Zadatak izgradnje pravih komunikacija je vječan, kao i sam svijet. Ljudi se mijenjaju, procesi se mijenjaju - i komunikacija se mijenja s njima. A debata o tome koje su metode komunikacije najefikasnije izgleda beskonačna.
Po mom mišljenju, e-pošta kao sredstvo komunikacije se često potcjenjuje i zloupotrebljava. Kao što je jedan moj prijatelj top menadžera koji se davio u e-mailovima jednom rekao: “Funkcija Odgovori svima u Outlooku bi trebala biti plaćena...”
Smatram da je e-pošta jedan od najboljih načina za komunikaciju na projektu iz sljedećih glavnih razloga:
- Brzina isporuke informacija;
- Nezavisnost zapošljavanja bilo kog primaoca informacije u trenutku slanja poruke;
- Fiksiranje datuma i vremena slanja, čuvanje istorije korespondencije;
- Mogućnost primjene dodatnih metoda praćenja poruka (obavijest o isporuci, obavijest o čitanju);
- Isti originalni tekst poruke za sve primaoce;
- Fleksibilnost u formiranju poruke (pošiljalac može biti bilo gdje i poslati poruku u bilo koje pogodno vrijeme);
- Mogućnost sortiranja poruka, brza pretraga;
- Mogućnost korištenja dugmadi za glasanje za dobivanje odobrenja ili odabir alternative;
- Mogućnost pričvršćivanja dodatnih materijala.
Koji su nedostaci dostavljanja informacija putem e-pošte? Nema ih mnogo:
- Moguće kašnjenje povratne informacije;
- Poteškoće s raspravom o temi poruke (ako poruka uključuje diskusiju).
Sve ostale metode komunikacije su, po mom mišljenju, radno intenzivnije u smislu vremena i truda, više iskrivljuju izvorne informacije i manje su zgodne sa stanovišta glavne funkcije komunikacije i glavnog zadatka komunikacije. je i dalje razmjena informacija. E-pošta minimizira gubitak vremena za obradu poruke - svaki primalac troši onoliko vremena koliko je potrebno za obradu informacija, uzimajući u obzir njegove individualne karakteristike. Drugi načini prenošenja informacija, kao što su lični sastanak, telefonski poziv ili web konferencija, su intenzivniji, a informacije su više iskrivljene tokom prenosa poruke.
Stoga smatram da e-mail u kompaniji treba koristiti što aktivnije, ali – poslovno. Ako u polje „Primaoci“ stavite 30 ljudi i u pismu pitate sve što misle o ovoj temi, prepiska će se pretvoriti u deponiju informacija, pogotovo ako među primaocima ima previše društvenih i kreativnih zaposlenika, koji također preferiraju dugme „Odgovori svima“ (koje je još uvek besplatno!).
Jednostavna pravila koja se predlažu za upotrebu u cilju povećanja efikasnosti komunikacije u kompaniji koristeći e-poštu:
1. Stavite u polje "Primaoci" samo one primaoce kojima je to zaista potrebno. Ako niste sigurni da li je primaocu potrebna vaša poruka ili vaša poruka nije upućena njemu lično, unesite je u polje "Kopiraj" ili je potpuno isključite iz poruke.
2. Pišite što je kraće moguće. Nemojte prilagati previše fajlova objavi. Veličina poruke mora ostati u razumnim granicama. Ako je prilog obiman, bolje ga je postaviti na korporativni portal i poslati link.
3. Nemojte prekomjerno koristiti ikonu Visoke važnosti. Međutim, sekretarice koje su ovu ikonu stavile u podrazumevane postavke Outlooka za svako slovo odavno su diskreditovale sam princip filtriranja poruka po važnosti.
4. Napravite strukturu pogodnu za vas za distribuciju pisama u programu za poštu.
5. Postavite automatsko premještanje pisama određenih primalaca ili koja sadrže određene riječi u temi u foldere koje nećete stalno čitati. Na primjer, pored foldera "Spam", koristim i foldere za automatsko prikupljanje pisama kao što su "Korporativne informacije", "Tehnička neželjena pošta". Prva fascikla sadrži mailove iz kadrovske službe o rođendanima zaposlenih, o organizovanju obilazaka i sl. Fascikla "Tehnička neželjena pošta" prima obavijesti od mail klijenta, kao što su "Poziv je prihvaćen", "Vaša prijava je u razmatranju" i slično.
6. Koristite grupe kontakata za mailing liste. Outlook vam, na primjer, omogućava da kreirate grupe kontakata od kontakata u vašem adresaru. Napravite kontakt grupe jednom i nećete morati da pamtite kome da pošaljete poruku svaki put kada pošaljete mejling listu. Grupe se mogu stvarati po raznim osnovama (odjeli, projekti, interesi itd.). Primjeri kontakt grupa: „Računovodstvo“, „Top menadžeri“, „Učesnici obuke u Excelu“, „Tim projekta za implementaciju SAP-a“, „Učesnici sedmičnih sastanaka na projektu reorganizacije skladišta“. Koristeći kontakt grupe, nikada nećete zaboraviti nikoga i obrnuto, nećete poslati dodatno pismo.
7. Isključite podsjetnike o dolaznim pismima i posebno iskačućim prozorima, ne samo na radnom računaru, već i na tabletu i telefonu (ako je tu povezana poslovna pošta). Provjeravajte svoju poštu ne svakih 10 minuta kada prođe prozor s obavještenjem u Outlooku, već 2 puta dnevno, zakažite vrijeme za ovo u svom kalendaru.
8. Ako poruka predlaže diskusiju i postane previše burna, završite diskusiju putem e-pošte i zakažite sastanak o tom pitanju.
9. Koristite šablone poruka za poruke e-pošte koje se često ponavljaju. Ovi predlošci se mogu učitati u program za poštu (na primjer, u Outlooku, predlošci se nalaze u meniju "Potpisi") u sljedećem obliku:
“Poštovane kolege, dobar dan!
Šaljem vam _________ (naziv dokumenta) na odobrenje. Bilo kakva pitanja, sugestije ili komentare pošaljite mi e-mail. Ako nema Vaših komentara prije 14:00 _____ (datum), dokument će se smatrati odobrenim.
S poštovanjem,
Ivanov I.P.”
U tom slučaju, svaki put kada trebate poslati dokument na odobrenje, jednostavno odaberete odgovarajući predložak, priložite sam dokument ili vezu do njega, popunite praznine i pošaljete ga primateljima. Ima li puno ušteđenog vremena na sitnicama?
Naravno, u nekim slučajevima, lični sastanak je apsolutno neophodna vrsta komunikacije. Na primjer, da biste donijeli odluku o kandidatu, neophodan je intervju licem u lice, jer ni životopis ni Skype intervju neće dati potpunu sliku o ličnosti kandidata. Međutim, takvih situacija koje zahtijevaju sastanke licem u lice ne prelazi 20%. U svim ostalim slučajevima, upotreba e-pošte je, po mom mišljenju, poželjnija i može vam uštedjeti vrijeme i povećati efikasnost komunikacije.
Sredstva elektronske komunikacije koja se koriste u poslovnoj komunikaciji uključuju:
Fax komunikacija;
Telefon i mobilni telefon;
Email;
Videokonferencije, interfoni, webinari, telekonferencije;
Internet.
Razmotrite glavna sredstva elektronske poslovne komunikacije.
Danas je najjednostavniji oblik elektronske komunikacije faksimilnu vezu. Fax je slanje i primanje tačnih kopija dokumenata putem javne ili privatne telefonske mreže. Tekst i grafika se čitaju direktno sa originala pomoću skenera, nakon čega se ove informacije mogu prenijeti doslovno bilo gdje u svijetu. Faksovi se primaju i šalju faks mašine. Faks ili telefaks (faksogram)- kopiju dokumenta (pisanog, grafičkog, slikovnog) primljenog na papiru, prenijetog putem faksimilnih kanala (pomoću faksimilne opreme). Faksogram se ne može smatrati posebnom vrstom dokumenta, jer se faksom može prenijeti bilo koji dokument na papiru - nalog, instrukcija, ugovor itd. Najčešće se faks koristi za prijenos uslužnih pisama informativnih poruka. Prednosti ovog komunikacionog kanala su značajno smanjenje vremena za prenos informacija i veća pouzdanost isporuke. Faks se koristi za prijenos operativnih informacija. Faks poruka, prema utvrđenim procedurama, ima pravnu snagu, to je njena glavna razlika od fotokopije kojoj je potrebna posebna ovjera. Međutim, važne dokumente (kao što je ugovor) poželjno je poslati preporučenom poštom ili kurirskom poštom.
Najpoznatija vrsta elektronske komunikacije je e-mail (e-mail). e-pošta (e-mail) – je sistem koji koristi lični računar za slanje i primanje informacija. Ova vrsta elektronske poslovne komunikacije koristi se za prijenos poruka kako unutar iste institucije tako i između različitih organizacija. Po sastavu elemenata i principu rada elektronska pošta praktično ponavlja sistem redovne (papirne) pošte, pozajmljujući kako pojmove (pošta, pismo, koverta, prilog, kutija, dostava i dr.) tako i karakteristične karakteristike - jednostavnost upotrebe, kašnjenja u prijenosu poruka, dovoljna pouzdanost i u isto vrijeme bez garancije isporuke. Elektronska poruka- dokument koji se prenosi elektronskom poštom putem komunikacionog sistema između računara, primljen u obliku videograma na ekranu monitora ili u obliku papirne kopije štampane na štampaču. E-pošta je čvrsto zauzela svoje mjesto u poslovnoj korespondenciji zbog svojih prednosti - dostupnosti 24 sata dnevno, efikasnosti i jednostavnosti korištenja. U poređenju sa drugim vidovima elektronske poslovne komunikacije, e-pošta omogućava: slanje i primanje poruka trenutno; odgovarati na pisma dopisnika (koristeći njihove adrese u pismima), slati kopije pisama nekoliko primalaca odjednom; šalju ne samo tekstualne i grafičke informacije, već i programe.
Međutim, e-pošta u poslovnoj komunikaciji ima niz nedostataka.
1. Poruka primljena e-poštom izgleda manje formalno od dokumenta predstavljenog na papiru.
2. Prijenos dokumenata e-poštom postavlja problem provjere autentičnosti potpisa (autorizacija dokumenta), odnosno korištenje posebnog programa za elektronski digitalni potpis i zaključivanje posebnog ugovora o autorizaciji sa svakim korespondentom. .
Formatiranje e-pošte
Pravila elektronske korespondencije nisu utvrđena nikakvim standardima ili propisima, već su određena, s jedne strane, opštim pravilima za obradu poslovnih papira na papiru, as druge strane, pravilima mrežne komunikacije ( Netiquette ili netiquette) koje su razvili korisnici interneta. U velikim kompanijama postoji jedinstveni korporativni standard za dizajn mejlova, uključujući strukturu samog pisma, pravila za kontaktiranje klijenta, detalje o potpisu (ime, pozicija, telefoni na poslu, adresa e-pošte i link ka veb stranici kompanije). ). Osim toga, ovaj standard može zabraniti korištenje emotikona koji nisu povezani s poslovnom sferom. Kompozicijske karakteristike elektronskih poslovnih pisama u potpunosti su u skladu sa opšteprihvaćenim normama poslovne korespondencije. I u tradicionalnim i u e-mailovima postoje tri kompoziciona elementa: uvodni, glavni i završni dio.
Predmet pisma- bitan atribut elektronske korespondencije. Ovo je kratka prezentacija glavnog sadržaja pisma, koja će kasnije pomoći primaocu da brzo pronađe potrebne informacije u svojoj pošti. Označavanjem zaglavlja u pismu autor pokazuje poštovanje prema adresatu. Ako se pismo šalje strancu, onda je tema ono što stvara prvi utisak o njegovom pošiljaocu. Njegov tekst bi trebao odražavati glavno značenje slova, ali u isto vrijeme ne bi trebao biti previše uopšten. Na primjer, ne biste trebali započeti važnu poslovnu e-poštu sa naslovom Dobar dan. Određivanje teme je najlakši način da se nit razgovora nastavi, tako da promjena teme bez promjene polja predmeta može otežati komunikaciju.
Žalba. U elektronskoj komunikaciji često postoji mješavina znakova poslovnog i prijateljskog pisanja. pozdravi kao npr dobar dan, zdravo, može koegzistirati sa pozivima Dragi, skupo. Štaviše, kada se dopisujete putem e-pošte, žalba se ponekad izostavlja, odmah prelazi na stvar. Ali da bi e-mail bio službeniji, preporučuje se korištenje sljedeće formule adrese: "Dragi + ime, patronim".
Elektronski potpis. Prisustvo elektronskog potpisa u porukama je dobra praksa za poslovnu korespondenciju. Uvijek koristite potpis - to će pomoći vašem ispitaniku da vas jedinstveno identificira. I svakako navedite nekoliko mogućih načina da vas kontaktiramo. Obično su to brojevi telefona, e-mail, faks, ICQ.
U potpisu poslovnog pisma treba izbjegavati sve što se može dvosmisleno shvatiti: aforizme, citate, smiješne izraze, sve teme vezane za vjeru, nacionalnost, politiku itd.
Osnovna pravila za sastavljanje elektronskog potpisa:
1) elektronski potpis ne treba da bude duži od 5-6 redova;
2) broj znakova u redu ne smije biti veći od 70.
E-pošta kao sredstvo komunikacije na Internetu, da li se ovako ostvaruje komunikacija, njene mogućnosti. Ovo su pitanja na koja ću vam danas pokušati odgovoriti.
Dobar dan dragi posjetioci Kao i uvijek, trudim se da održim obećanja i danas ćemo razgovarati o e-mailu u kontekstu kako, šta i zašto. Općenito, kompjuter je prvobitno stvoren kao sredstvo komunikacije između ljudi, i telegrafski porez između univerziteta.
Ali napredna omladina tog vremena otišao dalje i ovako kažu političari: “Imamo šta imamo”. Naravno, ne kao primjer njima, već na bolje. E-pošta, a ima ih na stotine u sadašnjoj fazi, dobro pomaže ne samo u domaćoj sferi, već iu raznim granama trgovine i nauke.
Može se reći proizvodnja, pa čak i samo u ljudskoj komunikaciji (biti udaljeni hiljadama kilometara). Pogledajte interfejs jednog od njih, koje usluge nudi, od jednostavnog pisma do upoznavanja. 
Općenito, kao što ste već primijetili, svi pretraživači imaju svoje Email. A to je upravo zbog činjenice da je cijeli naš život neprekidna trgovina. Tako da pretraživači ne mogu a da ne odgrizu ovu pitu. Uostalom, njihov "brend" je već promoviran, ostaje samo malo gurnuti posjetitelja u pravom smjeru.
Vrste e-pošte
Dodaću da se to (e-mail) dešava plaćeno, gdje se za usluge naplaćuje određeni iznos u novčanom smislu i besplatno. Sistem registracije u pošti se ne razlikuje od bilo kojeg drugog na Internetu. Smišljate login i lozinku, štaviše, sve vodeće kompanije imaju sistem nagoveštaja i približne šablone za budući potpis. Vi samo trebate kliknuti na odabranu i po mogućnosti mješavinu brojeva i slova. Kako biste osigurali integritet vaše pošte.
Slika iznad prikazuje sve glavne "besplatne" mailere. Vaše stranice računa:
VKontakte, Odnoklassniki, ili na Facebooku, možete se lako "povezati" sa bilo kojom poštom.
Kao rezultat toga, ako dođe do bilo kakvih promjena, o tome ćete biti obaviješteni putem e-maila koji ste postavili.
Email Features
Zašto je ova vrsta pošte definitivno korisna:
- prvo, trenutni prijenos podataka (slično SMS-u);
- drugo, to je povjerljivost;
- treće, mogućnost kreiranja neograničenog broja elektronskih poštanskih sandučića;
- četvrto, dobijate određenu količinu ove pošte (u zavisnosti od značaja i rejtinga kompanije, ona je veća);
- peto, mogućnost konfigurisanja raznih opcija, kao što su čuvanje (ili brisanje) nacrta, slanje pisama u automatskom režimu, na onoliko adresa koliko želite. Odbijanje neželjene korespondencije tako što ćete je odmah staviti u smeće, ili SPAM i još mnogo toga.
Sve opcije u razumljivom obliku opisano u uputama za postavljanje i korištenje. Samo trebate biti strpljivi i pročitati ili pronaći stavke koje su vam potrebne u ovoj fazi.
Što se tiče plaćene verzije mailera, mislim da za korisnike poput vas i mene, to nije baš potrebno. Pa, naravno, osim ako niste vlasnik velikog internet portala, online prodavnice ili imate medijski holding sa gomilom tajnih projekata i transferom novih tehnologija. Ako želite znati približne cijene za ovu vrstu komunikacije, pogledajte primjer tarifa jedne od ovih kompanija.
SERVISNE TARIFE Danas (21.10.2013.) sam odlučio da ispravim post, pošto mi je članak zapeo za oko :
"Kako zaštititi svoje poštansko sanduče od hakovanja", na stranici techno verdictor com. I sam nisam skrenuo oči na ovu temu iz razloga što se još ne bavim komercijalnim aktivnostima. A ako se nađete pod lavinom neželjene pošte, možete napustiti ovu e-poštu. Naravno, ako mjere uticaja sa strane programa sajta ne daju pozitivan efekat. Jednostavnim riječima, ako se postavke za zaštitu od neželjene pošte ne snalaze dobro, onda u ovom slučaju zatvaramo račun. Ali ako je nekome jako žao što mijenja dobro odabranu prijavu, a još više ako ima puno "potrebnih" ljudi znajte to, a zatim spasite one koji se dave u takvim jednostavnim radnjama. I prvi korak, ako postoji sumnja na hakovanje, idite na mail sa opcije tuđi računar.
HACK PROTECTION I nakon završetka korišćenja pošte, izlazimo „ispravno“ pritiskom na dugme EXIT. U ovom slučaju, pretraživač ne mora da pohranjuje vaše korisničko ime i lozinku da bi vam „pomogao“ sledeći put kada se prijavite (čim počnete da kucate, odmah nastavlja i izgleda najpametnije). I nemojte kliknuti na dugme za čuvanje lozinke u Google Chrome-u, ako ga sačuvate, lakše ćete se prijaviti na svoj račun čak i kada je pošta isključena putem pretraživača.
Dakle, nakon čitanja članka do kraja, e-mail kao sredstvo komunikacije na Internetu, upoznali smo se sa mogućnošću elektronske komunikacije.
Ako vam se ova informacija pokazala korisnom, onda prilikom odlaska ne zaboravite upozoriti svoje prijatelje na to pomoću twitter dugmeta.
Hvala i ćao... ćao.
.
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Slični dokumenti
Koncept mobilnih komunikacija. Lični sistem radio poziva. Intenzivno uvođenje javnih celularnih komunikacionih mreža. Internet kao savremeno sredstvo komunikacije. E-mail i oglasne ploče. Opcije za korištenje Internet telefonije.
seminarski rad, dodan 12.12.2013
Poštanske pošiljke, poštanske uputnice koje se dostavljaju na kućnu adresu i izdaju u poštanskim objektima. Dostava poštanskih pošiljaka po mjestu prebivališta putem poštara. Procedura za prijem odlaznih internih paketa i njihovo dodavanje na račun.
test, dodano 23.05.2010
Karakteristike lokalnih računarskih mreža i sagledavanje osnovnih principa globalnog Interneta. Pojam, funkcionisanje i komponente elektronske pošte, formati njenih adresa. Telekomunikaciona sredstva komunikacije: radio, telefon i televizija.
seminarski rad, dodan 25.06.2011
Karakteristike tehničkih sredstava koja se koriste u poslovnoj komunikaciji. Internet kao sredstvo poslovne komunikacije. Telefonska komunikacija, faks komunikacija, telefonske sekretarice, e-mail, internet pejdžer ICQ. Video i telekonferencije na Internetu.
sažetak, dodan 28.03.2013
Proučavanje trendova u razvoju telekomunikacija i mrežnih informacionih tehnologija. Distribuirane mreže na vlaknima. Interaktivne komercijalne informativne usluge. Internet, e-mail, oglasne ploče, video konferencije.
sažetak, dodan 28.11.2010
Komunikacioni objekti kao tehnologije prenosa informacija: istorijat, karakteristike. Žične, kablovske, vazdušne, optičke komunikacione linije. Bežični, radio relejni, satelitski sustavi; alfanumeričke poruke. Mobilna komunikacija, Internet telefonija.
seminarski rad, dodan 18.12.2012
Svrha i svrha razvoja ATS-a "Sura": obezbjeđivanje veze pretplatnika sa pretplatnicima drugih automatskih centrala. Automatski način rada automatske telefonske centrale, upravljanje sistemom od strane operatera. Uslovi rada opreme, tehnički uslovi. Faze i faze razvoja.
seminarski rad, dodan 14.06.2010
Sadašnje stanje procesa implementacije sistema informacione bezbednosti i razvoja informaciono-komunikacionih tehnologija. Privremene i dugoročne metode šifriranja, enkripcija permutacijom. Informacijske prijetnje, najčešće prijetnje.
E-pošta ili e-pošta jedan je od najranijih internetskih resursa, a donedavno je bio i jedna od najčešće korištenih aplikacija, nije baš teško povjerovati, ali ispostavilo se da su tek 2009. statistički izvještaji pokazali da je korištenje virtualnih društvenih medija platforme za komunikacione mreže premašio je prijenos poruka putem e-pošte. Popularnost društvenih mreža može se smatrati signalom da su potrošači promijenili svrhu korištenja interneta i metode interakcije s njim.
Istorijske stranice
Prvi e-mail poznat svijetu poslat je 29. oktobra 1969. sa Univerziteta Kalifornije u Los Angelesu (UCLA) na Univerzitet Stanford. Poznat je i njegov sadržaj. Izumitelji usluge e-pošte pokušali su poslati riječ "login". Uspjeli su poslati pismo L, nakon čega su čekali potvrdu sa Stanforda o njegovom prijemu. Zatim su poslali slovo "O" i ponovo čekali da stigne do primaoca. Nakon toga, bukva G je prenesena, ali zbog kvara na računaru nikada nije stigla do primaoca. Cijeli svijet pamti da je prvi signal koji je uspješno prenesen preko transatlantskog radio linka bilo slovo S, pa su slova L i O prve poruke uspješno prenesene e-mailom.
Mail serveri preuzimaju svijet
E-pošta je prešla dug put od tih prvih pokušaja. Danas više od 210 milijardi e-mailova od 1,3 milijarde korisnika svakodnevno leti kroz sajber prostor. Gotovo svaka organizacija organizira vlastitu korporativnu poštu. Ako je kompanija velika i zapošljava nekoliko hiljada ljudi, onda se za ovaj zadatak obično dodijeli poseban server, ponekad IT direktor odluči da mu treba vds, kupovina i korištenje virtuelnog servera je često isplativije i praktičnije od neke druge razmjene rješenja korporativne informacije.
E-mail kao novi medij
Pojava e-pošte i stvaranje internet marketinga i sistema naplate, korporativne e-pošte i novih sistema za provjeru potpisa na mreži značajno su smanjili poslovnu ovisnost o tradicionalnoj pošti. Posljednjih godina obim "fizičke" pošte u stalnom je opadanju. Kako se sada više mejlova šalje dnevno nego što se šalje godišnje, u nekim zemljama poštanske vlasti traže od vlada da dozvole poštanskim uredima da ne isporučuju poštu vikendom, što će smanjiti troškove goriva, amortizaciju vozila, trošenje guma i plate poštanskih radnika.
