План лекции:
1. Функции архивов
2. Виды архивов
3. Принципы архивоведения
4. Методы архивоведения
1. Функции архивов. Основные функции архивов это: хранение необходимой ретроспективной информации и обеспечение общественных нужд в этой информации.
Они реализуются в процессе таких направлениий деятельности архивов: накопление документной ретроспективной информации еѐ упорядочение, хранение, поиск, организация использования.
Можно определить функции архивов в обществе более широко:
1. Управленческая. Архивы являются неотъемлемым звеном в системе государственного управления, являются своеобразными «арсеналами власти»;
2. Сохранения. Архивы являются хранителями социальной (индивидуальной и коллективной) памяти общества и передают еѐ из поколения в поколение;
3. Культурная. Формирование, функционирование архивов и использование
архивных документов является своеобразным культурным процессом, который иллюстрирует уровень развития общества. Архивы – феномен культуры.
4. Поисковая. Архивы обеспечивают возможности поиска необходимой информации, создания информационно-поисковых систем.
5. Информационная. Архивы являются хранилищами информации наряду с
библиотеками, музеями и др.
2. Виды архивов. Исходя из определения понятия «архив», которое является
полисемичным, а также из характеристики целого ряда выполняемых архивами функций закономерным является существование различных видов архивов. Архивы в зависимости от формы собственности могут быть:
· государственными – к ним в РК в соответствии с законодательством относятся республиканские, областные, из государственного бюджета финансируется и деятельность территориальных (районных и городских) архивов;
· негосударственными (частными) – к ним могут относится архивы коммерческих предприятий, организаций и учреждений, общественных объединений и партий, конфессиональные и личные (семейные, родовые) архивы, а также коллекции и собрания.
Традиционно в зависимости от состава и специфики документации могут создаваться:
· архивы организаций («ведомственные архивы») (временно хранящие документы одной или нескольких государственных или негосударственных организаций);
· архивы научно-технической документации (учреждений работающих с научно-технической и проектной документацией);
· архивы литературы и искусства (учреждений занимающихся вопросами
литературы и искусства, деятелей культуры, литературы и искусства);
· экономические архивы (предприятий, комерческих компаний);
· научные архивы (научных организаций, деятелей науки);
· архивы устной истории (аудио- и видеовоспоминаний различных лиц).
В зависимости от вида носителей информации архивы можно разделить на:
· традиционные архивы (документы на бумажных носителях);
· кино- и видео- архивы;
· фотоархивы;
· фоноархивы;
· архивы электронных документов.
Такая группировка в целом закреплена в архивном законодательстве РК и зарубежных стран, а также в практике создания различных видов архивов при определении их профиля (см. раздел «Классификация документов Национального архивного фонда Республики Казахстан»)
3. Принципы архивоведения. Двумя основополагающими принципами архивоведения являются принцип провениенции и принцип пертиненции. Провениенция (принцип происхождения , органичности создания, генетический принцип, фондовыйпринцип) (фр. respect des fonds; нем. registraturprinzip; англ. original order) – (от лат.provenio – происходить, появлятся, создаваться (created in) это принцип объединенияархивных документов в группы, с учетом генетической связи между ними, обусловленнойпроисхождением в результате деятельности одного учреждения или лица. Принципфондового деления использовался немецкими, французскими, российскими архивистами-практиками уже в 20-е гг. ХІХ в. В 1841 г. специальным циркуляром во французскихархивах была введена классификационная единица «фонд», которая базировалось напринципе «уважения к фонду», т.е. запрещения дробления исторических комплексовдокументов и их смешивания с документами чуждого происхождения. Концепция быласформулирована хранителем отдела рукописей Национальной библиотеки в ПарижеНаталисом де Вайи. В 1881 г. фондовое деление было введено и в прусских архивах. В1898 г. голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином принциппровениенции был теоретически обоснован и распространился в архивной практикебольшинства европейских стран как основополагающий.
Принцип недробимости фонда является логическим продолжением принципа
происхождения. Наиболее четкое обоснование и широкое практическое применение он получил в рамках советской школы архивоведения. Принцип недробимости предполагает хранение документов одного происхождения в пределах одного фонда в одном архиве, запрещает делить фонды, создавать из документов разного фондового происхождения искусственные образования (коллекции) и требует разыскивать и соединять (физически
или информационно) различные части фонда в соответствии с их происхождением. Из принципа происхождения следует также необходимость сохранения исторической внутренней структуры фонда т.е. структурный принцип внутрифондовой организации документов .
Пертиненция (принцип принадлежности, логический принцип, принцип
искусственности объединения) (от лат. pertineo – иметь отношение, принадлежать, содействовать (relating to) это принцип искусственности объединения архивных документов по одному или нескольким признакам (вид документа, тема, вид материального носителя и др.). Выделяют разновидности принципа: территориальная пертиненция и функциональная пертиненция. Принцип территориальной пертиненции предполагает хранение документов на той территории, на которой они были созданы, функциональной – предполагает хранение документов в тех организациях (государствах), которые являются правоприемниками уже несуществующих.
Также следует упомянуть такие архивоведческие принципы как принцип централизации, принцип всеобщего доступа к документам, принцип открытости архивов и др.
4. Методы архивоведения. В 1960-е гг. были в целом сформулированы научные методы архивоведения, которые основывались на общенаучных принципах историзма, всесторонности, комплексности, объективности. К научным методам архивоведения относятся системный, функциональный и информационный анализ, сравнительный метод, социологические методы (анкетирование, опрос и др.), методы архивной реконструкции (воссоздания архивотворческого процесса в пределах организации, для определения фондовой принадлежности документов).
Системный подход подразумевает рассмотрение любого объекта с системных позиций, что зачастую бывает и необходимым, и результативным. Системный подход, базирующийся на принципе комплексного изучения документов, требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации. Более того, при изучении документы должны сопоставляться не только с документами того учреждения, продуктами деятельности которого они являются, но и с документами учреждений всей
Суть функционального анализа заключается в том, чтобы оценивать документы, исходя из функций учреждения и самих документов. Он основан на том, что функции учреждений неравнозначны, следовательно, документы, созданные для фиксации их реализации, также несут неравнозначную информацию. Функциональный метод является также способом прогнозирования информационного состава всего архивного фонда государства. На его основе определяются те комплекты документов, которые должныбудут в будущем найти отражение в составе Национального архивного фонда РК.
Функциональный метод применяется наряду с ретроспективным прогнозированием, при котором непосредственно изучается содержание созданных документов. Последний дает возможность предполагать, какие документы, аналогичные своим предшественникам, должны войти в состав НАФ.
В настоящее время широко применяется также информационный метод . Так как документы содержат информацию, которая неравнозначна и способна проявляться в различных видах и формах, то необходимо учитывать еѐ значение и изучать явления еѐ повторяемости. При рассмотрении информации, заключенной в документах, встает вопрос ее взаимосвязи с содержанием документов. В настоящее время для количественного измерения информации, заключенной в документах, в архивоведении применяются математические методы. Разновидностью информационного метода является источниковедческий анализ . Он дает возможность изучения всех внутренних и внешних особенностей документа, т.е. его авторства, происхождения и т.д., а также языка документа, его формы, материала, на котором он изготовлен.
Метод архивной реконструкции исходит из необходимости воссоздания несуществующей документальной системы или работы учреждения на основе принципа происхождения (провениенции) и может представлять собой:
1) воссоздание (на основе сохранившихся справочников) первоначальной структуры единицы хранения или фонда, раздробленного, сохранившегося частично и несуществующего для непосредственного изучения;
2) полное или частичное воссоздание единицы хранения или фонда путем
копирования сохранившихся в различных фондах документов.
Вопросы и задания для самоконтроля:
1. Назовите основные функции архивов.
2. Какая из функций архивов является на ваш взгляд наиболее значимой?
3. Перечислите основные виды архивов.
4. Назовите основные принципы архивоведения.
5. Охарактеризуйте основные методы архивоведения.
По архивам у нас в стране имеется два основных справочника:
Государственные архивы СССР. В 2-х томах. М. 1989 год.
Архивы России. Москва и С-Петербург. М. 1997 год.
Эти справочники представляют из себя увесистые книги, что демонстрирует наличие не малого количества архивов. Первый справочник был выпущен в советское время, но остаётся актуальным и по сей день. В нем приведены государственные областные исторические архивы. В основном это архивы хранящие документы по дореволюционному периоду тех мест, в которых находится ныне эта область. Имеются архивы, в которых хранятся документы советского периода. В справочнике дано краткое описание фондов.
Второй справочник даёт весьма полную информацию об архивах двух столиц, даёт краткое, но ёмкое описание фондов. Столицы всегда являются центром документооборота страны. Например, в Москве находится РГАДА , Российский государственный архив древних актов, являющийся основным хранилищем документов относящихся к древней истории России, а в СПб - РГИА - Российский государственный исторический архив, являющийся крупнейшим архивом в Европе, хранящий документы за трёхсотлетнюю имперскую историю России. И так далее.
Все больше информации об архивах и их фондах появляется в интернете, например на портале Архивы России - rusarchives.ru и портале Федерального архивного агентства России - archives.ru
Отдельной группой стоят архивы ЗАГС, равномерной сетью покрывающие страну. Общего общедоступного справочника по ним пока нет.
Кроме специальных государственных учреждений, основным предназначением которых является хранение документов, которые мы в обиходе и называем архив, необходимо понимать, что во всех организациях и учреждениях существуют свои архивы в виде отделов или подотделов.
После того как Вы составили общее представление о том, как надо формулировать вопрос и узнали, что же это такое архив и с чем его едят, Вам не хватает еще одного важного ключа от дверей знания, третьей ножки для этой табуретки.
Для того, что бы понять какой архив Вам нужен из огромного их количества, а затем как организовать свою работу в море документации, хранящейся там, иногда весьма хаотично хранящейся, для того, что бы разобраться что, за какой период и где можно найти, необходимо иметь представление об истории той страны, в которой жил интересующий Вас персонаж. Об административном, классовом, экономическом и политическом устройстве страны. Далее Вы сможете пройти краткий исторический ликбез, получить минимум знаний необходимых для исследования и узнать ещё много полезной и более того - необходимой информации.
Обновлено 28.03.2016.
Бывали ли у вас ситуации, когда нужно связать несколько файлов в один? Например, чтобы передать их кому-нибудь по почте или в скайпе. А бывало, что размер флешки не позволял скинуть все необходимое за один раз? Так вот, если размер файлов слишком велик или если их нужно объединить в один общий файл для удобства, то здесь вам пригодится архиватор. Что это такое, как он работает и в каких ситуациях вообще может понадобиться?
Для начала определимся с понятием и объясним его смысл.
Архиватор — это программа для упаковывания и/или сжатия файлов в один пакет, а также их извлечения. Сжатия может и не происходить, если требуется простое объединение группы файлов в один. Иногда есть необходимость разделения архива на равные части, например, для удобства переноса на другой компьютер.
Многие думают, что архивирование это непосредственно сжатие и уменьшение в размерах, но это не совсем так. Существует специальный режим — без сжатия, который применяется только если есть необходимость в объединении. Очень полезная функция. Например, объединенные в один файл фотографии гораздо быстрее скинутся на флешку, чем по отдельности. Если же такой режим не использовать, то запаковка приведет к уменьшению размеров, но не всегда существенному.
От чего зависит степень сжатия
Существует деление на два типа файлов:
- текстовые;
- бинарные.
При этом текстовые могут сжиматься в десятки раз за счет применения оптимальных алгоритмов сжатия и шифрования. Бинарные же файлы очень плохо подвергаются изменению, так как данные в них имеют сложную структуру и зачастую уже подвержены сжатию и кодированию. Например, mp3 файлы музыки и jpeg фотографии уже сжаты соответствующими алгоритмами с потерями, если применять к ним дополнительно агрессивное шифрование, то после этого их попросту нельзя будет восстановить без критичной потери данных. Так, для музыки существуют формат без сжатия — flac, а для фотографий это raw. Они имеют на порядок больший размер, но и качество там лучше.
При этом, не путайте сжатие данных архиватором и сжатие соответствующими алгоритмами, например, mp3 и jpeg, ведь последние подходят только для музыки и фотографий, а архиваторы сжимают любые файлы, хоть и зачастую не так эффективно.
Какие бывают архиваторы
Самыми распространенными на сегодня являются 7z и WinRAR. Давайте же рассмотрим их поближе.
WinRaR. Условно бесплатная программа для архивирования файлов. Действует вечный Триал, то есть, первые 40 дней после установки вы пользуетесь им абсолютно свободно, а после этого при каждом запуске вам будут ненавязчиво предлагать купить лицензию. Жмет в форматах rar и zip, распаковывает практически все форматы. Считается лучшим по соотношению скорости к степени сжатия.
7z. Полностью свободный архиватор. Запаковывает во множество распространенных форматов, при этом распаковывает практически любые. Самыми часто используемыми форматами запаковки здесь являются 7z, gzip, tar, при чем некоторые из них могут вкладываться друг в друга для дополнительного эффекта. Например, очень часто можно встретить дважды запакованные файлы tar.gz, особенно в Unix системах. По эффективности сжатия немного превосходит WinRAR, но при этом незначительно проигрывает ему в скорости.
Теперь вы знаете что такое архиватор и зачем они нужны, а также легко сможете решить для себя какой из двух аналогов выбрать.
Способ архивации файлов зависит от типа сохраняемых данных, от удобства их восстановления и т. п. Если вы посмотрите на свойства файла или каталога в WindowsExplorer (Проводник), то увидите атрибут Archive (Архивный). Он указывает, можно ли данный файл/каталог архивироиать. Если атрибут включен, то файл/каталог, возможно, нуждается в архивации. Основные типы архивации таковы:
Обычная/полная архивация. Все выделенные файлы архивируются независимо от значения атрибута архива, После архивации файла атрибут архива сбрасывается. Если затем файл изменяется, включается атрибут архива, показывая, что файл нуждается в архивации.
Копирующая архивация. Все выделенные файлы архивируются независимо от значения атрибута архива. В отличие от обычной архивации атрибут архива не изменяется. Это позволяет затем выполнять архивацию другого типа.
Разностная архивация. Создает архивные копии файлов, которые были изменены со времени последней обычной архинации. Наличие атрибута архива показывает, что файл был модифицирован. Только файлы с этим атрибутом будут архивированы. Но атрибут архива при этом не изменяется. Это позволяет затем выполнять архивацию другого типа.
Добавочная архивация. Создает архивные копии файлов, которые были изменены со времени последней обычной или добавочной архивации. Атрибут архива показывает, что файл был модифицирован. Только файлы с этим атрибутом будут архивированы. После архивации файлов атрибут архива сбрасывается. Если файл был изменен, для него включается атрибут архива, показывая, что файл требует архивации.
Ежедневная архивация. Сохраняются файлы, измененные за прошедший день. Этот тип архивации не изменяет атрибутов архива файлов. Вы можете выполнять полную архивацию еженедельно и вдобавок к этому ежедневную, разностную и добавочную архивацию. Вы также можете создать расширенный архивный набор для ежемесячных и ежеквартальных архивов, которые будут включать в себя нерегулярно архивируемые файлы. Совет Бывает, проходят недели и месяцы прежде чем ктонибудь обнаружит, что пропал нужный файл или источник данных. Поэтому, планируя ежемесячные или ежеквартальные архивы, не забудьте, что вам может потребоваться восстановить и устаревшие данные.
Разностная и добавочная архивации
В настоящее время лучшим архиватором для Windows является архиватор WinRAR.
Возможности WinRAR:
·Возможности WinRAR:
Позволяет распаковывать архивы CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE, BZ2, JAR, ISO, и обеспечивает архивирование данных в форматы ZIP и RAR
Обеспечивает полную поддержку архивов ZIP и RAR
Имеет специальные алгоритмы, оптимизированные для текста и графики. Для мультимедиа сжатие можно использовать только с форматами RAR
Поддерживает технологию перетаскивания (drag & drop)
Имеет интерфейс командной строки
Может осуществлять непрерывное архивирование, что обеспечивает более высокую степень сжатия по сравнению с обычными методами сжатия, особенно при упаковке большого количества небольших файлов однотипного содержания
Обеспечивает поддержку многотомных архивов, то есть осуществляет разбивку архива на несколько томов (например, для записи большого архива на диски). Расширение томов: RAR, R01, R02 и т.д. При самораспаковывающемся архиве первый том имеет расширение EXE
Создает самораспаковывающиеся архивы (SFX) обычные и многотомные архивы, обеспечивает защиту их паролями
Обеспечивает восстановление физически поврежденных архивов
Имеет средства восстановления, позволяющие восстанавливать отсутствующие части многотомного архива
Поддерживает UNICODE в именах файлов
Для новичков предназначен режим Мастер (Wizard), с помощью которого можно легко осуществить все операции над архивами
WinRAR имеет и другие дополнительные функции. WinRAR способен создать архив в двух различных форматах: RAR и ZIP. Рассмотрим преимущества каждого формата.
Эта статья представит типологию российских архивов, продемонстрирует, кому они подчиняются и какими законами регулируются, и чем отличаются друг от друга.
Существуют государственные архивы, ведомственные архивы, муниципальные архивы и негосударственные архивы . Деятельность всех архивов регулируется федеральным законом «Об архивном деле в Российской федерации», принятом в 2004 году. Кроме того, действует около 50 законодательных актов, касающихся архивной сферы. Только архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, являются документом Архивного фонда РФ и подлежат постоянному хранению. Все архивы делятся на те, которые могут хранить документы Архивного фонда временно или постоянно.
К государственным относятся федеральные архивы и архивы субъектов Российской Федерации - региональные архивы . И федеральные, и региональные архивы делятся на два подвида: исторические некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы.
Есть всего 15 федеральных архивов. Федеральные архивы подчиняются Росархиву - Федеральному архивному агентству, ведущему учет документов Архивного фонда РФ. Региональные архивы подчиняются региональной администрации, а Росархив дает им рекомендации как методический центр. Однако бывает двойное подчинение: может оказаться, что архив подчиняется не только региональным, но и федеральным властям. Для исследователя это важно, поскольку каждая ступень руководства может наложить свои ограничения на доступ к конкретным документам.
Муниципальные архивы бывают районные и городские . Среди них есть архивы органов местного самоуправления и кооперированные архивы, в которых хранятся документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.
Ведомственные архивы можно разделить на три типа: текущие архивы ведомств, текущие архивы учреждений, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды. Ведомственные архивы является структурным подразделением ведомства, к которому принадлежат, и подчиняются непосредственно ему. Это значит что, они вольны разрешать и не разрешать доступ к документам на усмотрение администрации архива.
Ведомственные архивы могут хранить документы только временно или депозитарно. По истечению срока документы должны быть переданы в Росархив, где осуществляется их постоянное хранение. Срок и условия депозитарного хранения определяются в договоре, который должен быть заключен между ведомственным архивом и Росархивом, но в свободном доступе информации об этих договорах нет.
Документы о массовых репрессиях и рассекреченные документы ВЧК-ОГПУ-НКВД-МГБ-КГБ, а также архивные уголовные дела реабилитированных и нереабилитированных граждан были созданы органами безопасности, правопреемником которых в настоящее время является ФСБ, в архивах которого хранится подавляющее большинство этих дел. Документально не подтверждено, принадлежат ли сейчас эти документы Росархиву. Срок временного хранения таких документов определен пунктов 1 статьи 22 закона «Об архивном деле» и составляет 15 лет.
Негосударственные архивы
могут быть разнообразные, но можно выделить три основные категории: архивы физических лиц, архивы приватизированных предприятий, учреждений и организаций, и архивы общественных объединений. К архивам общественных организаций относятся, например, архивы политических партий и религиозных организаций.
Каждое физическое и юридическое лицо вправе создавать собственные архивы, но также оно по закону несет ответственность за состояние и обеспечение сохранности ценного документа. Главный документ, определяющий взаимотношения между собственниками негосударственного архива и Государственной архивной службой - договор, в котором прописаны права и обязанности каждой стороны. Например, если руководитель архива не выполняет обязанности по правильному хранению и использованию особо ценных документов - они могут быть изъяты по решению суда. Негосударственные архивы могут хранить документы Архивного фонда только временно.
