От того как мы организуем свое рабочее место зависит наша производительность труда. Хаос в бумагах, почте, файлах на компьютере усиливают хаос в голове. Таким образом даже самые простые задачи могут отнимать много времени. А если вдруг вы не найдете в привычной «кучке» нужной бумажки или забудете, где на компьютере лежат прошлогодние шаблоны приказов? Придется потратить кучу времени на поиск, вместо выполнения прямой работы.
Здесь я хочу описать один из способов организации электронной почты. Так как электронная почта является одной из главных «кучек», приводящих к хаосу. Именно этим каналом связи большинство из нас получает большую часть задач или оповещений по своей работе. Как организовать хранение своей почты, чтобы не терять важных писем, не забывать реагировать на новые задачи, не разрываться на сотню «важных» дел?
Многие люди сортируют свою электронную почту по отправителям. В итоге их письма отсортированы по фамилиям и каждая папка содержит переписку с конкретным человеком. Я сначала делал также. Но позже понял, что такой подход не учитывает, что в переписке может учавствовать несколько людей - письма будут разбросаны по разным углам. Так же нельзя точно определить, на какое письмо мы отреагировали (написали ответ, оформили приказ, сделали запрос или другое). А если одно из писем имело важную информацию, которую нужно запомнить на длительный срок? А как потом найти это письмо? Как вспомнить о том, кто его написал?
Еще одной проблемой сортировки по фамилиям становится огромное количество папок, которые следует прокручивать в поиске новых писем.Я использую иной подход. Вся моя входящая корреспонденция делится условно на 3 группы: «входящие», «по категориям»," решенные".
В группу «входящие» падают абсолютно все пришедшие письма. Тут они хранятся до тех пор, пока я их не прочитаю и не предприму на них определенное ответное действие. Пока письмо висит во входящих - за мной числится задача.
После совершения ответного действия (смотря что требовалось: ответное письмо, решение проблем с программой, оформление распоряжения, принятие решения и прочее) письмо перемещается в папку «решенные». Задача по запросу выполнена.
Группа «по категориям» подрразумевает под собой просто несколько папок, в которые вместо группы «решенные» премещаются письма. Например для некоторых проектов письма хранятся в отдельных папках, вся переписка в одном месте. Папки создаютя для отдельных крупных проектов, по особо важным контрагентам. В этой группе так же в отдельные папки выделены автоматически присылаемые письма. Отдельно выделена папка «запомнить», в которой хранится информация, которой пользоваться придется периодически.
Для примера, сейчас структура моей почты выглядит так:
Входящие
-Решенные
-Не интересные
-Запомнить
-Контрагенты
-Автоматические
-Проект1
-Проект2.
Таким образом я не теряюсь в сотне писем, приходящих мне за рабочий день. На каждое письмо идет обязательная реакция или ответ. Ни одно письмо не остается пропущенным или забытым, т.к. пока письмо во входящих - задача не выполнена. По мере выполнения задач, папка «входящие» очищается и всегда остается удобочитаемой. Очень приятно смотреть на папку «входящие» всего с несколькими письмами. Это означает, что аврала нет и можно спокойно работать.
Часто люди, которые очень долго по работе не отвечают даже на самые простые письма их вовсе никак не сортируют или сортируют просто по фамилиям. Можете их об этом спросить.
Теги: электронная почта, организация работы
Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.
В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.
Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.
Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.
Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.
Создание ярлыков (папок) в GMail
Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:
В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.
Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.
Всё, ярлык создан. Пример:
Распределение писем по нужным ярлыкам в GMail
Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.
Ручное распределение писем
Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.
То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.
Автоматическое распределение писем
Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.
Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:
Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.
Настройка и удаление созданных ярлыков
Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.
Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:
Через появившееся контекстное меню вы можете:
Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.
Заключение
Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.
Папка "отсортированные" разделяет папку "Входящие" на две вкладки - "отсортированные" и "другое". Ваши важные сообщения электронной почты находятся на вкладке отсортированные, а остальные остаются без изменений на вкладке другие.
Примечание: Если вы не видите элемент "отсортированные" и "другое" в почтовом ящике, возможно, вы используете папку "неСрочные". Дополнительные сведения см. в разделе Использование функции "неСрочные" для сортировки сообщений с низким приоритетом в Outlook .
Outlook для Windows
В Outlook для Windows Сортировка почты доступна только для учетных записей Office 365, Exchange и Outlook.com.
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
Работа с функцией сортировки почты
Outlook в Интернете
Инструкции несколько отличаются в зависимости от того, используете ли вы новую Outlook в Интернете или классическую версию. Выберите используемую версию, чтобы ознакомиться с инструкциями, которые вы используете.
Примечание: если организация разместила логотип на панели инструментов, интерфейс может отличаться от приведенных выше.
Инструкции для новой версии Outlook в Интернете
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
В папке "Входящие", откройте вкладку Отсортированные или Другие, а затем щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы хотите переместить.
Переместить вверх сообщение от "Кому назначено" выберите переместить _гт_ переместить в папку "другие" . Выберите всегда перемещать в папку "другие входящие ", если хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя доставлялись на вкладку "другие".
Если вы перемещаете одно сообщение из другого в "отсортированные", выберите переместить _гт_ переместить в папку "отсортированные" . Выберите всегда перемещать в папку "отсортированные" , если хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя доставлялись на вкладку "отсортированные".
Инструкции для классической версии Outlook в Интернете
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
Outlook.com, Hotmail.com
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
Outlook для Mac
В Outlook 2016 для Mac Сортировка почты доступна только для сообщений электронной почты Office 365.
Включение сортировки почты
Совет: Вы можете настроить количество непрочитанных сообщений так, чтобы в нем учитывались только сообщения на вкладке "Отсортированные". Для этого выберите Outlook > Настройки > Уведомления и звуки > Индикатор событий .
Упорядочение сообщений
Почта для Windows 10
Включение сортировки почты
Перемещение сообщений из папки "Отсортированные" в папку "Другие"
Переместить в "Другие" .
Выберите Всегда перемещать в "Другие" , если вы хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя отображались на вкладке Другие .
Отсортированные
Перемещение сообщений из папки "Другие" в папку "Отсортированные"
Если нужно переместить только это сообщение, выберите Переместить в "Отсортированные" .
Выберите Всегда перемещать в "Отсортированные" , если хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя отображались на вкладке Отсортированные .
В папке "Входящие" откройте вкладку Другие и щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы хотите переместить.
Выберите один из указанных ниже вариантов.
Вопросы и ответы
Почему я не вижу функции "Сортировка почты" в Outlook?
Как сортировка почты взаимодействует с функцией "Несрочные"?
Сортировка почты заменит функцию "Несрочные". После переключения менее важные сообщения больше не будут доставляться в папку "Несрочные". Вместо этого почта будет распределяться между вкладками "Отсортированные" и "Другие". Функция "Несрочные" и сортировка почты основаны на одном алгоритме, поэтому все сообщения, которые раньше попадали в папку "Несрочные", теперь будут перемещаться на вкладку "Другие". Все сообщения, которые уже находятся в папке "Несрочные", останутся в ней, если вы не удалите или не переместите их.
Каждое правило Сортировщика писем имеет действие или набор действий, которые будут выполнены при совпадении заданных условий.
Наиболее распространенное действие – Переместить письмо в папку , его используют для сортировки почты от разных корреспондентов. Однако это далеко не единственное из возможных применений правил сортировки .
Переместить письмо в папку – переместить письмо из исходной папки в указанную вами.
Копировать письмо в папку – создать копию письма в указанной папке.
Экспорт письма – сохранить письмо в файл. При этом можно создать новый файл или добавить текст письма к уже существующему файлу. Помимо текста, программа позволяет экспортировать заголовки письма. Можно сохранить письмо как обычный текст, как файл письма (.MSG или.EML ), как Unix-ящик или как текст , разделенный запятыми (.CSV ).
Создать форматированное письмо – создать письмо на основе шаблона. Вы можете настроить The Bat! так, что при получении важного письма от определенных отправителей будет автоматически создаваться шаблон ответа, который вам нужно будет заполнить.
Напечатать письмо – распечатать письмо. В этом же действии вы можете указать шаблон печати письма.
Извлечь прикрепленные файлы – сохранить файлы, прикрепленные к письму, на жесткий диск. Если в папке назначения уже существует файл с таким именем, вы можете выбрать один из трех вариантов – изменить имя файла, записать его поверх существующего или не извлекать его из письма.
Установить текст заметки – добавить к письму вашу заметку. Вы сможете просмотреть заметки, если добавите в списке писем колонку Заметки или включите опцию Рабочая область -> Автопросмотр заметок (комбинация клавиш Ctrl+Shift+I ).
Удалить письмо – переместить письмо в папку Корзина .
Удалить письмо с сервера – удалить письмо с сервера. При этом письмо останется в программе.
При наведении на действие Флаги откроется следующее меню:
Пометить письмо как прочитанное – используется для входящих писем, поскольку остальные почти наверняка уже помечены как прочитанные.
Снять пометку о прочтении – пометить письмо как новое.
Переключить признак прочтения письма – если применить к прочитанному письму, то оно будет отображаться как новое, и наоборот.
Пометить письмо как отвеченное - письмо получит флажок "отвечено".
Пометить письмо как пересланное
- письмо получит флажок "переслано".
Пометить письмо как паркованное – припарковать письмо, чтобы его нельзя было случайно удалить из папки.
Снять пометку парковки – отменить парковку письма.
Переключить признак парковки письма – если применить к припаркованному письму, парковка будет снята, и наоборот.
Пометить письмо флажком – добавить к письму пометку в виде красного флажка. У него нет определенного значения, вы можете использовать его по своему усмотрению.
Снять пометку флажком – отменить установку флажка.
Переключить флажок письма – если применить к письму с флажком, то флажок будет убран, и наоборот.
Назначить цветовую группу – пометить письмо определенным цветом.
Установить высокий/обычный/низкий приоритет – установить важность письма.
В разделе Теги можно:
Установить теги – присвоить письму выбранные вами теги.
Добавить теги – добавить выбранные вами теги к тем, которые уже есть у письма.
Очистить теги
– удалить указанные теги письма.
Удалить теги
- удалить все теги письма.
Добавить адрес(а) в Адресную книгу – создать в Адресной книге запись с адресом, взятым из письма. Это может быть адрес отправителя и/или получателя, а также любой из адресов в поле Копия , Скрытая копия и/или Обратный адрес . Одновременно можно добавить выбранные адреса в одну или несколько групп.
Удалить адрес(а) из адресной книги – удалить любые из вышеуказанных адресов из Адресной книги. Кроме того, можно удалить адрес из одной или нескольких групп.
Создать новое письмо – создать письмо на указанный вами адрес, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.
Отправить автоответ – создать ответное письмо на адрес отправителя, используя шаблон. Можно использовать текст исходного письма в качестве цитаты.
Создать подтверждение о прочтении – создать для автора письма подтверждение прочтения, используя соответствующий шаблон.
Переадресовать письмо – переслать исходное письмо по указанному вами адресу или адресам. Получатели будут видеть, что письмо было переслано. У вас есть возможность включить заголовки письма в текст, отправить его без приложенных файлов и/или прикрепить к тексту письма его же в формате.EML .
Перенаправить письмо – отправить письмо в исходном виде по указанному вами адресу или адресам. Адресаты получат письмо без информации о перенаправлении. Вы можете активировать опцию Не отправлять прикрепленные файлы.
Проиграть мелодию – воспроизводить указанный вами файл.WAV или стандартный системный звук в момент срабатывания правила. Вы можете установить временной интервал, в течение которого программе разрешено воспроизводить эту мелодию.
Запустить внешнее действие – ввести командную строку для внешнего обработчика писем. Только для опытных пользователей.
Напомнить позже – создать в Планировщике напоминание для этого письма. Выберите срок и дополнительные параметры напоминания. Например, можно сделать так, чтобы напоминание появилось, если письма с определенных адресов более недели остаются без ответа.
Создать событие в планировщике – создать в Планировщике событие, которое будет происходить при срабатывании правила. Появившиеся настройки соответствуют окну Редактирования события в Планировщике.
Расшифровка письма – расшифровать исходное письмо. Правило может игнорировать письма без подписи или с недействительной подписью. Выберите настройки сохранения расшифрованного письма – можно заменить им исходное письмо, добавить его в исходную папку или в любую другую папку, которую вы назначите. При необходимости The Bat! автоматически удалит оригинал после расшифровки. Также доступны настройки поведения программы на случай, если письмо невозможно расшифровать.
Экспорт S/MIME подписи или сертификата – экспортировать элементы шифрования письма. Вы можете выбрать, какую информацию нужно извлечь из письма – подпись вместе с сертификатами либо только сертификаты. Также можно записать информацию о подписи в текстовый файл или в файл формата.XML .
Установить параметры пользователя – задать собственные значения для переменных. Только для опытных пользователей.
В предыдущей статье я рассказывал о том, как можно сортировать письма по папкам (ярлыкам) в почтовом сервисе GMail. А в этой статье я покажу как раскладывать входящие письма по нужным папкам на почте Яндекса, в которой этот процесс даже более интуитивно понятен, чем в Google.
Если в почте GMail папки называются правильно “ярлыки” и слово “папка” вы там не увидите, то в Яндекс употребляется именно понятия “папки” для писем.
Создание папок для сортировки писем в Яндекс
В Яндексе папки создаются элементарно.
Слева в личном кабинете почты расположены основные папки, такие как “Входящие”, “Отправленные”, “Удалённые” и под ними расположена ссылка “Создать папку”. Нажмите на неё:
В открывшемся окошке нужно указать название папки и такое, чтобы вы потом сами понимали, что за письма в ней содержатся:) Понятное дело, что назвав папку “123”, вы потом вряд ли поймёте, что за письма в ней лежат:))
Здесь же вы можете выбрать “родительскую” папку, т.е. ту, в которую будет помещена создаваемая данная папка (подпапка). Например, есть папка с названием “Фирма А”, в которую у вас будут попадать все письма от фирмы “А”. И поскольку письма могут быть от разных людей и для разных целей, вы можете в той папке создать ещё несколько подпапок, например, “От руководства”, “Отчёты”, если, конечно, вам нужна такая детальная сортировка.
Чтобы создать такую подпапку, нажмите “Вложить в другую папку” и выберите нужную родительскую папку.
Уже можно нажимать “Создать папку” внизу и всё, папка будет создана.
Все созданные дополнительные папки располагаются под “Входящие”:
Принцип сортировки писем по папкам в Яндексе
Рассортировывать письма по созданным папкам вы можете 2-мя способами:
- Вручную. То есть, выбрав нужное письмо, перекладываете его в нужную папку;
- Автоматически. Создав специальные правила (условия) для переброски определённых писем в нужные папки сразу при поступлении их на почту.
Ручное перемещение писем в папку
Ручная переброска письма или нескольких в нужную папку делается так...
Выбираете в списке писем одно или несколько, которые хотите переместить в другую папку, нажимаете “В папку” и из появившегося окна выбираете, в какую папку они будут перемещены.
А можно открыть само письмо и проделать то же самое. Разницы нет.
Автоматическое размещение писем в нужные папки
Автоматическое размещение писем можно настроить прямо при создании самой папки.
Для этого в окне создания папки нажмите “Яндекс.Почта может автоматически перекладывать …”.
В открывшемся окне будут даны условия (“Складывать в папку, если”), при помощи которых вы можете настроить автоматическую переброску писем.
Например, вы можете заполнить адрес в условии “От кого” или часть адреса и в итоге, если при поступлении письма на почту адрес отправителя будет совпадать с тем, что вы указали в том условии, то оно сработает и письмо отправится в данную папку.
Чтобы сделать условие более “узким”, вы можете указать ещё и тему. В итоге будут проверяться сразу 2 условия: адрес и тема письма. И только в том случае если и то и другое соответствует указанному вами, письмо будет отправлено в нужную папку.
Здесь же, если необходимо, можно перейти к настройке более сложных и гибких условий, нажав “Мне нужны более сложные условия” .
В открывшемся окне вы можете создать более сложные условия и действия в зависимости от данных условий над поступающими на почту письмами.
Принцип аналогичен: указываете само условие и выбираете, что делать с письмом при выполнении данного условия.
Действие над папками (удалить, переименовать, настройка)
Созданные папки можно легко удалить и переименовать. Нужно лишь кликнуть по папке в списке правой кнопкой мыши и выбрать соответствующее действие из всплывающего окна:
Если нужно более детально настроить папки, нажмите “Настройки папок и меток” в том же меню. Так вы перейдёте в отдельное окно, где можете поменять расположение папок друг над другом, вложить одну папку в другую, создать условия перемещения писем в них.
Заключение
Когда письма сортируются по папкам, работать с почтой проще и главное - удобнее, потому что всё разложено по полочкам. В Яндексе, как вы уже поняли, создавать папки, управлять ими и сортировать по ним письма очень просто и интуитивно понятно. Поэтому, владельцам почты на Яндексе рекомендую взять это на вооружение, если ещё не пользуетесь!
