Knjiga: Bilješke s predavanja Dokumentarni film

ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA MENADŽMENTA ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVE 1.1. Značaj upravljačke dokumentacije

Dokument obavlja mnoge funkcije. Državni standard 16.487-83 definira dokument kao materijalni objekt sa informacijom koja je fiksirana na način koji je napravio čovjek za njen prijenos u vremenu i prostoru, te definira opštu funkciju dokumenta kao nosioca informacija. Ova funkcija dokumenta je posebno važna u operativnom menadžmentu. Nakon upotrebe dokumenta u tekućem radu, on obavlja još jednu važnu funkciju - djeluje kao povijesni izvor. Ove karakteristike privukle su pažnju upravnika i arhivista. Organi upravljanja i vladine institucije moraju biti u interakciji u svom radu.

U periodu restrukturiranja sistema upravljanja, dokument obavlja niz teorijskih funkcija koje se koriste u okviru naučnih disciplina upravljanja dokumentima i arhiviranja.

Tehnologija upravljanja, svedena na jednostavan dijagram, može se predstaviti u obliku donošenja odluke, organizovanja njene implementacije i praćenja njene implementacije. Ova shema se može koristiti i u slučaju izvođenja najjednostavnijeg jednokratnog događaja, i prilikom organiziranja složenih industrijskih sistema širom zemlje. Ovi sistemi će se razlikovati po stepenu pripremljenosti za donošenje odluke, organizaciji njene implementacije (kadrovska, finansijska, snabdijevanje, implementacija itd.) i organizaciji kontrole implementacije. U svim slučajevima moraju se ugraditi navedeni dijelovi.

Nijedna odluka ne nastaje niotkuda, može se donijeti samo na osnovu informacija o ovom pitanju. U ovom slučaju treba napomenuti dva važna uslova: prvo, informacija mora biti blagovremena, i drugo, mora biti dovoljna za donošenje potrebne odluke. Ako se informacija primi sa zakašnjenjem, gubite priliku da učestvujete u bilo kojoj akciji ili događaju. Odnosno, prilika ili šansa je izgubljena. S druge strane, ako su informacije nedovoljne ili znate nešto samo na pola puta,

Vaša odluka možda ne samo da nije najbolja, već čak i pogrešna, jer niste uzeli u obzir sve faktore.

Trenutno se obim informacija udvostručuje svake tri godine. To je povezano sa razvojem društva. Svaki subjekt ili svaki pojedinac može postojati samo ako se razmjenjuju informacije. U uslovima tržišnih odnosa ekonomska situacija se ubrzano menja, komercijalna preduzeća „opstaju“ samo ako na vreme znaju šta, kada, kako i koliko košta. Informacije su odavno postale roba. Onaj ko posjeduje informacije kontroliše situaciju, i obrnuto.

Ovo ukazuje na značajne promjene u organizaciji informacionih resursa u društvu, pokazuje da informacije i dokumenti kao njihovi nosioci utiču na sve aspekte upravljanja, kao i na funkcionisanje različitih struktura koje utiču na krajnji rezultat u ekonomskoj sferi.

Informaciono-dokumentacione usluge su glavna (glavna) pomoćna (servisna) funkcija menadžmenta, za čiju realizaciju su potrebna posebna stručna znanja. Efikasnost i jasnoća u aktivnostima bilo kog subjekta zavise od toga kako se ovaj posao obavlja.

Informaciono-dokumentacionu podršku vrše posebne strukturne jedinice: poslovna uprava, opšti odjel, kancelarija, sekretarijat (ili pomoćnik sekretara). Ove jedinice moraju biti popunjene stručnjacima. Pomoćnik sekretara mora imati i posebno obrazovanje u zavisnosti od nivoa rukovodioca i njegove stručne spreme.

Rad bilo kojeg administrativnog aparata, kao i svaki posao općenito u naše vrijeme, mora se obavljati u skladu sa zahtjevima naučne organizacije rada. Odnosno, to znači da ne postoji posao koji ne mora biti pravilno organizovan, a lice koje obavlja ovaj posao mora biti upoznato sa posebnostima njegovog sprovođenja. Da biste to učinili, rad se mora podijeliti na određene komponente - od najsloženijih do najjednostavnijih operacija. Svaki dio mora biti razrađen, odnosno organiziran na najbolji mogući način, jer u svakom poslu nema sitnica, sve se mora promisliti. Naučna organizacija rada sastoji se od tako dobro osmišljenih, pravilno organizovanih operacija. Regulatorni i metodološki dokumenti određuju kako pravilno izvršiti ovaj ili onaj posao.

U oblasti menadžmenta uglavnom rade sa informacijama i dokumentima koji su njihovi nosioci. Dokument-predmet i rezultat rada u oblasti menadžmenta.

Rad sa informacijskom i dokumentacionom podrškom sastoji se od identičnih operacija. Samo neki subjekti to izvode tradicionalnim metodama (ručno), dok drugi koriste mehanizaciju i automatizaciju. Ali ostaju sve faze rada sa dokumentima. Dakle, svaki elementarno kompetentan službenik administrativnog aparata mora ne samo da pravilno sastavlja i izvršava dokumente, već i da zna koje vrste poslova se sa njima obavljaju.

Svaki rad danas se poboljšava uvođenjem novih mašina i procesa. U oblasti upravljanja jedino je moguće mehanizirati rad sa dokumentima i automatizirati obradu informacija sadržanih u dokumentima.

Ali mašinska obrada dokumenata postavlja svoje zahtjeve. Što se tiče dokumenata, uslova za njihov format, redosleda izrade, prezentacije teksta.

Dokument se također može podijeliti na svoje najjednostavnije komponente (detalje) iu svakom dijelu postoje pravila za najispravnije pisanje i dizajn. Ova pravila su sadržana u DSTU 4163-2003. Zahtevi za pripremu dokumenata su takođe dovoljno detaljno opisani u sistemu podrške upravljačkoj dokumentaciji, jer je u svim dokumentima moguće identifikovati iste komponente (detalje), proučivši proceduru za sastavljanje i obradu ovih detalja (upisivanje adrese, datuma). , oznake odobrenja, odobrenje, postupak zaključivanja itd.). Ovi zahtjevi su utvrđeni DSTU 4163-2003.

Jedan dokument se koristi za dokumentovanje samo jednokratne akcije. Dokumenti djeluju u bliskoj interakciji jedni s drugima i formiraju dokumentacijski sistem. Državni standard definira dokumentacijski sistem kao skup međusobno povezanih dokumenata u određenoj oblasti djelatnosti.

Postoje sistemi finansijske, primarne i računovodstvene dokumentacije budžetskih objekata i subjekata, računovodstvene i monetarne dokumentacije, organizacione i administrativne dokumentacije itd. Dakle, svaki rukovodilac mora biti sposoban da se povuče i poznaje dokumentacioni sistem sa kojim radi. Na primjer, zaposlenik u HR odjelu mora znati i biti sposoban sastaviti i izvršiti sve kadrovske dokumente,

i ugovori i ugovori o radu. Ali najčešći su organizacioni i administrativni dokumenti sa kojima svaki menadžer mora da se bavi. Ovo uključuje organizacione dokumente kao što su povelja, propisi, uputstva, administrativni dokumenti, naredbe, naredbe, uputstva, rezolucije, odluke; informativni i referentni akti, potvrde, izvještaji i pojašnjenja, kao i najčešće vrste službenih dokumenata - pisma, telegrami, telefonske poruke. Svaka vrsta pomenutog dokumenta ima svoje karakteristike u dizajnu i prezentaciji teksta, koje je lako proučavati.

Procedura rada sa dokumentima također je podijeljena u određene faze. Svaka faza ima svoje tehnike kako je najbolje izvesti. Ovaj posao počinje prijemom i početnom obradom dokumenata. Ova faza je bez obzira na način prenošenja informacija: poštom, lično, telegrafom, faksom. Po pravilu, ovaj posao se obavlja centralno i sastoji se od čisto tehničkih operacija, detaljno opisanih u pravilima i uputstvima.

Registracija dokumenata je važan korak. U toku procesa registracije vodi se evidencija primljenih dokumenata, ali je najvažnije evidentiranje indikatora o dokumentu koji omogućavaju organizovanje kontrole nad njegovom implementacijom i informaciono-referentni rad sa dokumentima, tj. Tokom procesa registracije kreira se banka podataka o dokumentima koji kruže u objektu ili subjektu.

Sljedeća faza, praćenje implementacije, usko je povezana sa registracijom dokumenata. Pravilno organizovana hitna kontrola vam omogućava da u svakom trenutku znate šta treba da se uradi i pomaže subjektu da efikasno planira svoj radni dan.

Organizacija informativnog i referentnog rada zavisi i od registracije dokumenata. Služba informaciono-dokumentacione službe ili sekretarica dužni su da za nekoliko minuta izdaju potvrdu: gde, od koga, u kojoj fazi rada se nalazi neki dokument, kao i odgovor na pitanje: koji dokumenti sadrže podatke o određenom problemu koji zanima te. Registracija se može obaviti ručno - na karticama ili automatizirano - na računaru. Tehnologija registracije dokumenata dobro je opisana u normativnim i metodološkim priručnicima.

Nakon početne obrade i registracije, dokument se šalje na izvršenje. Ova faza je povezana s problemom direktnog kretanja dokumenta. Kretanje dokumenta do izvršioca, koji odražava sistem organizacije upravljanja. Sa jasnom raspodjelom odgovornosti i delegiranjem ovlaštenja, dokument odmah ide u izvršenje. Sa centralizovanim sistemom upravljanja, kada menadžer na sebe preuzima rešavanje svih, pa i manjih pitanja, svaki dokument mu dolazi na rešavanje i nakon toga se šalje na izvršenje. Tako će pripremljeni dokument ići odozdo prema gore - od izvršioca, uz brojna odobrenja, do upravnika na potpis. Kretanje dokumenta jasno se odražava na operogramu i omogućava vam da vidite sve ponovljene i nepotrebne operacije.

Sljedeća faza je trenutno skladištenje dokumenata. Svaki dokument, nakon što se u njemu zapisane informacije koriste u procesu upravljanja, obavlja funkciju pohranjivanja i akumuliranja informacija tako da se te informacije mogu ponovo vratiti kada se za to ukaže potreba. Da biste to učinili, dokumenti moraju biti postavljeni tako da se željeni dokument može pronaći za nekoliko minuta. S obzirom na to da postoji mnogo dokumenata koji se odlažu u toku rada predmeta, njihova organizacija u postojećem skladištu zahtijeva preliminarnu klasifikaciju, odnosno raspodjelu u grupe (slučajeve) radi njihovog brzog pretraživanja. Za raspodjelu dokumenata po predmetima razvija se jednostavan klasifikator - nomenklatura predmeta. Ovo je sistematski spisak naslova predmeta koji se vode u regionima.

Nomenklatura je najvažniji dokument. Dobro osmišljena nomenklatura fajlova omogućava da se trenutno skladištenje dokumenata jasno organizuje. Međutim, sastavljanje nomenklature zahtijeva posebna znanja. Dugogodišnje iskustvo u sastavljanju nomenklatura nam omogućava da tvrdimo da samo specijalista iz oblasti upravljanja dokumentima ili arhivista može sastaviti nomenklaturu. Ako subjekt ne može sam kompetentno sastaviti nomenklaturu, trebate kontaktirati. u arhivsku službu. Poklopci kućišta izrađuju se prema nomenklaturi. Dizajn korica i distribucija dokumenata unutar dosijea također se mora vršiti uzimajući u obzir posebna pravila.

Izrada nomenklature predmeta, formiranje predmeta i njihovo čuvanje vezano za ispitivanje vrijednosti dokumenata. Ekspertiza se odnosi na utvrđivanje praktičnog i naučnog značaja dokumenata i određivanje perioda njihovog čuvanja. Ovisno o vrijednosti dokumenata mogu imati različite rokove čuvanja: kratkoročno (do 10 godina), dugotrajno (uglavnom su to dokumenti o osoblju koji se čuvaju 25-75 godina) i trajno. Period skladištenja dokumenata može se odrediti u posebnim uputstvima pod nazivom „Liste dokumenata po rokovima čuvanja“. Oni su standardni i odjelni. Standardna lista postoji za upravljačke dokumente, naučnu i tehničku dokumentaciju, filmske i fotografske dokumente; resorne liste za skoro sve oblasti delatnosti (kultura, zdravstvo, kinematografija, poljoprivreda itd.). Odjeljenska lista detaljnije obuhvata dokumente koji nastaju u procesu aktivnosti u određenoj oblasti. Periodi skladištenja dokumenata određuju se prilikom kreiranja fajlova, jer nije dozvoljeno kreiranje dokumenata sa trajnim i privremenim periodima skladištenja u jedan fajl. U suprotnom, dokumenti će se morati ponovo grupirati. Procedura za sprovođenje ispitivanja i evidentiranje njegovih rezultata dobro je utvrđena regulatornim i metodološkim dokumentima.

1, konačno, završna faza rada sa dokumentima je priprema fajlova za dugotrajno skladištenje ili za podnošenje u arhivu. U operativnom radu, po pravilu, predmeti se koriste dvije godine - tekuću i prethodnu. Predmeti za prethodne godine moraju se obraditi i prenijeti u arhivu subjekta (ako postoji) ili prenijeti u drugi kabinet na čuvanje. Predmeti se obrađuju prema utvrđenim pravilima. Ako se ovaj posao obavlja redovno, svake godine, poslovi subjekta će biti u savršenom redu i pronalaženje potrebnih dosijea i dokumenata neće biti teško.

Postupak sastavljanja i obrade dokumenata i organizacija svih faza rada sa njima dovoljno je detaljno opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima. Svaki subjekt ili objekat mora imati paket dokumenata, a ako su veliki, svaka strukturna jedinica ih mora imati.

Arhivisti koji prate rad predmeta ili subjekata moraju, prije svega, dati konsultacije, utvrditi koje normativne i metodološke dokumente subjekt ili predmet treba da ima, uz pomoć kojih se može naći odgovor na mnoga pitanja u vezi sa sastavljanjem, obradom, i organizacija dokumenata.

Paket normativno-metodoloških dokumenata sastoji se iz dva dijela. Prvi deo bi trebalo da sadrži nacionalne normativne i metodološke dokumente, čiji kompletan set treba da se prodaje u arhivskim ustanovama ne samo u centru, već i lokalno. Ovi dokumenti uključuju:

Sistem podrške državnoj dokumentaciji

menadžment. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i

usluge podrške dokumentaciji.

Standardna uputstva za pravna znanja o objektima i predmetima.

Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive.

Spisak standardnih dokumenata koji se kreiraju u procesu

aktivnosti državnih odbora, objekata, subjekata sa definisanjem rokova

njihovo skladištenje.

Za subjekte koji se bave bilo kakvim žalbama građana korisno je da imaju „Standardni propis o obavljanju kancelarijskog posla po žalbama, prijavama i pritužbama građana državnim organima i preduzećima“, kojim se definiše postupak i metodologija rada sa ovom kategorijom. dokumenata.

Drugi dio paketa je formiran od organizacionih, normativnih i metodoloških dokumenata samog predmeta. Ovo uključuje:

Povelja ili propis o objektu ili subjektu.

Pravilnik o strukturnoj podjeli (ako je subjekt razgranatog ustroja).

Opisi poslova za zaposlene u strukturnim jedinicama.

Uputstvo za vođenje poslova ovog subjekta.

Nomenklatura predmeta.

List obrazaca dokumenata strukturnih jedinica odn

subjekt u cjelini.

Što se tiče posljednja tri dokumenta, potrebno je za dati predmet precizirati uputstva za rad u kancelariji sa primjerima, nomenklaturom predmeta i listom obrazaca dokumenata sa uzorcima dokumenata koji se mogu izraditi samostalno ili se sastojati od zaposlenih u lokalnoj arhivskoj službi.

12. 2.8. Zahtjevi za tekst dokumenta
13. 2.9. Izrada organizacionih i administrativnih dokumenata

Tema 2. 3 Informacione tehnologije za dokumentaciju za podršku upravljačkim aktivnostima Nastavna pitanja: 1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu kao tehnološkom procesu 2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi 3. Karakteristike toka dokumenata u različitim preduzećima 4. Organizacija elektronskog toka dokumenata

1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu kao tehnološkom procesu Kao što je poznato, proces upravljanja uključuje određeni skup standardnih tehnoloških operacija za: n prikupljanje i obradu informacija sadržanih u dokumentima; n priprema upravljačke odluke, njeno donošenje i dokumentacija, komunikacija izvršiocima; n izvršenje rješenja i kontrola izvršenja; n prikupljanje informacija o izvršenju, prenos informacija vertikalnim i horizontalnim kanalima; n skladištenje i pronalaženje informacija. Svaka od navedenih operacija implementirana je u objektivnoj, dokumentiranoj formi, kreiranoj tradicionalno (ručno) i kompjuterski. U praksi, nedokumentovane upravljačke odluke su, u suštini, pomoćne, operativne i organizacione i imaju preliminarnu prirodu.

U procesu čovjekovog rada i društvenih aktivnosti nastaju dokumenti koji bilježe, odražavaju i konsoliduju složene informacijske veze između ljudi i njihovih različitih formacija. Svaki pojedinačni dokument predstavlja jedan akt dokumentacije kao samostalan tehnološki proces. Istovremeno, aktivnosti pojedinačnih organizacija i industrijskih preduzeća aktivno se odražavaju skupom međusobno povezanih, međusobno zavisnih i organski međusobno povezanih dokumenata, koje objedinjuje osnovni koncept dokumentacionog sistema. Federalni zakon „o informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija“ definiše koncept „dokumenta“ kao informacije snimljene na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Dokument je materijalni medij na kome je ispisana neka informacija koja odražava stanje sistema, ili doneta odluka sa strogo utvrđenim sadržajem u propisanom obliku. Ima dva karakteristična svojstva: multifunkcionalnost i pravnu snagu. Funkcije koje se implementiraju pomoću dokumenta uključuju registraciju primarne informacije ili donesene odluke, prijenos, obradu i pohranu informacija. Prisustvo pravne snage osigurava se potrebnim potpisom osobe odgovorne za tačnost podataka sadržanih u dokumentu.

Najopštiji i najholističkiji sistem je nacionalni dokumentacioni sistem, koji uključuje gotovo sve vrste dokumenata kreiranih i implementiranih u cijeloj državi. Ovaj sistem, pak, čine mnogi podsistemi, koji su klasifikovani prema predmetnim, geografskim, funkcionalnim, hijerarhijskim i drugim bitnim karakteristikama. Dakle, funkcionalni sistemi uključuju planiranje, izvještavanje i statističku, nabavnu i marketinšku i finansijsku dokumentaciju, koja je svojstvena svim, bez izuzetka, organima upravljanja nacionalnom ekonomijom Rusije. Sistemi sektorske dokumentacije odražavaju organizacione aspekte sektorskih (resornih) organa upravljanja, koji obuhvataju aktivnosti ministarstava, resora, odjeljenja i odjeljenja na saveznom, regionalnom i lokalnom nivou vlasti. Uvođenjem elektronske računarske tehnologije i automatizovanih radnih stanica (AWS) u proces obrade informacija o dokumentima, legitiman je koncept informaciono-dokumentacione podrške menadžmentu, koji obuhvata organizovan skup poslova na prijemu, obradi, čuvanju i izdavanju informacija. i dokumente potrošaču (pretplatniku) kao njegovim materijalnim nosiocima.

Uvođenjem računarske tehnologije u dokumentacijske procese mijenja se i tehnološki lanac, jer stručnjaci i menadžeri imaju mogućnost da rade kako s punim tekstom dokumenta, tako i sa fragmentima koji sadrže potrebne informacije. Uvođenje savremenih informacionih tehnologija i kancelarijske opreme u dokumentacione procese je prilično efikasno, ali zahteva poštovanje najmanje dva osnovna uslova: ujednačenost formata i racionalnu konstrukciju tehnologije za obradu informacija o dokumentima, u kojoj bi slične operacije bile koncentrisane na jednom mestu. Efikasnost upravljačkih informacionih sistema je obezbeđena značajnim obimom standardnih organizacionih i tehnoloških procedura za 1) obradu informacija, 2) donošenje odluka i 3) korišćenje seta automatizovanih radnih stanica.

Upravljački informacioni sistem (MIS) je skup organizacionih, tehničkih, tehnoloških i metodoloških alata za upravljanje (računar, telefon, faks, itd.), obezbeđivanje radnog mesta (nameštaj, sefovi, itd.), profesionalizam rukovodilaca i stručnjaka za proizvodnju , opšta pismenost i informaciona kultura, sistemi podrške dokumentaciji i same informacije. Sistem toka dokumenata u procesima informacione i dokumentacione podrške igra značajnu ulogu u formiranju eksternog i radnog okruženja koje obezbeđuje tzv. informacioni komfor: dobijanje pravih informacija u pravo vreme. U procesu informaciono-dokumentacione podrške, subjekt upravljanja je pozvan da izdvoji vrijedne informacije od informacija o „buci“, da istakne prioritetni dio, koji omogućava analizu stvarnog stanja sistema i pripremu informirane odluke. Govoreći o najbitnijim karakteristikama informacija, čini se primjerenim istaknuti: obim (kvantitet), pouzdanost (istina), vrijednost, bogatstvo (sadržaj informacija), otvorenost (pouzdanost). Obim percipiranih informacija uključuje tri nivoa: nivo redundantnosti informacija i, nedostatak informacija, potreban nivo informacija.

Pouzdanost informacija povezana je sa procesom adekvatnosti odraza stvarnih informacija u ukupnom obimu percipiranih informacija. Stručnjaci iz oblasti informacionih tehnologija primećuju prisustvo tri nivoa pouzdanosti: apsolutna (100%), pouzdana (više od 80%), negativna (manje od 80%). Pouzdanost u velikoj mjeri ovisi o tehnologiji toka dokumenata implementiranoj u mehanizaciji i sredstvima automatizacije: što je manje ljudskog rada osoblja utrošeno na prikupljanje, obradu, prenošenje i pohranjivanje informacija, to je veća njihova pouzdanost. Iz prakse je poznato da se o istom događaju mogu dobiti najkontradiktornije informacije u zavisnosti od tehnologije i aspekata njegove analitičke i sintetičke obrade. Iskustvo usluga dokumentacione podrške potvrđuje da pouzdanost informacija značajno zavisi od vremenskih parametara implementacije toka dokumenata. Dakle, kašnjenje apsolutno pouzdanih informacija može dovesti do njihovog apsurda (na primjer, informacija o cijeni dionica na berzi vrijednosnih papira). Vrijednost informacija sa ekonomske tačke gledišta karakterizira smanjenje troškova različitih vrsta resursa (energija, materijali, vrijeme, finansije) za donošenje ispravne odluke.

Vrijednost ima četiri nivoa: nula (bez uštede resursa), srednja (smanjenje troškova za povećanje profita za više od 10%), visoka (više od dva puta), ultra visoka (više od 10 puta). Vrijednost definira informaciju kao ekonomsku kategoriju (proizvod koji ima potrošačku vrijednost). Na primjer, simulacijski modeli proizvodnje su od velike vrijednosti, omogućavajući menadžeru da razumno predvidi moguće posljedice alternativnih odluka. Informativne usluge prosječne vrijednosti pružaju, po pravilu, konsultantske kuće koje prepoznaju da je vrijedna informacija uspješno prodat proizvod. Primjer nulte vrijednosti su informacije koje dupliciraju poznate, zastarjele ili pružaju lažne, nepotrebne informacije za donošenje upravljačke odluke.

2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi Razmotrimo osnovne koncepte koji se nalaze u okviru kancelarijskog rada i dokumentacione podrške menadžmentu: Dokumentaciona podrška menadžmentu (DMS) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihovo arhivsko skladište. n Dokumentacija je kreiranje dokumenata, odnosno njihova priprema, izvođenje, koordinacija i proizvodnja. n Kancelarijski rad je skup mjera za dokumentsku podršku menadžmentu (DOU) preduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija kancelarijskog rada. n Organizacija rada sa dokumentima – obezbjeđivanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. n

Sistematizacija arhivskog skladištenja dokumenata – utvrđivanje pravila za čuvanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pronalaženje i korišćenje za podršku odlukama upravljanja i poslovnim procedurama. n n Protok dokumenata – kretanje dokumenata unutar predškolske obrazovne ustanove. Poslovni postupak je slijed određenih operacija (radova, zadataka, procedura) koje obavljaju zaposleni u organizaciji radi rješavanja bilo kojeg zadatka ili cilja u okviru djelatnosti preduzeća ili organizacije. n Elektronski arhiv rješava problem sistematizacije arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove. n Poslovni postupci su odgovorni za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su obavljanja praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.

Elektronski arhiv U Rusiji, termin „elektronski arhiv“ je jedna od nacionalnih karakteristika ruskog upravljanja elektronskim dokumentima. Na Zapadu je termin „skladište podataka“ popularniji. Kod nas se, po svemu sudeći, pod podacima uglavnom podrazumeva sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost termina za kancelarijski rad „arhiva“. U kancelarijskom radu arhiv je zadužen za sistematizaciju skladištenja dokumenata i jedan je od tri glavna kancelarijska zadatka: kreiranje, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata. Često čujemo da neki “arhivski sistem idealno rješava probleme organizacije toka dokumenata”. To ne može biti, jer se dokumenti premeštaju (suština toka dokumenata) kao deo rešavanja sva tri problema, a ne samo kao deo sistematizacije arhivskog skladišta.

Sistemi za automatizaciju ureda u Rusiji Glavna rješenja za kancelarijski rad i poslovne procedure mogu se podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka): n sistemi toka posla (automatizacija poslovnih procedura); n grupni sistemi (timski rad); sistemi za upravljanje dokumentima (uglavnom obezbjeđuju registraciju, skladištenje i pronalaženje dokumenata); n sistemi e-pošte (koriste se za razmjenu dokumenata). n Sada je ova podjela prilično proizvoljna zbog činjenice da neki sistemi kombinuju sve ove i neke druge tehnologije.

Najracionalniji način automatizacije poslovnih procedura je stvaranje zajedničkog informacionog okruženja za njih, u okviru kojeg zaposleni mogu sarađivati ​​(odnosno zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati ​​poruke. Dakle, najvažniji element automatizacije predškolske ustanove su sistemi elektronske pošte Organizacija rada sa dokumentima je važan dio procesa upravljanja i donošenja upravljačkih odluka, što značajno utiče na efikasnost i kvalitet upravljanja. Proces donošenja upravljačkih odluka uključuje dobijanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka. Ove komponente su usko povezane sa dokumentacionom podrškom za upravljanje. Za postizanje ekonomskog efekta, prije svega, važan je kvalitet informacija, koji je određen njihovom količinom, efikasnošću, stepenom složenosti i cijenom. Ako preduzeće nema efikasan rad sa dokumentima, onda se, kao rezultat toga, pogoršava menadžment, jer zavisi od kvaliteta i pouzdanosti, efikasnosti prijema i prenošenja informacija, pravilne organizacije referentne informacione službe i jasne organizacije pretraživanje, čuvanje i korištenje dokumenata.

U kancelarijskom radu (DOW) rješavaju se tri glavna zadatka. Dokumentacija (izrada, izvođenje, koordinacija i izrada dokumenata). n Organizacija rada sa dokumentima u procesu upravljanja (obezbeđivanje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanja i korišćenja dokumenata). n n Sistematizacija arhive dokumenata. Treba napomenuti da dokumentovana podrška menadžmentu ima direktan uticaj na kvalitet donošenja upravljačkih odluka, te ju je potrebno stalno unapređivati.

Sa rastom obima preduzeća i broja zaposlenih, pitanje efektivnosti dokumentacione podrške menadžmentu postaje sve aktuelnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako. n Menadžment gubi holističku sliku onoga što se dešava. n Strukturne jedinice, u nedostatku informacija o aktivnostima jedne druge, prestaju da sprovode svoje aktivnosti na koherentan način. Kvalitet korisničke usluge i sposobnost organizacije da održava eksterne kontakte opadaju. n Posljedica ovoga je pad produktivnosti rada; osjeća se nedostatak resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacionih itd. n Kadrovi se šire, ulažu novac u opremu za nova radna mjesta, prostorije, komunikacije, obuku zaposlenih. n Za proizvodna preduzeća, povećanje osoblja može dovesti do promjene tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja. n U situaciji neopravdanog rasta osoblja, pada produktivnosti i potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što opet dovodi do smanjenja profita. n Kao rezultat toga, ekspanzija preduzeća se dešava na ekstenzivni način zbog prethodno akumuliranih dobiti ili povećanja budžetskog deficita.

Shvativši važnost unapređenja predškolskog obrazovnog sistema, organizacije često prave mnogo grešaka kada pokušavaju da ga automatizuju, a odlučujući faktor u ovoj situaciji je problem izbora metoda automatizacije. Najčešće rješenje je automatizacija pojedinačnih radnih stanica (AWS): sekretar-pomoćnik, menadžer, računovođa ili izvršni direktor. Glavni nedostaci ovog pristupa su: nedostatak načina za organizovanje elektronske razmene informacija između zaposlenih i odeljenja preduzeća; nedostatak funkcionalne veze između automatizacije aplikativnih procedura i automatizacije ureda. Glavni funkcionalni dijelovi (komponente) sistema kancelarijske automatizacije u upravljanju preduzećima i organizacijama: n sredstva i pravila za kreiranje dokumenata, n održavanje njihove elektronske arhive, n prateći tok dokumenata.

Dakle, preduzeće koje želi da stvori efikasno okruženje za obradu informacija i poboljšanje kvaliteta upravljanja suočava se sa sledećim zadacima. Unapređenje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija kreiranjem mehanizma za dokumentnu podršku preduzeća (DOU). n Odabir prave strategije automatizacije, uključujući prave softverske proizvode. n

3. Karakteristike toka dokumenata u različitim preduzećima U procesu automatizacije toka dokumenata mogu se grubo razlikovati četiri faze: papirni dokumentotok, tok papirnog dokumenta pomoću autonomnih računara, mješoviti i bezpapirni dokumentotok. Tok papirnog dokumenta znači da se sve faze dokumenta odvijaju u papirnoj formi. Pre samo deceniju i po ova vrsta toka dokumenata je bila dominantna. Za registraciju papirnih dokumenata koristili su se veliki časopisi ili listovi velikog formata u koje su se upisivali novoregistrovani dokumenti. Nakon određenog vremena časopisi i listovi su predati u arhiv.

Kada su se pojavili kompjuteri, zamijenili su časopise i listove, što je dovelo do upravljanja dokumentima na papiru koristeći samostalne računare. Upravljanje dokumentima na papiru pomoću samostalnih računara znači da se računar koristi za pripremu i snimanje dokumenata. Zapravo, u ovoj fazi nastaje koncept elektronskog dokumenta, odnosno dokumenta koji se čuva isključivo na računaru, ili, kako se kaže, „na kompjuterskom mediju“. Međutim, prednosti elektronskog dokumenta u nedostatku lokalne mreže mogu se ostvariti samo u maloj mjeri. Prijenos, koordinacija i odobravanje dokumenata u ovoj fazi se vrši u papirnom obliku. Mješoviti tok dokumenata podrazumijeva da računari povezani na lokalnu mrežu služe za pripremu, prenos i skladištenje dokumenata, ali dokument ima pravnu snagu samo u papirnoj formi. Usklađivanje i odobravanje finansijskih i pravnih dokumenata vrši se u papirnom obliku. Nacrt dokumenta se priprema elektronskim putem (tačka 1), a zatim se dokument šalje sekretaru, koji ga registruje, štampa i dostavlja rukovodiocu na odobrenje (tačka 2). Rukovodilac vrši izmjene i dokument šalje izvođaču na doradu (tačka 3). Nakon odobrenja dokumenta, šalje se preko lokalne mreže svim izvođačima (tačka 4).

Pravna snaga elektronskog dokumenta je obezbeđena upotrebom elektronskog digitalnog potpisa (EDS) – mehanizma koji vam omogućava da dokažete da je autor poslatog elektronskog dokumenta zapravo onaj za koga se predstavlja i da dokument nije promijenjeno tokom procesa isporuke. EDS se koristi kao analog svojeručnog potpisa ili običnog pečata u slučaju pravnog lica. Digitalni potpis se dodaje bloku podataka i omogućava primaocu bloka da provjeri izvor i integritet podataka i tako se zaštiti od krivotvorenja. Većina preduzeća prepoznaje prednosti elektronskog (bez papirnog) upravljanja dokumentima, koje ima sledeće prednosti: n lakoću unošenja izmena u dokument; n mogućnost postavljanja ne samo teksta, već i multimedijalnih podataka u dokument; n mogućnost korištenja unaprijed pripremljenih obrazaca; n veća brzina prenosa informacija preko velikog broja adresa; n štednja papira; n veća kompaktnost arhivske građe; n lakša kontrola tokova informacija; n velika brzina pretraživanja i preuzimanja informacija; n mogućnost zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa i razlikovanja prava na pristup informacijama od strane zaposlenih.

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima omogućava smanjenje broja službi koje se bave radom sa dokumentima (kuriri, službenici itd.). U uslovima elektronskog upravljanja dokumentima, mnogo manji troškovi su potrebni za restrukturiranje toka dokumenata kada se promene eksterni uslovi, na primer, zahtevi za promenu obrasca izveštavanja. Međutim, i dalje postoje preduzeća i institucije koje i dalje rade u papirnom okruženju; većina koristi računare i lokalne mreže za organizaciju toka dokumenata, a samo mali procenat koristi potpuno automatizovane sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. Šta je razlog ovakvoj situaciji? U idealnom slučaju, razvoj elektronskog upravljanja dokumentima trebao bi rezultirati potpuno bezpapirnim tehnologijama. Međutim, danas su papirna dokumenta i dalje neophodna da bi se ispunili zahtjevi mnogih propisa – poreskih zakona, zakona o računovodstvu itd. Jedna od glavnih namjena dokumenta je mogućnost potvrđivanja određenih činjenica. Donedavno je dokument na papiru sa potrebnim detaljima i stepenom zaštite bio glavni način dokazivanja određene činjenice, odnosno imao je pravnu snagu. Papir kao materijalni medij ima nedostatak u smislu da ne dozvoljava potpuno brisanje i snimanje novih informacija, ali se ovaj nedostatak pretvara u prednost sa stanovišta eliminisanja falsifikovanja dokumenata. Nije ni čudo što ruska poslovica kaže: ono što je napisano olovkom ne može se sjekirom posjeći.

Drugim riječima, kada dobijemo dokument koji ima potpis na svakoj stranici i nema znakova oštećenja na površini papira (tj. jasno je da tekst nije izbrisan ili prepisan), možemo biti sigurni da je ovaj dokument poslat u ime osobe koja je uručila potpis i da nije mijenjan tokom dostave. U principu, moderni alati za šifriranje mogu pružiti ista sredstva za provjeru autentičnosti dokumenta kao i potpis na papiru (elektronski digitalni potpis), ali to je povezano s nizom poteškoća. Protok dokumenata za mala preduzeća U preduzećima sa malim brojem zaposlenih nema potrebe za implementacijom složenog automatizovanog sistema elektronskog upravljanja dokumentima. U ovom slučaju se u pravilu kao medij za distribuciju dokumenata koristi program Microsoft Outlook, uz pomoć kojeg se šalju datoteke sa dokumentima, a isti program se koristi za slanje slika dokumenata dobijenih skeniranjem originala primarnog papira.

Tipično, sa ovim pristupom, ne postoje jedinstveni automatizovani imenici za celo preduzeće i svaki odeljenje kreira sopstvene sisteme klasifikatora i standarda. U ovom slučaju se obično koriste isti adresari koji sadrže adrese e-pošte zaposlenih. Registracija dokumenata po ovoj šemi vrši se ručno, podaci o dokumentima se unose u tabele koje se ne obrađuju u automatizovanim sistemima. Svaki dokument se šalje rutom koju odabere sljedeći izvršilac. Kada preduzeće raste, takva organizacija toka dokumenata pokazuje se neefikasnom. Postaje teško pratiti rutu određenog dokumenta i pratiti izvršenje određenog naloga. Kontrola verzija dokumenata, proces odobravanja i pretraživanja dokumenata postaje složeniji. U ovom slučaju je potreban prelazak na specijalizovane automatizovane sisteme za upravljanje dokumentima.

Protok dokumenata za srednja preduzeća U malom preduzeću moguće je organizovati rad na bazi razmene e-pošte i čuvanja dokumenata na fajl serveru, gde svako ima svoju ćeliju. Male kompanije obično implementiraju šemu upravljanja u kojoj je sistem datoteka prilično zgodan za pohranjivanje dokumenata. Na primjer, u mapi "Računovodstvo" nalazi se fascikla "finansijski odjel", u njoj se nalazi fascikla "finansijsko planiranje", a još dublje - "minimizacija poreza". Takva hijerarhija je intuitivna za korisnike - svako zna svoju ćeliju, zna gdje staviti određene dokumente. Protok dokumenata za velika preduzeća Za razliku od srednjih preduzeća, veliko preduzeće ima mnogo radnih grupa. Istovremeno, pojedini zaposleni mogu raditi na nekoliko projekata. Zamislite da je jedan projekat automatizacija Federalne službe sigurnosti, a drugi automatizacija tržnog centra. Jasno je da zahtjevi za kontrolu pristupa informacijama moraju biti različiti. Prvi aspekt je poseban softver koji omogućava skladištenje elektronskih dokumenata, koji vam omogućava da klasifikujete čitav skup dokumenata prema nekoliko parametara: po hijerarhiji, po stepenu tajnosti, itd. To vam omogućava da kompetentnije autorizujete pristup. i brže pronađite potrebne dokumente.

Drugi aspekt je usmjeravanje dokumenata u preduzeću. Uvođenje sistema za automatizaciju ureda i elektronsko upravljanje dokumentima (SADD) omogućava optimizaciju cjelokupnog procesa upravljanja, koji postaje jednostavniji i logičniji, poboljšava kvalitet donesenih odluka, efikasnije prati izvršenje upravljačkih odluka i smanjuje troškovi vezani za održavanje upravljačkog aparata. Dokumenti se šalju korišćenjem automatizovanog sistema za upravljanje dokumentima, koji sadrži jedinstvenu bazu podataka klasifikatora i standarda za celu organizaciju. Rutiranje dokumenata se određuje u zavisnosti od vrste dokumenta, odnosno postoje standardne putanje kretanja za pojedine kategorije dokumenata. Ovo vam omogućava da direktno šaljete dokumente službenicima organizacije nakon registracije u skladu sa njihovim radnim obavezama i tehnološkim procedurama za obradu dokumenata različitih vrsta. Klasifikatori i standardi su isti za sve usluge. Razmjena dokumenata sa vanjskim organizacijama je osigurana korištenjem portala korporativnih informacija.

Većina SADD programera ne kreiraju sopstvene uređivače teksta, već koriste uređivač iz Microsoft Office-a. Na radnom mjestu programera dokumenata u Word sučelje je dodano funkcionalno dugme koje vam omogućava da kreirani dokument prenesete u sistem za upravljanje uredom, što osigurava njegov prolaz kroz sistem toka dokumenata. Kada je potrebno pogledati dokument, Word se pokreće na korisnikovoj mašini. Možemo reći da je automatizovani sistem kancelarijskog rada transporter koji obezbeđuje optimalno kretanje elemenata u sistemu, a Microsoft Office programi su mašine oko ovog transportera, uz pomoć kojih možete pripremiti dokument (deo) i postaviti ga na konvejer. Sistem upravljanja kancelarijom obezbeđuje garantovanu isporuku sa jedne mašine na drugu, kontroliše šta se obrađuje na ovoj mašini i šalje dalje na odredište. Mnogi postojeći SADD-ovi omogućavaju organizacijama koje su ih implementirale da pređu na tok dokumenata bez papira. Međutim, čak i sa SADD, samo neke organizacije u praksi koriste elektronski oblik internog odobravanja organizacionih i administrativnih dokumenata korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa (EDS).

4. Organizacija elektronskog toka dokumenata Protok elektronskih dokumenata i njegova optimizacija povezani su sa nekoliko faktora: n Pravni aspekt podrazumijeva utvrđivanje statusa dokumenata i njihovu sistematizaciju na osnovu hijerarhije. Privredna preduzeća, javne organizacije i druge strukture moraju se pridržavati propisa utvrđenih zakonom za pripremu i čuvanje dokumenata. n Tehnički faktor uključuje opremanje preduzeća opremom neophodnom za efikasnu organizaciju toka dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje rad kompanije, smanjujući vrijeme utrošeno na osnovne proizvodne procese. n Kontrolni aspekt efektivne organizacije toka dokumenata uključuje razvoj upravljačkog aparata za rad sa dokumentima, stvaranje sistema toka dokumenata i specijalizaciju struktura.

Praksa pokazuje da ako su dokumenti pravilno organizovani, kompanija ne mora gubiti vreme i resurse na rešavanje raznih situacija. Strukturna jedinica odgovorna za dokumente, ako je potrebno, daje ugovore, potvrde, itd. Time se povećava efikasnost i efektivnost kompanije u cjelini. Shodno tome, postavlja se pitanje kako organizovati kancelarijski rad kako bismo sistematizovali svu potrebnu dokumentaciju. U zavisnosti od specijalizacije i profila preduzeća koriste tri oblika rada sa dokumentima, od kojih svaki karakterišu određene karakteristike toka dokumenata. Centralizovana organizacija toka dokumenata U centralizovanom obliku, dokumenti su koncentrisani pod jurisdikcijom jedne strukturne jedinice. To može biti sekretarijat, kancelarija, ili u slučaju velikog elektronskog upravljanja dokumentima – jedan zaposlenik. Cijeli ciklus poslovanja sa dokumentima i organizaciju toka dokumenata obavlja ovaj odjel. Dokumenti se prihvataju, obrađuju i registruju u zatvorenom sistemu, to je garancija poverljivosti rada. Ostale prednosti centralizovanog sistema upravljanja dokumentima uključuju efikasnost kancelarijskog rada i pojednostavljenje metodološkog vođenja. Elektronski tok dokumenata pri korištenju ovog obrasca može se sistematizirati korištenjem posebnih informacionih servisa.

Decentralizovani sistem upravljanja dokumentima Decentralizovani sistem podrazumeva da se dokumenti nalaze u odeljenju više odeljenja. Svaki odjel u kompaniji kreira vlastitu uslugu upravljanja dokumentima. Sličan sistem rada sa dokumentima je tipičan za preduzeća koja su geografski odvojena. U ovom slučaju, automatizacija toka dokumenata je od velike važnosti, jer je potrebno razviti sistem opšte sigurnosti informacija. Važna je i metodološka kontrola: po pravilu, samostalna odeljenja u čijem se odeljenju nalaze dokumenti sa utvrđenom redovnošću daju izveštaje o protoku dokumenata preduzeća. Sistemi mješovitog toka dokumenata Mješoviti oblik toka dokumenata preduzeća pretpostavlja da su dokumenti raspoređeni po odjelima. Jedan dio operacija, na primjer, prijem i obrada dokumenata, obavlja jedno odjeljenje, a drugi, na primjer, replikacija, skladištenje, sistematizacija, drugo. Takav sistem toka dokumenata je zgodan ako preduzeće ima razgranatu strukturu. Računovodstvo može registrovati dokumentaciju o oporezivanju, odjeljenje ljudskih resursa može registrovati dokumente o opštem sastavu, itd. Mješovita organizacija toka dokumenata trenutno je jedan od najefikasnijih sistema upravljanja.

Organizacija toka dokumenata: karakteristike Organizacija toka dokumenata zasniva se na nekoliko principa koji osiguravaju efikasno poslovanje kompanije u cjelini. Protok dokumenata preduzeća je deo informacione podrške, što je ključ aktivnog razvoja. Principi upravljanja dokumentima uključuju: n Pojednostavljenje procedure registracije dokumenata. Treba napomenuti da ova operacija ne bi trebalo da utiče na kvalitet svih kancelarijskih procesa. n Organizacija toka dokumenata na osnovu usmjeravanja. Razvoj dijagrama toka za sve dokumente omogućava vam da optimizirate tok posla. n Dokumenti moraju biti registrovani jednom. U ovom slučaju, elektroničko upravljanje dokumentima smatra se optimalnim rješenjem, koje omogućava smanjenje vremena za prijem i pregled dokumenata. n Organizacija toka dokumenata mora isključiti nerazumna odobrenja, paralelna odobrenja i prijenos dokumenata trećim stranama. Dakle, organizacija toka dokumenata ima za cilj smanjenje vremena utrošenog na rad sa dokumentima, optimizaciju činovničkih aktivnosti i poboljšanje efikasnosti informacione podrške za preduzeće.

Elektronsko upravljanje dokumentima: principi i karakteristike Elektronsko upravljanje dokumentima podrazumijeva jednokratnu registraciju dokumenata, što znači da se identifikacija može izvršiti u bilo kojoj fazi papirologije. Važna je i jedinstvena hijerarhijski sistematizovana baza podataka o dokumentaciji, koja eliminiše dupliranje i paralelno razmatranje. Imajući razvijen sistem izvještavanja, elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam kontrolu kretanja dokumenata i osnovnih informacionih procesa. Vrijedi napomenuti i efikasno organizovan sistem pretraživanja dokumenata, koji uključuje elektronsko upravljanje dokumentima. Elektronsko upravljanje dokumentima ima sistemsku klasifikaciju: 1. Sistemi za automatizaciju ureda. 2. Arhiva dokumenata. 3. Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata. 4. Sistemi upravljanja troškovima skladištenja dokumenata. 5. Sistemi za usmjeravanje dokumenata. 6. Sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa.

Sistemi za automatizaciju kancelarijskih poslova ušli su u široku upotrebu na Zapadu mnogo ranije nego kod nas, pa se stoga razvila sopstvena terminologija koja opisuje različite oblasti toka dokumenata. Sljedeći termini su najčešći u zapadnoj praksi: EDM (Electronic Document Management) je zajednički naziv za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. DMS (Document Management Systems) – po značenju najbliži prevod – arhive elektronskih dokumenata; Enterprise-centric EDM – korporativni sistemi za upravljanje dokumentima koji kombinuju alate za kreiranje, uređivanje, objavljivanje i skladištenje dokumenata (Word, Excel, elektronska arhiva, pošta, zakazivanje sastanaka, odobravanje dokumenata, itd. u jednom paketu) Upravljanje informacijama – Sistemi upravljanja informacije, koje se nazivaju i portali, obezbeđuju agregaciju, upravljanje i isporuku informacija putem Interneta, intraneta i ekstraneta. Imaging – Sistemi koji pretvaraju informacije sa papira u digitalni format, obično TIFF (Tagged Image File Format), nakon čega se dokument može koristiti u radu u elektronskom obliku. Doc. Flow Management – ​​sistemi za usmjeravanje kretanja dokumenata; Posao. Flow Management – ​​sistemi za rutiranje radnih tokova i zadataka. Postoji i veliki broj srodnih pojmova, na primjer: Upravljanje znanjem skladišta dokumenata

Sistemi za automatizaciju ureda. Njihove funkcije uključuju evidentiranje dokumenata u posebnu bazu podataka, što se izražava u popunjavanju posebne kartice dokumenata. Sadržaj kartice dokumenta može varirati u zavisnosti od trenutne situacije u organizaciji. Uobičajeno je da sistemi za upravljanje kancelarijama razlikuju ulazne i odlazne dokumente, regulatorne dokumente, dokumente kolegijalnih organa upravljanja, referentne dokumente itd. Dokumenti pod kontrolom izvršenja se dele po izvršiocima, statusu izvršenja, rokovima itd. Svaki dokument u sistemu je zapis u bazi podataka, karakteriziran skupom vrijednosti atributa kartice. Pored evidentiranja i pretraživanja dokumenata u bazi podataka, sistem mora da generiše izveštaje koji omogućavaju dobijanje zapisa o izvršenju dokumenata i drugih zbirnih informacija.

Arhive dokumenata Sami dokumenti se pohranjuju u arhive, te stoga sistem mora osigurati diferencijaciju prava pristupa dokumentima. Korisnik se može identificirati ili po imenu mreže ili korištenjem posebnog imena i lozinke definirane u sistemu upravljanja arhivom. Pored razdvajanja prava pristupa na nivou korisnika, sistem mora obezbijediti dodjelu korisničkih grupa ili uloga. Sljedeća funkcija arhive dokumenata je da omogući grupni rad sa dokumentima u izradi - to je funkcija blokiranja dokumenata ili provjere. Kontrola ulaza/odjava. Ako jedan od korisnika sistema počne uređivati ​​dokument, on je blokiran od pristupa drugim korisnicima dok se rad s njim ne završi. Druga funkcija arhive je podrška za kontrolu verzija. Verzije dokumenata mogu se snimati automatski ili na inicijativu korisnika. Ukoliko je potrebno, korisnik se može vratiti na jednu od prethodnih verzija dokumenta. Servisne funkcije arhive dokumenata uključuju mogućnost kreiranja rezervnih kopija dokumenata bez zaustavljanja sistema, integraciju sa sistemima za osiguranje optimalne cijene skladištenja podataka itd.

Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata Jedna od nezavisnih funkcija sistema toka dokumenata je unos dokumenata u arhivu. To znači transfer dokumenata sa papira na elektronski. U najjednostavnijem slučaju, ovaj postupak se svodi na jednostavno skeniranje. Složenija funkcija je automatsko prepoznavanje sadržaja slike dokumenta i generiranje dokumenta koji sadrži tekst. Za to su dizajnirani programi koji pripadaju klasi softvera za prepoznavanje teksta. Još složenija karakteristika je prepoznavanje sadržaja forme. U tom slučaju program detektuje prisustvo unosa, uključujući i one pisane rukom, u određenim poljima obrasca dokumenta, prepoznaje njegov sadržaj i automatski popunjava vrednosti atributa ovog dokumenta u sistemu. Ako je potrebno, vrijednosti određenih polja obrasca mogu se odabrati iz direktorija definiranog u sistemu.

Sistemi za usmjeravanje dokumenata bave se direktno slanjem dokumenata na radne stanice izvođača, prikupljanjem informacija o trenutnom statusu dokumenata, konsolidacijom dokumenata po završetku rada s njima u pojedinim fazama, a također pružaju način pristupa informacijama o trenutnom stanju rada s dokumentima. . Sistemi rutiranja, po pravilu, sadrže alate za opisivanje tipičnih ruta za prolaz dokumenata u organizaciji. Na osnovu razvijenih šema ruta mogu se generisati instance poslovnih procesa za rad sa dokumentima. U ovom slučaju možemo govoriti o tvrdom rutiranju. Alternativa je takozvano slobodno rutiranje, u kojem se ruta formira „spontano“. Svaki korisnik sistema sa odgovarajućim pravima može odrediti sljedeće ili sljedeće izvršioce dokumenta. Prilikom usmjeravanja dokumenata moguće su dvije sheme, nazovimo ih Off-Line i On-Line. U prvom slučaju, kada se dokument pošalje na radno mjesto korisnika, on se fizički izdvaja iz arhive dokumenata i dostavlja (npr. putem e-pošte) na radno mjesto klijenta. Po završetku radova dokument se vraća u arhivu. U ovom slučaju, sam sistem rutiranja je klijent arhive dokumenata i unosi relevantne informacije u računovodstvenu bazu podataka. Druga shema ne uključuje fizičko pomicanje dokumenta. Sistem za usmjeravanje dokumenata pruža klijentu sučelje za pristup zadacima obrade dokumenata.

Sistemi za složenu automatizaciju poslovnih procesa Razvoj sistema za usmjeravanje dokumenata je Work. Protočni sistemi, odnosno sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa. Za razliku od sistema za usmjeravanje dokumenata, objekt usmjeravanja u njima je skup podataka koji se koristi u određenom poslovnom procesu. Korisnik na radnom mjestu dobiva informacije o tome šta mora učiniti i sve podatke potrebne za to. Posao. Aplikacija Flow određuje koja se aplikacija mora pokrenuti za implementaciju funkcija na datom radnom mjestu i učitava potrebne podatke u nju. Radna paradigma Flow sistemi pretpostavljaju da korisnik mora obavljati samo neophodne funkcije, a sve rutinske poslove - određivanje redoslijeda radnji, dostavljanje potrebnih informacija, praćenje pravovremenosti završetka posla, itd. - obavlja Work sistem. Protok.

Odabir softvera za automatizaciju Ne postoji idealan softver, tako da morate jasno formulirati svoje zahtjeve i analizirati softver prema skupu kriterija. Moguća lista kriterijuma: Alati za navigaciju – lak pristup korisnika raznim aplikacijama, navigacija kroz podatke, prezentacija podataka. Kartoteka/računovodstvo – funkcije računovodstva dokumenata, atribucije, kreiranja kartica dokumenata itd. Arhiva/obrada slika – skladištenje dokumenata, upravljanje verzijama, hvatanje dokumenta za uređivanje, skeniranje slika, prepoznavanje teksta. Rutiranje/kontrola – funkcije isporuke dokumenata na korisničke radne stanice, prikupljanje informacija o radnjama korisnika, praćenje trenutnog stanja dokumenata. Automatizacija poslovnih procesa - alati za modeliranje procesa, okruženje za implementaciju i praćenje procesa, alati za prikupljanje statistike o izvršenju procesa. Grupni rad - alati za organizaciju telekonferencija, grupne diskusije i izradu dokumenata. Upravljanje pretraživanjem/znanjem – alati za pronalaženje informacija (pun tekst, atribut, itd.), klasifikacija i katalogizacija dokumenata, kreiranje baza znanja po predmetnim oblastima. Otvorenost – mogućnosti za proširenje funkcionalnosti. Prilikom odabira softvera za automatizaciju potrebno je što jasnije ocrtati spektar zadataka koje planirate riješiti. Ovo će smanjiti troškove nabavke, kao i minimizirati vrijeme i troškove implementacije.

Upravljanje bilo kojom organizacijom je informacioni proces u kojem se informacije primaju, obrađuju, donosi odluka, a odluka se saopštava izvršiocima čiji se postupci kontrolišu. Poslovi upravljanja organizacijom u vezi sa obavljanjem njenih zadataka i funkcija u skladu sa statutarnim dokumentima i drugim regulatornim pravnim aktima podliježu dokumentaciji.

Dokumentacija aktivnosti upravljanja organizacijama vrši se u skladu sa zahtjevima regulatornih pravnih akata i državnih standarda za dokumentaciju podrške aktivnostima upravljanja.

Regulatorni i metodološki okvir za upravljanje dokumentima u Rusiji, predstavljen, posebno, tako važnim dokumentom kao što je „Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje“, koji je uveo Glavni arhiv SSSR-a 1988. godine, u velikoj je mjeri zastario i zahtijeva ažuriranje.

U cilju regulisanja odnosa u oblasti organizovanja dokumentarne podrške poslovima upravljanja državnih organa, jedinica lokalne samouprave, kao i svih organizacija (bez obzira na oblik svojine i organizaciono-pravnu formu), izrađen je nacrt Saveznog zakona „O dokumentarnoj podršci za Upravljačke aktivnosti” u kojoj je, između ostalog, uveden koncept elektronskog dokumenta - to je dokument u kojem se informacije prikazuju u elektronskom digitalnom obliku i elektronski nosač dokumenata - to je materijalni medij namijenjen snimanju i pohranjivanje informacija korištenjem tehnologija koje podržavaju elektronski računari.

Među glavnim oblastima regulacije dokumentacione podrške za aktivnosti upravljanja u organizaciji, ističe se učešće u razvoju i implementaciji automatizovanih sistema za dokumentaciju podrške za aktivnosti upravljanja.

Teorijske studije automatizacije obrade nestrukturiranih informacija (koje su započele 50-ih godina) još nisu dovele do stvaranja standardnih jezika za pronalaženje informacija (poput SQL) koji bi se mogli koristiti za formalizirani opis i sadržaj dokumenata i konstrukciju upita * .

Osnovni zadatak dokumentarnih informacionih sistema je da čuvaju i obezbeđuju korisniku dokumente čiji sadržaj odgovara njegovim informacionim potrebama. Dakle, dokumentarni informacioni sistem predstavlja jedinstveno skladište dokumenata sa alatima za pretraživanje i izdavanje podataka neophodnih korisniku. Priroda pretraživanja dokumentarnih informacionih sistema odredila je za njih drugo ime - sistemi za pronalaženje informacija. Softverski proizvodi su predstavljeni na ruskom tržištu uglavnom radi zadovoljenja potreba za pravnim informacijama: „KonsultantPlus“, „Garant“ i „Kodeks“.

Istovremeno, informacione tehnologije za dokumentovanu podršku upravljačkih aktivnosti moraju funkcionalno da obezbede kontrolu i transparentnost aktivnosti preduzeća, kao i da akumuliraju i upravljaju znanjem. U modernom svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u cijeni automobila Mercedes samo 30% su direktni troškovi proizvodnje, a ostatak je naknada za troškove razvoja automobila, tj. troškovi aktivnosti inženjera i menadžera, dakle, glavni resurs za smanjenje troškova leži u optimizaciji njihovih aktivnosti.

Navedimo sljedeći primjer: organizacija radi na zajedničkoj pripremi određenog ugovora, koja se sastoji od: razgovora o glavnim tačkama ugovora sa drugom stranom, unošenja izmjena u tekst ugovora, pohranjivanja nekoliko datoteka sa različitim opcijama za ugovor. A, kada sve bude spremno, nakon nekog vremena može se ispostaviti da zapravo nije potpisana zadnja verzija ugovora (uhvaćena je pogrešna „riba“, a advokat nije pročitao ugovor, a partner ne slaže se sa nekim od njegovih stavki). Izlaz iz ovakvih situacija je korišćenje elektronskih dokumenata i elektronskih tehnologija u dokumentacionoj podršci aktivnosti upravljanja organizacijama – elektronskim sistemima za upravljanje dokumentima (EDMS).

Na prvi pogled, EDMS se čini prilično autonomnim programima koji odražavaju kretanje dokumenata preduzeća i omogućavaju rad sa njima. U međuvremenu, kreiranje i implementacija EDMS-a je sastavni dio promjena poslovnih tehnologija i korporativnog informacionog sistema.

Sam sistem toka dokumenata (kao, uostalom, i svaki sistem automatizacije preduzeća) neće doneti očekivani efekat ako njegovoj implementaciji ne prethodi istraživanje, opis i optimizacija poslovnih procesa. Svaki poslovni proces sastoji se od faza – elementarnih radnji koje izvode određeni zaposleni. Dokument (papirni ili elektronski) djeluje kao mehanizam koji prvenstveno reguliše odnose između ljudi i organizacija.

Na primjer, razmotrite pojednostavljeni poslovni proces „Vraćanje robe kupcu“ (slika 2.21). Kako bi vratio robu kupcu, menadžer kreira povratnu fakturu (faktura 1), zatim skladištar, nakon što je primio račun, vraća robu (faza 2), a nakon obrade računa (isporuka robe) , dokument se šalje u arhivu. U ovom slučaju, dokument „Račun za povrat robe“ putuje od uposlenog do zaposlenog, od faze do faze. Zauzvrat, menadžer i radnik skladišta suočeni su sa odgovarajućim zadacima, koji se takođe kreću od zaposlenog do zaposlenog, iz faze u fazu.

Na sličan način možete opisati sve druge poslovne procese preduzeća: „Skupština“, „Izdavanje novca“, „Kupovina robe“ itd. Stoga, kada automatizujete poslovne procese, možete implementirati funkcionalnost koja vam omogućava da vizualizirate tok dokumenata.

Rice. 2.21. Poslovni proces “Povrat robe kupcu”

Automatizujući funkcije planiranja, predviđanja, operativnog upravljanja, računovodstva i analize podataka, ERP sistemi se ponovo oslanjaju na dokumente koji „prolaze” kroz poslovne procese (slika 2.22).

Rice. 2.22. Interakcija pojedinih komponenti preduzeća

Dakle, iznad dijagrama sa sl. 2.21 nadgradnja se formira da podrži promjene u informacijama u dokumentu kao rezultat njegovog kretanja iz faze u fazu. Ovo daje osnovu za tvrdnju da su mehanizmi upravljanja, planiranja i analize preduzeća zasnovani na tehnologiji toka dokumenata.

Pogledajmo elektronske sisteme za upravljanje dokumentima na tržištu, koji se ugrubo mogu podijeliti u tri grupe.

Nezavisni EDMS. Isporučuju se kao poseban program koji omogućava zajednički rad sa dokumentima i omogućava interakciju sa aplikacijama kao što su MS Excel i Outlook. Takav EDMS obezbjeđuje sredstva za registraciju, skladištenje, pregled i pronalaženje dokumenata. Nezavisni EDMS vam omogućavaju jednostavnu kontrolu uvidom u informacije o statusu dokumenta: izvršilac, rokovi, rješenja, dokumenti preduzeća sa kojima je povezan, primaoci kojima treba biti poslat e-mailom itd. S jedne strane, malim preduzećima često nije potrebno ništa više od elektronskog sistema za upravljanje dokumentima. S druge strane, EDMS radi paralelno sa računovodstvenim, upravljačkim i drugim sistemima preduzeća; podaci se prenose u EDMS sa zakašnjenjem, što može uzrokovati različite vrste grešaka i nedosljednosti, povećati rizik od gubitka podataka i ograničiti mogućnost korištenja nezavisnog EDMS-a.

EDMS u obliku dodatnih modula za ERP ili CAD sisteme. Integracija će smanjiti rizik od gubitka podataka, obezbediti strožu kontrolu pristupa i izmene dokumenata, pružajući mogućnost pristupa dokumentaciji bez upotrebe specijalizovanih interfejsa iz ERP ili CAD-a. Međutim, vrijedno je uzeti u obzir da je sistemska integracija složen proces i nije uvijek izvodljiv.

EDMS kao dio arhitekture integrisanog sistema automatizacije preduzeća. Ovdje su funkcije EDMS-a „žičano ožičene“ u sam kontrolni sistem. Zajednička upotreba tehnologija za složenu automatizaciju upravljanja i toka dokumenata kombinuje njihove prednosti i nedostatke.

Razmotrimo koncept EDMS uređaja u cjelokupnoj informacionoj infrastrukturi organizacije.

Glavna jedinica informacija i celokupno postojanje sistema za upravljanje dokumentima posvećeno je skladištenju dokumenta, njegovih svojstava i istorije njegovog života, kao i stvarnom održavanju njegovog životnog veka.

Način pohranjivanja dokumenta ovisi o tome kako je praktičnije raditi s njim. Dokument se može sastojati od teksta, crteža, slika i tabela. U većini EDMS-a, zasebni dokument se fizički može sastojati od skupa datoteka - to je jednostavnije i praktičnije, jer se svaki od njih uređuje vlastitim programom.

Životni ciklus dokumenta u EDMS-u prolazi kroz niz uzastopnih faza, prikazanih na slici 2.23.

Rice. 2.23. Životni ciklus dokumenta u EDMS-u

Gotovo svi moderni elektronski sistemi za upravljanje dokumentima podržavaju sve faze životnog ciklusa dokumenta. Pitanje je samo koliko je ova podrška kompletna. Neki sistemi ne podržavaju mehanizam za blokiranje uređenih dokumenata, što onemogućava kolektivni rad sa dokumentima. Postoje sistemi koji su fokusirani na kancelarijski rad, a ne implementiraju efikasno skladištenje dokumenata, ali je važno sprovesti sve procedure za rad sa dokumentima koje su regulisane postojećim standardima. I sami dokumenti mogu ležati u fasciklama u ormaru. Neki sistemi su fokusirani na efikasnu podršku kretanju elektronskih dokumenata unutar strukture, ali nemaju sopstvenu elektronsku arhivu – skladište implementirano u ovim sistemima je namenjeno samo za operativno skladištenje dokumenata tokom njihovog životnog ciklusa. Nakon objavljivanja, dokumenti se odjavljuju iz sistema i vraćaju u svoje tipično okruženje za skladištenje, kao što je sistem datoteka. Na takav sistem se može „prikačiti“ elektronska arhiva, gde se dokument čuva zajedno sa njegovom istorijom i pratećom karticom. Na primjer, kompanija Electronic Office Systems nudi povezivanje svog proizvoda Dela sa elektronskom arhivom koju je kreirala kompanija na osnovu Kodeks-Intranet/Internet servera. Isti server kompanije Kodeks koristi i kompanija Granit Centar kao elektronsku arhivu za svoj GrandDoc sistem. Prethodne verzije oba sistema su isporučene bez elektronske arhive.

Skladištenje atributa dokumenta je dizajnirano za skladištenje „kartice“ – skupa polja koja karakterišu dokument. Tipično, EDMS ima koncept tipa dokumenta (na primjer, ugovor, specifikacija, pismo, itd.) i svaki tip ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju obavezna polja zajednička za sve dokumente i posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste. Na primjer, uobičajena polja mogu biti jedinstveni broj dokumenta, njegov naslov, autor, datum kreiranja. U ovom slučaju, dokumenti tipa „ugovor“ mogu sadržati polja kao što su datum potpisivanja, period važenja i iznos ugovora. Tipovi dokumenata, zauzvrat, mogu imati podtipove koji imaju zajednički skup polja koja nasljeđuju od glavnog tipa i dodatna polja koja su jedinstvena za podtip. Najnapredniji sistem za upravljanje dokumentima može podržati veće ugniježđenje takvih podtipova. Kucanje dokumenata, izgradnja njihove hijerarhije i dizajniranje kartica za njih je jedna od najvažnijih faza u procesu implementacije EDMS-a.

Pored koncepta vrste dokumenta, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može istovremeno pripadati više kategorija. Kategorije se mogu rasporediti u stablo kategorija. Na primjer, možete imati kategoriju “Pravni dokumenti” sa potkategorijama “Zakoni”, “Sporazumi”, “Nalozi” itd. U ovom slučaju možete imati paralelnu strukturu po odjelima, na primjer, kategoriju "Dokumenti odjela prodaje", au njoj - potkategorije "Ugovori o prodaji", "Fakture" itd. Ugovor o prodaji se može istovremeno klasifikovati u podkategorije „Ugovori“ i „Ugovori o prodaji“, koje pripadaju različitim granama u hijerarhiji kategorija. Dakle, postaje moguće tražiti dokument u takvom stablu na osnovu njegove klasifikacije, a isti fizički dokument može se pojaviti bilo koji broj puta u različitim čvorovima ove hijerarhije.

Za organizaciju memorijskog prostora na kartici postoje tri moguća rješenja: korištenje vlastitog skladišta, standardnog DBMS-a ili alata okruženja na kojem je DBMS izgrađen.

Vaše vlastito skladištenje atributa dokumenta omogućava vam da ga optimizirate za zadatak pohranjivanja kartica, fleksibilno implementirate funkcije za kreiranje složenih kartica (koji imaju, na primjer, veliko ugniježđenje tipova), a također koristite efikasne algoritme za pretraživanje informacija na karticama. Sistemi koji imaju vlastito skladište uključuju, na primjer, Documentum, Eufrat iz Cognitive Technologies i Garant-Office iz Garant Internationala. Očigledan nedostatak ovog pristupa je nemogućnost korišćenja standardnih resursa postojećeg informacionog okruženja, kao i zavisnost kritičnih informacija od EDMS provajdera.

Upotreba standardnog DBMS-a za skladištenje dokumenata rešava problem zavisnosti kritičnih informacija od EDMS provajdera. Takvi sistemi uključuju, na primjer, sisteme Delo iz EOS-a, 1C:Archive i DocsFusion iz Hummingbirda. Slabosti ovog pristupa su da relacijski model implementiran u većini DBMS-a nije prikladan za model podataka koji se koristi u EDMS-u. Prilično je teško pružiti potrebnu fleksibilnost prilikom kreiranja kartica dokumenata, posebno ako vam je potrebna složena struktura. Drugi problem je što se pri korištenju eksternog DBMS-a javljaju poteškoće kako pri prelasku s jedne verzije EDMS-a na drugu, tako i pri prelasku s jedne verzije DBMS-a na drugu.

Ako je EDMS izgrađen na osnovu bilo kojeg informacionog okruženja, na primjer, baziran na Lotus Notes/Domino, onda to omogućava korištenje svih mehanizama ugrađenih u ovo okruženje, uključujući alate za sigurnosno kopiranje, replikaciju, pretraživanje, itd. - grijeh da ne iskoristi svoje resurse. Problemi ovog pristupa leže u samoj potrebi za specifičnim okruženjem za rad sistema za upravljanje dokumentima, kao iu ograničenjima koja specifično okruženje nameće strukturi svojih baza podataka.

Postoje dva pristupa implementaciji skladištenja dokumenata: skladištenje u sistemu datoteka ili u specijalizovanoj EDMS memoriji.

Pohranjivanje u sistem datoteka smanjuje stepen sigurnosti prilikom ograničavanja pristupa, jer sistem datoteka možda ne podržava sigurnosni model koji je implementiran u samom EDMS-u. Stoga, morate dati EDMS-u vlastita prava pristupa, tako da fajlovi koje je sačuvao neće biti direktno dostupni nijednom korisniku. A EDMS održava sopstveni sistem za listu korisnika sa pravima pristupa, organizujući pristup fajlovima preko ovih prava. Istovremeno, pristupni sistem postaje težak za održavanje i nije sasvim besprijekoran sa stanovišta informacione sigurnosti. Da bi se pružila dodatna sigurnost, često se koristi šifriranje datoteka tokom skladištenja. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje fajlova, što uvelike otežava pretragu željene datoteke pri pokušaju da joj pristupi zaobilazeći sistem. Istovremeno, većina EDMS-a pohranjuje datoteke u sistem datoteka.

Kada radite sa sistemom datoteka, većina EDMS-a zahtijeva premještanje datoteka u posebno organizirane direktorije. Ali postoje i izuzeci. Na primjer, sistemi Eufrat i Microsoft SharePoint omogućavaju registraciju datoteka u sistemu bez potrebe za njihovim fizičkim premeštanjem u skladište. Jasno je da je ovakav pristup opasan sa stanovišta integriteta podataka, ali je veoma zgodan u „prelaznom periodu“ implementacije EDMS-a.

Sistemi koji imaju vlastitu pohranu datoteka ili koriste skladište okruženja na kojem su izgrađeni (na primjer, Lotus Notes/Domino ili Microsoft Exchange) mogu pružiti efikasniju kontrolu pristupa dokumentima i pouzdanije rješenje problema pristupa kontrolu. Ovako su strukturirani, na primjer, Documentum i sistemi zasnovani na Lotus Notes-u (“BOSS-Referent”, CompanyMedia). Ali ovo postavlja pitanja vezana za integritet podataka, dostupnost efikasnih alata za pravljenje rezervnih kopija i integraciju sa alatima za arhivsko skladištenje na sporim medijima.

Na nivou poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo, sve opisane komponente, iako se mogu različito rasporediti i razlikovati po stepenu složenosti, funkcionalno su slične. Poslovna logika različitih sistema može se radikalno razlikovati, a to je upravo ono što bi trebalo da bude od najvećeg interesa prilikom upoznavanja sa elektronskim sistemom upravljanja dokumentima.

Osnovne komponente koje čine funkcionalnost svakog EDMS-a:

Upravljanje dokumentima u spremištu . Uključuje procedure za dodavanje i uklanjanje dokumenata, spremanje verzija, prijenos u arhivu, održavanje arhive itd.

Pretražite dokumente . Sastoji se od pretraživanja po atributima, vizualnog pretraživanja po raznim stablima u kojima su dokumenti pohranjeni, pretraživanja po punom tekstu, semantičke pretrage itd.

Kontrola rutiranja i izvršenja . Osigurava dostavu dokumenata kao dio poslovnih procedura u organizaciji. Zapravo, pojam “elektronsko upravljanje dokumentima” dolazi od ove funkcionalnosti. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne ili krute. U slučaju fleksibilnog rutiranja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik na čijem se zaduženju dokument trenutno nalazi. U slučaju tvrdog rutiranja, putanja dokumenata se određuje unaprijed na osnovu neke logike. Funkcija usmjeravanja nije prisutna u svim EDMS-ima. Sistemi bez mogućnosti rutiranja nazivaju se elektronskim arhivama. Kontrola izvršenja je sastavni dio rutiranja. Za dokument je važno da kontroliše gde ide i gde se sada nalazi. U stvari, ruta je definisana u smislu putanje prolaska i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od učesnika u procesu prolaska. Izvršenje isprave podrazumeva izvršenje radnje u vezi sa dokumentom od strane svakog učesnika u okviru svojih službenih ovlašćenja.

Izvještaji . Oni služe kao analogni zapisnicima uredskih dokumenata. Koristeći različite izvještaje, možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje zaposleni provedu u radu na određenom dokumentu, brzinu obrade dokumenata po odjelima itd. Izvještaji su odličan materijal za donošenje upravljačkih odluka.

Administracija . Podrška za rad samog sistema, postavljanje njegovih parametara itd.

Sa tehnološke tačke gledišta, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima se malo razlikuju od bilo kojih drugih distribuiranih informacionih sistema. Po principu arhitekture zgrada, trude se da što više prate savremene trendove i zahteve tržišta. Sada je najpopularniji koncept otvoreno okruženje, maksimalno prilagodljivo specifičnim potrebama, ali istovremeno lako za instalaciju i održavanje, sa „tankim“ klijentom i namenskim serverom aplikacija, po mogućnosti multiplatformski. Svi postojeći sistemi se u jednom ili drugom stepenu približavaju ovom idealu. Međutim, sistemi zasnovani na klijentu sa punim funkcijama vezanim za određenu platformu su i dalje prilično česti. Ponekad se u ovim slučajevima nudi poseban Web klijent sa ograničenom funkcionalnošću za daljinski pristup. Na primjer, u sistemu GranDoc kompanije Granit Center puna funkcionalnost dostupna je samo kada se koristi klijentska aplikacija, ali korisnik može pretraživati ​​i pregledavati dokumente u arhivi pomoću običnog pretraživača.

Stepen efektivnosti korišćenja EDMS-a određen je stepenom u kojem dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informativni sadržaj aktivnosti preduzeća. Očigledno je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni sadržaj informacija strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba da skladišti ugovore, ali je malo verovatno da će doći do implementacije EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s mrežom trgovina u desetinama gradova, složenom logistikom i vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o implementaciji ERP sustava. U sljedećoj fazi, broj veleprodajnih kupaca i velikih kupaca može narasti do te mjere da ćete morati razmišljati o uvođenju CRM-a. I samo ako upravljački aparat naraste na stotine ljudi, pojavit će se paralelni sporedni projekti, problemi diverzifikacije i zadatak uvođenja elektronskog kontrolnog sistema. Istovremeno, neki sistemi će možda morati da se integrišu tako da CRM sistem ima veze sa pismima, ugovorima i kopijama dolaznih naloga koji se čuvaju u EDMS-u.

U nekim slučajevima, integracija ovih sistema je još bliža – EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sistema koji ih generiraju i sistema koji ih konzumiraju, u slučajevima kada je direktna komunikacija na nivou strukturiranih podataka između ovih sistemi nisu potrebni. Pretpostavimo da preduzeće ima CRM i ERP sisteme i potrebno je da CRM beleži tromesečne izveštaje ERP-a o isporuci robe određenom klijentu, eventualno dopunjene komentarima stručnjaka. Jasno je da je najpogodnije takve izvještaje pohraniti u EDMS. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će biti automatski kreiran i sačuvan. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve ove operacije se mogu odvijati automatski.

Očigledno je da funkcionalnost sistema za upravljanje dokumentima u pogledu rješavanja upravljačkih problema gotovo u potpunosti zadovoljava današnje potrebe, te da ovdje neće biti mnogo razvoja u narednim godinama. Osnovni pravac razvoja sistema za upravljanje dokumentima je povećanje efikasnosti pronalaženja informacija, integracija sa sredstvima za objavljivanje informacija na mrežama, automatsko sortiranje i kategorizacija dokumenata.

Razvoj sistema za upravljanje dokumentima će dobiti drugi vetar sa pojavom alata koji omogućavaju semantičku pretragu informacija i inteligentno automatsko apstrahovanje tekstova na osnovu značenja.

Rad u kancelariji– grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Dokumentaciona podrška menadžmentu definiše sistem principa i pravila kojima se uspostavljaju jedinstveni zahtevi za dokumentovanje, organizaciju rada sa dokumentima i njihovo arhivsko skladištenje u procesu upravljanja, uzimajući u obzir primenjene informacione tehnologije. Dokumentacija poslova upravljanja je uređen proces kreiranja dokumenta (izrada sadržaja, dizajn, odobrenje, odobrenje, objavljivanje) na papiru ili drugom mediju koji osigurava njegovu pravnu snagu. Omogućava vam da organizujete rad sa dokumentima, kreirate optimalan tok dokumenata, obezbedite skladištenje, pretragu, korišćenje i kontrolu izvršenja dokumenata u tekućim aktivnostima ustanove.

Tok dokumenata – kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka kada su kreirani ili primljeni do završetka izvršenja i otpreme. Treba napomenuti da je kancelarijski rad skup mjera za osiguranje dokumentacijske podrške menadžmentu (DOU), a tok dokumenata je kretanje dokumenata unutar DOU.

AS DOU je dizajniran da poveća efikasnost upravljačkih aktivnosti organizacija automatizacijom čitavog spektra rada sa dokumentima i treba da reši sledeće glavne zadatke:

• dokumentacija (priprema, izvođenje, koordinacija, odobravanje i izdavanje dokumenata);
• obezbjeđivanje toka dokumenata (prijem, registracija, organizacija dokumenata i njihovih projekata, slanje, prijenos dokumenata na arhivsko čuvanje);
• obezbjeđivanje rada sa dokumentima u procesu upravljanja (kontrola izvršenja, računovodstvo, operativno skladištenje, organizacija sistema za klasifikaciju, indeksiranje, pretraživanje i obradu dokumenata; zaštita od neovlašćenog pristupa; razmjena dokumenata koji podliježu potrebnom nivou kontrole pristupa; osiguranje proces donošenja odluka i izvještavanje o dokumentima, informacione usluge za korisnike);
• automatizacija postupaka arhiviranja, arhivskog čuvanja i uništavanja dokumenata čiji je životni ciklus završen (implementacija pravila čuvanja, obezbjeđivanje pretraživanja i korišćenja; prenošenje u državno skladištenje ili uništavanje arhivske dokumentacije).

Automatizovani upravljački dokumentacioni sistem stvara jedinstven informacioni prostor koji korisnicima pruža mogućnost saradnje sa svim dokumentima organizacije: ulaznom i odlaznom korespondencijom, internim organizacionim i administrativnim materijalima, kao i pratećom korespondencijom - tokom celog njihovog životnog ciklusa. Nakon završetka “aktivnog vijeka” dokumenata, sistem mora održavati njihovu arhivsku memoriju ili evidentirati informacije o njihovom uništenju ili prenošenju u državno skladište.

Možete implementirati automatsku dokumentaciju za upravljanje u organizacijama na sljedeći način:

• naručite ili sami izvršite razvoj sistema direktno fokusiranog na predmetnu oblast organizacije;
• kupiti gotov sistem za narudžbu među programima koji se nude na ruskom tržištu i prilagoditi ga predmetnoj oblasti organizacije.

Djelokrug primjene sistema "LanDocs" je kancelarijska automatizacija i izgradnja korporativnih arhiva elektronskih dokumenata. Svrha implementacije ovog sistema je da se u objektu automatizacije stvori savremeno objedinjeno sistemsko-tehničko okruženje za podršku kolektivnom radu osoblja elektronskim dokumentima, obezbeđujući, uz dostupnost odgovarajućeg sistemskog softvera i proverene tehnologije za rad sa sistemom, automatizaciju od sledećih oblasti kancelarijskog rada:

• kreiranje i održavanje centralizirane strukturirane baze podataka o dokumentima sa višekorisničkim pristupom;
• kreiranje i održavanje centralizovanih repozitorija elektronskih dokumenata (operativne i dugoročne arhive) i rad sa tekstovima elektronskih dokumenata;
• vođenje kancelarijskog poslovanja i vođenje istorije rada sa dokumentom;
• automatizovano pretraživanje po detaljima dokumenta i tekstu dokumenta;
• automatizovana distribucija dokumenata i kontrola izvršenja dokumenata i uputstava;
• osiguranje diferencijacije pristupa korisnika funkcionalnim pravima i pravima na dokumente;
• potpisivanje elektronskih dokumenata elektronskim digitalnim potpisom;
• integracija sa korporativnom e-poštom.

Korišćenje sistema podrazumeva korišćenje tehnologije za rad sa dokumentima u automatizovanom kancelarijskom radnom okruženju, stoga termini koji se koriste u ovom priručniku možda se konceptualno ne moraju uvek u potpunosti podudarati sa konceptom tradicionalnog („papiranog“) kancelarijskog rada.

Softver linije "LanDocs" dizajniran je za sveobuhvatnu automatizaciju kancelarijskih procesa rada i održavanje arhive elektronskih dokumenata u organizacijama različitih veličina i delatnosti. Proizvodi familije "LanDocs" omogućavaju da se u automatizovani kancelarijski tok uključe ne samo korisnici povezani u lokalnu računarsku mrežu, već i geografski udaljeni - pružajući mogućnost obavljanja kancelarijskih poslova i pristupa dokumentima korišćenjem Internet/Intranet infrastrukture i sistemi elektronske pošte. Funkcionalnost i sastav sistemskih modula usmjereni su na osiguravanje punopravnog rada s elektronskim dokumentima, što je slično radu s papirnim dokumentima.

Sistem "LanDocs" je kolekcija sledećih softverskih proizvoda:

Sistem "LanDocs: PROCES SLUČAJA" - osnovni sistem za automatizaciju kancelarijskih radnih procesa i održavanje arhive elektronskih dokumenata. Implementiran je u klijent-server arhitekturi zasnovanoj na industrijskom DBMS-u, radi u lokalnoj računarskoj mreži personalnih računara pod operativnim sistemom Windows 95/98/NT 2000 ; isporučuje se za rad sa DBMS "Oracle" i MS "SQL Server"; opremljen dokumentiranim OLE interfejsom za ugradnju "LanDocs" usluga upravljanja dokumentima u Windows aplikacije trećih strana.

Sistem " LanDocs: DOCUMENT SERVER"– serverski softver za centralizovano upravljanje skladištenjem sadržaja dokumenta (dokumentnih fajlova) u elektronskoj arhivi. Interagira sa "LanDocs: WORK" sistemom i podržava operacije čitanja, pisanja, brisanja, prenosa dokumenata dokumenata za dugotrajno skladištenje i evidentiranja svih ovih operacija na specijalizovanom serveru koji radi pod Windows NT 4.0/2000.

Opcija pretraživanja cijelog teksta "LanDocs: DOCUMENT SERVER" pruža mogućnost pretraživanja kroz tekstove dokumenata korištenjem morfološke analize.

"LANImage SCENIRANJE I VIZUALIZACIJA SLIKA"– sistem za skeniranje papirnih dokumenata i rad sa slikama dokumenata (elektronske slike papirnih dokumenata). Omogućava vam udoban rad sa elektronskim kopijama papirnih dokumenata, prelazak na željenu stranicu, prikaz slike u različitim razmerama, ispitivanje detalja u režimu „lupa“, pomeranje, uklanjanje mrlja sa slike i još mnogo toga.

"LanDocs: PRISTUP INTERNETU"– specijalizovani web server za pristup podacima sistema kancelarijske automatizacije i korporativnoj arhivi elektronskih dokumenata putem Interneta; omogućava vam da izvršite registraciju, pretragu, slanje poštom i druge operacije sa dokumentima koristeći standardni Internet pretraživač (Internet Explorer, Netscape Navigator) kao klijent nezavisnog od platforme.

"LanDocs: MAIL SERVER“ – specijalizovani serverski softver koji djeluje kao pristupnik za MAPI kompatibilni e-mail sistem; pruža mogućnost slanja poruka, zadataka i dokumenata iz LanDocs sistema izvođačima koji nemaju softver sistema LanDocs: OFFICE PROCESS.

"LanDocs: POŠTANSKI KLIJENT"– klijentski softver koji radi u MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Korisnik ima mogućnost primanja zadataka i dokumenata iz baze podataka "LanDocs" i izvještavanja o izvršenju zadataka dok je u poštanskom sandučetu MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: SIGURNOSNI PODSISTEM"– sigurnosni podsistem u sistemu "LanDocs", dizajniran za zaštitu informacija putem elektronskog digitalnog potpisa i enkripcije. Sigurnosni podsistem uključuje sigurnosni server i klijentske dijelove "LanDocs" korisničkih aplikacija. Sigurnosni server implementira funkcije certifikacijskog tijela koje osigurava izdavanje certifikata javnog ključa na osnovu zahtjeva korisnika i organizaciju online pristupa korisnika bazi certifikata (format certifikata je u skladu sa preporukama ITU-T.509). Klijentski dio podsistema omogućava korisniku da svojim ličnim ključem potpisuje dokumente, poruke i druge informacione objekte "LanDocs", te provjerava potpise drugih korisnika. Događaji koji uključuju korištenje elektronskog digitalnog potpisa, šifriranje, generiranje ključeva i izdavanje certifikata evidentiraju se u protokolima rada podsistema.

"LanDocs: RUTIRANJE"– softverski alat koji proširuje mogućnosti "LanDocs: OFFICE PROCESS" za upravljanje procesima obrade dokumenata. Modeliranje procesa kretanja dokumenata izvodi se na zgodan i vizualan način - kroz izradu grafičkih mapa. Karta određuje rutu kretanja poruke i dokumenta, određuje uslove za prelazak iz jedne faze obrade u drugu. Ovako kreirana ruta služi za pokretanje kretanja dokumenta i naknadnu kontrolu rute njegovog kretanja. Funkcije analize vam omogućavaju da dobijete statičke podatke o stvarnim parametrima procesa.

Sistem "LanDocs: OFFICE PROCESS" omogućava vam da obavljate sljedeće glavne funkcije:

• registracija dokumenata;
• unošenje tekstova dokumenata i pratećih funkcija za rad s datotekama;
• razmjena dokumenata i poruka, slanje zadataka na izvršenje;
• kontrola izvršenja dokumenata i zadataka;
• rad u režimu zamene;
• praćenje kancelarijskih veza između dokumenata, kreiranje složeno strukturiranih fascikli;
• navigacija i pretraživanje dokumenata;
• izvještavanje o protoku dokumenata;
• skeniranje papirnih dokumenata, rad sa slikama dokumenata (koristeći alate "LAN Image");
• integracija sa kancelarijskim aplikacijama za rad sa elektronskim dokumentima;
• integracija sa eksternim Windows aplikacijama;
• slanje zadataka i obavještenja korisnicima e-pošte;
• primjena elektronskog potpisa, izvođenje i kontrola kancelarijskog poslovanja na dokumentima;
• rad preko interneta;
• održavanje imenika.

"LanDocs" je sistem fokusiran na rad sa dokumentima. Dokument u sistemu "LanDocs" je zbirka podataka o dokumentu i informacionih objekata povezanih sa dokumentom - registarske kartice, fajlova i njihovih verzija sa tekstom dokumenta, informacija o istoriji kretanja dokumenta, elektronski digitalni potpis itd. Tako se dokument registrovan u sistemu "LanDocs" shvata kao poseban informacioni objekat - "LanDocs dokument".

"LanDocs" dokument je kombinacija tri glavne komponente: registracione kartice, teksta dokumenta (fajl sa tekstom dokumenta priložen uz registracijsku karticu), informacija o istoriji rada sa dokumentom (istorija kretanja i obavljanje kancelarijskih poslova i sistemskih operacija vezanih za pristup dokumentu). Prilikom unosa dokumenta u sistem, informacije o dokumentu se ne unose jednostavno i unosi se tekst dokumenta, već se kreira novi informacioni objekat - „LanDocs” dokument, koji je, ukoliko postoji tekst dokumenta, punopravni dokument.

Registraciona kartica – kreira se za svaki dokument (papirni ili elektronski) koji je potrebno uneti u sistem. Kartica za registraciju dokumenta sadrži atribute koji karakteriziraju dokument i služe za njegovo traženje. Atributi registracione kartice, u pravilu, poklapaju se s detaljima dokumenta.

Datoteka dokumenta (tekst dokumenta koji sadrži tekst, tabelu, sliku, zvuk, itd.) – priložena registracionoj kartici i sačuvana u sistemu u originalnom formatu datoteke (bez konverzije). Sistem vam omogućava da pohranite nekoliko datoteka za jedan dokument i više verzija jedne datoteke. Listu formata datoteka dozvoljenih za upotrebu određuje administrator. Ako dokument postoji kao papirni original, onda ga može skenirati softverski modul "LANImage", pozvan da izvrši uvoz sa skeniranjem; u budućnosti će slika dokumenta biti pohranjena u sistemu kao elektronska slika dokumenta, predstavljena u grafičkom formatu.

Informacija o istoriji kretanja dokumenta i radu sa dokumentom je skup informacija sadržanih u listi poruka na dokumentu i unosima u protokole rada sistema u vezi sa informacijama o primenjenim elektronskim potpisima.

“Predstavljanje” dokumenta u sistemu kao “Dm Docs dokumenta” omogućava vam da “LanDocs” dokumentima date istu funkcionalnu svrhu koju imaju obični “papirni” dokumenti: informativnu, upravljačku i pravnu.

Mehanizmi za zaštitu informacija i razgraničenje korisničkih ovlašćenja implementirani u sistemu "LanDocs" omogućavaju vam da:

• zaštitite od neovlaštenog ulaska lozinkom;
• utvrđivanje prava pristupa korisnika dokumentima različitih nivoa povjerljivosti;
• personalizovati pravo pristupa dokumentu definisanjem liste lica koja imaju pravo na rad sa dokumentom;
• šifriranje (kodiranje) povjerljivih dokumenata.

Sistem je opremljen zaštitom lozinkom za prijavu na sistem. Kada se korisnik prijavi u sistem, od njega se traži njegovo ime i lozinka, nakon čega mu sistem dozvoljava da obavlja samo funkcije koje su mu dodijeljene u skladu sa njegovim funkcionalnim pravima.

Dodatna diferencijacija prava korisnika na pristup dokumentima implementirana je na osnovu mehanizma nivoa povjerljivosti.

Sistem pruža "Prava na fajlove"– spisak operacija sa fajlovima dokumenata koji su regulisani za svaki fajl. Za fajl koji je već unesen u dokument, mogu se dodijeliti sljedeća prava:

• povratak na prethodnu verziju;
• promjena naziva datoteke;
• promjena statusa datoteke;
• ustupanje prava na spise;
• gledanje;
• uređivanje;
• brisanje.

Prilikom korištenja softvera "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM", integritet "LanDocs" dokumenata je dodatno zaštićen (provjera sigurnosti na softverskom nivou).

Kada se koristi za dugotrajno skladištenje medija koji se ne može ponovno upisivati, sigurnost revizije je osigurana na fizičkom nivou u odnosu na datoteke dokumenata.

Dodatne sigurnosne karakteristike mogu se uključiti u tehnološki ciklus korištenja i održavanja sistema.

Namjena programske linije "LanDocs". Linija softverskih proizvoda "LanDocs" je dizajnirana za izgradnju automatizovanih sistema predškolskog obrazovanja u preduzećima različitih veličina i specijalizacija. Program LanDocs vam omogućava implementaciju čitavog niza različitih dizajnerskih rješenja, kao što su:

• sistem za automatizaciju kancelarijskog rada i toka dokumenata, zasnovan na domaćim standardima i normativima, praksi evidentiranja dokumenata i praćenja izvršenja naloga. Pruža različite nivoe funkcionalnosti za različite kategorije zaposlenih;
• korporativno skladištenje (arhiva) elektronskih dokumenata, pružanje pouzdane zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa, mogućnost pretraživanja po celom tekstu uzimajući u obzir jezičku morfologiju, evidentiranje i reviziju radnji korisnika u vezi sa pristupom dokumentima;
• sistem za automatizaciju aktivnosti arhiva odjela i arhivskih odjela organizacije, koji funkcionira u skladu sa zahtjevima Državne arhivske službe Ruske Federacije. Obezbeđuje pripremu specijalizovanih izveštaja za arhive odeljenja i podržava posebne tehnologije za grupni unos papirnih dokumenata u elektronski arhiv;
• sistem za automatizovanu podršku poslovnih procesa organizacije, koji vam omogućava da odredite rutu kretanja dokumenata i upravljate njihovim tokom.

Tehnologije implementacije softvera "LanDocs Nakon implementacije AS DOW-a, dalja strategija podrazumijeva izgradnju efikasnog sistema upravljanja projektima, koji treba da osigura:

• maksimalna usklađenost postignutih rezultata sa strateškim ciljevima projekta;
• povećanje tačnosti planiranja projekta;
• maksimalna kontrola od strane menadžmenta projekta, osiguravanje sposobnosti da se identifikuju i eliminišu negativni trendovi u implementaciji projekta u različitim fazama;
• minimiziranje rizika projekta.

Projekat realizuje zajednički tim koji uključuje:

• od kreatora programa - menadžera projekta, osoblja grupe za implementaciju koje radi u prostorijama naručioca i osoblja grupe za podršku koje rješava pitanja tehničke podrške za vođenje projektne dokumentacije;
• Naručilac je odgovorni predstavnik koji ima pravo, kako je navedeno u nalogu, da promptno rješava sva pitanja vezana za implementaciju projekta, te radna grupa, koja obično uključuje specijaliste za održavanje softvera, OS podršku, DBMS, email, itd., kao i stručnjaci za informacijsku sigurnost i osoblje funkcionalnog odjela potrebno za projekat.

Prilikom implementacije koristi se standardna metodologija, koja se mijenja u skladu sa specifičnostima konkretnog projekta - njegovom veličinom, vrstom implementacije sistema, stepenom učešća osoblja kreatora programa u radu implementacije itd. Tipična shema uključuje sljedeće faze - pripremne, provjeru stanja upravljanja dokumentacijom, implementaciju pilot projekta (na ograničenom broju radnih mjesta), probni rad u pilot zoni, pojašnjenje pravila za rad sistema zasnovanog na o rezultatima probnog rada sistema, garancijskoj i post-garantnoj podršci.

Prilikom implementacije sistema posebna pažnja se poklanja dokumentovanju projekta. Po pravilu, na osnovu rezultata faze istraživanja izrađuju se dokumenti „Izvještaj o istrazi“, „Ciljevi, ograničenja i rizici projekta“, „Zahtjev za implementaciju sistema“. Prilikom prelaska u industrijski pogon, kupcu se obično dostavlja nacrt dokumenta „Uputstva za automatizovani kancelarijski rad“, a u okviru projekata za implementaciju bezpapirnih tehnologija „Pravilnik o elektronskom dokumentu“ i „Pravilnik o elektronskom digitalnom potpis” može se dodatno razviti.

Razmotrimo jedan od tipičnih automatizovanih sistema dokumentacije za upravljanje, koji je predstavnik prve grupe.

Automatizovani informacioni sistem (AS) „BIZNIS“ je u potpunosti usklađen sa postojećom kancelarijskom praksom. Prvo, sistem može da prati elektronski tok dokumenata koji je tradicionalno prihvaćen u preduzeću, pojednostavljujući tehnologije kancelarijskog rada. Drugo, sistem vam omogućava da značajno proširite obim tradicionalne organizacije toka dokumenata kroz djelomičnu ili potpunu upotrebu funkcija elektronskog upravljanja dokumentima i obrade dokumenata na računaru.

AS "DELO" je dizajniran za rad koristeći mogućnosti lokalne mreže organizacije, implementiran je u arhitekturi "klijent-server" zasnovanoj na industrijskim DBMS-ovima i sastoji se od niza specijalizovanih automatizovanih radnih stanica (AWS), konfigurisanih za obavljanje osnovnih kancelarijskih funkcija .

AS "DELO", instaliran u organizaciji sa geografski raspoređenom strukturom, mora biti povezan sa drugim sličnim sistemima putem e-maila koji podržava MARE interfejs. Sistem uključuje web-server za kancelarijski rad, koji menadžerima i stručnjacima omogućava jednostavan i efikasan pristup podacima o dokumentima i samim dokumentima sa bilo koje lokalne ili udaljene radne stanice putem Interneta (intraneta). Standardna verzija "DELO" sistema radi sa "Oracle" DBMS i "SQL Server" MS. Funkcije koje se pružaju svakom pojedinačnom korisniku sistema određene su njegovim poslovima i ulogom u protoku dokumenata organizacije.

Radna stanica za registraciju ulaznih dokumenata omogućava centraliziranu ili decentraliziranu registraciju cjelokupne korespondencije koju prima organizacija. Istovremeno, za svaki dokument koji organizacija primi, bez obzira na mjesto njegove registracije, kreira se registarska kartica u koju sistem bilježi ulazni broj (indeks). Svaka podgrupa dokumenata može imati svoju numeraciju prema pravilima koja se poklapaju sa procedurom indeksiranja dokumenata organizacije.

Upravljačka radna stanica obavlja rad sa dokumentima koji imaju instrukcije sa planiranim rokovima izvršenja. Registraciona kartica za kontrolu dokumenata je istaknuta odgovarajućim atributom. Prilikom slanja kontrolnih naloga za dokument, njegova registracijska kartica se, pored distribucije izvršiocu, stavlja u fasciklu pod kontrolom. Korisnici koji prate izvršenje dokumenata pripremaju izvještaje o izvršenju kontrolnih dokumenata i potvrde o opomenu o izvršenju kontrolnih dokumenata.

Službena radna stanica obezbjeđuje rad zaposlenih u kompaniji koji su službeni učesnici u dokumentacionom toku – dopisnici i primaoci dokumenata. Službenici primaju dokumente, ovjeravaju ih i potpisuju i daju upute. Službenici registrovani u sistemu nisu nužno njegovi korisnici. Korisnici sa odgovarajućim ovlaštenjima (radna stanica pomoćnika) mogu raditi za službenike u sistemu. Ako sami službenici i njihovi pomoćnici rade direktno u sistemu, onda moraju biti registrovani kao korisnici.

Radna stanica sistemskog tehnologa podržava rad sistem administratora. Sistemski tehnolog obavlja operacije praćenja i ispravljanja grešaka u radu korisnika, popunjavanja, dopune i promjene sadržaja sistemskih direktorija; prilagođava sistem trenutnim promjenama u strukturi i toku dokumenata u organizaciji. Uključuje korisnike u sistem, distribuira prava i privilegije.

Radna stanica za prijem sertifikata i izveštaja o dokumentima podržava rad kancelarijskog radnika, koji prima različite sertifikate i generiše štampane izveštaje koji sadrže informacije o toku dokumenata i izveštaje o izvršenju dokumenata.

Radna stanica službenika službe za vođenje odjela obavlja sve funkcije potrebne za podršku izvršenja dokumenta u odgovarajućem odjeljenju.

Automatsko radno mjesto za registraciju odlaznih dokumenata osigurava registraciju odlazne korespondencije koju potpisuje službenik u jednom ili više strukturnih odjela organizacije. Bez obzira na mjesto registracije odlaznog dokumenta, dodjeljuje mu se registarski broj, generiran prema pravilima jedinstvenim za ovu podgrupu dokumenata. Uvrštavanje isprave u predmet vrši se upisivanjem zapisa na registarsku karticu koji sadrži naziv predmeta (prema imeniku nomenklature predmeta), datum i vrijeme otpisa. Imenik liste slučajeva popunjava sistemski tehnolog u skladu sa godišnjom odobrenom listom slučajeva organizacije.

Radna stanica za distribuciju dokumenata omogućava posebnoj strukturnoj jedinici organizacije slanje odlazne korespondencije. Istovremeno se u karticu za registraciju dokumenta upisuje datum i vrijeme stvarnog slanja dokumenta vanjskoj organizaciji, evidentira se način slanja (terenska komunikacija, pošta, telegram i sl.) i matični broj poštanske službe. . Upisnici za slanje dokumenata mogu se odštampati za dostavu u odgovarajuću poštansku službu zajedno sa dokumentima. Dodatno, podržana je mogućnost formiranja koverti i njihovog pretiska.

Radna stanica sistemskog programera pruža podršku za automatizovani sistem upravljanja kancelarijom.

Automatizovani sistem dokumentacione podrške za upravljanje „POSLOVANJE“ sastoji se od četiri podsistema: „kancelarijski rad“, „obrasci izveštaja“, „imenici“, „administracija“.

Podsistem "Upravljanje uredom" implementira glavne funkcije sistema i sastoji se od sljedećih modula:

• Modul "Registracija" vam omogućava da unesete vrijednosti podataka o registracijskoj kartici, uključujući "prikačenje" datoteke s tekstom dokumenta na karticu, uspostavljanje veza između dokumenata, kao i prijenos dokumenta u "Izvršenje" modul;
• modul „Izvršenje“ obezbjeđuje izvršenje dokumenta, uključujući izdavanje instrukcija o dokumentu, pripremu izvještaja izvršitelja i otpis dokumenta;
• Modul "Traži" traži dokumente u kartoteci prema namjeni detalja njihovih registarskih kartica. Detekcija dokumenta pomoću pretrage je neophodna ako korisnik ne zna u kom se ormaru dokument nalazi. Rezultati pretrage se, posebno, mogu koristiti kao alat za praćenje izvršenja dokumenata ili generisanje proizvoljnih sažetaka izveštaja (na primer, generisanje liste dokumenata koje nije izvršio određeni službenik);
• modul "Registar". Koristi se za obradu dokumenata koji se šalju, uključujući generisanje i štampanje standardnih obrazaca za poštanske registre.

Podsistem "Obrasci za izvještavanje" generiše listu u skladu sa unaprijed određenim kriterijima odabira i formatira ih u obliku standardnih štampanih obrazaca. Podsistem podržava generisanje informacija o toku dokumenata, sažetka izvršenja kontrolnih dokumenata, kao i sažetka podsjetnika o izvršenju kontrolnih dokumenata itd.

Podsistem "Imenik" ostvaruje funkciju servisiranja sistemskih imenika, kao što je imenik organizacione strukture institucije, pravila kancelarijskog rada itd.

Podsistem "Administracija" služi za održavanje liste korisnika sistema, u kojoj se za svakog korisnika određuju lični identifikator i lozinka, prava pristupa sistemskim datotekama, dokumentima različitih sigurnosnih klasifikacija, podsistemima i funkcijama sistema. Sistem pruža mogućnost korištenja elektronskog digitalnog potpisa (EDS) i enkripcije.

U kontekstu širokog uvođenja informacionih i telekomunikacionih tehnologija u ruske organizacije, kako državne tako i komercijalne, postoji ozbiljan interes za automatizaciju pripreme i rada sa dokumentima i uvođenje računarskih tehnologija u predškolske obrazovne ustanove. Dokaz za to je brz rast ruskog tržišta za takve tehnologije i sisteme za upravljanje dokumentima (DMS). To potvrđuje i obim rada u okviru federalnog programa „Elektronska Rusija“ i sličnih regionalnih programa. Međutim, uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima zahtijeva rješavanje ne toliko tehnoloških koliko organizacijskih i pravnih problema, i to uglavnom na evolutivni način.
Očigledno je da će papirni i elektronski dokumenti koegzistirati pod jednakim uslovima dugo vremena, stoga CMS koji se koristi u organizacijama mora pružiti podršku kako za elektronski tako i za tradicionalni (papir, foto, film, itd.) tok dokumenata i proces racionalnog prelazak sa jednog na drugi.
Organizacija javne uprave u Rusiji oduvijek je bila problem - ogromna zemlja, visoka cijena upravljačkih odluka i glomazan upravljački aparat zahtijevali su stvaranje određenog sistema koji bi minimizirao posljedice neefikasnih i iracionalnih odluka. Izgrađena je na razdvajanju funkcija materijalnog izvršenja dokumenata i kontrole izvršenja. Kontrola kretanja i izvršenja dokumenata poverena je posebnim licima - referentima, koji su evidentirali podatke o ulaznim, izlaznim i internim dokumentima, rešenja (uputstva) o dokumentima i njihovu realizaciju, kao i kretanje (prenos) i arhiviranje dokumenata unutar organizaciju. Osnova tehnologije ovakvog sistema su:

• upute za uredski rad;
• nomenklatura predmeta;

• registarska kartica (RC) dokumenta;
• kartoteke koje kombiniraju komplete RK;
• Dnevnici prijenosa dokumenata;
• kontrolne kartice.

Kada službeni dokument stigne u organizaciju, njegovo prihvatanje i kontrola, registracija (u časopisu ili Republici Kazahstan) i izricanje rezolucije, popunjavanje kontrolne kartice (ako je potrebno) i prijenos službeniku (ili osobama) na izvršenje su osigurani. Dakle, službeno lice može dobiti informaciju o tome koje dokumente ima za izvršenje, koji rokovi su pogodni za izvršenje itd. Kada se dokument izvrši (kada se završe sva uputstva na njemu), on se šalje u spis, a zatim njegov RC. a sam dokument se stavlja u arhivu. Regulacija ovakvog sistema putem uputstava i standarda omogućila je njegovu automatizaciju i relativno nekompliciranu, tj. prelazak na odgovarajuće kompjuterske tehnologije i baze podataka.
Istina, pravni i organizacioni sukobi su ovdje nastali zbog potrebe upravljanja pravima pristupa informacijama o dokumentima, što je direktno korištenje zapadnih sudskih sistema činilo problematičnim (čak i ako ne uzmemo u obzir njihovu basnoslovnu cijenu). Kao rezultat toga, 1990-ih godina prošlog stoljeća pojavilo se dosta ruskih sistema različitog stepena složenosti, koji su pružali gore opisanu funkcionalnost - od najjednostavnijih ormarića do prilično razvijenih proizvoda bliskih onima u kutiji (Pepeljuga, Delo-96 itd.), kao i čitav kompleks dodataka preko Lotus Notesa.
Svi su, u različitom stepenu kompletnosti, obezbeđivali procese evidentiranja dokumenata, evidentiranja rešenja, praćenja izvršenja, traženja dokumenata po raznim detaljima, generisanja svih vrsta izveštaja, itd. Najnapredniji sistemi su omogućili i organizaciju računovodstva kretanje papirnih dokumenata. Tako su sistemi kancelarijske automatizacije bili namijenjeni da podrže aktivnosti kancelarijskog osoblja, a ne službenika, te su osigurali rad sa sistemom upravljanja dokumentima, a ne sa samim dokumentima. Imajte na umu da su takvi sistemi i danas relevantni. Istovremeno, računarske tehnologije predškolskih obrazovnih ustanova moraju obezbijediti:

• podržavanje rada ne samo osoblja predškolske ustanove, već i službenika;
• mogućnost prilaganja datoteka dokumenata radnoj grupi;
• mogućnost proširenja sastava atributa u Republici Kazahstan za posebne vrste dokumenata;
• podrška kolektivnom radu na dokumentima i njihovo prethodno razmatranje prilikom odobravanja;
• mogućnost pretraživanja kroz tekstove dokumenata;
• mogućnost korišćenja šablona dokumenata, konstruisanja tekstova od ustaljenih fraza, pristupa regulatornim dokumentima (regulatorni pravni akti i tehnički regulatorni pravni akti).

Primjenjivi su sljedeći pristupi generiranju datoteka dokumenata:

• dokumenti se mogu primati u obliku fajlova direktno od izvođača i autora;
• dokumenti se mogu skenirati na ulazu, a zatim raditi sa njihovim elektronskim slikama;
• dokumenti se mogu dobiti iz relevantnih informacionih fondova (informacioni sistemi, baze podataka, web stranice, portali).

Prvi pristup se može koristiti kada postoji intenzivan protok dokumenata između organizacija i kada su uspostavljeni odgovarajući ugovorni odnosi. Ovaj pristup je primjenjiv za protok dokumenata između matične organizacije i njenih udaljenih struktura ili podređenih organizacija. U ovom slučaju, prema dogovorenom protokolu (obično putem e-pošte), šalju se i RC dokumenta (da bi se pojednostavila registracija) i sama datoteka dokumenta. Radi pouzdanosti, dokument i njegov RC često su šifrirani i (ili) potpisani elektronskim digitalnim potpisom. Originalni papir se šalje redovnom poštom.
Tako je formirana klasa tehnologija koja se može nazvati papirno-elektronskim, kada se gotovo sav posao unutar organizacije obavlja sa dokumentima u okviru nekog automatizovanog sistema. U ovoj tehnologiji, papirni dokumenti se često skeniraju odmah po registraciji, a zatim rade s elektronskom verzijom (u obliku slikovne datoteke - po pravilu nema potrebe prepoznati je prije teksta). Sam original se stavlja u datoteku i više se ne koristi.
Uvođenje takve tehnologije omogućava

• ubrzati kretanje dokumenata kroz organizaciju;
• obezbijediti blagovremeni pregled dokumenata;
• obezbijediti efikasnu kontrolu nad izvršenjem dokumenata;
• povećati efikasnost kako pojedinačnih službenika tako i organizacije u cjelini;
• smanjiti troškove reprodukcije, prijenosa i skladištenja kopija papirnih dokumenata;
• obezbijediti izvršiocima dokumenata mogućnost korištenja najkompletnije dokumentacije.

Ali papirni originali i dalje postoje u ovoj tehnologiji – oni se i dalje štampaju, potpisuju, šalju, zauzimaju prostor i troše resurse.
Kada se automatizuju radna mesta svih zaposlenih i uvede papirno-elektronska tehnologija, javlja se potreba za daljim unapređenjem i napuštanjem papirnih originala, bar za one dokumente čiji se životni ciklus odvija u organizaciji (interna dokumenta). Ali i ovdje se javlja niz tehnoloških (dostupnost i korištenje digitalnih potpisa, njihov broj, dostupnost i korištenje certifikacijskih centara, sigurnost informacija i zaštita informacija) i pravna pitanja (pravna snaga i dokazi o elektronskim dokumentima, njihov službeni status, podnošenje). elektronskih dokumenata inspekcijskim organima). Uzimajući ovo u obzir, sistem elektronskog upravljanja dokumentima mora obezbijediti:

• skladištenje u sistemu i prijenos dokumenata potpisanih digitalnim potpisom;
• službenici imaju elektronski potpis;
• priprema elektronskih dokumenata, uključujući neophodne procedure za “elektronsko” odobravanje i potpisivanje;
• davanje elektronskim dokumentima statusa službenih dokumenata.