Informaciona podrška menadžmentu organizacije
| Uvod ………………………………………………………………………………… | 3 |
| Poglavlje 1. Teorijske osnove informacione podrške menadžmentu preduzeća …………………………………………………………… .. |
Informatizacija upravljanja u savremenim uslovima zasniva se uglavnom na upotrebi računarske tehnologije. Ovaj proces uključuje nekoliko faza: 1. Formiranje odgovarajuće tehničko-tehnološke baze (koristeći najnovije informacione tehnologije i savremena elektronska računarska i komunikaciona sredstva); 2. Organizacija proizvodnje i distribucije informacionih i računarskih usluga; 3. Razvoj mehanizma informacionih usluga i stvaranje efikasnog sistema za upravljanje ovim procesima; 4. Uvođenje i funkcionisanje progresivnih oblika, metoda i sredstava za obavljanje informacionih aktivnosti u procesima upravljanja, kao i stvaranje neophodnih materijalnih, tehničkih, organizacionih, ekonomskih i društvenih uslova za to. Efikasna upotreba računara zavisi od sledećih uslova: Izrada samih računala; Izrada softvera za njih; Pripremljenost okruženja aplikacije. U internom informacionom sistemu koriste se sledeće vrste računarske tehnologije: Velika i osobna računala; Mikroprocesori; Telekomunikacijski objekti; Elektronske pisaće mašine, kompozitori, terminalni uređaji sa ugrađenim mikroračunalom; Sredstva automatske obrade tekstualnih informacija. Računari se prvenstveno koriste za obradu podataka i rješavanje računskih problema. U savremenim uslovima, računari se sve više koriste za obradu nenumeričkih informacija, a pojam "računarska tehnologija" prestao je da odgovara prirodi problema koji se rešavaju uz pomoć računara. Razvoj telekomunikacionih sistema omogućio je kombinovanje svih tehničkih sredstava za obradu digitalnih i tekstualnih informacija u jedinstven interni informacioni sistem. Najefikasniji je informacioni sistem zasnovan na istovremenoj upotrebi kompjuterske tehnologije i automatizovane obrade tekstualnih informacija. Sveobuhvatna automatizovana obrada informacija podrazumeva integraciju u jedinstven kompleks svih tehničkih sredstava obrade informacija primenom najnovije tehnologije, metodologije i različitih postupaka za obradu informacija. Stvaranje integrisanog automatizovanog sistema uključuje uzastopne faze: Automatizacija procesa prikupljanja, pohranjivanja i izdavanja podataka; Upotreba uređaja za automatiziranu obradu tekstualnih informacija i uređaja za fototipizaciju; Integracija odvojenih procesa obrade informacija u jedinstven interni sistem; Kombiniranje tehničkih sredstava digitalnih i tekstualnih informacija putem e-pošte; Korišćenje čitavog kompleksa tehničkih sredstava za obradu informacija, prelazak na jedinstven sistem za obradu svih vrsta informacija. Nedavno su počeli da govore o automatizaciji aktivnosti upravljanja osobljem u Rusiji. Ako su računovodstveni paketi stvoreni davno i aktivno se koriste u gotovo svim strukturama, tada se malo razmišljalo o automatizaciji rada kadrovskih radnika, a potražnja za takvim sistemima je nedavno značajno porasla. Automatizacija aktivnosti upravljanja osobljem daje: Efikasnost kontrole mogućnost dobijanja konzistentnih i potpunih podataka o strukturi preduzeća, pozicijama u kadrovskoj tabeli i zaposlenima; Stroga kontrola nad aktivnostima podružnica; Prilagodljiv sistem razvoja izvještajne dokumentacije; Prelazak na nove tehnologije i metode rada; Poboljšanje uslova rada; Fleksibilnost upravljanja. Na kvalitet upravljanja preduzećem utiču faktori kao što su efikasnost i kvalitet formiranja dokumenata, prijem i prenos informacija, doslednost rada referentno-informativne službe, jasna organizacija skladištenja, pretraživanja i korišćenja dokumenata. Kada je kompjuter zamenio pisaću mašinu, a prepiska postala moguća bez upotrebe koverti i poštanskih maraka, postalo je sasvim očigledno da se danas u radu sa informacijama ne može bez korišćenja najnovijih informacionih tehnologija. U sadašnjoj fazi razvoja tržišne ekonomije, potpuna analitička obrada računovodstvenih i drugih ekonomskih informacija nezamisliva je bez upotrebe kompjuterske tehnologije. Kvalitetna informatička podrška procesu upravljanja privrednom djelatnošću moguća je samo kada se u potpunosti iskoriste sva dostignuća naučnog i tehnološkog napretka. Prije svega, to se tiče primjene u praksi upravljanja najnovijim informacionim tehnologijama: računarske tehnologije, telekomunikacija i softvera. Istovremeno, u većini radova posvećenih pitanjima automatizacije sistema upravljanja za poslovanje privrednih subjekata, znatno se manje pažnje poklanja problemima razvoja i dizajna analitičkih softverskih proizvoda. Štaviše, napredak u informatičkoj tehnologiji se vremenom nije smanjio. Revolucionarne transformacije koje su se dogodile posljednjih godina u oblasti informacionih tehnologija i dovele do masovnog uvođenja u praksu upravljanja personalnim računarima i srodnim interaktivnim tehnologijama, distribuirane obrade podataka zasnovane na dijalogu klijent/server, zahtijevaju daljnji razvoj teorijski i metodološki koncepti izgradnje informacionih sistema. Stoga se čini razumnim zaključiti da je danas u ekonomskoj nauci stvoren prilično holistički, naučno utemeljen koncept organizacije računovodstva i upravljačkog računovodstva u računarskom okruženju. Ovaj koncept se zasniva na generalizaciji stečenog iskustva izgradnje softverskih sistema sa stanovišta savremenih informacionih tehnologija i savremenih pristupa organizovanju računovodstvenog rada u preduzećima. 1.3 Formiranje integrisanog informacionog sistema. Prilikom izbora i implementacije sistema potrebno je riješiti tehnički, administrativni i organizacione zadatke. Informacioni sistem je plod zajedničkih napora dobavljača i osoblja kompanije. Za uspješnu implementaciju projekta: 1. Potrebno je izvršiti istraživanje i projektovanje budućeg sistema. Drugim riječima, potrebna je tačna analiza postojećeg stanja i model budućeg sistema; 2. Programer mora konfigurirati sistem. Tokom implementacije potrebna je faza testiranja kako bi se identifikovale potencijalne greške; 3. Implementacija je podijeljena na dva velika dijela: obuku administratora iz osoblja preduzeća i direktno pokretanje podsistema u odjeljenjima i odjeljenjima. Prilikom odabira softverskih i hardverskih platformi i pojedinačnih poslovnih aplikacija moraju se koristiti konzistentne, konzistentne tehnologije, mora se poštovati jedinstvena tehnologija za rad i održavanje sistema. Pored ovih ključnih zahtjeva, postoji niz općih tehničkih zahtjeva za svaki informacioni sistem: Performanse velike brzine, odnosno prilično kratko vrijeme odziva sistema (u jedinicama sekundi) prilikom unosa, pretraživanja i obrade informacija; Pouzdana zaštita od neovlašćenog pristupa podacima i registracija kadrovskih radnji; Pogodno korisničko sučelje radnih mjesta; Sposobnost skaliranja i razvoja sistema; Integracija sa modulima koji se koriste u sistemu prenosa podataka; Mogućnost pretvaranja podataka iz prethodno korištenih aplikacija u novi sistem; Visoka operativna pouzdanost. Metodologija kreiranja korporativnih informacionih sistema sadrži niz sledećih opštih odredbi: Tehnologija izgradnje sistema po modelima „kako treba“, bez pokušaja programiranja algoritama koji su trenutno na snazi, budući da upotreba softverskih aplikacija u radu nije samo smanjenje papirne dokumentacije i rutinskih operacija, već i tranzicija. na nove oblike upravljanja dokumentima, računovodstva i izvještavanja. Tehnologija za izgradnju sistema sa pristupom odozgo prema dolje. Ako odluku o automatizaciji donese i odobri najviši menadžment, onda se implementacija softverskih modula vrši iz glavnih preduzeća i sektora, a proces izgradnje korporativnog sistema je mnogo brži i efikasniji nego kada je sistem prvobitno uveden. u niže divizije. Tehnologija fazne implementacije. Prvi objekti automatizacije su ona područja u kojima je, prije svega, potrebno uspostaviti proces računovodstva i formiranja izvještajne dokumentacije za više organe i srodne odjele. Uključivanje budućih korisnika u razvoj. Sistem mora podržavati takvu šemu interakcije između modula i radnih stanica, koja bi zadovoljila zahtjeve i tehničke mogućnosti korisnika. Poteškoće i teškoće u korišćenju informacionog sistema za mala preduzeća leže u velikom broju preduzeća, u različitim oblicima organizacije proizvodnje, u širokom spektru proizvoda. Sve ovo dovodi do stvaranja informacionog sistema za mala preduzeća, po obimu i funkcionalnosti srazmernog informacionom sistemu velikih korporacija, pa je, s jedne strane, moguće dizajnirati informacioni sistem za pojedinačna preduzeća, uzimajući u obzir uzeti u obzir njihove specifičnosti. Ali razvoj individualnog informacionog sistema za svako preduzeće je ekonomski neisplativ. Ovo se posebno odnosi na mala preduzeća, kada gotovo svako od njih ima karakteristiku organizacije procesa koja im omogućava da bude konkurentna. Sve veći broj rukovodilaca preduzeća u različitim oblastima poslovanja dolazi do odluke o potrebi uvođenja informacionih tehnologija. Konkurencija onemogućava zaustavljanje i opuštanje. Istovremeno, samo informacioni sistemi kao takvi i tehnička sredstva koja se koriste za njihovu implementaciju nisu dovoljni za postizanje konkurentske prednosti. Efikasnost njihove implementacije se manifestuje samo uz dužnu pažnju na pitanja upravljanja i organizacione aspekte. Potreba za informatičkom tehnologijom je višestruka i manifestuje se u specifičnim uslovima. Postoje aktivnosti u kojima su informacije posebno važne. Ovo, na primjer, bankarstvo, berzanske aktivnosti. U takvim organizacijama upotreba informacionih tehnologija je od vitalnog značaja. Sa stanovišta ruskih lidera, glavne prepreke implementaciji složenih automatizovanih sistema upravljanja su: 1. predugo vrijeme implementacije; 2. previše vremena koje zaposleni u preduzeću provode u procesu implementacije; 3. nepredviđena povećanja troškova tokom izvođenja projekta; 4. nevoljnost izvođača da ugovorom utvrdi kriterijume za uspješnu implementaciju i njegovu odgovornost; 5. nefleksibilnost implementiranih rješenja; 6. Nedovoljno poznavanje od strane izvođača specifičnosti delatnosti ruskih preduzeća i nedostatak iskustva uspešne implementacije u sličnim preduzećima; 7. fokus izvođača na tehnologiju, a ne na posao. Organizacije se razlikuju po efektu koji se očekuje od uvođenja kompjuterskih informacionih sistema. U nekim slučajevima, kompetentna implementacija posebnih informacionih sistema može imati povoljan efekat na postizanje konkurentske prednosti, na primer, poboljšanjem doslednosti u radu sa udaljenim agentima ili povećanjem brzine ispunjenja naloga. U drugim situacijama, kompjuterska tehnologija može olakšati izvođenje rutinskih operacija i pomoći u organizaciji informacija. Poglavlje 2. Analiza informacione podrške za upravljanje preduzećem. 2.1 Opće karakteristike objekta istraživanja. Otvoreno akcionarsko društvo "Exmash" osnovano je u skladu sa Ukazom predsjednika Ruske Federacije "O organizacionim mjerama za transformaciju državnih preduzeća u akcionarska društva" od 1. jula 1992. godine broj 721. Preduzeće je komercijalna organizacija koja teži ostvarivanju dobiti kao osnovnom cilju svoje delatnosti. Glavne djelatnosti Društva su: istraživačka i proizvodna djelatnost; proizvodnja robe široke potrošnje; pružanje plaćenih usluga stanovništvu; komercijalna djelatnost; aktivnosti trgovine i nabavke; izgradnja stambenih objekata i objekata kulturne, kućne i industrijske i tehničke namjene; inostrana ekonomska aktivnost; proizvodnja drvenih građevinskih proizvoda. U skladu sa Statutom Exmash doo, organi upravljanja društvom su: skupština akcionara; Upravni odbor; jedini izvršni organ je generalni direktor. Upravljanje preduzećem se zasniva na linearnom (šef glavne proizvodnje - šefovi radnji - predradnici) i funkcionalnom (odeljenja i službe po delatnostima) principima. Ovaj oblik upravljanja ima određene prednosti i nedostatke. U ovom trenutku kompanija zapošljava 17 ljudi. Termin "organizacijski dijagram" odmah dočarava dvodimenzionalni dijagram stabla sastavljen od pravokutnika i linija koje ih povezuju s našim umovima. Ovi pravougaonici predstavljaju obavljeni posao i odgovornosti i time predstavljaju podelu rada u organizaciji. Relativni položaj pravougaonika i linija koje ih povezuju pokazuju stepen podređenosti. Razmatrani odnosi su ograničeni na dvije dimenzije: gore i dolje i poprečno, budući da radimo s ograničenom pretpostavkom da organizaciona struktura treba biti predstavljena na dvodimenzionalnom dijagramu nacrtanom na ravnoj površini.
|
|
Rice. 1.2. Organizaciona struktura OJSC "Exmash"
Očigledno, da bi se postigla ova ravnoteža, organizacija mora imati dovoljno fleksibilnu strukturu. (Iako fleksibilnost ne garantuje prilagodljivost, ipak je neophodno postići ovo drugo).
Osnovu linearnih struktura čini tzv. „rudnički“ princip izgradnje i specijalizacije procesa upravljanja prema funkcionalnim podsistemima organizacije. Učinak svake usluge ocjenjuje se indikatorima koji karakterišu ispunjenje njihovih ciljeva i zadataka. Shodno tome, gradi se sistem motivacije i stimulacije zaposlenih. U ovom slučaju, konačni rezultat postaje, takoreći, sekundaran, jer se vjeruje da sve usluge u jednom ili drugom stepenu rade na tome da ga dobiju.
Prednosti organizacione strukture OJSC "Exmash" (slika 2):
Jasan sistem međusobnih odnosa funkcija i odjela;
Jasan sistem upravljanja sa jednim čovjekom - jedan lider koncentriše u svojim rukama vođenje čitavog skupa procesa sa zajedničkim ciljem;
Jasno izražena odgovornost;
Brza reakcija izvršnih jedinica na instrukcije nadređenih.
Nedostaci organizacione strukture OJSC "Exmash":
Nedostatak veza uključenih u strateško planiranje;
Sklonost birokratiji i prebacivanju odgovornosti prilikom rješavanja problema koji zahtijevaju učešće više odjela;
Mala fleksibilnost i prilagodljivost promenljivim situacijama;
Kriterijumi efikasnosti i kvaliteta rada odjeljenja u cjelini su različiti;
Tendencija da se formalizuje procjena učinka jedinica obično dovodi do pojave atmosfere straha i nejedinstva;
Veliki broj "kontrolnih etaža" između ljudi koji proizvode proizvode i donosioca odluka;
Preopterećenost menadžera najvišeg nivoa;
Povećana zavisnost učinka organizacije od kvalifikacija, ličnih i poslovnih kvaliteta top menadžera.
Društvo se sastoji od raznih odjeljenja i odjeljenja. Većina divizija bavi se proizvodnjom proizvoda i pružanjem plaćenih usluga stanovništvu. Kompanija uključuje sledeće divizije:
Centar za glavnu proizvodnju proizvoda;
Odjeli za proizvodnju proizvoda;
Proizvodna područja;
Proizvodne i komercijalne jedinice;
Službe;
Sektori upravljanja (Računovodstvo, Operativni sektor, Odeljenje za regionalnu politiku, Odeljenje za pravne i ljudske resurse).
2.2 Tehnički i ekonomski pokazatelji.
Za analizu tehničko-ekonomskih pokazatelja koriste se godišnji računovodstveni izvještaji za više godina.
Stabilnost finansijske pozicije preduzeća u velikoj meri zavisi od izvodljivosti i ispravnosti ulaganja finansijskih sredstava u sredstva. Najopćenitija ideja o promjenama koje su se dogodile u strukturi imovine, kao io njenoj dinamici, može se dobiti korištenjem horizontalne i vertikalne analize bilansa stanja organizacije (Tabela br. 2.1)
Tabela br.2.1
Analiza strukture i dinamike imovine organizacije (hiljadu rubalja)
Indikatori |
2007 godina | 2008 godina | godine 2009 | specifična težina,% | odstupanja | Stopa rasta, % | Stopa rasta,% | ||
| na početku perioda | na kraju perioda | po iznosu | po specifičnoj težini | ||||||
| 1. Dugotrajna imovina | 5 213 | 3 152 | 2 178 | 72,96% | 51,13% | -3 035 | -21,83% | 41,78 | -58,22 |
| 2. Zalihe, troškovi | 1 080 | 1 010 | 1 082 | 15,12% | 25,40% | 2 | 10,28% | 100,19 | 0,19 |
| 3. Potraživanja | 454 | 386 | 246 | 6,35% | 5,77% | -208 | -0,58% | 54,19 | -45,81 |
| 398 | 549 | 754 | 5,57% | 17,70% | 356 | 12,13% | 189,45 | 89,45 | |
| Balans | 7 145 | 5 097 | 4 260 | 100 % | 100% | -2 885 | 0 | 71,34 | -28,66 |
Kao rezultat horizontalne i vertikalne analize bilansne aktive možemo reći da: najveći udeo u strukturi imovine organizacije na početku perioda (73%) i na kraju perioda (51,1% ) imao dugotrajnu imovinu. Visok nivo dugotrajne imovine je normalan za ovu oblast djelatnosti, ali je negativna činjenica da na kraju perioda dolazi do smanjenja nivoa dugotrajne imovine.
Izvori finansiranja organizacije se ogledaju u pasivi bilansa stanja. Procjena strukture i dinamike vrši se na osnovu rezultata horizontalne i vertikalne analize obaveza organizacije (tabela 2.2).
Na osnovu analize strukture i dinamike izvora finansiranja organizacije, mogu se izvesti sljedeći zaključci: U izvorima finansiranja organizacije na početku perioda (173,9%) i na kraju perioda (241,6%), računi prevladavaju plativi. U analiziranom periodu došlo je do smanjenja iznosa izvora finansiranja za 40,4%. Najveći pad zabilježen je na stavci „kratkoročni krediti i krediti“ (-100%).
Tabela br. 2.2
Analiza strukture i dinamike izvora finansiranja (hiljada rubalja).
| indikatori | 2007 godina | 2008 godina | godine 2009 | specifična težina,% | odstupanja | Stopa rasta, % | Stopa rasta,% | ||
| na početku perioda | na kraju perioda | po iznosu | po specifičnoj težini | ||||||
| 1. Izvori vlastitih sredstava | -6 193 | -6 192 | -6 191 | -86,68 | -145,3 | 2 | -58,65 | 99,97 | -0,03% |
| 2. Dugoročni krediti i pozajmice | 161 | 161 | 161 | 2,25 | 3,78 | 0 | 1,53 | 100 | 0,00% |
| 3. Kratkoročni krediti i pozajmice | 750 | 530 | 0 | 10,50 | 0,00 | -750 | -10,50 | 0,00 | -100% |
| 4. Računi plaćanja | 12 427 | 11 840 | 10 290 | 173,93 | 241,55 | -2 137 | 67,62 | 82,80 | -17,2 |
| Balans | 7 145 | 6 339 | 4 260 | 100% | 100% | -2 885 | 0 | 88,72 | -11,28 |
U strukturi obrtnih sredstava najveći specifični ponder imaju rezerve koje na početku perioda iznose 42,2%, a na kraju perioda 39,4%. Veoma visok nivo potraživanja u obrtnoj imovini je negativan faktor u aktivnostima organizacije. Preusmjeravanje značajnih sredstava na račune potraživanja može dovesti do finansijskih poteškoća - do smanjenja solventnosti organizacije, prekida u tekućim aktivnostima. (Tabela br. 2.3.)
Tabela br.2.3
Analiza strukture i dinamike obrtnih sredstava. (hiljadu rubalja.)
| indikatori | 2007 godina | 2008 godina | godine 2009 | specifična težina,% | odstupanja | Stopa rasta, % | Stopa rasta,% | ||
| na početku perioda | na kraju perioda | po iznosu | po specifičnoj težini | ||||||
| 1. Zalihe | 815 | 713 | 821 | 42,18 | 39,43 | 6 | -2,75 | 100,74 | 0,74 |
| 2. PDV na kupljene dragocjenosti | 265 | 240 | 261 | 13,72 | 12,54 | -4 | -1,18 | 98,49 | -1,51 |
| 3. Potraživanja | 454 | 380 | 246 | 23,50 | 11,82 | -208 | -11,6 | 54,19 | -45,81 |
| 4. Gotovina i kratkoročna finansijska ulaganja | 398 | 511 | 754 | 20,60 | 36,22 | 356 | 15,61 | 189,45 | 89,45 |
| Ukupna obrtna sredstva | 1 932 | 1 844 | 2 082 | 100% | 100% | 150 | 0 | 107,76 | 7,76% |
Indikatori efikasnosti upravljanja obrtnom imovinom su:
1. Koeficijent obrta obrtnih sredstava (Kooa)
Kooa = Prihod / Prosječna godišnja vrijednost obrtnih sredstava
Kooa = 31 / ((1932 + 2082) / 2) = 0,02 - to znači da se u roku od 3 godine sredstva uložena u obrtna sredstva u prosjeku okreću oko 0,02 puta.
2. Period obrta obrtnih sredstava = 360 / Kooa = 360 / 0,02 = 18000 (dana)
One. obrtna sredstva ostvare jedan obrt u proseku od 18.000 dana, što je veoma dug period.
3. Apsolutne uštede (prekoračivanje troškova) obrtnog kapitala (Eos):
Eos = iznos obrtnih sredstava na kraju perioda - iznos obrtnih sredstava na početku perioda
Eos = 2082 - 1932 = 150 (hiljadu rubalja)
4. Relativna ušteda u obrtnom kapitalu (Eotn.os) utvrđuje se uzimajući u obzir promjenu prodaje: Eotn.os = Eos * indeks promjene prihoda
Eotn.os = 150 * 0 = 0
5. Veličina povećanja proizvodnje usled ubrzanja obrta obrtnih sredstava može se odrediti na sledeći način: DNo = (Koos1 - Kooso) * Eos,
gdje je: DN povećanje obima proizvodnje;
Koos1, Kooso - pokazatelji obrta obrtnih sredstava za izvještajni i bazni period;
DNo = (0,01 - 0,02) * 150 = -1,5
Analiza tokova gotovine direktnom metodom omogućava procjenu likvidnosti organizacije i preduzimanje operativnih mjera kako bi se osigurala adekvatnost sredstava za tekuća plaćanja organizacije. Međutim, ova metoda ne otkriva odnos između dobijenog finansijskog rezultata i promjena sredstava na računima organizacije. Direktna metoda se zasniva na obračunu novčanih priliva i odliva, a osnovni element je prihod (Prilog 1).
Za procjenu finansijskog stanja organizacije potrebno je analizirati i strukturu i dinamiku izvora vlastitih (Prilog br. 2), pozajmljenih i pozajmljenih sredstava.Glavni izvor informacija je bilans stanja.
Generalizirajući pokazatelji efektivnosti organizacije su indikatori profitabilnosti (tabela 2.4).
Tabela br.2.4
Pokazatelji profitabilnosti OJSC "Exmash" za 2007-2009.
Rezultati profitabilnosti, koji karakterišu konačne rezultate upravljanja preduzećem, ukazuju da je nivo profitabilnosti izuzetno nizak, na osnovu čega se može zaključiti da je organizacija finansijski nestabilna i da nije profitabilna.
Na osnovu rezultata analize mogu se izvesti sljedeći zaključci da ova organizacija ima:
Veoma niska finansijska sredstva, koja ne dozvoljavaju blagovremeno izvršavanje obaveza;
Vrlo dugoročan za moguću otplatu dugova;
Na kraju perioda došlo je do povećanja učešća svih robnih kredita i docnji u budžetu u ukupnom iznosu dugova;
Tekuće obaveze gotovo da nisu pokrivene obrtnom imovinom;
Obrtna sredstva se formiraju na teret pozajmljenih sredstava;
Izuzetno nizak stepen opskrbljenosti vlastitim obrtnim sredstvima.
2.3. Analiza sistema upravljanja dokumentima.
Sistem upravljanja dokumentima je isti dio proizvodne infrastrukture, apsolutno jednak i neophodan, kao i oprema, resursi i kadrovi. Ova ideja je jasna svakom menadžeru. Menadžer gubi mnogo vremena zbog neispravnih ili neblagovremenih dokumenata, pogrešnih odluka menadžmenta ili zbog nemogućnosti brzog pronalaženja traženog dokumenta.
Svi dokumenti koji cirkulišu u sistemu upravljanja dokumentima podeljeni su u JSC "Exmash" na sledeći način: dolazni; odlazni; nalozi (za glavnu djelatnost, za službena putovanja, za osoblje); interni (finansijski, servisni).
Vrijeme utrošeno na izradu dokumenata ovisi o složenosti dokumenta, o dostupnosti takvih gotovih dokumenata i o tehničkoj podršci (prisustvo modernog personalnog računara, softvera i štampača).
Sekretari organizacije sve dokumente evidentiraju u posebnim časopisima. Pored toga, uspostavljen je elektronski sistem kontrole naloga.
Zapravo, na recepciji rade dvije osobe. To su dvije sekretarice, ponekad i jedna. Njih dvojica nisu u mogućnosti da obavljaju sve ove funkcije i samim tim se elektronski sistem kontrole naloga ne koristi za predviđenu namjenu. U ovom sistemu dokumenti se pod kontrolom unose u prošlom broju. Ne postoji jedinstveni standard za sastavljanje naloga, dopisa. Ne postoji jasno određeno vrijeme za registraciju dokumenata. Dokument koji potpisuje rektor može ležati neograničeno vrijeme ili se izgubiti. E-mail se ne koristi, kao poziv upravi univerziteta ili jednostavno obavještavanje zaposlenih vrši se telefonom ili usmeno na sastanku.
Korištenje lokalne mreže omogućava razmjenu poruka između zaposlenih u organizaciji u obliku e-pošte. Ovo je otprilike prepolovilo broj dopisa iz godine u godinu. Povećana je poslovna aktivnost organizacije, rastu prihodi od prodaje, a samim tim i tokovi ulaznih i odlaznih dokumenata.
OJSC "Exmash" ima odobrenu šemu toka dokumenata. (Slika 2.1).
Personalni računari i računarske mreže postali su važan faktor ne samo u dobrobiti malih i rastućih preduzeća, već iu njihovom opstanku. Oni su alat za racionalizaciju rada, smanjenje troškova i povećanje produktivnosti zaposlenih.
Jedan od glavnih zadataka vlasnika male kompanije je da ostane ispred konkurencije. Da biste ostali konkurentni na današnjem tržištu, morate potaknuti rast prihoda po najnižoj cijeni — i tu dolazi moderna mrežna tehnologija.
Pravo ulaganje u kompjutersku mrežu može pomoći preduzeću da zaradi četiri glavna faktora. To će omogućiti:
Smanjite administrativne troškove
Povećajte produktivnost rada
Pojednostavite upravljanje poslovanjem
Smanjite troškove hardvera
Gore navedene prednosti lokalne mreže se ne koriste. Tako, na primjer, povećanje produktivnosti rada. Prisustvo mreže omogućava zaposlenima u organizaciji da troše manje vremena na rutinske operacije, štedeći ga za produktivnost rada. Slanjem servisnih dopisa putem e-pošte, menadžeri eliminišu potrebu da ih štampaju, kopiraju i distribuiraju. E-pošta omogućava gotovo trenutnu dostavu i odgovor na korespondenciju. Međutim, e-mail se jednostavno ne koristi toliko koliko ga uopće nema.
Uzmite racionalizaciju rada. Korišćenje aplikacija zasnovanih na vebu kao što su sistemi za upravljanje bazama podataka i tabele omogućavaju zaposlenima da sarađuju bez napuštanja radnog mesta, gde god da se nalaze korisnici ili aplikacije. Ovo može dosta ubrzati stvari. Međutim, to je nemoguće prije svega zbog nepismenosti osoblja i zbog činjenice da odjeli više nemaju povjerenja jedni u druge nego što bi željeli da sarađuju.
Razmislite o smanjenju troškova hardvera. Prisustvo mreže omogućit će zaposlenima kompanije da dijele prilično skupu perifernu opremu kao što su laserski štampači, uređaji za pravljenje rezervnih kopija i komunikaciona oprema. To smanjuje njihov trošak po korisniku i omogućava pristup velikom broju zaposlenih.
Značajna smanjenja administrativnih troškova nastaju kada su lični računari umreženi. Ako, na primjer, menadžer odluči da izvrši nadogradnju na novu verziju aplikacije, on treba samo da izvrši promjene u njenoj zajedničkoj kopiji, a ne na svakoj radnoj stanici. Lakoća upravljanja mrežom znači povećanu produktivnost radnika odgovornog za njen rad.
Efekat uvođenja lokalne mreže u Exmash OJSC bit će opipljiviji, jer samo povezivanje odjela na lokalnu mrežu ništa ne čini. Odjeljenje obično postaje zatvorenije. Sljedeća reakcija je poznata od šefova odjeljenja kada su priključeni na mrežu:
Arhiviranje podataka na flopi diskove
Zaštita fajlova lozinkom
Odbijanje korištenja mreže
Skeniranje na kompjuterske viruse
Odbijanje da se povinuje zahtjevima administratora mreže, navodeći nesposobnost
Dakle, uvode se nove tehnologije, a metode izvođenja radova ostaju iste. Stoga će najteži zadatak novog odjela biti obuka zaposlenih u organizaciji novim informacionim tehnologijama. Naravno, potrebno je kompleksno rješavati postojeći problem, tu nema glavnih zadataka, jer ako zanemarite ili propustite neke oblasti integriranog razvoja u organizaciji informacionog sistema, onda ekonomskog efekta možda uopće neće biti. ili će biti beznačajan.
3.3 Studija izvodljivosti za implementaciju automatizovanog informacionog sistema. Korišćenje internet tehnologija.
Automatizacija sistema upravljanja preduzećem AD „Exmash“ je uspostavljanje optimalnog toka rada između odeljenja preduzeća, uspostavljanje upravljačkog računovodstva i informatizacija finansijskog kontrolinga preduzeća. Svaka funkcionalna jedinica mora voditi odgovarajuću finansijsku evidenciju. Ispunjavaju zahtjeve stroge kontrole nad izvršenjem pojedinačnih planova i budžeta.
Procijenimo izvodljivost predloženog projekta.
Glavni problemi i zadaci koji zahtijevaju posebnu pažnju prilikom njihovog rješavanja u OJSC "Exmash":
1) Nedostatak postavljanja upravljačkog zadatka u preduzeću;
2) potrebu za djelimičnom ili potpunom reorganizacijom strukture preduzeća;
3) Potreba za promjenom poslovne tehnologije u različitim aspektima;
4) otpor zaposlenih u preduzeću;
5) privremeno povećanje obima posla zaposlenih tokom implementacije sistema;
6) Potreba za formiranjem kvalifikovanog tima za implementaciju i održavanje sistema, izbor snažnog vođe tima.
Nedostatak izjave o zadatku upravljanja u OJSC "Exmash" je najznačajniji i najteži. Kompetentna formulacija zadataka menadžmenta je najvažniji faktor koji utiče kako na uspeh preduzeća u celini, tako i na uspeh projekta automatizacije. Na primjer, potpuno je beskorisno baviti se implementacijom automatizovanog sistema elektronskog upravljanja dokumentima ako samo upravljanje dokumentima nije pravilno postavljeno u organizaciji, kao određeni sekvencijalni proces.
Dakle, prvo što je potrebno uraditi da bi projekat uvođenja automatizovanog sistema upravljanja bio uspešan jeste da što više formalizujete sve one kontrolne petlje koje zapravo planirate da automatizujete. U većini slučajeva to se ne može učiniti bez uključivanja profesionalnih konsultanata, ali iz iskustva, troškovi konsultanata jednostavno nisu uporedivi s gubicima od neuspjelog projekta automatizacije. Međutim, ne treba pogriješiti u izboru konsultanata, ali to je već zasebno složeno pitanje.
Prije nego što se krene u implementaciju sistema automatizacije u poduzeću, obično je potrebno djelomično reorganizirati njegovu strukturu i poslovne tehnologije. Stoga je jedna od najvažnijih faza projekta implementacije kompletan i pouzdan pregled preduzeća u svim aspektima njegovih aktivnosti. Na osnovu zaključka dobijenog kao rezultat ankete, gradi se čitava dalja šema izgradnje korporativnog informacionog sistema. Reorganizacija se može izvršiti na više lokalnih tačaka gdje je to objektivno neophodno, što neće za sobom povlačiti značajniji pad aktivnosti tekućih komercijalnih djelatnosti.
Rezultati profitabilnosti OJSC "Exmash" ukazuju da je nivo profitabilnosti izuzetno nizak, na osnovu čega se može zaključiti da je organizacija finansijski nestabilna i nije profitabilna. Razlog za to je dijelom visok nivo troškova i nedostatak jasnog toka dokumenata u preduzeću.
Kao rezultat implementacije u lokalnoj mreži i pokušaja da se djelimično automatizuje radni tok, doći će do značajnog smanjenja protoka dokumenata. Opremanje raznovrsnom opremom omogućava vam uštedu troškova upravljanja i režijskih troškova, efikasnije interno planiranje, upravljanje i kontrolu. Menadžeru je moguće u najkraćem mogućem roku pružiti pouzdane informacije koje su mu potrebne za donošenje operativnih odluka uz korištenje najnovijih tehničkih sredstava.
Potreba za promjenom tehnologije rada sa informacijama i poslovnim principima. Efikasno izgrađen informacioni sistem ne može a da ne unese promene u postojeću tehnologiju planiranja budžetiranja i kontrole, kao i upravljanja poslovnim procesima.
Implementacija programa će zahtijevati ne mala ulaganja preduzeća. Prije svega, troškovi će biti povezani s direktnim dizajnom sistema. To uključuje detaljnu izradu pojedinačnih projektantskih rješenja, njihovu analizu, testiranje, a zatim i samu implementaciju.
U svakoj diviziji organizacije treba imenovati zaposlenog odgovornog za dizajn i implementaciju informacionog sistema, koji prikuplja potrebne informacije, bira opremu i softver, sprovodi obuku osoblja i rukovodi implementacijom i analizom funkcionisanja informacionih sistema. .
Stvaranje informacionog sistema može se izvesti na tri načina:
1. samostalno obavljanje ovog posla;
2. izrada dizajnerskih rješenja od strane stručnjaka iz treće strane;
3. nabavka gotovih paketa aplikativnih programa.
Iz ekonomskih razloga, prednost treba dati upotrebi gotovih softverskih paketa, birajući najprikladniji za uslove određenog objekta.
Kao rezultat realizacije ovog projekta može se postići sljedeće:
1. Sada se svaka funkcionalna jedinica može definisati kao finansijsko računovodstveni centar, sa odgovarajućim nivoom finansijske odgovornosti njenog rukovodioca. To, pak, povećava odgovornost svakog od ovih menadžera, a vrhunskim menadžerima daje efikasne alate za preciznu kontrolu nad izvršenjem pojedinačnih planova i budžeta.
2. U prisustvu informacionog sistema, menadžer je u mogućnosti da dobije ažurne i pouzdane informacije o svim segmentima aktivnosti kompanije, bez vremenskih zastoja i nepotrebnih prenosnih veza.
Također treba imati na umu da Intranet sistem nudi korištenje Internet tehnologija u korporativnim mrežama. U okruženju lokalne mreže, sve prednosti Interneta mogu se ostvariti korištenjem standardnih Internet alata. Na primjer, klasični komunikacijski problem jedan-prema-više rješava se korištenjem internetskih alata, čak i unutar lokalne mreže. Intranet rješenja vam omogućavaju da brzo kreirate lokalne, sigurne mrežne sisteme sa pravom "klijent-server" tehnologijom, koji su dostupni za savladavanje, kako od strane obučenog stručnjaka tako i od običnog radnog osoblja kompanije.
WEB serveri mogu slati i primati e-mail poruke, prikupljati podatke i odgovarati na zahtjeve, kodirati poruke u zavisnosti od zahtjeva sigurnosti informacija. Kompanije mogu koristiti interne WEB servere za sve operacije koje se uobičajeno obavljaju u sajber prostoru. U ovom slučaju, bilo koji od pretraživača postaje glavni softverski alat za krajnje korisnike informacija.
Rezultati implementacije ovih tehnologija:
Ova implementacija klijent-server tehnologije poboljšava zaštitu korporativnih podataka;
Sve aplikacije se razvijaju i održavaju u obradnom centru;
Pitanje daljinskog pristupa se rješava u smislu heterogenosti tehničke baze krajnjeg korisnika;
Rješava se pitanje rada na komutiranim kanalima komunikacije i sl.
U OJSC "Exmash" postoji realna mogućnost sa skoro svakog računara za pristup globalnoj Internet mreži, i to u bilo koje vrijeme. Ovo samo govori o visokom stepenu naučno-tehničkog razvoja organizacije. Međutim, ove mogućnosti ne koriste svi. Većina zaposlenih i ne zna za internet. Drugim riječima, kultura organizacije mora biti podignuta na nivo naučnog i tehnološkog razvoja.
Implementacija ovog projekta je svrsishodna, jer omogućava preduzeću da uđe na novi nivo informatizacije. To, pak, vodi ka racionalnom upravljanju, kontroli ispravnosti rada zaposlenih od strane menadžera i povećanju njihove pismenosti u svom profesionalnom području.
Zaključak
Informacioni sistemi pružaju određene prednosti u odnosu na konkurenciju automatizacijom operacija unutar sistema i poboljšanjem kvaliteta ili isporuke krajnjeg proizvoda organizacije. Prednosti unutar same firme se manifestuju u podršci operativnoj kontroli, organizaciji upravljačke kontrole i strateškom planiranju. Takođe, informacioni sistemi poboljšavaju kvalitet proizvoda, proširujući njegovu dokumentarnu bazu i uslugu. Koristeći globalnu računarsku mrežu Internet, menadžeri su u mogućnosti da primaju i razmjenjuju operativne informacije, kao i da sprovode različite vrste istraživanja.
Stoga je korištenje tehnologija koje su uključene u koncept informacionog sistema ključ uspješnog djelovanja na tržištu.
Upotreba informacionih tehnologija jedan je od najkontroverznijih internih korporativnih problema. Rukovodstvo preduzeća često odbija da ih riješi, jer se ne osjećaju dovoljno kompetentnim. Odluke se obično prepuštaju CIO-ovima ili specijalizovanim eksternim organizacijama.
Postoji šest grupa zainteresovanih strana od kojih zavisi donošenje IT odluka:
Top menadžment, koji mora upravljati IT-om kao strateškim potencijalom preduzeća;
Specijalisti koji traže sistemska rješenja za optimizaciju posebnih funkcionalnih zadataka;
Menadžeri pojedinačnih poslovnih jedinica koji po logici svog poslovanja moraju koristiti IT kako bi zadovoljili potrebe kupaca, smanjili troškove itd.;
Rukovodioci usluga računovodstva i finansijskog računovodstva, ako ih obezbjeđuje organizaciona struktura preduzeća;
IT provajderi koji moraju ponuditi usluge u strogom skladu sa problematičnim stavovima svojih potrošača;
Vlastiti odjel informacionih tehnologija.
Specijalisti su, zbog ograničenja svog područja djelovanja, često lišeni mogućnosti da imaju potpunu jasnoću o cjelokupnom procesu proizvodnje roba i usluga. To dovodi do nerealnih zahtjeva za informatičkom tehnologijom. Stručnjaci bi trebali unaprijediti svoje znanje o proizvodnom procesu, dok razumiju ulogu informacionih tehnologija u njemu.
Računovodstveni menadžeri djeluju kao "prevodioci" kada razgovaraju o IT rješenjima s klijentom. Oni bi također trebali razjasniti očekivanja kupaca i korisnika za usluge informacione tehnologije.
Problemima informatizacije u DD Exmash bave se dva odeljenja: Departman za mrežne tehnologije i Departman za softverske sisteme, ujedinjen u Odeljenje za informatizaciju, koje razvija i implementira računarske tehnologije u preduzećima i organizacijama regiona.
Služba za mrežne tehnologije obavlja poslove na održavanju interneta i eksterne elektronske pošte. Izrađena je i puštena u rad početna stranica Web-servera na Internetu.
Odjeljenja Odjeljenja sproveli su sljedeće mjere: uveden automatizirani sistem obračuna kadrova i obračuna plata, automatizovan sistem obračuna i kontrole naloga; Sistem elektronskog upravljanja dokumentima baziran na lokalno-računarskoj mreži uspješno radi.
Potpuni prelazak na elektronski oblik informacija još uvijek je nemoguć iz niza objektivnih razloga, uzrokovanih ne ograničenjima savremenih informacija, već njima vanjskim faktorima (zakonodavstvo, inertnost mišljenja, nedovoljan nivo informatizacije u prosjeku u zemlji). ). Stoga, govoreći o konceptu izgradnje složenih informacionih sistema, ne može se ne spomenuti tako hitan problem današnjice kao što je kombinacija elektronskih i papirnih dokumenata u toku rada preduzeća.
Spisak korišćene literature
1. Zakon o radu Ruske Federacije (kroz sistem "Konsultant-Plus");
2. Vershigora E.E. Menadžment: Udžbenik - 2. izd., revidirano. i dodatne - M. INFRA-M, 2004.-283s.;
3. Uvod u informatičko poslovanje / Ed. V.P. Tikhomirova, A.V. Khoroshilova M.: Finansije i statistika, 2006;
4. Veselova, E.N. Ekonomska stvarnost i poslovne informacije // NTB. 2005. - 3.S.356 .;
5. Vesnin V.R. Praktično upravljanje osobljem. M.: Jurist, 2008;
6. Ermolovich L.L. Analiza finansijskih i ekonomskih aktivnosti preduzeća. - Minsk.: BSEU, 2004;
7. V.V. Travin, V.A. Dyatlov Osnove upravljanja kadrovima M.: Delo, 2004;
8. Gerchikova I.N. Menadžment. M.: UNITI, 2004.;
9. Kancelarijski rad u kadrovskoj službi / Kom. A.V.Verhovtsev M.: INFA-M, 2005;
10. Dontsova L.V., Nikiforova N.A. Sveobuhvatna analiza finansijskih izvještaja. 4. izd., - M.: Izdavačka kuća Delo i servis, 2005;
11. Maksimovich G.Yu. Savremene informacijske tehnologije u radu sekretara // Imenik sekretara i voditelja ureda. 2002. 3.S.12-16.;
12. Ekonomika organizacije (preduzeća) / Ed. NA. Safronova - M.: Ekonomist, 2008.
13. Šumilov, Yu.P. Upravljanje informacijskim resursima // IRR. 2005;
14. Yasenev V.N. Automatizovani informacioni sistemi u ekonomiji: Udžbenik. - N. Novgorod, NNSU izdavačka kuća, 2008;
15. "Dobro upravljanje"; Časopis za upravljanje ljudskim resursima 2009; br. 8;
16. Bakut, P.A. Informacijski resursi, pitanja teorije i prakse; "IRR" 2009. br. 9.
Dodatak br. 1
Procjena novčanog toka direktnom metodom OJSC "Exmash"
za 2007 - 2009 (hiljadu rubalja)
| Indikatori | 2007 | 2008 | 2009 |
| 1. Tekuće aktivnosti | |||
| 1.1 Priliv gotovine: | 4 290 | 4 510 | 5 499 |
| - prihodi od prodaje proizvoda, usluga | 500 | 200 | 0 |
| - primljeni avansi od kupaca | 3 790 | 4 210 | 5 499 |
| - namensko finansiranje | 0 | 100 | 0 |
| - ostalo snabdevanje | 0 | 0 | 0 |
| 1.2 odliv gotovine: | 4 052 | 4 425 | 5 143 |
| - plaćanje roba, radova, usluga | 1 238 | 1 584 | 2 086 |
| - plata | 294 | 294 | 294 |
| - odbici za socijalne potrebe | 0 | 0 | 0 |
| - izdavanje obračunskih iznosa | 0 | 0 | 0 |
| - izdavanje avansa | 0 | 0 | 0 |
| - obračuni sa budžetom i vanbudžetskim fondovima | 1 460 | 1 675 | 1 774 |
| - plaćanje kamata na kredite | 750 | 750 | 750 |
| - ostala plaćanja | 310 | 122 | 239 |
| 1.3. Ukupno: priliv (+), odliv (-) gotovina (1.1.-1.2.) | 238 | 85 | 356 |
| 2. Investiciona aktivnost | |||
| 2.1. priliv gotovine: | 0 | 0 | 0 |
| - prihodi od prodaje osnovnih sredstava i druge imovine | 0 | 0 | 0 |
| 2.2 Odliv gotovine: | 0 | 0 | 0 |
| - uplata vlasničkog učešća u izgradnji | 0 | 0 | 0 |
| - plaćanje automobila, opreme | 0 | 0 | 0 |
| 2.3. Ukupno: priliv (+), odliv (-) gotovina (2.1.-2.2.) | 0 | 0 | 0 |
| 3. Finansijske aktivnosti | |||
| 3.1. Novčani tok: | 0 | 0 | 0 |
| - dobijanje kredita, zajmova | 0 | 0 | 0 |
| 3.2. odliv gotovine | 0 | 0 | 0 |
| - finansijska ulaganja | 0 | 0 | 0 |
| - isplata dividendi | 0 | 0 | 0 |
| 3.3. Ukupno: priliv (+), odliv (-) gotovina (3.1.-3.2.) | 0 | 0 | 0 |
| Ukupna promjena gotovine (1.3. + 2.3. + 3.3.) | 238 | 85 | 356 |
Dodatak br. 2
Analiza strukture i dinamike izvora vlastitih sredstava
2007-2009... (hiljadu rubalja.)
| indikatori | 2008 godina | specifična težina,% | odstupanja | Stopa rasta % | Stopa rasta,% | ||||
| na početku perioda | na kraju perioda | po iznosu | by beats težina | ||||||
| 1. Izvori vlastitih sredstava: | -6 193 | -6 192 | -6 191 | 100% | 100% | 2 | 0,00 | 99,97 | -0,03 |
| 1.1 Akcijski kapital | 1 165 | 1 165 | 1 165 | -18,81 | -18,82 | 0 | -0,01 | 100 | 0,00 |
| 1.2 Dodatni kapital | 6 871 | 6 871 | 6 871 | -110,95 | -110,98 | 0 | -0,04 | 100 | 0,00 |
| 1.3 Rezervni kapital | |||||||||
| 1.4 zadržana dobit (nepokriveni gubitak) | -14 229 | -14 228 | -14 227 | 229,76 | 229,80 | 2 | 0,04 | 99,99 | -0,01 |
Analiza strukture i dinamike obaveza prema dobavljačima.(hiljadu rubalja.)
| indikatori | 2007 godina | 2008 godina | godine 2009 | specifična težina,% | odstupanja | Stopa rasta % | Stopa rasta,% | ||
| na početku perioda | na kraju perioda | po iznosu | by beats težina | ||||||
| 1. Obaveze | 12 427 | 11 840 | 10 290 | 100% | 100,00% | -2 137 | 0,00 | 82,80 | -17,20 |
| 1.1 Dobavljači i izvođači radova | 2 037 | 1 993 | 1 501 | 16,39 | 14,59% | -536 | -1,80 | 73,69 | -26,31 |
| 1.2. Dugovi prema osoblju | 46 | 20 | 0 | 0,37 | 0,00% | -46 | -0,37 | 0,00 | -100 |
| 1.3. Zaostale obaveze prema budžetu i vanbudžetskim fondovima | 10 344 | 9 827 | 8 789 | 83,24 | 85,41% | -1 555 | 2,17 | 84,97 | -15,03 |
Za donošenje efektivnih upravljačkih odluka u kontekstu dinamičnog razvoja tržišne ekonomije, preduzeću je potreban svrsishodan sistem informacione podrške koji objektivno odražava trenutnu ekonomsku situaciju. Informaciona podrška nije samo ključ uspjeha i konkurentnosti kompanije, već ponekad djeluje i kao sredstvo opstanka u uslovima žestoke konkurencije. Podrška za upravljanje informacijama je veza informacija sa sistemima upravljanja preduzećem i procesom upravljanja u cjelini. Može se posmatrati ne samo kao cjelina, pokrivajući sve funkcije upravljanja, već i za pojedinačne funkcionalne poslove upravljanja, kao što su predviđanje i planiranje, računovodstvo i analiza. Ovo omogućava da se istaknu specifične točke koje su svojstvene informacijskoj podršci funkcionalnog upravljanja, otkrivajući istovremeno njegova opća svojstva, što vam omogućava da usmjerite istraživanje u dubinu. U savremenim uslovima informatička podrška je postala važna oblast koja se sastoji u prikupljanju i obradi informacija neophodnih za donošenje informiranih upravljačkih odluka. Prenos informacija o položaju i aktivnostima kompanije na najviši nivo menadžmenta i međusobna razmjena informacija između svih međusobno povezanih odjela kompanije odvija se na bazi savremenih elektronskih računara i drugih tehničkih sredstava komunikacije. Integrisani sistemi upravljanja osobljem mogu se koristiti za automatizaciju rada kadrovske službe, plansko-ekonomsko-računovodstvenih odjela, obuku kadrova u bilo kojem preduzeću. Šta je osnova aktivnosti menadžmenta? Prije svega, ovo je uredski rad, koji pokriva proces kreiranja dokumenata i organiziranja rada s njima. Efikasnost preduzeća u celini zavisi od toga kako je tok posla organizovan u preduzeću. Na kvalitet upravljanja preduzećem utiču faktori kao što su efikasnost i kvalitet formiranja dokumenata, prijem i prenos informacija, doslednost rada referentno-informativne službe, jasna organizacija skladištenja, pretraživanja i korišćenja dokumenata.
Dakle, automatizacija toka posla je neophodna za:
- - formiranje holističke slike onoga što se dešava u preduzeću;
- - dobro koordiniran rad svih odjela;
- - poboljšanje kvaliteta usluge korisnicima;
- - efektivno korišćenje ljudskih, komunikacionih, investicionih i drugih proizvodnih resursa.
Zahtjeve za rad s dokumentima prvi je opisao M.M.Speransky 1811. godine. Razvio je metodologiju za obavljanje kancelarijskog rada u javnim ustanovama i postao osnivač nauke koja proučava zakonitosti kancelarijskog rada – upravljanje dokumentima.
Osnovni principi i zadaci toka dokumenata do danas su ostali praktično nepromijenjeni. Razvojem civilizacije, uvođenjem dostignuća nauke i tehnologije u svakodnevni život, kancelarijska oprema se počela koristiti u kancelarijskom radu. I, konačno, kada je kompjuter došao da zameni pisaću mašinu, a prepiska postala moguća bez upotrebe koverti i poštanskih maraka, postala je sasvim očigledna činjenica da se danas u radu sa informacijama ne može bez upotrebe najnovijih informacionih tehnologija:
- - sistemi u arhitekturi klijent-server;
- - sistemi za skeniranje i prepoznavanje teksta;
- - sistemi upravljanja bazama podataka;
- - sistemi za pretraživanje dokumenata;
- - Internet / Intranet.
Brojni programi koji se nude na tržištu imaju svoje specifičnosti.
Karakteristika kompleksa programa koje je MonolitInfo razvio, na primjer, je mogućnost multivalutnog računovodstva, višejezičnost i fokus na međunarodne računovodstvene standarde (GAAP, itd.), što određuje njegovu popularnost među zajedničkim i stranim preduzećima. LokOffice sustav se uočljivo razlikuje od ostalih ponuda po tome što omogućava osiguranje rada udaljenih poslovnica. Međutim, ovaj sistem je implementiran na Raima Data Manager sistemu upravljanja bazom podataka, koji nije relacioni, ne podržava distribuciju podataka i replikaciju transakcija. Ova i druga svojstva Raima baze podataka ne dozvoljavaju da se na njenoj osnovi implementira pouzdan sistem upravljanja za srednje ili veliko preduzeće koje se dinamično razvija. Međutim, za preduzeća koja ne obezbjeđuju značajan rast i kompliciranje poslovanja, to je od određenog interesa. Programi kompanije 1C postali su široko rasprostranjeni, pa zaslužuju posebnu pažnju. Kombiniraju pristupačnu cijenu i dobre performanse. Uvođenje programa ove porodice počinje, po pravilu, programom "1C: Računovodstvo".
Postoje odgovarajući programi za automatizaciju skladišta i trgovine. Međutim, to nisu gotovi proizvodi koji bi mogli uspješno raditi bez prilagođavanja, što je vrlo teško postići sami. Skup početnih osnovnih procedura obično ne zadovoljava potrebe određenog biznisa. Za postavljanje i održavanje sistema 1C: Trade planira se uključiti regionalne predstavnike programera. Implementacija "1C: Accounting" i "1C: Trade" često već košta kupce 50 dolara, ali ponekad je jeftinije platiti čak i takav iznos nego sami razumjeti problem. U radu menadžera sada se sve češće mogu naći objekti koji čine koncept nove informacione tehnologije. Podrazumijeva se kao skup fundamentalno novih sredstava i metoda obrade podataka uvedenih u sisteme upravljanja organizacijom, koji su integralni tehnološki sistemi i omogućavaju ciljano kreiranje, prijenos, skladištenje i prikaz informacijskog proizvoda (ideja, znanja) uz najnižu cijenu i u skladu sa zakonima tog društvenog okruženja.gde se ova tehnologija razvija.
Prelazak na nove informacione tehnologije opravdan je ako je rezultat temeljnog promišljanja i radikalnog preplaniranja aktivnosti korporacije u cilju dramatičnog poboljšanja kritičnih pokazatelja u odnosu na troškove – kvaliteta, usluge i brzine proizvodnih procesa. Pojavu novog informacionog društva mnogi vide samo na osnovu upotrebe novih informacionih tehnologija. Pojavom i masovnim uvođenjem kompjuterskih mreža i modernih komunikacijskih alata, koncept radnog mjesta se radikalno promijenio. Ako se ranije ovo drugo povezivalo s mjestom za mašinom ili stolom u instituciji, danas „radno mjesto“ vjerojatnije nije mjesto rada, već sredstvo kojim se obavlja. To uključuje mobilni telefon, laptop sa modemom i mini štampač. Tako svaka prostorija u kojoj postoji utičnica postaje radno mjesto. Mogućnost korišćenja personalnog računara sada je postala deo moderne kulture upravljanja. I to nije uzalud - kompjuter vam omogućava da uštedite ogromne količine novca, koji bi se, prema tradicionalnom sistemu organizacije rada, potrošili na održavanje različitih odjela koji su obavljali utilitarne funkcije koje nisu povezane s proizvodnim procesom.
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Slični dokumenti
Struktura i sistem upravljanja, funkcionalni odjeli i službe preduzeća, propisi o njihovoj djelatnosti. Tehnička opremljenost preduzeća računarskom tehnologijom. Poslovni računarski softver. Zaštita od grešaka i virusa.
izvještaj o praksi, dodan 06.11.2013
Analiza organizacione strukture preduzeća. Karakteristike kompleksa tehničkih sredstava i softvera za poslove upravljanja. Upravljanje dokumentima i sistemi kancelarijskog rada. Razvoj informacionog sistema u oblasti rada sa kadrovima.
izvještaj o praksi, dodan 17.07.2014
Struktura, pravci delovanja i resorna podređenost preduzeća. Namjena usluge relejne zaštite i automatike. Klasifikacija računarskih mreža prema teritorijalnoj rasprostranjenosti i opis njihove topologije (zvezda, prsten, magistrala).
izvještaj o praksi, dodan 25.12.2015
Informaciona podrška delatnosti medicinske organizacije: sadržaj, uslovi, faktori razvoja. Hitnost stvaranja primarne onkološke ordinacije. Analiza informacione podrške i procjena njene djelotvornosti. Sadržaj lista opreme.
teze, dodato 14.01.2018
Informaciona podrška menadžmentu preduzeća u sadašnjoj fazi. Potreba za automatizacijom aktivnosti, principi izgradnje lokalnih informacionih sistema „Upravljanje personalom“, specifičnosti postavljanja zadataka i dizajniranja programa.
seminarski rad dodan 04.03.2011
Aktivnosti preduzeća. Sistemski i aplikativni softver koji se koristi u informacionom sistemu organizacije. Opis softverskog proizvoda "Knjigovodstvo prodaje auto dijelova i pružanje usluga." Dijagram toka procesa u IDEF0 notaciji.
izvještaj o praksi, dodan 07.11.2013
Sistemi veštačke inteligencije. Informaciona i tehnološka podrška aktivnostima preduzeća Lukoil grupe. Tok dokumenata i korisnički servis. Tipičan tok rada usluge. Integrisani sistem za razmenu poruka.
izvještaj o praksi, dodan 07.07.2012
Koncept informacione podrške. Rješenje predmetnih problema nije
moguće je i bez sprovođenja pomoćnih (podržavajućih) vrsta aktivnosti koje ne prate direktno normativno definisane ciljeve, ali su neophodne za njihovo postizanje. Jedna od ovih aktivnosti je Informaciona podrška... Ovaj termin će označavati redovne aktivnosti za dobijanje informativnog proizvoda ili pružanje informacionih usluga. Razmotrimo sadržaj i damo definicije glavnih komponenti koncepta "informacione podrške".
Potrebe za informacijama... Potreba za informatičkom podrškom uzrokovana je činjenicom da je ogroman broj zadataka subjekata aktivnosti karakteriziran informacijskom nesigurnošću i nastaje kada stanje svijesti zaposlenih u organizaciji o značajnim elementima okolne stvarnosti ne omogućava efikasno rješavanje problema. zadaci objektivne aktivnosti. Drugim riječima, nesklad između stvarnog i željenog stanja svijesti dovodi do problema dobijanja informacija određenog kvaliteta, tj. informacije koje zadovoljavaju potrebe predmetne oblasti. Iz gornjeg obrazloženja proizilazi da potreba za informacijama- ovo je određeno stanje subjekta objektivne aktivnosti, koje nastaje u vezi sa potrebom pribavljanja podataka koji osiguravaju donošenje odluka u objektivnoj djelatnosti. Ili drugo: potreba za informacijama- svjesno razumijevanje razlike između individualnog znanja o predmetu i znanja akumuliranog u društvu.
Drugim riječima, pod potrebom za informacijama podrazumijevamo ukupnost onih informacija (podataka) koji su neophodni za efikasno funkcionisanje organizacije (odjel, zaposlenik). Sadržaj bilo kojeg objekta, kao što je već naznačeno, određen je ciljevima za čije postizanje je stvoren. Dakle, primarni, određujući potrebe za informacijama, su ciljevi funkcionisanja organizacije.
Problem definisanja, opisivanja, merenja informacionih potreba zaposlenih jedan je od glavnih problema u kompleksu problema informacione podrške. Tek nakon definisanja karakteristika informacionih potreba korisnika, moguće je formulisati zahteve za informatičkom podrškom, sastavom i funkcijama informacionog sistema.
Svrha informacione podrške ... Potrebe za informacijama određuju cilj informacione podrške, a to je da se zaposlenima (korisnicima) obezbede informacije traženog kvaliteta u zadatom vremenskom okviru iu okviru postojećih tehničkih i organizacione i kadrovske organizaciona struktura, zakonska regulativa i finansiranje. Koncept kvaliteta informacija (informaciona podrška) biće razmotren u nastavku.
Predmet informacione podrške ... Kao predmet informisanja
podrška organizacije može biti:
- specijalizirane pododjele, na primjer informativni centri, tehničke i druge jedinice koje pružaju pristup informacionim resursima ili sredstvima komunikacije;
- zaposleni u organizaciji (u ovom slučaju informatička podrška ima oblik samodovoljnosti).
Objekt informacione podrške ... Strogo govoreći, objekt
Podrška formiranju je psihofiziološko stanje lične ili grupne svijesti o značajnim (tj. u nadležnosti objektivne djelatnosti organizacije) elementima okolne stvarnosti. Međutim, ako iz razmatranja izuzmemo pitanja koja se odnose na percepciju, razumijevanje, interpretaciju i prezentaciju informacija, tada je stepen svijesti određen dostupnošću kvalitetnih informacija.
Ovo pojednostavljenje je moguće jer Naš kurs se fokusira na tehničke i organizacione aspekte informacione podrške. Stoga je manje ispravno, ali sasvim prihvatljivo kao objekt informacione podrške smatrati zaposlenog ili grupu zaposlenih u organizaciji, ujedinjene po nekom kriterijumu.
Okruženje informacione podrške ... Strukturiranje najvažnijih komponenti je neophodan, ali nedovoljan uslov za razumevanje suštine delatnosti, jer ne uzima u obzir niz faktora koji nisu direktno uključeni u koncept, već stvaraju određenu postavku (okruženje) u kojoj aktivnost se sprovodi.
Okruženje aktivnosti je sfera dominacije i nekontrolisana sfera. U opštem slučaju, sfera dominacije će uključivati sredstva (resurse) kojima subjekt aktivnosti raspolaže i elemente okolne stvarnosti na koje on može uticati.
Nekontrolisanu sferu čini grupa elemenata na koje subjekt aktivnosti ne može uticati, ali koji se moraju uzeti u obzir u vidu ograničenja. U sferi dominacije i nekontrolisane sfere određen je dovoljan skup radnji (procedura) za rješavanje problema.
Za adekvatan opis okruženja, definišimo detaljnije obim ograničenja i obim dominacije subjekta informacione podrške. Izdvojimo i formalnim zapisima predstavimo komponente okruženja koje su najznačajnije sa stanovišta ostvarivanja cilja informacione podrške:
M * = (M p, M h, M r), | |
C * = (C 1, C 2, C 3, C 4). |
U (1.1), M * je sfera dominacije; M p je tehnička sredstva za izvođenje informacionih procedura; M h je osoblje organizacije koje sprovodi informacione procedure; M r su materijalni resursi.
U (1.2) C * - uslovi informacione podrške; C 1 - pravni osnov (naredbe, priručnici, uputstva); C 2 - organizovani skup metoda i
pravila za rad sa informacijama; C 3 - kontrolni signali C 4 - smetnje. Šematski prikaz informacione podrške organizacije
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Slični dokumenti
Nivoi profesionalne organizacije odnosa s javnošću. Organizacione uloge i modeli efikasnog PR stručnjaka. Profesionalne kvalitete stručnjaka za odnose s javnošću, njegove lične kvalitete. Stručnjaci za komunikacijske tehnologije.
sažetak dodan 11.05.2015
Organizaciona struktura odnosa s javnošću i organizacijske uloge stručnjaka za odnose s javnošću. Lične kvalitete i kvalifikacije stručnjaka za odnose s javnošću. Portret PR stručnjaka. Modeli efikasnog PR stručnjaka.
seminarski rad, dodan 15.12.2008
Organizacija rada odjela za oglašavanje i odnose s javnošću. Funkcije, uloga, planiranje i budžetiranje PR odjela. Interakcija sa komunikacijskim agencijama. Projekti koje realizuje odjel za oglašavanje i odnose s javnošću.
teze, dodato 29.03.2015
Zavisnost uspješnog poslovanja kompanije od javnog mnjenja, najpreciznije uvažavanje zahtjeva kupaca, dostojan imidž i reputacija. Odgovornosti PR-menadžera kompanije, organizacija rada PR i medijske službe.
sažetak, dodan 14.01.2015
Teorijski aspekti organizacije službe za odnose s javnošću. Regulatorna podrška za aktivnosti upravljanja. Interakcija Odjeljenja za kulturu i turizam regije sa medijima. Poboljšanje rada i imidža.
teze, dodato 17.06.2017
Specijalističke djelatnosti za odnose s javnošću. Osnove PR aktivnosti u oblasti plaćenog obrazovanja. Upravljanje imidžom obrazovne ustanove. Optimizacija aktivnosti u oblasti odnosa s javnošću u kompaniji LEU DO "Akademija Azbuke".
seminarski rad dodan 15.05.2013
Marketing metodologija u savremenim uslovima, regulatorna i informatička podrška. Pokazatelji efektivnosti marketinških aktivnosti preduzeća. Izrada reklamne politike za Galast doo, mjere za reorganizaciju marketing odjela.
teza, dodana 12.12.2011
PR-odjeli u sistemu pozicioniranja preduzeća na tržištu roba. Odnosi s javnošću u sistemu marketinških komunikacija. Opšte karakteristike preduzeća AD „SinTZ“ i pravac unapređenja rada službe za odnose s javnošću.
teza, dodana 27.05.2009
