Создание отчета в режиме Конструктора. Отчет «Доходность по товарам »

Конструктор отчетов - функционал, который поможет создать необходимый отчет, который будет удобен именно для вас.

Не требуется большого времени на настройку любого отчета, нужно лишь расписать сразу откуда брать информацию и можно создавать разнообразные отчеты.

Перейдите в модуль Конструктор отчетов (обычно он находится в сфере Админка. Если его там нет, воспользуйтесь как добавить модуль в нужную сферу или группу модулей).

При переходе в модуль отчетов можно увидеть список стандартных отчетов, а также кнопки управления: добавление, просмотр, редактирование, удаление отчета, кнопки импорта и экспорта отчета (на форуме ветменеджера, можно своими созданными отчетами и загружать новые).

Добавление нового отчета.

Нажать кнопку Добавить (+)

Программа перейдет к добавлению нового отчета - состоит из трех вкладок:

Вкладка 1 - Главные настройки

В этой вкладке настраиваются основные данные, из которых будет состоять отчет. Также настраивается их группировка, сортировка и функции группировки.

Шаг1. Ввести название отчета

Шаг2. Добавить поля, которые будут содержаться в отчете.

В таблице Все поля находятся все данные, по которым можно составить отчет. Сейчас для отчета доступны данные по таким модулям: Вакцинации, Запись на прием (Календарь), Кассы, Клиники, Мед. карты, Прозвоны, Склад, Счета, Товары и Услуги, Управление клиентами, Управление пользователями.

“Все поля” состоит из трех колонок:

• Модуль - здесь отображается, из какого модуля программы будут взяты данные
• Таблица - здесь отображается, объект или операция, по которой будут выводиться данные
• Поле - значение в колонке “поле”, обозначает конкретные данные, которые будут отображаться в отчете

Над таблицей “Все поля” находится поле поиска. Введя в него искомое значение, поиск будет осуществляться одновременно по все трем колонкам таблицы.

Поля, по которым хотите составить отчет, нужно перенести в соседнюю таблицу “Поля отчета”.

Для этого выделите необходимое поле и нажмите кнопку “>” которая находится между таблицами, или сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по выделенному полю.

Шаг3. Настроить сортировку и группировку полей

После того, как перенесли необходимые поля в таблицу Поля отчета, можно настроить сортировку и группировку полей.

Таблица “Поля отчета” состоит из колонок:

• Модуль, Таблица, Поле - значения в этих полях аналогичны колонкам в “Все поля”, обозначают участок программы из которой будут взяты данные.
• Сортировка - в этой колонке, можно установить сортировку данных поля. Для этого нажмите по пустой области в колонке, в поле которое нужно отсортировать
• Группировка - данные группируются
• Функция группировки

Настройка сортировки

Выберите одно из значений, по “Возрастанию”(сортирует А-Я) или “Убыванию”(сортирует Я-А).

Число возле значения, означает приоритет сортировки.

Например, если для нескольких полей выставить сортировку по возрастанию, сперва отсортирует поле, у которого число возрастания меньше.

Настройка группировки

Группировка - установив галочку в чекбоксе “группировка”, данные по этому полю объединятся в одну строку.

Пример: здесь мы видим, что каждый товар группы “Шампуни”, в отчете отображается отдельной строкой.

Группировка не выставлена :

Установив галочку группировки в поле “Название группы”, товары которые относятся к этой группе, объединились в одну строку.

Группировка выставлена :

Функция группировки

Значение в этой колонке группирует данные поля в одну строку, складывает их согласно выбранной функции группировки.

Вкладка 2 - Фильтр

В этой вкладке можно прописать все условия, для фильтрации данных в отчете.

Шаг4. Добавить фильтр отчета

Перейти во вкладку Фильтр, нажать кнопку Отредактировать фильтр.

В появившемся окне добавить условие для фильтра:

Шаг6. Просмотр данных отчета

После того как все шаги пройдены и отчет создан. Можно нажать кнопку просмотр и увидеть данные отчета в виде таблицы. Их можно распечатать или выгрузить в документ Excel

Конструктор отчетов - функционал, который поможет создать необходимый отчет, удобный именно для вас.

Не требуется большого времени на настройку любого отчета, нужно лишь расписать сразу, откуда брать информацию, и можно создавать разнообразные отчеты.

Перейдите в модуль Конструктор отчетов (обычно он находится в сфере Админка. Если его там нет, воспользуйтесь инструкцией, как добавить модуль в нужную сферу или группу модулей).

При переходе в модуль отчетов можно увидеть список стандартных отчетов, а также кнопки управления: добавление, просмотр, редактирование, удаление отчета, кнопки импорта и экспорта отчета (на форуме ветменеджера можно обмениваться своими созданными отчетами и загружать новые).

Как сделать отчет?

Добавление нового отчета.

Нажать кнопку Добавить (+)

Программа перейдет к добавлению нового отчета - состоит из трех вкладок:

Вкладка 1 - Главные настройки

В этой вкладке настраиваются основные данные, из которых будет состоять отчет. Также настраивается их группировка, сортировка и функции группировки.

Шаг 1. Ввести название отчета

Шаг 2. Выбрать модуль, в котором будет отображаться отчет.

Отчет можно сделать доступным в любом модуле программы, по кнопке "отчеты".

Выберите в выпадающем списке модуль, в котором будет доступен просмотр. По умолчанию стоит вариант "Все модули".

Шаг 3. Добавить поля, которые будут содержаться в отчете.

В таблице Все поля находятся все данные, по которым можно составить отчет. Сейчас для отчета доступны данные по таким модулям: Вакцинации, Запись на прием (Календарь), Кассы, Клиники, Медкарты, Прозвоны, Склад, Счета, Товары и Услуги, Управление клиентами, Управление пользователями.

“Все поля” состоит из трех колонок: Модуль - здесь отображается, из какого модуля программы будут взяты данные. Таблица - здесь отображается, объект или операция, по которой будут выводиться данные. Поле - значение в колонке “поле” обозначает конкретные данные, которые будут отображаться в отчете. Над таблицей “Все поля” находится поле поиска. При введении в него искомого значения поиск будет осуществляться одновременно по все трем колонкам таблицы.

Поля, по которым хотите составить отчет, нужно перенести в соседнюю таблицу “Поля отчета”. Для этого выделите необходимое поле и нажмите кнопку “>”, которая находится между таблицами, или сделайте двойной клик левой кнопкой мыши по выделенному полю.

Шаг 4. Настроить сортировку, группировку и названия полей

После того как перенесли необходимые поля в таблицу Поля отчета, можно настроить сортировку и группировку полей.

Таблица “Поля отчета” состоит из колонок: Модуль, Таблица, Поле - значения в этих полях аналогичны колонкам в “Все поля”, обозначают участок программы, из которой будут взяты данные. Сортировка - в этой колонке можно установить сортировку данных поля. Для этого нажмите по пустой области в колонке, в поле, которое нужно отсортировать, Группировка - данные группируются Функция группировки

Настройка сортировки Выберите одно из значений по “Возрастанию” (сортирует А-Я) или “Убыванию” (сортирует Я-А). Число возле значения означает приоритет сортировки. Например, если для нескольких полей выставить сортировку по возрастанию, сперва будет отсортировано поле, у которого число возрастания меньше.

Настройка группировки Группировка - после установки галочки в чекбоксе “группировка”, данные по этому полю объединятся в одну строку.

Пример: здесь мы видим, что каждый товар группы “Шампуни” в отчете отображается отдельной строкой. Группировка не выставлена:

После установления галочки группировки в поле “Название группы” товары, которые относятся к этой группе, объединились в одну строку. Группировка выставлена:

Функция группировки Значение в этой колонке группирует данные поля в одну строку, складывает их согласно выбранной функции группировки.

При одном нажатии на название поля можно его изменить:

Шаг 5. Добавить фильтр отчета

Вкладка 2 - Фильтр

В этой вкладке можно прописать все условия для фильтрации данных в отчете.

Перейти во вкладку Фильтр, нажать кнопку Отредактировать фильтр.

Чекбокс «Динамическое» указывает, что этот критерий будет запрашиваться в момент построения отчета. Допустим, вы составляете отчет по одному врачу, вводите все необходимые критерии, а врача указываете как Динамический критерий. Каждый раз при просмотре вы будете выбирать врача, по которому хотите увидеть отчет.

Вкладка 3 - Вложенности

Шаг 6. Добавить условие для вложенности (не обязательно)

Для добавления вложенности: 1. Нажмите кнопку «Добавить» 2. Двойной клик по ячейке «Поле» и выбрать желаемое поле для вложенности. 3. Если поле с типом дата, то необходимо выбрать значение для группировки данных.

Шаг 7. Просмотр данных отчета

После того как все шаги пройдены и отчет создан, можно нажать кнопку просмотр и увидеть данные отчета в виде таблицы. Их можно распечатать или выгрузить в документ Excel

Настройка доступа к отчету

Вкладка 4 - Доступ.

Просматривать и редактировать отчет могут те, пользователи, которые указаны в Настройках - Настройки доступа в модуле Конструктор отчетов. Но есть еще дополнительная индивидуальная настройка для просмотра каждого отчета. Она находится в редактировании отчета во вкладке Доступ.

Если нужно указать определенный круг лиц, которые могут просматривать и/или редактировать этот отчет, нажмите галочку "Приватный отчет" и выделите сотрудников из списка пользователей.

Как добавить фильтр в конструктор отчетов? Правила добавления фильтра в конструктор отчетов.

Чтобы добавить фильтр в создаваемом отчете конструктора отчетов, зайдите в создание отчета и перейдите во вкладку Фильтр, нажмите кнопку Отредактировать фильтр.

В появившемся окне добавить условие для фильтра:

Ни рис. пункт 1 - Добавление критерия. После нажатия на кнопку «+» вы сможете заполнить данные для нового критерия.

Пункт 2. Между несколькими критериями можно выбрать одну из логических операций И/ИЛИ. При выборе операции И между критериями данные в ваш отчет будут попадать при обязательном соблюдении двух критериев. К примеру, можно выбрать всех клиентов из города Краснодар и баланс которых меньше чем 0. Выбирая операцию ИЛИ между критериями, вы выбираете данные, которые соответствуют любому из критериев.

3. Выбор оператора. Оператор позволяет наиболее точно отразить критерий, для числовых полей и полей с датами есть возможность указывать арифметические операции больше либо меньше, для некоторых полей есть возможность задавать параметры через запятую, указывая несколько значений, по которым можно отфильтровать.

4. Значение в это поле в зависимости от оператора необходимо ввести желаемое значение для фильтрации отчета.

5. Галочка «Динамическое» указывает, что этот критерий будет запрашиваться в момент построения отчета. Допустим, вы составляете отчет по одному врачу, вводите все необходимые критерии, а врача указываете как Динамический критерий. Каждый раз при просмотре вы будете выбирать врача, по которому хотите увидеть отчет.

6. Паттерн - наверное, самое сложное для понимания место. Паттерн задает, в каком порядке программа будет рассматривать логические операторы между критериями. На данной картинке Паттерн имеет следующий вид «((1 и 2) или 3)». Это означает, что программа найдет все товары, у которых Категория не пусто ИЛИ проверит обязательность выполнения критериев 1 и 2. Если мы изменим паттерн, к примеру, вот так «(1 и (2 или 3))», то программа найдет обязательно всех клиентов, у которых город не Краснодар, и есть выполнение любого из критериев 2 или 3.

Как настроить вложенности в конструкторе отчетов?

Чтобы настроить вложенность в создаваемом отчете конструктора отчетов, зайдите в создание отчета и перейдите во вкладку Вложенности.

Вложенности в Конструкторе отчетов служат для более наглядного отображения сгруппированных данных.

Настройки вложенности связаны с настройками полей из вкладки «Главные настройки». Настраивать вложенности можно по полям, по которым стоит группировка.

Если вложенность создается по полю с типом дата, то доступна группировка данных по дням, неделям, месяцам, годам. В остальных случаях группировка производится по уникальному значению.

Для добавления вложенности: 1. Нажмите кнопку «Добавить» 2. Дважды кликните по ячейке «Поле» и выберете желаемое поле для вложенности. 3. Если поле с типом дата, то необходимо выбрать значение для группировки данных.

Пример вложенности на основании выбранных полей отчета:

Затем переходим во вкладку вложенности и добавляем вложенность по Дате, значение - День:

Если добавить еще одну вложенность по ФИО клиента, получим такой результат:

Как импортировать/экспортировать отчет?

Отчеты имеют функцию импорта/эскпорта, что позволяет обмениваться отчетами с другими программами. Чтобы выгрузить любой из отчетов, войдите в свою программу, перейдите в модуль Конструктор отчетов (по умолчанию он находится в сфере Админка), выделите нужный отчет и нажмите кнопку Экспорт.

Чтобы загрузить отчет в программу, нажмите кнопку "Импорт".

В открывшемся окне нажмите кнопку "Выберите файл", выберите на компьютере файл отчета(формат.vmrc) и нажмите кнопку "Загрузить"

После завершения загрузки откроется загружаемый отчет. Нажмите кнопку Сохранить. Отчет появится в списке.

История просмотренных отчетов

Последние просмотренные отчеты записываются во вкладке "История", которые можно повторно просмотреть.

Для просмотра, выберите нужный отчет и нажмите просмотр.

Выбор отчетов по категориям

1. Перейдите во вкладку "Категории"

2. Нажмите "Добавить"

1. Перейдите в редактирование "Отчета"

Добавить поля в форму или отчет можно с помощью панели Список полей . Если дважды щелкнуть поле на панели Список полей (или перетащить поле из списка в форму или отчет), Microsoft Access автоматически создаст подходящий элемент управления для отображения поля, например текстовое поле или флажок, а затем привяжет его к этому полю.

Если у вас нет формы или отчета, см. статьи Формы и Общие сведения об отчетах ‒ они помогут вам приступить к работе.

В этой статье

Добавление поля в форму или отчет с помощью панели списка полей

Откройте отчет в режиме макета или конструктора.

Если панель Список полей не отображается, выполните одно из указанных ниже действий.

• На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить поля .
  /

  Нажмите клавиши ALT+F8.

На панели Список полей найдите таблицу, содержащую поле, которое нужно добавить. Чтобы скрыть или отобразить список полей таблицы, щелкните знак плюса (+ ) или минуса (- ) рядом с ее именем.

Примечание: Если в базе данных нет таблиц, панель Список полей будет пуста.

Обнаружив нужное поле, добавьте его в форму или отчет. Для этого выполните одно из указанных ниже действий.

• Дважды щелкните поле.

  Перетащите поле с панели Список полей в форму или отчет.

  Нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните по очереди несколько полей, а затем перетащите их в форму или отчет.

  Примечание: на панели Список полей .

  Чтобы добавить диапазон полей с панели Список полей в форму или отчет, выполните указанные ниже действия.

  Щелкните первое поле в диапазоне.

  Нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкните последнее поле в диапазоне.

  Access выделит поля, которые вы щелкнули, и все поля между ними.

  Перетащите выделенные поля в форму или отчет.

  Примечание: Этот метод работает только с полями в разделе Поля, доступные в данном представлении на панели Список полей .

Access создаст подходящий элемент управления для отображения каждого поля и привяжет его к этому полю. Кроме того, будет создана надпись, связанная с элементом управления. Для изменения надписи щелкните ее один раз, чтобы выделить, а затем еще раз, чтобы поместить курсор в надпись. После этого надпись можно отредактировать как обычный текст в документе.

Если нужно отобразить поле в элементе управления, отличном от созданного автоматически, тип элемента управления можно изменить. Однако его можно изменить только на тот тип элемента управления, который подходит для этого поля. Например, поле со списком можно заменить текстовым полем или списком, но не кнопкой.

Изменение типа элемента управления

1. Откройте форму или отчет в режиме конструктора. Для этого щелкните форму или отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .

   Щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, тип которого нужно изменить,и выберите в контекстном меню пункт Преобразовать элемент в .

   Если пункт меню Преобразовать элемент в недоступен, другие типы элементов управления для данного поля не подходят. В противном случае Access отобразит список типов элементов управления.

   Выберите тип, которым хотите заменить текущий элемент управления.

   Измененный элемент управления по-прежнему будет привязан к полю, но некоторые его свойства, возможно, придется настроить. Чтобы открыть страницу свойств элемента управления, щелкните его и нажмите клавишу F4.

Добавление поля в форму или отчет без использования списка полей

Использование панели списка полей - самый простой способ добавления поля в форму или отчет. Однако вы также можете добавить поле, создав элемент управления и привязав его к полю. Для этого выполните описанные ниже действия.

Мастер элемента управления может содержать инструкции по привязке элемента управления к полю. Если элемент управления не привязывается мастером к полю, но может выводить данные (например, если это текстовое поле или поле со списком), для отображения данных нужно назначить имя поля или выражение свойству Данные элемента управления. Чтобы привязать элемент управления к полю, выполните указанные ниже действия.

Дополнительные сведения о панели списка полей

Ниже приведены советы по работе с панелью Список полей , которые могут быть полезны при добавлении полей в форму или отчет. Чтобы отобразить панель Список полей , откройте форму или отчет в режиме макета или конструктора, а затем нажмите клавиши ALT+F8.

Если свойство источник записи формы или отчета пусто и вы перетащите поле из области список полей в форму или отчет, Access автоматически заполнит свойство " Источник записей " формы или отчета.

Если свойство Источник записей формы или отчета является инструкцией SELECT или именем таблицы, панель Список полей может отображаться в двух режимах.

• Все поля базы данных. В этом режиме отображаются разделы Поля, доступные в данном представлении , и (если такие таблицы есть).

  Только поля в текущем источнике записей. В этом режиме отображается лишь раздел Поля, доступные в данном представлении .

  Для переключения между режимами выберите на панели Список полей команду Показать только поля в текущем источнике записей или Показать все таблицы .

  Примечание: Если свойству Источник записей формы или отчета назначен сохраненный запрос, панель Список полей содержит только раздел Поля, доступные в данном представлении , а команда Показать все таблицы в нижней части панелиСписок полей отсутствует. Чтобы изменить источник записей, щелкните одно из полей правой кнопкой мыши и выберите пункт Изменение источника записи .

Если свойству Источник записей формы или отчета назначена таблица и вы перетаскиваете в форму или отчет поле из раздела Доступные поля в связанной таблице панели Список полей , Access заменит свойство Источник записей инструкцией SELECT, которая включает добавляемое поле. Если Access не сможет определить отношение между таблицами, появится диалоговое окно Выбор отношения , чтобы вы могли выбрать нужный вариант.

Если перетащить в форму или отчет поле из раздела Доступные поля в связанной таблице панели Список полей , появится диалоговое окноОпределение связи . Укажите в нем отношение между другой таблицей и источником записей формы или отчета. Если вы не уверены, какие поля ввести в этом диалоговом окне, можете нажать кнопку Отмена и изучить отношения между таблицами.

Дополнительные сведения об отношениях см. в статьях Руководство по связям между таблицами и Создание, изменение и удаление отношения .

Поле в разделе Доступные поля в другой таблице на панели Список полей может быть косвенно связано с источником записей формы или отчета через одну из таблиц в разделе Доступные поля в связанной таблице . В этом случае перетаскивание поля из одной из связанных таблиц в форму или отчет может привести к перемещению одной или нескольких таблиц из раздела Доступные поля в другой таблице в раздел Доступные поля в связанной таблице .

Если источник записей формы или отчета является инструкцией SELECT или сохраненным запросом, вы можете просмотреть и изменить источник записей в поСтроителе запросов, щелкнув правой кнопкой мыши любое поле в области список полей и выбрав команду изменить источник записей . Если источником записей является таблица, эта команда вызывает поСтроитель запросов в таблице. Access выдаст запрос на создание запроса на основе таблицы; Нажмите кнопку Да , чтобы изменить источник записей на запрос, или нет , чтобы оставить источник записей неизменным.

Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, щелкните ссылку Изменить таблицу рядом с именем таблицы или щелкните имя таблицы на панели Список полей правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Открытие таблицы в режиме таблицы .

Чтобы добавить поле подстановки в таблицу с помощью панели Список полей , выполните указанные ниже действия.

1. Она отобразится в режиме таблицы.

   Перетащите поле с панели Список полей в таблицу.

   Появится мастер подстановок. Следуйте его инструкциям. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово .

Вы можете отстыковать область список полей справа от рабочей области Access, наведя указатель мыши в строке заголовка области списка полей , пока не превратится в указатель мыши, а затем перетащите область список полей на оставлен. Список можно расположить в любом месте рабочей области или закрепить в левой части рабочей области, перетащив его в левую часть экрана.

Если внимательно присмотреться к отчету Access, показанному на рис. 18.14, можно заметить несколько недостатков. Вот их список:

* названия таких полей, как Фамилия и Имя, явно лишние, их следует убрать;
* информация о человеке занимает слишком много места, ее можно представить компактнее;
* некоторые подписи следует заменить более понятными;

* поле Дата слишком коротко, оно не вмещает дату в длинном формате. Давайте исправим указанные недочеты в конструкторе отчетов.

1. Чтобы переключиться в режим конструктора, выберите команду Вид > Конструктор .

Рис. 18.15. Конструктор отчетов Access

В схеме отчета (рис. 18.15) присутствует несколько разделов. Их назначение указано в табл. 18.2. Поля и подписи можно размещать в любом разделе отчета, регулируя этим их положение на странице.

2. Щелчком выделите надпись Фамилия.

3. Нажатием клавиши Delete удалите надпись.

ТАБЛИЦА 18.2 . Разделы отчета

Раздел	Назначение
Заголовок отчета	Печатается в самом начале отчета один раз. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета
Верхний колонтитул	Печатается в верхнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы
Заголовок группы КодКонтакты	Появляется в начале каждой группы записей, соответствующих очередному значению поля КодКонтакты (то есть того поля, по которому назначена группировка)
Область данных	Основные данные отчета
Нижний колонтитул	Печатается в нижнем поле каждой страницы. Выводится и скрывается командой Вид > Колонтитулы
Примечание отчета	Печатается в самом конце отчета. Выводится и скрывается командой Вид > Заголовок/примечание отчета

4. Повторяя шаги 2 и 3, удалите из раздела Заголовок группы Код_Контакты надписи Имя, Дата и Описание. Назначение соответствующих полей очевидно и не нуждается в пояснении.

5. Щелкните на горизонтальной линии, расположенной ниже поля Назвакие Компании, правой кнопкой мыши и выберите команду Вырезать .

6. Аналогичным приемом удалите три оставшиеся линии раздела Заголовок группы Код_Контакты. Нет смысла выводить подписи полей адреса, названия компании и телефона в заголовке каждой группы. Достаточно будет поместить соответствующие надписи в верхний колонтитул страницы.

7. Поместите указатель мыши между заголовками разделов Верхний колонтитул и Заголовок группы Код_Контакты, чтобы его значок превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и перетащите заголовок группы вниз, освобождая место для верхнего колонтитула.

8. Щелчком выделите надпись Адрес. Нажмите клавиши Ctrl+X, чтобы вырезать ее.

9. Щелкните на заголовке раздела Верхний колонтитул и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить вырезанную надпись в верхний колонтитул.

10. Выделяя надписи колонтитула и перетаскивая их мышью за маркер верхнего левого угла либо передвигая нажатием клавиши Ctrl и клавиш со стрелками, разместите их так, как показано на рис. 18.16.

Рис. 18.16. Перемещение надписей между разделами отчета Access

11. Щелкните на надписи Адрес. Повторным щелчком на ней включите режим редактирования и замените текст на Почтовый адрес.

12. Описанным выше приемом измените текст подписей Название Компании и Рабочий Телефон соответственно на Компания и Телефон.

13. Переставьте поля раздела Заголовок группы Код_Контакты, разместив их в две строки. Фамилия и имя - в первой строке, а остальные три поля - во второй.

14. Щелкните правой кнопкой мыши на жирной линии, расположенной в разделе Заголовок отчета. Выберите в контекстном меню команду Копировать .

15. Щелкните на заголовке раздела Заголовок группы Код_Контакты и нажмите клавиши Ctrl+V, чтобы вставить в этот раздел дубликат линии.

16. Нажимая клавиши Ctrl+V, переместите линию вниз, под вторую строку полей данных.

17. Снова нажмите Ctrl+V, добавив вторую линию вдоль верхнего края раздела.

18. Перетащите заголовок раздела Область данных вверх, убрав излишнее пустое пространство.

19. Щелчком выделите поле Дата. Увеличьте его горизонтальный размер, перетащив вправо серединный маркер правой границы поля.

Рис. 18.17. Модифицированная структура отчета Access

20. Растяните поле Описание вправо до границы отчета. Окончательный вид новой структуры отчета показан на рис. 18.17.

21. С помощью команды Вид > Предварительный просмотр переключите отчет в режим вывода данных. В новом варианте, показанном на рис. 18.18, информация размещается намного компактнее.

22. Закройте отчет. При появлении запроса о необходимости сохранения новой структуры отчета щелкните на кнопке Да .

Примечание В нижней части страницы отчета выводятся текущая дата и номер страницы. Эта информация генерируется элементами управления, размещенными в разделе Нижний колонтитул конструктора отчета Access.

Рис. 18.18. Просмотр нового варианта отчета Access

Режимы конструктора форм и отчетов очень похожи. Вся область отчета разделена несколькими горизонтальными линейками на зоны: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул, Примечание отчета. Высоту зон можно менять при помощи мыши. Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в качестве объектов. После выбора объекта он окружается рамкой с черными квадратиками, служащими для изменения размеров объекта. Пользователь может перемещать объекты, задавать их свойства и программировать обработку событий, связанных с объектом. Каждый объект снабжен контекстным меню, которое позволяет выполнять указанные действия. Кроме того, объекты можно копировать через буфер обмена. Для удобства позиционирования в поле отчета выведена сетка. Программа позволяет автоматически выравнивать объекты по сетке. Соответствующие команды находятся в меню Формат.

Для создания в отчете новых объектов – элементов управления – в этом режиме на экран выводится Панель элементов .

Следует отметить, что режим конструктора доступен для любого созданного отчета.

Мастер диаграмм

Мастер диаграмм, как и любой мастер, руководит процессом создания диаграммы. Созданная мастером диаграмма может не удовлетворить пользователя. Для внесения изменений в полученную диаграммы нужно перейти в режимом конструктора, раскрыть контекстное меню, связанное с диаграммой, и выбрать из него команду Объект Диаграмма/Изменить . В результате будет запущена программа Graph , с помощью которой можно внести необходимые изменения в диаграмму.

Мастер отчетов

Рассмотрим основные этапы процесса проектирования отчета. Предположим, что необходимо подготовить отчет, в котором будут просуммированы и сгруппированы данные об объемах продаж разными клиентам.

Для создания такого отчета достаточно информации, содержа­щейся в таблице Торговля . Однако для улучшения качества отчета вместо номеров записей, применяемых в данной таблице, укажем со­ответствующие фамилии клиентов из таблицы Адреса .

Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты окна базы данных.

Запустить Мастер отчетов .

В первом диалоговом окне мастера скопировать в список Выб­ранные поля поле Фамилия из таблицы Адреса , а также поля Продавец и Объем операций из таблицы Торговля.

Перейти во второе окно мастера отчетов.

В этом окне изменяется представление данных в отчете путем выбора различных элементов в списке Выбрать тип представления данных. По умолчанию данные отчета группируются по полю Фамилия (выделен элемент по Адреса ). Нажать кнопку Далее, чтобы подтвер­дить предложенный вариант и перейти к следующему окну.

В этом окне Добавить уровни групперовки ? можно добавить новые уровни группировки данных в отчете. В окне, которое откры­вается посредством кнопки Группировк а, определяются уровни груп­пировки числовых и текстовых данных. Числовые данные могут груп­пироваться по десять, сто и т.д. Для текстовых полей предоставля­ется возможность группировки по первой букве, первым трем буквам и т.д. В нашем случае дополнительная группировка не обязательна, поэтому необходимо нажать кнопку Далее .

В открывшемся окне мастера определяется способ сортировки данных в отчете. Необходимо задать сортировку данных в отчете по полю Продавец

В отчете следует создать поля для итоговой информации. Пара­метры итоговой информации устанавливаются в диалоговом окне Итоги, открываемом одноименной кнопкой. В этом окне можно задать вы­числение в отчете суммы нескольких значений (Sum ) и среднего арифметического (Avg ) , а также определение минимального (Min ) и максимального (Мах) значений.

Нажать кнопку Итоги и в открывшемся окне активизировать переключательSum для поля Объем операций , чтобы включить в отчет итоговые данные о продаже.

В следующем окне выберается вид макета для отчета и ори­ентация его страниц при печати. Для оформления создаваемых масте­ром отчетов предназначены шесть стандартных стилей, перечисленных в поле Макет. В левой части окна отображается образец отчета, оформленного посредством выбранного стиля.

Можно поэкспериментировать, задавая различные варианты форматирования отчета, и выбрать понравившийся.

В следующем окне выбора стиля отчета можно остановитесь на стиле оформления Строгий.

В последнем окне мастера ввести заголовок отчета Обзор операций с клиентами и нажать кнопку Готово .

В режиме Просмотр отчет отображается в том виде, который он будет иметь на бумаге после печати. Масштаб отображения отчета в этом режиме изменяется при выполнении щелчка на документе.

Поскольку данные группируются по полю Фамилия, на странице отчета фамилии клиентов будут печататься только один раз - как заголовки групп, за которыми следуют списки отдельных торговых операций. Аналогичные результаты можно получить, создав соответс­твующие формы, однако отчет более удобен для просмотра и анализа.

Мастер отчетов позволяет создавать стандартные итоговые от­четы. Составив такой отчет, можно отредактировать его и изменить оформление по своему усмотрению, используя режим Конструктор . Соз­дание нестандартных и более сложных отчетов лучше начинать с не­заполненного шаблона.