Razvrstavanje u načinu tabele pristupnih obrazaca nije aktivno. Principi sortiranja u Accessu

Redovi u tabeli mogu se sortirati prema sadržaju jedne ili više kolona. Da biste to učinili, odaberite polje po kojem ćete sortirati i kliknite na dugme Sortiraj uzlazno ili Sortiraj opadajuće na traci sa alatkama.

Prilikom traženja određene vrijednosti, Access pronalazi i prikazuje odgovarajući zapis. Ali ako nekoliko zapisa zadovoljava navedene kriterije, tada je zbog pogodnosti rada potrebno prikazati samo njih na ekranu. Koristeći tipke za sortiranje i filtriranje koje se nalaze na traku sa alatkama (ili Filter (Filter) i Sortiraj ( Sort) iz menija Zapisi), možete prikazati samo zapise koji su vam potrebni za rad na ekranu, kao i brzo ih sortirati po željenom redosledu Dva dugmeta za sortiranje se koriste za sortirati cijelu tabelu, a tri dugmeta filtera se koriste za odabir određenih zapisa

Brzo sortiranje

Ponekad trebate sortirati zapise određenim redoslijedom. Dugmad na traci sa alatkama za sortiranje vam omogućavaju sortiranje stupaca uzlaznim ili silaznim redoslijedom Prvo odaberite polja za sortiranje, a zatim kliknite na dugme Sortiraj uzlazno (AZ) ili Sortiraj uzlazno (AZ) ZA) (Poređaj silazno (ZA))

Da biste odabrali polje za sortiranje, samo postavite kursor u njega na nivou bilo kojeg zapisa, nakon toga kliknite na odgovarajuće dugme i podaci će se odmah sortirati.

Ako želite sortirati podatke po više polja, odaberite više kolona Da biste to učinili, prvo odaberite jednu kolonu, a zatim pritisnite tipku i povucite kursor (na taj način se biraju susedne kolone) U ovom slučaju, zapisi tabele se sortiraju prvo po prvoj koloni, zatim po drugoj itd.

Da biste vratili originalni redoslijed zapisa, koristite naredbu Zapisi ^ Ukloni filter (Zapisi ^ Ukloni filter / Sortiraj)

Filtracija

Filtriranje vam omogućava da vidite samo određene zapise u obrascu. Odaberite podatke prema kojima želite filtrirati i kliknite na dugme Filtriraj po odabiru na traci sa alatkama. Da biste uredili filter, kliknite na dugme Uredi filter. Da biste specificirali detaljniji uslov filtriranja, izaberite naredbu Filter iz menija Zapisi i podnaredbu Napredni filter. Da biste primijenili obični ili napredni filter, kliknite na dugme Primijeni filter na traci sa alatkama .

5. Kreiranje upita u ms Access okruženju

Proces dizajniranja upita pomoću standardne alatne trake prozora upita u Konstruktor.

Zahtjevi

Upiti pružaju brz i efikasan pristup podacima pohranjenim u tabeli.

Kada kreirate tabelu koristeći MS Access, možete primetiti da program ne dozvoljava upotrebu izračunatih polja. Takođe ne postoji način sortiranja po ne-primarnom ključu.

Upiti vam omogućavaju sortiranje ili procjenu izraza. Na primjer, da spojite podatke iz povezanih tabela.

Prilikom izvršavanja upita, MS Access čita podatke iz tabela i prikazuje rezultat u prikazu tabele. Treba napomenuti da se rezultat izvršenja upita ne pohranjuje. Podaci se uvijek pohranjuju u tabelama. U upitu, MS Access samo pohranjuje upute o tome kako bi podaci trebali biti organizirani kao rezultat upita.

Za neke upite možete izvršiti promjene u rezultatu upita prikazanom u prikazu lista s podacima. Ove promjene će se odraziti u originalnim tabelama. Na osnovu zahtjeva možete izraditi obrazac ili izvještaj.

Sortiranje unosa u tabeli

Podaci u tabeli su uvek sortirani po primarnom ključu. Za organiziranje drugog načina sortiranja podataka koristi se upit. Da biste kreirali takav upit u prozoru baze podataka, odaberite ikonu “ TABLE” i navedite tabelu koja se sortira. Izbor ikona “ NOVI ZAHTEV" , koji se nalazi na traci sa alatkama otvara dijaloški okvir za kreiranje novog upita za tabelu navedenu u prozoru baze podataka. Kao rezultat odabira ikone “ NEW QUERY” u dijaloškom okviru prikazuje listu svih naziva polja izvorne tabele, na čijem početku je simbol " * ". Prevucite lančanik na QBE obrazac zahtjeva. To je čuvar mjesta za sva polja podataka. Osim toga, prevucite i ispustite u upitnik polje podataka na kojem treba izvršiti sortiranje.

Za ovo polje sa liste Sortiranje izaberite metodu sortiranja. Odaberite ikonu “Run” i MS Access će prikazati rezultat upita na ekranu, prikazan u tabličnom modu, podaci u kojima su sortirani na željeni način.

Upiti sa kriterijima pretraživanja

Za odabir podataka iz tabela prema određenom uslovu, MS Access koristi upite sa kriterijima pretraživanja. Nakon prethodnog postavljanja uvjeta odabira, rezultat izvršenja upita bit će skup podataka koji zadovoljava formirani kriterij.

Da biste kreirali upit, idite na prozor baze podataka, odaberite ikonu "QUERY" i kliknite na dugme "Kreiraj", a zatim na dugme "Novi upit". U sljedećem dijaloškom prozoru odaberite jednu od tablica baze podataka i kliknite na dugme "Dodaj"; MS Access će postaviti listu polja u navedenoj tabeli u prozor upita. Sada možete odabrati jedno ili više polja i prevući ih na QBE obrazac za upit.

U liniji "Uslov odabira" sada možete unijeti kriterije odabira. Koristite zvjezdicu (*) kao zamjenski znak za predstavljanje proizvoljnog broja znakova i znak pitanja (?) za predstavljanje jednog proizvoljnog znaka. Formulirajte kriterije zahtjeva. Na primjer, ako postavite samo kriterij "A*" za tekstualno polje, tada će upit prikazati samo one zapise čije tekstualno polje počinje slovom "A" (ili "a").

Ako želite pronaći kombinaciju više vrijednosti, morate ih unijeti u red "Uslov odabira", koristeći logičke operatore AND i OR kao separator. Pored uobičajenih operatora poređenja, MS Access nudi tri posebna operatora korisna za odabir podataka: BETWEEN, IN, LIKE.

Zahtjevi sa parametrima

Nije uvijek moguće u fazi kreiranja upita odlučiti koje vrijednosti MS Access treba tražiti, a ponekad je potreban i fleksibilan uvjet odabira, koji se može mijenjati ovisno o trenutnoj situaciji. Stoga, umjesto uvjeta odabira direktno unesenog u QBE obrazac, možete uključiti parametar u upit, iu ovom slučaju, prije izvršavanja upita, MS Access će svaki put zahtijevati specifične uvjete odabira.

Da biste postavili parametar, unesite naziv ili frazu u uglastim zagradama () u red "Uslov odabira". Sve unutar uglastih zagrada MS Access tretira kao ime parametra. Ovo ime se prikazuje u dijaloškom okviru kada se upit izvrši, pa je mudro koristiti deskriptivnu frazu kao ime parametra. Možete specificirati više parametara u jednom zahtjevu; ime svakog parametra mora biti jedinstveno i opisno.

Podrazumevano, MS Access pretvara parametre unete u upit u tekstualni tip podataka. Međutim, pošto se tekstualna polja ne mogu porediti sa poljima datuma, tip podataka za parametre mora biti tačno postavljen. Da biste to učinili, odaberite naredbu Zahtjev/Parametri iz menija, što uzrokuje da MS Access otvori dijaloški okvir "Opcije upita". Unesite parametar bez uglastih zagrada u dijaloški okvir i odaberite željeni tip podataka.

Sada, da biste izvršili upit, prvo morate unijeti vrijednost parametra, a rezultat upita će sadržavati samo ona polja koja zadovoljavaju specificiranu vrijednost parametra.

Izračunata polja u upitima

Moguće je podesiti proračun na bilo koje polje tabele i napraviti izračunatu vrednost novim poljem u skupu zapisa. Za to se koriste mnoge funkcije ugrađene u MS Access. Možete kreirati polje u upitu koristeći aritmetiku polja tabele ili možete kreirati novo polje kao rezultat spajanja tekstualnih polja ili znakovnih konstanti.

Kreiranje izračunatog polja se vrši jednostavnim unošenjem izraza za izračunavanje u praznu kolonu QBE obrasca upita. Vi samo trebate sastaviti odgovarajući upit koristeći nazive polja. Nakon što je unos završen, izraz će izgledati ovako:

Izraz 1: [Polje1] “operator” [Polje2]

U uglastim zagradama nalaze se samo nazivi polja. MS Access automatski koristi "Izraz 1" kao naziv izračunatog izraza. Ovo ime se može promijeniti kako bi imalo više smisla.

Prilikom izrade složenih izraza, MS Access predlaže korištenje uslužnog programa koji se zove Expression Builder. Da biste otišli na "Izrađivanje izraza" potrebno je da kliknete na prazno polje u QBE obrascu, a zatim na dugme "Izgradi" na traci sa alatkama.

Summary Requests

Dobijeni upiti se značajno razlikuju od uobičajenih. Mogu koristiti dvije vrste polja. Postoje polja po kojima se grupišu podaci i polja za koja se vrše proračuni. Dodatno, možete uključiti više polja za definiranje uslova upita.

Da biste kreirali konačni upit dok ste u modu Konstruktor zahtjeva, odaberite ikonu “GRUPNE OPERACIJE” ili koristite naredbu Operacije pregleda/grupe. Kao rezultat toga, u obrascu zahtjeva će se pojaviti red "Grupni rad". . Zatim za odgovarajuće polje sa liste morate odabrati funkciju "Grupiranje".

Upiti sa više tablica

Uzimajući u obzir mogućnosti upita zasnovanih na jednoj tabeli, lako je organizovati prikaz kombinovanih podataka iz nekoliko povezanih tabela. Odabir podataka iz više tabela posebno je koristan pri kreiranju obrazaca i izvještaja.

Prvo otvorite prozor Konstruktor zahtjeva i dodajte tabele koje sadrže potrebne informacije. Ako ranije sa komandom Veze Ako je uspostavljena veza između tabela, MS Access će to automatski otkriti. Ovaj odnos će biti prikazan kao linija povučena između polja tabela. Ako ne postoji odnos između tabela, morate ga uspostaviti.

Sljedeći korak je definiranje parametara veze. Postavite pokazivač na trunk i odaberite komandu Opcije pregleda/spajanja. Ovo će otvoriti dijaloški okvir koji nudi tri opcije za definiranje komunikacijskih parametara.

Nakon toga prevucite i ispustite u obrazac za upit, polja iz glavne i podtabela. Obično postoji više zapisa koji sadrže informacije o objektima nego što ima zapisa o njihovim kategorijama. Stoga MS Access prikazuje kategoriju onoliko puta koliko je potrebno. Stoga, ako deset različitih objekata odgovara istoj kategoriji, kategorija će se ponoviti deset puta.

Bilješka: Polja glavne tabele u odnosu jedan-prema-više ne mogu se promeniti kao rezultat upita prikazanog u prikazu lista sa podacima. Osim toga, ova polja mogu sadržavati duple vrijednosti.

Bilo koji upiti za odabir mogu se pretvoriti u kreiranje upita za tablice. U ovom slučaju, kreira se tabela koja sadrži rezultat upita koji se trenutno preuzima.

Unakrsni zahtjevi

MS Access podržava poseban tip sažetog upita koji se naziva unakrsni upit. Ovaj upit vam omogućava da vidite izračunate vrijednosti u unakrsnoj tabeli nalik proračunskoj tabeli.

Zamislite tabelu proizvoda koja sadrži tri polja podataka: "Tip", "Dobavljač" i "Cijena". Za svaku kategoriju robe potrebno je utvrditi zbir cijena robe sa naznakom dobavljača.

Stavi u prozor Konstruktor zahtjeva tabela "Proizvodi". Zatim uključite red "Grupna operacija" odabirom naredbe Pregled/Grupa operacije. Zatim prevucite polje podataka "Tip" u obrazac zahtjeva. Za ovo polje izaberite "Grupiranje" sa liste.

U drugoj koloni obrasca zahtjeva prevucite polje podataka "Dobavljač". Za ovu kolonu također odaberite Grupiranje.

Povucite polje "Cijena" zadnje na obrascu zahtjeva. Za ovo polje odaberite "Zbroj".

Prilikom izvršavanja upita, njegov rezultat se prikazuje u tabličnom modu, u čijoj prvoj koloni će se nalaziti sve vrste robe, u drugoj - za svaku vrstu dat će se brojevi dobavljača, au posljednjoj koloni - broj dobavljača. zbir cijena robe ove vrste i ovog dobavljača.

Sada moramo da konvertujemo sažeti upit u unakrsni upit. Da biste to učinili, odaberite naredbu Zahtjev/križ.

Odabir ove naredbe uzrokuje da se red "Izlaz na ekran" u obrascu upita zamijeni novim redom "Unakrsna tabela". Svi ostali parametri ostaju nepromijenjeni. Polje "Type" izvorne tabele će se koristiti kao zaglavlje redova. Stoga, sa liste "Unakrsna tabela" izaberite stavku "Zaglavlje reda". Za kolonu Dobavljač, izaberite element zaglavlja kolone sa liste Crosstab.

Zbir cijena robe mora se staviti u ćelije unakrsne tabele. Stoga, za ovo polje sa liste "Unakrsna tabela" izaberite element "Vrijednost".

Kada pokrenete upit, rezultat se prikazuje u prikazu tabele, sa brojevima kategorija koji služe kao naslovi redova. Osim toga, za svakog dobavljača, zbir cijena robe u unakrsnoj tabeli stavlja se u posebnu kolonu.

Bilješka: Prilikom kreiranja unakrsne tabele, možete odabrati samo jedno polje kao sadržaj tabele i samo jedno polje kao naslov kolone. Nekoliko polja izvorne tabele se takođe može navesti kao zaglavlja reda.

Zahtjevi za brisanje

Svi gore navedeni upiti su upiti odabira koji vam omogućavaju samo odabir i pregled podataka iz tabela. Sljedeći zahtjevi su zahtjevi za radnjom koji vam omogućavaju izmjenu pohranjenih informacija.

Upit za brisanje uklanja određene podatke iz tabela. Prije kreiranja zahtjeva za brisanje, trebali biste razmotriti koje zapise želite obrisati. Najpouzdaniji način je da se unaprijed kreira upit za odabir.

U modu Konstruktor zahtjeva izaberite tabelu u kojoj će se brisanje izvršiti kasnije. Zatim definišite kriterijume i pogledajte rezultat upita, prikazan u prikazu lista sa podacima. Brzo prebacivanje između dizajna i načina rada obično se vrši pomoću istoimenih ikona koje se nalaze na traci sa alatkama.

Samo ako rezultat upita sadrži samo zapise za brisanje, upit za odabir treba pretvoriti u upit za brisanje.

Da biste to uradili, u traci menija izaberite komandu Zahtjev/Izbriši. Nakon toga, MS Access isključuje linije "Sort" i "Display" u obrascu za upit. Ovi redovi nisu potrebni za zahtjeve za brisanje. Osim toga, za sve kolone obrasca zahtjeva, u novom redu "Izbriši" prikazuje se tekst "Uslov". Međutim, kriteriji ostaju nepromijenjeni.

Ako izvršite upit odabirom ikone “Run”, MS Access neće prikazati rezultat izvršenja upita na ekranu. Umjesto toga, pojavit će se poruka koja vam govori koliko zapisa će biti izbrisano u izvornoj tabeli. Proces brisanja možete prekinuti pritiskom na dugme "Otkaži". Međutim, klikom na OK trajno se brišu zapisi koji odgovaraju kriterijima upita.

Zahtjevi za ažuriranje

Upit za ažuriranje vam omogućava da ažurirate neke pohranjene informacije koje su trenutno zastarjele.

Prvo kreirajte novi upit za odabir i unesite kriterije za odabir zapisa koje želite promijeniti. Samo ako rezultat upita ispunjava navedene zahtjeve, treba ga konvertirati u zamjenski upit. Da biste to učinili, odaberite naredbu Zahtjev/ažuriranje. Ovo će isključiti linije "Prikaz" i "Sortiraj" u obrascu zahtjeva. Obje ove linije nisu potrebne za traženje zamjene. Umjesto toga, uključena je nova linija "Ažuriraj". U ovaj red trebate unijeti nove izraze za zamijenjene zapise. Imajte na umu da tip podataka izraza mora odgovarati tipu podataka polja izvorne tabele.

U ovoj lekciji ćemo govoriti o "Filtriranju, sortiranju i pretraživanju podataka u Microsoft Accessu".

Filtriranje, sortiranje i pretraživanje podataka u Microsoft Accessu

Kada postoji mnogo zapisa u tabeli, mogućnost njihovog selektivnog pregleda i po određenom redosledu postaje od velike važnosti. Koristeći alate na početnoj stranici trake, možete sakriti neke kolone i zapise u tabeli i sortirati zapise prema jednom ili više polja. Da biste privremeno sakrili odabranu kolonu ili grupu kolona, ​​proširite odjeljak "Zapisi" na "traci".

Kliknite na dugme "Više" i izaberite "Sakrij kolone" iz menija koji se otvori.

Da biste ponovo prikazali skrivene kolone, proširite odjeljak Objave na vrpci, kliknite na dugme Više i izaberite Prikaži kolone... iz menija.

U dijaloškom okviru koji se otvori potvrdite okvire za kolone koje bi trebale biti prikazane u prikazu podataka tabele. Promjene napravljene u prozoru se odmah odražavaju u prikazu. Označite okvir za skrivenu kolonu i kliknite na dugme Zatvori.

Da biste prikazali samo zapise tabele odabrane određenim atributom, možete koristiti filter, odnosno uslov koji je postavljen za polje. Nakon primjene filtera, unosi koji ne ispunjavaju navedeni uvjet bit će skriveni. Da biste dodelili filter, izaberite jednu od kolona, ​​kao što je kolona Zbir, i kliknite na dugme Filter u odeljku na traci Sortiraj i filtriraj.

U listi vrijednosti polja uklonite vrijednosti koje ne bi trebale biti prikazane tako što ćete poništiti potvrdne okvire pored svake od vrijednosti. Kliknite na dugme OK da primenite filter.

Nakon što se novi filter primijeni, prikaz podataka se ažurira. Polje sa skupom filtera je označeno posebnom ikonicom u zaglavlju.

Da biste privremeno uklonili filter iz odabranog polja, kliknite na dugme Ukloni filter.

Kada se filter ukloni, prikaz se također ažurira. Kliknite ponovo na isto dugme da ponovo omogućite filter.

Da biste potpuno obrisali filter, kliknite na strelicu u naslovu kolone tabele i izaberite naredbu "Obriši filter iz sume".

Da postavite uslov filtera kao logički izraz, ponovo pozovite prozor postavki sortiranja i filtera.

Lista dostupnih logičkih operatora ovisit će o tipu podataka polja. Proširite listu "Numerički filteri". Odaberite filter "Veće od..." sa liste i, nakon što postavite vrijednost za poređenje, kliknite na dugme "OK".

Sada će na ekranu biti prikazani samo unosi koji sadrže najmanje dvadeset vrijednosti u polju "Iznos". Možete primijeniti samo jedan jednostavan filter na jedno polje, ali možete definirati drugačiji za svako polje. U tom slučaju će biti prikazani samo zapisi koji ispunjavaju sve uslove u isto vrijeme. Složeniji filteri, koji mogu uključivati ​​vrijednosti nekoliko polja u isto vrijeme, postavljaju se pomoću naredbe Advanced Filter Options.

Opcije filtera vrijede sve dok se tablica ne zatvori i ne gube se prilikom promjene načina prikaza. Ako sačuvate tabelu, primenjeni filter će biti dostupan sledeći put kada je otvorite. Sačuvani filter možete uključiti i isključiti pomoću dugmeta na navigacionoj traci "Bez filtera" - "Sa filterom", natpis na dugmetu odražava trenutno stanje polja. Kliknite na dugme sa oznakom "Sa filterom" da biste onemogućili filter.

Zapisi u prikazu podataka tabele sortirani su po tekstu, brojkama ili datumu. Sortiranje omogućava korisnicima da pronađu podatke koji su im potrebni bez pregleda svih podataka u nizu. Zapisi se mogu sortirati po jednom ili više polja. Da biste postavili sortiranje uzlaznim redoslijedom vrijednosti polja, kliknite na dugme Uzlazno.
Da biste sortirali u opadajućem redoslijedu, kliknite na dugme Silazno.

Da biste otkazali sortiranje po svim poljima, odmah kliknite na dugme Obriši sve sorte.

U Microsoft Office Access-u, zapisi se sortiraju uzlaznim ili opadajućim redoslijedom, bez obzira na velika i mala slova. Redoslijed sortiranja brojeva, teksta i posebnih znakova ovisi o postavkama jezika i standarda koje odaberete za svoj računar. Kada sortirate po više polja odjednom, rezultat će ovisiti o redoslijedu kojim se način sortiranja primjenjuje na ta polja. U slučaju kada trebate pronaći jedan ili više zapisa po komadu teksta koji je uključen u jedno od njihovih polja, možete koristiti standardni alat za pretraživanje Microsoft Office Access-a. Kliknite na dugme Pronađi na početnoj stranici trake.

U dijaloškom okviru "Pronađi i zamijeni" potrebno je odrediti obrazac pretraživanja i odabrati željene opcije pretraživanja, na primjer, postaviti područje tako da odgovara uzorku sa bilo kojim dijelom polja, pregledati sve zapise.

Da biste prešli na sljedeći pronađeni zapis, kliknite na dugme "Pronađi sljedeće".

Zatvorite prozor kada se pretraga završi.

Operacija sortiranja podataka uvijek se koristi radi lakšeg pronalaženja potrebnih informacija. Kada je tabela prikazana na ekranu (ili na papiru), mnogo je lakše pronaći pravi red ako su redovi poredani. Navikli ste na činjenicu da se tabelarni podaci sortiraju po abecednom redu, po datumu, povećanjem ili smanjenjem vrijednosti u stupcima koji sadrže brojeve. Ali u različitim situacijama želimo da sortiramo redove prema različitim kriterijumima (kolone tabele). U idealnom slučaju, to bi trebalo učiniti laganim pokretom ruke. To je upravo ono što vam Access omogućava. Podrazumevano, kada se tabela otvori u prikazu listova sa podacima, ona je poredana prema vrednosti ključnog polja. Ako ključno polje za tabelu nije definisano, zapisi se prikazuju redosledom kojim su uneti u tabelu. Ako trebate sortirati zapise prema vrijednosti drugog polja, samo postavite kursor na bilo koji red odgovarajuće kolone i kliknite na jedno od dugmadi na traci sa alatkama: Sort Ascending(Poređaj uzlazno) ili Silazno sortiranje(Poređaj opadajuće).

Drugi način da izvršite ovu operaciju je da kliknete desnim tasterom miša na bilo koji red željene kolone i izaberete odgovarajuću komandu iz kontekstnog menija (slika 2.55).

Dakle, možete sortirati zapise po bilo kojoj koloni tabele. Ograničenja postoje samo za tip podataka koji se može naručiti - ne možete sortirati vrijednosti polja tipa MEMO, hiperveze ili OLE objekti.

Da biste pravilno primijenili sortiranje, morate znati nekoliko jednostavnih pravila.

• Prilikom sortiranja uzlaznim redoslijedom, prvi se na listi pojavljuju zapisi koji sadrže prazna polja (sa praznim vrijednostima).
• Brojevi u tekstualnim poljima sortirani su kao nizovi znakova, a ne kao numeričke vrijednosti. Ako želite da ih sortirate numerički, svi tekstualni nizovi moraju sadržavati isti broj znakova. Ako niz sadrži manje znakova, tada se prve nule moraju umetnuti prvo.
• Kada snimite tabelu, pohranjuje se i redoslijed sortiranja.

Rice. 2.55. Kontekstni meni u prikazu lista sa podacima

Komentar

Redoslijed sortiranja ovisi o postavkama jezika definiranim u dijaloškom okviru Opcije kada je baza podataka kreirana. Da biste promijenili ovu postavku, odaberite naredbu Options iz izbornika Alati, otvorite karticu Općenito i odaberite željeni jezik u polju New database sort order (pogledajte Poglavlje 14).

Proces sortiranja je značajno ubrzan ako je indeks prethodno napravljen na ovom polju.

Ako promijenite redoslijed sortiranja zapisa u tabeli, a zatim odlučite da je zatvorite, Access vas pita da li želite da sačuvate promene izgleda. Ako odgovorite sa Da, novi redoslijed sortiranja će biti sačuvan i reproduciran sljedeći put kada se tabela otvori. Da biste se vratili na originalni redoslijed sortiranja (po vrijednosti ključnog polja), morate izvršiti naredbu menija Unosi, Ukloni filter(Zapisi, Ukloni filter/Sortiraj).

Ponekad morate sortirati prema vrijednosti više polja. Da biste to uradili, prvo pomerite kolone koje treba sortirati tako da budu, prvo, jedna do druge, a drugo, uzimajući u obzir prioritete, prioriteti se postavljaju s lijeva na desno, jer će vrijednosti u krajnjoj lijevoj koloni prvo se sortira. Nakon toga morate odabrati sve kolone i kliknuti na dugme Sort Ascending(Poređaj uzlazno) ili Silazno sortiranje(Poređaj opadajuće) na traci sa alatkama.

Access 2010 vam daje mogućnost rada sa ogromnom količinom podataka, što znači da vam može biti teško da saznate bilo šta o vašoj bazi podataka samo gledajući je. Sortiranje i filtriranje su dva alata koja vam omogućavaju da prilagodite način na koji organizirate i pregledate svoje podatke, što olakšava rad s njima.

U ovom članku ćete naučiti kako sortirati i filtrirati zapise.

O sortiranju i filtriranju

U suštini, sortiranje i filtriranje su alati koji vam omogućavaju da organizujete svoje podatke. Kada sortirate podatke, postavljate ih u red. Filtriranje podataka vam omogućava da sakrijete nevažne podatke i fokusirate se samo na podatke koji vas zanimaju.

Sortiranje zapisa

Kada sortirate zapise, stavljate ih u logičan red, sa sličnim podacima grupiranim zajedno. Kao rezultat toga, sortirani podaci su često lakši za čitanje i razumijevanje od nesortiranih podataka. Podrazumevano, Access sortira zapise prema njihovim ID brojevima. Međutim, postoji mnogo drugih načina za pisanje zapisa. Na primjer, informacije u bazi podataka u vlasništvu pekare mogu se sortirati na nekoliko načina:

• Narudžbe se mogu sortirati po datumu narudžbe ili prema prezimenu kupca koji je naručio.
• Klijenti se mogu sortirati po imenu ili po gradu ili poštanskom broju u kojem klijenti žive.
• Proizvodi se mogu sortirati po nazivu, kategoriji (pite, torte, kolači, itd.) ili cijeni.

Možete sortirati i tekst i brojeve na dva načina: rastući i silazni. Uzlazno znači ići gore, tako da će sortiranje uzlaznim redoslijedom odgovarati brojevima od najmanjeg do najvećeg i tekstu od A do Z. Silazno znači opadajuće ili najveće za brojeve i od Z do A za tekst. Zadano sortiranje ID broja prikazano u vašim tabelama je rastuće sortiranje, tako da se najniži ID brojevi prikazuju prvi.

U našem primjeru sortiraćemo po tabeli. Međutim, možete sortirati zapise u bilo kojem Access objektu. Procedura je u osnovi ista.

Za sortiranje unosa:

1. Odaberite polje u ćeliji koju želite sortirati. U ovom primjeru sortiramo po prezimenu kupca.
2. Idite na karticu Početna na traci i pronađite grupu Sortiraj i filtriraj.
3. Odvojite polje odabirom naredbe Uzlazno ili Silazno.

• Odaberite Uzlazno za sortiranje teksta od A do Z ili za sortiranje brojeva od najmanjeg do najvećeg. Ovo ćemo izabrati u našem primjeru jer želimo da prezimena budu od A do Z.
• Odaberite Descend da sortirate tekst od Z do A ili sortirate brojeve od najvećeg do najmanjeg.

Tabela će sada biti sortirana prema odabranom polju.

Kada se sortiranje sačuva, unosi će biti sortirani na taj način dok ne izvršite drugo sortiranje ili izbrišete trenutni. Da biste uklonili sortiranje, jednostavno kliknite na komandu Ukloni sortiranje.

Filtriranje zapisa

Filteri vam omogućavaju da vidite samo podatke koje želite vidjeti. Kada kreirate filter, postavljate kriterijume za podatke koje želite da prikažete. Filter zatim pretražuje sve zapise u tabeli, pronalazi one koji odgovaraju vašim kriterijima pretraživanja i privremeno sakriva one koji ne odgovaraju.

Filteri su korisni jer vam omogućavaju da se fokusirate na određene objave bez da vas ometaju podaci do kojih vam nije stalo. Na primjer, ako imate bazu podataka koja uključuje informacije o kupcima i narudžbama, možete kreirati filter za prikaz samo kupaca koji žive u određenom gradu ili samo narudžbi koje sadrže određeni proizvod. Pregledavanje ovih podataka pomoću filtera bit će mnogo praktičnije od pretraživanja u velikoj tabeli.

U našim primjerima i objašnjenjima, mi ćemo primijeniti filtere na tablice. Međutim, možete primijeniti filtere na bilo koji Access objekt. Procedura je u osnovi ista.

Za kreiranje jednostavnog filtera:

1. Kliknite na padajuću strelicu pored polja u koje želite filtrirati. Filtrirati ćemo po gradovima jer želimo vidjeti listu kupaca koji žive u određenom gradu.
2. Pojavit će se padajući meni sa kontrolnom listom. Samo označene stavke će biti uključene u filtrirane rezultate. Koristite sljedeće opcije da odredite koje stavke će biti uključene u vaš filter:

• Označite i poništite potvrdne okvire jedan po jedan tako što ćete označiti kućice. Ovdje ćemo poništiti sve opcije osim za Cary.
• Kliknite na "Odaberi sve" da uključite svaku stavku u filter. Kada po drugi put kliknete na dugme Odaberi sve, obrišite sve stavke.
• Kliknite na "Empty" da postavite filter da traži samo zapise bez podataka u odabranom polju.

Naša tabela klijenata sada prikazuje samo klijente koji žive u Caryju.

Prebacivanje filtera vam omogućava da ga uključite i isključite. Za pregled unosa bez filtera, jednostavno kliknite na dugme Prebaci filter. Da biste vratili filter, kliknite ga ponovo.

Kreirajte filter iz odabira

Filtriranje odabira omogućava vam da odaberete određene podatke iz tablice i pronađete podatke koji su slični ili različiti od nje. Na primjer, ako radite s bazom podataka u pekari i želite pronaći sve proizvode čiji nazivi sadrže riječ čokolada, možete odabrati tu riječ u jednom nazivu proizvoda i kreirati filter s tim odabirom. Kreiranje filtera za odabir može biti praktičnije od kreiranja jednostavnog filtera ako polje u kojem radite sadrži mnogo stavki.

Da kreirate filter iz selekcije:

1. Odaberite ćeliju ili podatke s kojima želite kreirati filter. Želimo vidjeti listu svih proizvoda koji u nazivu imaju riječ čokolada, pa ćemo u polju Naziv proizvoda odabrati riječ čokolada.
2. Odaberite karticu Početna na traci i pronađite grupu Sortiraj i filtriraj.
3. Kliknite na padajuću strelicu "Odaberi".
4. Odaberite tip filtera koji želite prilagoditi:

• Sadrži samo zapise sa ćelijama koje sadrže odabrane podatke. Odabrat ćemo ovo jer želimo vidjeti postove koji sadrže riječ čokolada bilo gdje u naslovu.
• Ne sadrži sve zapise osim onih koji sadrže ćelije koje sadrže odabrane podatke.
• Završava sa uključuje samo zapise čiji se podaci za izabrano polje završavaju terminom za pretragu.
• Ne završava. Uključuje sve zapise osim onih čiji se podaci za odabrano polje završavaju pojmom za pretraživanje.

Filter će biti primijenjen. Naša tabela sada prikazuje samo proizvode sa riječju čokolada u nazivu.

Kreirajte filter iz upita za pretraživanje

Također možete kreirati filter tako što ćete unijeti pojam za pretraživanje i navesti kako se podaci podudaraju sa datim pojmovima. Kreiranje filtera iz pojma za pretraživanje slično je kreiranju filtera iz odabira.

Filtriranje teksta prema upitu za pretraživanje

Kada filtrirate tekst unosom riječi za pretraživanje, možete koristiti neke od istih opcija koje koristite prilikom filtriranja odabirom, kao što su Sadrži, Ne sadrži, Završava sa i Ne završava. Također možete birati između sljedećih opcija:

• Jednake vrijednosti, koje uključuju samo zapise s podacima koji su identični odabranim podacima
• Nije jednako, što uključuje sve unose osim podataka koji su identični odabiru
• Počinje sa, što uključuje samo zapise čiji podaci za odabrano polje počinju pojmom za pretraživanje
• Ne počinje sa, uključujući sve zapise osim onih čiji podaci za odabrano polje počinju pojmom za pretraživanje

Za filtriranje teksta na osnovu pojma za pretraživanje:

1. Kliknite na padajuću strelicu pored polja u koje želite filtrirati. Želimo da filtriramo unose u našoj tabeli narudžbi kako bismo prikazali samo one koji sadrže beleške sa određenim informacijama, pa ćemo kliknuti na strelicu u okviru Beleške.
2. U padajućem meniju zadržite pokazivač miša iznad riječi Filteri teksta . Sa liste koja se pojavi izaberite način na koji želite da filter odgovara terminu koji ste uneli. U ovom primjeru želimo samo vidjeti zapise čije bilješke ukazuju na to da je poslana narudžba za stranku. Odabrat ćemo Sadrži kako bismo mogli pretraživati ​​unose koji sadrže riječ party.
3. Pojavljuje se okvir za dijalog Prilagođeni filter. Unesite riječ koju želite koristiti u filteru.
4. Kliknite OK. Filter će biti primijenjen.

Filtriranje brojeva pomoću pojma za pretraživanje

Proces filtriranja brojeva sa pojmom za pretraživanje sličan je procesu filtriranja teksta. Međutim, kada radite s brojevima, dostupne su različite opcije filtriranja. Pored Jednako i Ne Jednako, možete odabrati:

• Više od samo uključuje unose s brojevima u ovom polju koji su veći ili jednaki broju koji unesete
• Manje od uključivanja samo unosa sa brojevima u ovom polju koji su manji ili jednaki broju koji unesete
• Između uključivanja zapisa sa ciframa koje spadaju u određeni raspon

Za filtriranje brojeva prema pojmu za pretraživanje:

1. Kliknite na padajuću strelicu pored polja u koje želite filtrirati. Želimo da filtriramo unose u našoj tabeli stavki menija po ceni, tako da ćemo kliknuti na strelicu u polju Cena.
2. U padajućem meniju zadržite pokazivač miša iznad riječi Filteri brojeva . Na listi koja se pojavi odaberite kako će filter odgovarati vašem upitu za pretraživanje. U ovom primjeru želimo kreirati filter koji će nam prikazivati ​​samo jeftine stavke. Želimo vidjeti artikle po određenoj cijeni, pa ćemo odabrati Manje od .
3. Pojavljuje se okvir za dijalog Prilagođeni filter. Unesite broj ili brojeve koje želite koristiti u filteru. Upisaćemo 5 tako da nam filter prikazuje samo stavke menija koje koštaju manje od 5 USD.
4. Kliknite OK. Filter će biti primijenjen.

Određeni tipovi brojeva mogu uključivati ​​druge opcije filtera. Na primjer, datumi pohranjeni u numeričkom obliku (mm/dd/gg-npr., 12/01/2010) uključuju opcije za filtriranje prema vremenskom periodu.

U ovoj lekciji ćemo govoriti o "Filtriranju, sortiranju i pretraživanju podataka u Microsoft Accessu".

Kada postoji mnogo zapisa u tabeli, mogućnost njihovog selektivnog pregleda i po određenom redosledu postaje od velike važnosti. Koristeći alate na početnoj stranici trake, možete sakriti neke kolone i zapise u tabeli i sortirati zapise prema jednom ili više polja. Da biste privremeno sakrili odabranu kolonu ili grupu kolona, ​​proširite odjeljak trake "Rekordi".

Kliknite na dugme "Više" i izaberite "Sakrij kolone" iz menija koji se otvori.

Da biste ponovo prikazali skrivene kolone, proširite odjeljak Objave na vrpci, kliknite na dugme Više i izaberite Prikaži kolone... iz menija.

U dijaloškom okviru koji se otvori potvrdite okvire za kolone koje bi trebale biti prikazane u prikazu podataka tabele. Promjene napravljene u prozoru se odmah odražavaju u prikazu. Označite okvir za skrivenu kolonu i kliknite na dugme Zatvori.

Da biste prikazali samo zapise tabele odabrane određenim atributom, možete koristiti filter, odnosno uslov koji je postavljen za polje. Nakon primjene filtera, unosi koji ne ispunjavaju navedeni uvjet bit će skriveni. Da biste dodelili filter, izaberite jednu od kolona, ​​kao što je kolona Zbir, i kliknite na dugme Filter u odeljku na traci Sortiraj i filtriraj.

U listi vrijednosti polja uklonite vrijednosti koje ne bi trebale biti prikazane tako što ćete poništiti potvrdne okvire pored svake od vrijednosti. Kliknite na dugme OK da primenite filter.

Nakon što se novi filter primijeni, prikaz podataka se ažurira. Polje sa skupom filtera je označeno posebnom ikonicom u zaglavlju.

Da biste privremeno uklonili filter iz odabranog polja, kliknite na dugme Ukloni filter.

Kada se filter ukloni, prikaz se također ažurira. Kliknite ponovo na isto dugme da ponovo omogućite filter.

Da biste potpuno obrisali filter, kliknite na strelicu u naslovu kolone tabele i izaberite naredbu "Obriši filter iz sume".

Da postavite uslov filtera kao logički izraz, ponovo pozovite prozor postavki sortiranja i filtera.

Lista dostupnih logičkih operatora ovisit će o tipu podataka polja. Proširite listu "Numerički filteri". Odaberite filter "Veće od..." sa liste i, nakon što postavite vrijednost za poređenje, kliknite na dugme "OK".

Sada će na ekranu biti prikazani samo unosi koji sadrže najmanje dvadeset vrijednosti u polju "Iznos". Možete primijeniti samo jedan jednostavan filter na jedno polje, ali možete definirati drugačiji za svako polje. U tom slučaju će biti prikazani samo zapisi koji ispunjavaju sve uslove u isto vrijeme. Složeniji filteri, koji mogu uključivati ​​vrijednosti nekoliko polja u isto vrijeme, postavljaju se pomoću naredbe Advanced Filter Options.

Opcije filtera vrijede sve dok se tablica ne zatvori i ne gube se prilikom promjene načina prikaza. Ako sačuvate tabelu, primenjeni filter će biti dostupan sledeći put kada je otvorite. Sačuvani filter možete uključiti i isključiti pomoću dugmeta na navigacionoj traci "Bez filtera" - "Sa filterom", natpis na dugmetu odražava trenutno stanje polja. Kliknite na dugme sa oznakom "Sa filterom" da biste onemogućili filter.

Zapisi u prikazu podataka tabele sortirani su po tekstu, brojkama ili datumu. Sortiranje omogućava korisnicima da pronađu podatke koji su im potrebni bez pregleda svih podataka u nizu. Zapisi se mogu sortirati po jednom ili više polja. Da biste postavili sortiranje uzlaznim redoslijedom vrijednosti polja, kliknite na dugme Uzlazno.
Da biste sortirali u opadajućem redoslijedu, kliknite na dugme Silazno.

Da biste otkazali sortiranje po svim poljima, odmah kliknite na dugme Obriši sve sorte.

U Microsoft Office Access-u, zapisi se sortiraju uzlaznim ili opadajućim redoslijedom, bez obzira na velika i mala slova. Redoslijed sortiranja brojeva, teksta i posebnih znakova ovisi o postavkama jezika i standarda koje odaberete za svoj računar. Kada sortirate po više polja odjednom, rezultat će ovisiti o redoslijedu kojim se način sortiranja primjenjuje na ta polja. U slučaju kada trebate pronaći jedan ili više zapisa po komadu teksta koji je uključen u jedno od njihovih polja, možete koristiti standardni alat za pretraživanje Microsoft Office Access-a. Kliknite na dugme Pronađi na početnoj stranici trake.

U dijaloškom okviru "Pronađi i zamijeni" potrebno je odrediti obrazac pretraživanja i odabrati željene opcije pretraživanja, na primjer, postaviti područje tako da odgovara uzorku sa bilo kojim dijelom polja, pregledati sve zapise.

Da biste prešli na sljedeći pronađeni zapis, kliknite na dugme "Pronađi sljedeće".

Zatvorite prozor kada se pretraga završi.

33. Makroi u MS Accessu: definicija, radnje koje se izvode uz njihovu pomoć. Kreiranje makroa. Makroi daju niz operacija i koriste se za automatizaciju njihovog izvršavanja. Makro nije program, već skup jedne ili više makro naredbi. Makroi su neophodni za dodeljivanje niza radnji kombinaciji tastera i kontrolu pokretanja kada je baza podataka otvorena. Makroi se mogu koristiti za automatizaciju mnogih rutinskih zadataka, kao što je automatizacija upotrebe obrazaca i izvještaja. Da povežete makro podataka sa događajem u tabeli: 1. u oblasti za navigaciju, dvaput kliknite na tabelu u koju želite da dodate makro podataka 2. na kartici Tabela, u grupi Pre događaja ili Posle događaja, izaberite događaj na koji želite da povežete makro 3. ako je događaj već povezao makro, ikona trake za taj događaj će biti istaknuta 4. Kreator makroa će se otvoriti 5. unesite makroe koje želite da uključite u makro 6. sačuvajte i zatvorite makro potreban element (na primjer, dugme), sa reakcijom na događaj za koji će (na primjer, pritiskom na dugme) izvršenje makroa biti povezano u prozoru sa svojstvima ove kontrole, odaberite karticu Događaji u na padajućoj listi za red koji odgovara odabranom događaju, izaberite naziv željenog makroa 35. Događaji . Makroi. Moduli. Događaj je specifična radnja koja se javlja kada se radi sa određenim objektom. Microsoft Access odgovara na niz događaja: klikove mišem, promjene podataka, otvaranje ili zatvaranje obrazaca itd. Događaji se obično javljaju kao rezultat radnji korisnika. Procedura događaja omogućava korisniku da definira vlastite odgovore na događaje koji se događaju na obrascu, izvještaju ili kontroli. Makroi daju niz operacija i koriste se za automatizaciju njihovog izvršavanja. Makro nije program, već skup jedne ili više makro naredbi. Makroi su neophodni za dodeljivanje niza radnji kombinaciji tastera i kontrolu pokretanja kada je baza podataka otvorena. Makroi se mogu koristiti za automatizaciju mnogih rutinskih zadataka, kao što je automatizacija upotrebe obrazaca i izvještaja. Moduli su zbirke opisa, uputstava i procedura pohranjenih pod zajedničkim imenom za organiziranje programa na jeziku Microsoft Visual Basic. Postoje dvije glavne vrste modula: moduli klase i standardni moduli. Moduli obrasca i moduli izvještaja su moduli klase pridruženi određenom obrascu ili izvještaju. Često sadrže procedure događaja koje se pokreću kao odgovor na događaj u obrascu ili izvještaju. Procedure događaja se koriste za kontrolu ponašanja obrasca ili izvještaja i njegovog odgovora na događaje kao što su klikovi na dugme. Standardni moduli sadrže opšte procedure koje nisu povezane ni sa jednim objektom, kao i često korišćene procedure koje se mogu pokrenuti iz bilo kojeg prozora baze podataka. Glavna razlika između standardnog modula i modula klase koji nije specifičan za objekt je opseg i vijek trajanja.

Operacija sortiranja podataka uvijek se koristi radi lakšeg pronalaženja potrebnih informacija. Kada je tabela prikazana na ekranu (ili na papiru), mnogo je lakše pronaći pravi red ako su redovi poredani. Navikli ste na činjenicu da se tabelarni podaci sortiraju po abecednom redu, po datumu, povećanjem ili smanjenjem vrijednosti u stupcima koji sadrže brojeve. Ali u različitim situacijama želimo da sortiramo redove prema različitim kriterijumima (kolone tabele). U idealnom slučaju, to bi trebalo učiniti laganim pokretom ruke. To je upravo ono što vam Access omogućava. Podrazumevano, kada se tabela otvori u prikazu listova sa podacima, ona je poredana prema vrednosti ključnog polja. Ako ključno polje za tabelu nije definisano, zapisi se prikazuju redosledom kojim su uneti u tabelu. Ako trebate sortirati zapise prema vrijednosti drugog polja, samo postavite kursor na bilo koji red odgovarajuće kolone i kliknite na jedno od dugmadi na traci sa alatkama: Sort Ascending(Poređaj uzlazno) ili Silazno sortiranje(Poređaj opadajuće).

Drugi način da izvršite ovu operaciju je da kliknete desnim tasterom miša na bilo koji red željene kolone i izaberete odgovarajuću komandu iz kontekstnog menija (slika 2.55).

Dakle, možete sortirati zapise po bilo kojoj koloni tabele. Ograničenja postoje samo za tip podataka koji se može naručiti - ne možete sortirati vrijednosti polja tipa MEMO, hiperveze ili OLE objekti.

Da biste pravilno primijenili sortiranje, morate znati nekoliko jednostavnih pravila.

• Prilikom sortiranja uzlaznim redoslijedom, prvi se na listi pojavljuju zapisi koji sadrže prazna polja (sa praznim vrijednostima).
• Brojevi u tekstualnim poljima sortirani su kao nizovi znakova, a ne kao numeričke vrijednosti. Ako želite da ih sortirate numerički, svi tekstualni nizovi moraju sadržavati isti broj znakova. Ako niz sadrži manje znakova, tada se prve nule moraju umetnuti prvo.
• Kada snimite tabelu, pohranjuje se i redoslijed sortiranja.

Rice. 2.55.

Komentar

Redoslijed sortiranja ovisi o postavkama jezika definiranim u dijaloškom okviru Opcije kada je baza podataka kreirana. Da biste promijenili ovu postavku, odaberite naredbu Options iz izbornika Alati, otvorite karticu Općenito i odaberite željeni jezik u polju New database sort order (pogledajte Poglavlje 14).

Proces sortiranja je značajno ubrzan ako je indeks prethodno napravljen na ovom polju.

Ako promijenite redoslijed sortiranja zapisa u tabeli, a zatim odlučite da je zatvorite, Access vas pita da li želite da sačuvate promene izgleda. Ako odgovorite sa Da, novi redoslijed sortiranja će biti sačuvan i reproduciran sljedeći put kada se tabela otvori. Da biste se vratili na originalni redoslijed sortiranja (po vrijednosti ključnog polja), morate izvršiti naredbu menija Unosi, Ukloni filter(Zapisi, Ukloni filter/Sortiraj).

Ponekad morate sortirati prema vrijednosti više polja. Da biste to uradili, prvo pomerite kolone koje treba sortirati tako da budu, prvo, jedna do druge, a drugo, uzimajući u obzir prioritete, prioriteti se postavljaju s lijeva na desno, jer će vrijednosti u krajnjoj lijevoj koloni prvo se sortira. Nakon toga morate odabrati sve kolone i kliknuti na dugme Sort Ascending(Poređaj uzlazno) ili Silazno sortiranje(Poređaj opadajuće) na traci sa alatkama.