precizniji odgovori.
Ako je pismo napisano tako da se na njega može odgovoriti jednostavno "ok", onda će odgovor vjerovatno biti primljen mnogo brže. Na primjer, ako imate više opcija za ono što učiniti, predložite zadanu.
Tekst mora biti bez grešaka. Očne jabučice nije strašno, ali ako napišete i napišete riječ pogrešno u svakom slovu, to postaje vrlo brzo primjetno, a vaša "trojka" sa minusom na ruskom postaje očigledna (kao i spekulativni daljnji zaključci o vašem općem nivou obrazovanja i kulture) .
Pokušajte da ne koristite html formatiranje pisma. Nažalost, ovaj format pisanja pisama je zadani u Outlook-u, ali prilikom njegove upotrebe, posebno kod citiranja (odgovaranja i prosljeđivanja), javlja se mnogo pitanja.
Ako ste primili e-mail u html formatu, NEMOJTE ga mijenjati u običan tekst, to narušava percepciju informacija pošiljaoca kada primi vaš odgovor. Što vam je vaš dopisnik važniji, to je važnije održati njegovu adekvatnu percepciju. Možete se nositi s isticanjem svojih odgovora u html citatima bojom ili možete koristiti dugme "Smanji uvlačenje" na panelu za html formatiranje (iako postoje neke hirovite nijanse).
Citirajte tekst originalnog pisma. Šta mislite da bi to značilo? Ne znam ni ja: Za: AIST - kreativna ptica Predmet: Re: Re: Re: Pitanje Ok! Vasya
Nikada nemojte uređivati tekst druge osobe kada citirate! Ovo je vrsta falsifikata pisma.
Uz puni citat (ako je vaš odgovor na cijelo pismo u cjelini), napišite tekst odgovora na POČETKU pisma, a ne na kraju.
Ako na nabrajanje odgovarate navodnicima, odvojite citat praznim redovima IZNAD I DOLJE i koristite velika slova na početku rečenica. Odgovore pokušajte pronaći ovdje:> predlažemo zamjenu logotipa priloženim,> pošto ova vrlo šarena pozadina nije našla logo u prilogu> ispravite natpis - umjesto "riba" treba napisati "rob"! > inače ćemo biti pogrešno shvaćeni, natpis je ispravljen, izvini> i zadnji...
Nedavno sam ovo proradio, pa iako bih podijelio:

Slanje sve odlazne pošte u Sent foldere sa postfix i cyrus imap.

Učinite da postfix šalje kopije kopija svih odlaznih mailova na poseban nalog za "poslanu" poštu. Upotrijebite sito na ovom posebnom računu da preusmjerite sve e-poruke u mapu Poslane stavke povezane s nalogom.