Файл-программа в MS Excel для учёта продаж и остатков для небольших магазинов. Данный файл был разработан по запросу одного магазина. Теперь он доступен для скачивания.
Перед использованием программы включите макросы
(Параметры Excel -> Центр управления безопасностью -> Параметры центра управления безопасностью -> Параметры макросов -> Включить все макросы)!
Назначение программы:
- Оприходование товара (приход от поставщика, возврат от клиента)
- Расходование товара (продажа клиенту, списание недостач)
- Партионный учёт
- Актуальная информация о текущих остатках
- История операций с товаром
- Анализ финансовых показателей (сумма продаж, валовая прибыль, текущая себестоимость складских запасов)
Структура файла
Файл состоит из 5 листов:
- Приход(ВНЕСЕНИЕ)
- Продажа(ВНЕСЕНИЕ)
- Движение_Товара
- Валовая прибыль
- Себестоимость склада
Лист «Приход(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для внесения товара в базу файла на основании приходных накладных от поставщиков (либо возврат от клиента).
Алгоритм проведения операций :
1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод данных введите пароль – 1).
Пояснения
|
2. Нажмите на кнопку «ВНЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и вы получите сообщение об успешном окончании операции.
Расчёты в столбиках :
- «Закуп.цена (базовая, у.е.)» — в этот столбик вносите свою закупочную цену, по которой производитель вам отгрузил товар,
- «Закуп.цена (рабочая, у.е.)» — это вспомогательный столбик, в который вы можете внести корректировку по закупочной цене, если такова имеется. Если же никаких корректировок по базовой закупочной цене нет, тогда вводите такую же закупочную цену, как ввели в столбик «Закуп.цена (базовая, у.е.)»,
- «Себестоимость, у.е.» — в этом столбике вы должны указать себестоимость продукции. Обычно в торговле себестоимость формируется из закупочной цены и стоимости доставки товара до склада компании. Если вы, например, закупили товар по 100 у.е. и потратили на доставку товара 25 у.е., тогда в данном столбике вам необходимо указать сумму – 125 у.е. Если же вы не высчитываете себестоимость, тогда просто продублируйте сумму рабочей закупочной цены.
- «Рекоменд.розница,у.е.» — этот столбик вы можете использовать для прописывания с помощью формул рекомендуемой розницы. Например, вы знаете, что обычно нацениваете на себестоимость доставленной продукции 50%, тогда вы можете вписать в столбик форму – себестоимость (у.е.) * 1,50, то есть мы умножаем себестоимость на коэффициент наценки 1,50, тем самым прибавляя 50% желаемой наценки.
- «Установлена розница, у.е.» — в этом столбике вы должны указать, какую розничную цену вы в конечном итоге установили для продажи товара своим клиентам. Этот столбик был создан специально для того, чтоб у вас была возможность назначить другую розничную цену, чем рекомендует вам та или иная формула. В дальнейшем все расчёты будут происходить от установленной розничной цен и себестоимости.
Ограничения :
- Пользователь может внести за один раз не больше 500 артикулов.
- При внесении отрицательных значений программа будет выдавать сообщение о некорректном вводе данных.
Лист «Продажа(ВНЕСЕНИЕ)» предназначен для списания проданного товара и потерянного товара на складе магазина, который не был найден при инвентаризации склада.
Алгоритм проведения операций :
1. Введите данные в столбиках, шапка которых закрашена жёлтым цветом (чтобы разблокировать ввод данных введите пароль – 1):
а) введите полный или частичный артикул, в столбик «Найти Артикул», после чего в соседнем столбике «Артикул» высветится номер товара, найденный в базе на листе «Движение_Товара». Именно данный артикул будет списан в базе после проведения операции,
б) введите количество штук проданного или списанного товара в столбике «Продано, шт.»,
в) если вы решили продать товар по другой цене, чем ранее была установлена («Установлена розница, у.е.»), тогда в столбике «Фактическая цена продажи, у.е.» введите сумму, по которой товар был продан. Это позволяет вам давать дополнительные скидки клиентам. Если вы хотите списать товар, тогда вам необходимо здесь указать цену – 0, в этом случае в столбике «Операция» появится значение «Списание – 0%».
Пояснения
|
2. Нажмите на кнопку «ПРОВЕСТИ», после чего введённые данные будут автоматически перенесены в базу программы на лист «Движение_Товара». После проведения операции строки будут очищены и вы получите сообщение об успешном окончании операции.Расчёты в столбиках :
- «Текущая наценка» — в этот столбике вы увидите текущую наценку на себестоимость продукции. Коэффициент наценки рассчитывается следующим образом — цена продажи делить себестоимость. Если вы внесёте информацию в столбик «Фактическая цена продажи, у.е.», то она будет использоваться для расчёта наценки. Если цена продажи не будет изменена, то в расчёте коэффициента наценки будет участвовать ранее установленная розничная цена из столбика «Установлена розница, у.е.». Коэффициент наценки позволяет вам контролировать ситуацию с финансовой стороны. Видя коэффициент наценки, вы сразу понимаете, продаётся товар в убыток или нет. Если коэффициент наценки меньше 1, тогда товар продаётся в убыток – меньше себестоимости.
- «Текущий остаток» — этот столбик отображает, какой текущий остаток товара по выбранной позиции имеется на складе. Стоит сказать, что в предложенном файле ведётся партионный учёт, т.е. продаётся сначала тот товар, который приехал первым. Если, например, было две поставки товара одна за другой по 4 и 6 штук и продаж у компании ещё не было, тогда текущий остаток будет отображён – 10 штук. Это позволяет вам видеть, сколько штук товара данной позиции сейчас храниться у вас на складе.
- «[ИНФО]» Остаток партии» — в этом столбике отображается сколько штук товара на вашем складе находится из первой партии, которая ещё не была распродана. Если мы говорили ранее о том, что было 2 поставки по 4 и 6 штук и продаж товара не было, тогда в данном столбике высветится информация – 4 штуки. Это будет говорить нам о том, что первая партия товара ещё не была распродана и по ней на складе числиться ещё 4 штуки. Очень важно следить за информацией в этом столбике, так как вся информация о ценах отображается для текущей нераспроданной партии товаров. Так как мы ведём партионный учёт, мы должны списывать сначала первую партию со склада, затем вторую и так далее. Допустим, 4 штуки пришли компании по себестоимости 10 у.е., а 6 штук – уже по 15 у.е. Как вы понимаете, цена продажи для разных партий товара должна быть разной либо максимальной от наибольшей себестоимости, чтоб товар не был продан в убыток. Для первой партии мы установили розницу 15 у.е., то есть наценка на себестоимость – 50%, а для второй партии – 22,5 у.е. (также наценка 50% к себестоимости). Если к вам пришёл клиент и захотел купить сразу 6 штук данного товара, то вам нужно обратить внимание, что 4 штуки на складе находятся по первой поставке, а ещё 2 штуки – уже по второй поставке. Цены продажи для обоих партий разные. Вам необходимо будет списать сначала 4 штуки товара одним документом, а затем ещё 2 штуки товара другим документом. Если вы захотите списать сразу 6 штук, то программа выдаст сообщение об ошибке – о некорректном вводе информации в поле «Продано, шт.». Также в это случае в столбике «Кол-во» вы увидите значение «ПАРТИЯ-» на красном фоне, что будет сообщать вам о превышении указанного количества над остатком текущей нераспроданной партии товара.
- Столбики «[ИНФО] Дата прихода» и «№ партии» отображают информацию о текущей партии, которая ещё не была распродана.
Ограничения :
- Пользователь имеет возможность вносить информацию в столбики, шапка которых закрашена жёлтым цветом.
- Пользователь может внести за один раз не больше 100 артикулов.
- При отсутствии заполненных строк (т.е. документ прихода пуст) выполнение операции будет заблокировано.
- Если вы забудете заполнить какой-либо столбик, программа выдаст вам сообщение об ошибке.
- Сообщения об ошибке:
− если вы забудете внести информацию в столбик «Продано, шт.», программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ВНЕСТИ!!!»
− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по первоначально несписанной партии (столбик «[ИНФО] Остаток партии»), программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «ПАРТИЯ»
− если вы в столбик «Продано, шт.» внесёте больше штук, чем находится на складе по всем не распроданным партиям (столбик «Текущий остаток»), программа вам выдаст сообщение об ошибке и в столбике «Кол-во» будет отображено сообщение «НЕДОСТ.!»
Лист «Движение_Товара» — это база данных программы.
Структура таблицы
- По каждому артикулу информация выводится одним блоком, в котором видна история поступлений и продаж товара. Блоки артикулов отделены между собой строкой с жёлтым фоном.
- В столбике «Текущий остаток» напротив нераспроданных партий товара отображается текущий остаток данного артикула. Также в столбике «Себестоимость склада, у.е.» отображается сумма себестоимости складских запасов по нераспроданным партиям товара. Значения из столбика «Себестоимость склада, у.е.» используются на листе «Себестоимость склада», на котором находится отчёт по текущей себестоимости складских запасов компании.
- В столбиках «Валовая прибыль, у.е.» и «Сумма продаж, у.е.» высчитывается валовая прибыль и сумма продаж по каждой операции расхода или списания. Валовая прибыль (у.е.) = Сумма продажи (у.е.) – Кол-во * Себестоимость, у.е. Значения данных столбиков затем используются на листе «Валовая прибыль», на котором находится отчёт по продажам.
Алгоритм проведения операций :
Возврат товара от клиента
Если вам необходимо провести возврат товара от клиента, тогда вы должны найти строку продажи на листе «Движение_Товара» и скопировать данные в диапазоне столбиков E:L, начиная со столбика «Артикул» и заканчивая столбиком «Установлена розница, у.е.». Затем вам необходимо вставить данные на листе «Приход(ВНЕСЕНИЕ)», выбрав при этом тип операции «Возврат». После проведения операции возврат будет оприходован на склад компании в виде отдельной партии товара.
Поиск товара в справочнике
Чтобы найти необходимый артикул в базе, используйте «Окно поиска» (нажатие клавиш Ctrl+F).
Удаление товара из справочника
Если какая-либо операция была введена некорректно, единственный путь удалить операцию – найти строку проведённой операции на листе «Движение_Товара» и удалить данные, начиная со столбика «Артикул» и заканчивая столбиком «Операция» (шапка зелёного фона). Если вы укажите дополнительные столбики, то программа выдаст вам сообщение о невозможности удалять информацию в заблокированных столбиках.
Ограничения :
- Программно можно внести 50 000 строк на листе «Движение_Товара».
ЗАПРЕЩАЕТСЯ:
- Переименовывать листы файла и сам файл (возможен сбой работы макросов),
- Удалять или добавлять столбики и строки на листах файла (возможен сбой работы макросов).
ВАЖНО!!!
Перед тем, как применять данную программу на практике в своём магазине, изначально протестируйте её. Автор программы не несёт ответственность за её работоспособность и окончательную корректность расчётов. Данный файл был разработан по заказу одного магазина и предоставляется для скачивания на бесплатной основе всем желающим. В первую очередь цель предоставления данного файла – показать и ознакомить пользователей с обширными возможностями MS Excel.
Учет товаров требует использования надежного и современного программного обеспечения, способного в полной мере обеспечивать все необходимые операции по ведению статистики прихода и ухода товаров на склад.
Удобная облачная система автоматизации торгового и складского учета заменившая Excel!
Повышайте эффективность работы и увеличивайте прибыль!
В частности MS Excel обладает набором функций для того, чтобы сделать учет товаров более полноценным. Узнайте, как вести учет товаров магазина в Excel. Рассмотрим основные преимущества и недостатки этой программы, как инструмента для учета товара.
Особенности учета товаров в Excel
Учет товаров в Excel ведется в специальных таблицах, которые позволяют выделить ряд отдельных групп товаров в зависимости от их назначения, потребления и некоторых других особенностей. В частности, благодаря данному программному продукту можно выполнять целый ряд аналитических функций и последовательных операций, в том числе с применением формул.
При этом важно уметь работать в Excel, чтобы в полной мере пользоваться всеми функциями, необходимыми для учета реализации товаров и услуг, структурировать и анализировать данные для решения различных бизнес-задач.
Контроль движения товаров на складе
Программа Excel позволяет контролировать движение товаров на складе, их поступление и уход, посредством использования специальных таблиц.
В частности, можно сформировать в программе таблицу с различными колонками, в зависимости от потребностей пользователя в необходимых ресурсах и опциях, которые дает программа. В таблице возможно вывести данные по производимым операциям, в том числе указать остаток на складе, как по конкретной группе товаров, так и по всему складу в целом.
Для каждой группы товаров указывается поставщик, чтобы в случае необходимости можно было оперативно узнать, откуда на складе появилось то или иное изделие, оборудование. Вместе с тем все работы выполняются последовательно, с учетом возможных корректировок. Параллельно с разметкой таблицы необходимо также учитывать внесение и создание дополнительных документов, сносок и приложений, для чего обязательно выделяется свободное место.
Как правило, детальный учет продукции, имеющейся на складе, обусловлен необходимостью наблюдать за движением товарно-материальных ценностей во время торговли и в частности требованием строгой отчетности, поэтому учетом должен заниматься квалифицированный специалист, который в совершенстве владеет MS Excel.
Полезные "фишки" при ведении складского учета в Excel
Первое, что можно посоветовать для работы в программе - это использовать все элементы форматирования ячеек в таблицах. К примеру, когда необходимо расположить шапку таблицы в две строки, важно предварительно обеспечить перенос по словам в самой ячейке. Этот прием позволит обеспечить наглядность и отличный внешний вид таблицы.
Также программа позволяет осуществить вставку специальных шрифтов. Их использование уместно в том случае, когда необходимо выделить ряд товаров или же категорий в зависимости от определенных параметров и значений.
В целом наиболее важные группы товаров необходимо обязательно выделять посредством соответствующих операций над ячейкой, либо же строкой. Форматировать можно также и столбцы, в которых могут располагаться различные группы товаров, которые и предполагается обрабатывать посредством использования таблиц.
Современное решение для простого учета - онлайн-программа Класс365
К сожалению, Excel также имеет целый ряд недостатков, порой коренным образом влияющих на работу с товарами на складе. К ним можно с уверенностью отнести: слишком сложный набор операций, для которых потребуется определенный навык работы и квалификация, а также слишком большие временные затраты, порой просто непосильные в условиях дефицита времени.
Более того, представьте, насколько катастрофичной будет потеря данных в ходе случайной ошибки, которые при работе с программой Excel возникают достаточно часто. В этой связи необходимо подобрать достойную, а главное бесплатную специализированную программу для ведения всего необходимого учета.
Онлайн программа учета товаров на складе Класс365 позволяет автоматизировать складской и торговый учет, работу с интренет магазинами, клиентской базой и при этом не потерять времени на внедрение и обучение персонала. Простой и продуманный интерфейс программы позволяет освоить ее не более чем за 15 минут.
- Складской учет: приемка, списания, переоценка и т.д.
- Автоматическая выписка учетной и сопроводительной документации
- Работа с неограниченным количеством складов
- Контроль сроков хранения
- Планирование запасов с учетом темпов продаж
- Отчеты по любому периоду и направлению работы в 1 клик
Не трудно догадаться, что учет в таблицах Excel уходит в прошлое и на смену приходит более удобная и функциональная программа - автоматизированная система управления бизнесом Класс365. Бесплатное онлайн-решение позволяет работать в любом удобном месте, без привязки к рабочему компьютеру. Используйте современные решения для вашего бизнеса и получайте ошеломляющие результаты!
Большинство малых и средних коммерческих организаций решают задачи учета материальных ценностей (товаров или продукции) с помощью приложения Microsoft Excel. В этой статье мы рассмотрим пример на данную тему из реальной практики. Выполненная автоматизация книги Microsoft Excel позволяет сократить число рутинных действий в офисной работе, а также обеспечить контроль возможных ошибок пользователя.
Рассмотрим достаточно стандартную ситуацию, когда наша организация занимается торговлей - закупкой товаров и последующей их продажей. В этом случае необходимо вести точный учет номенклатуры (количества товаров, цен поступления и продажи). Начнем нашу разработку с листа под названием Номенклатура
(рис. 2.16). Этот лист играет роль регистра или справочника товаров. В каждой строке содержится информация о конкретной позиции номенклатуры (название товара, цена поступления, цена продажи, а также количество в наличии). Цель программной разработки заключается в создании листов управления, которые позволят корректировать количество товаров при их поступлении либо отгрузке, а также вносить изменения в цену товара. В целом автоматизированная книга должна предоставить удобный интерфейс для менеджеров. Этот интерфейс обеспечат два листа - Поступление
и Отгрузка
.
Напрямую работа с листом, показанным на рис. 2.16, нежелательна. Конечно, менеджер при поступлении либо продаже товаров может напрямую вносить в него данные. Например, при приходе новой партии стенок «Уют» в количестве 5 штук по новой цена 25 770 рублей можно просто скорректировать и количество единиц на складе, и цену поступления. Однако это и не очень удобно, и является «плацдармом» для возможных ошибок со стороны пользователя. Удобнее создать лист управления (рис. 2.17) с элементами, обеспечивающими удобный интерфейс. А сам лист Номенклатура далее мы скроем (эта возможность легко реализуется с помощью сервиса приложения Microsoft Excel), так что он будет недоступен напрямую для пользователя. Разумеется, после этого можно ввести защиту на структуру книги (с указанием пароля). В результате пользователи могут работать с листом Номенклатура только с помощью интерфейса, реализованного на других листах.
При поступлении товара, уже имеющегося на складе, но по новой цене, следует определиться с пересчетом цены поступления. Для определенности предположим, что в подобном случае в качестве цены поступления товаров устанавливается цена последней поставки.
Перейдем к детальному рассмотрению листа, представленного на рис. 2.17, который позволяет менеджеру в удобной форме внести новое поступление уже имеющегося товара, а также добавлять новые позиции номенклатуры.
Левая половина листа Поступление предназначена для новых поступлений товаров, которые уже имеются в информационной базе (на листе Номенклатура ). Для этого элемент управления «Поле со списком» (расположен в районе ячейки A3) заполняется названиями товаров, присутствующими на листе Номенклатура . Это действие производится при открытии рабочей книги (текст необходимой для этого процедуры приведен в листинге 2.21). В программном коде предполагается, что в качестве значения свойства Name поля со списком выбрано Spk .
" Листинг 2.21. Процедура, выполняемая при открытии книги Private Sub Workbook_Open() " Очистка списка Worksheets("Поступление").Spk.Clear " Подсчет количества товаров в информационной базе N = 0 While Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списка For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 End Sub
Когда пользователь выбирает название товара в поле со списком, то в ячейку С5 на листе Поступление заносится цена из соответствующей строки листа Номенклатура книги. Для этого процедуру, выполняемую при щелчке по элементу «Поле со списком», следует оформить так, как показано в листинге 2.22. В ней также нет ничего принципиально нового по сравнению с ранее рассмотренными примерами.
" Листинг 2.22. Процедура обработки щелчка на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6").Value = "" End Sub
Теперь пользователь должен в ячейку C6 внести количество единиц нового поступления указанного товара. Для повышения защищенности от случайных действий мы разместили на листе еще поле для пароля. Это обыкновенное текстовое окно. Щелчок на кнопке Внести позволит обновить цену и количество товаров па листе Номенклатура только в случае правильного указания пароля. Для текстового окна установим следующие свойства:
- Name - Pass;
- PasswordChar - *.
Это обеспечит отображение «звездочек» при наборе пароля (набранное пользователем слово будет скрыто от посторонних глаз). Таким образом, мы подошли к написанию процедуры для внесения информации о новом поступлении (увеличении числа указанных товаров и возможном изменении цены) на третий лист. В листинге 2.23 приведена процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Внести . В качестве пароля здесь рассматривается комбинация 357.
" Листинг 2.23. Обработка щелчка на кнопке Внести Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then " Обновление цены поступления Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range("C5").Value " Коррекция количества Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub
Здесь при введении пароля 357 процедура добавит на третий лист внесенное пользователем количество товара и скорректирует цену. После этого на экран выводится информационное сообщение о том, что данные внесены, и затем очищается поле пароля. При ошибочном пароле никаких изменений на листе Номенклатура не производится.
Перейдем теперь к рассмотрению правой части (в отличие от левой, она выделяется более темным оттенком) рис. 2.17. Этот фрагмент листа необходимо использовать для внесения нового товара (с указанием количества). В листинге 2.24 приведена процедура, которая выполняет данное функциональное действие в этом случае.
" Листинг 2.24. Обработка щелчка на кнопке Внести новый товар Private Sub CommandButton_Click() " Подсчет числа внесенных товаров на листе Номенклатура N = 0 While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Проверка пароля внесенного в правое текстовое поле If Pass2.Text = "35791" Then Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 2).Value = Range("G4").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(N + 2, 4).Value = Range("G5").Value MsgBox "Данные внесены" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub
В правой части листа расположены два элемента управления - кнопка и текстовое окно для пароля. Можно было бы оставить одно поле пароля для левой и для правой части листа. Однако предложенный здесь вариант повышает функциональность разработки. В качестве значения свойства Name мы выбрали Pass2 . Сформулируем порядок действий пользователя при работе с правой частью листа:
- в ячейку G3 вводится название нового товара;
- в ячейке G4 указывается цена;
- ячейка G5 отводится для количества единиц товара;
- пользователь вводит пароль, и щелчок на кнопке Внести новый товар фиксирует (если пароль правильный) введенную информацию на листе Номенклатура .
В начале процедуры CommandButton2_Click подсчитывается (для этого используется переметшая N) количество ячеек с информацией о товарах на листе Номенклатура . После этого информация о новом товаре записывается в очередную свободную строку листа.
Теперь перейдем к другому листу - Отгрузка (рис. 2.18), который используется при продаже товаров. На листе Отгрузка расположено три элемента управления: поле со списком (Name — Spk), поле для пароля (Name - Pass3) и кнопка (Name - CommandButton1).
Для заполнения списка необходимо скорректировать ранее (листинг 2.21) рассмотренную процедуру Workbook_Open . Теперь она должна выглядеть так, как показано в листинге 2.25.
" Листинг 2.25. Процедура, выполняемая при открытии книги (вариант 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Поступление").Spk.Clear Worksheets("Отгрузка").Spk.Clear " Подсчет уже имеющихся товаров N = 0 While Worksheets("nomen").Cells(N + 2, 1).Value <> "" N = N + 1 Wend " Заполнение списков For i = 1 To N Worksheets("Поступление").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("Отгрузка").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Поступление").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Отгрузка").Spk.ListIndex = -1 End Sub
На очереди следующая процедура (листинг 2.26), которая выполняется при щелчке на поле со списком. В результате в соответствующие ячейки листа Отгрузка будет внесено количество единиц указанного товара на складе, а также его цена продажи (рис. 2.19).
" Листинг 2.26. Процедура, выполняемая при щелчке на поле со списком Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7").Value = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub
Теперь пользователь должен указать (в ячейке E6), какое количество единиц отгружается (для ориентировки и контроля с помощью предыдущей процедуры мы внесли имеющееся количество товаров на складе). Процедура, представленная в листинге 2.27 (выполняется при щелчке на кнопке Отгрузить), позволяет скорректировать в базе данных количество единиц товара, имеющегося в наличии.
" Листинг 2.27. Процедура, выполняемая при щелчке на кнопке Отгрузить Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "Такого количества на складе нет" Exit Sub End If Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7").Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "В базу внесена информация" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Ошибка пароля!" End If End Sub
После внесения изменений информация на экране будет обновлена - пользователь увидит уже скорректированное значение (за счет вызова процедуры Spk_Click , которую мы ранее уже разработали). Теперь для обеспечения ранее оговоренной функциональности необходимо скрыть лист Номенклатура . Пользователи в этом случае будут использовать разработанные листы Поступление и Отгрузка .
Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.
К ним относятся:
- дата документа;
- количество товара;
- номер документа;
- прочие часто меняющиеся параметры.
При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.
Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.
Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.
Формирование оборотной ведомости
Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.
На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.
Отслеживание критических остатков
Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.
В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:
ЕСЛИ(ИЛИ(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).
Таким образом, при падении остатков в каком-либо месте хранения меньше трех единиц, пользователь увидит сообщение о необходимости закупки или внутреннего перемещения товара. Этим же образом можно мониторить обратный процесс - затаривание определенной номенклатурной позицией. Используемая формула очень проста и может быть всегда добавлена в готовую таблицу.
Указанный способ мониторинга значений применим не только к складским остаткам. Аналогично можно анализировать следующие показатели:
- объемы выполненных работ или продаж в разрезе сотрудников;
- прирост валового оборота или прибыли;
- выявление спадов торговли по определенным группам товаров и другие показатели.
Эксель может представить предпринимателям множество аналитических инструментов при учете в нем розничных продаж. Одна из его сложностей заключается в малом количестве профессионального обучающего материала и необходимости самостоятельно составлять все формулы.
Плюсы учета товаров в магазине в эксель
Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» -
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Программа предназначена для материального учета ресурсов различного типа. Возможна реализация учета в стоимостном выражении. Поддерживается множество мест хранения, потребление на производство и списание в брак. Отчетные формы позволяют отслеживать движение ресурсов и получать оперативную информацию по каждой точке учета.
Введение
Программа может быть использована в качестве простейшей системы складского учета по местам хранения ресурсов на предприятиях, использующих небольшую номенклатуру товаров, сырья и материалов. Учет ведется в натуральных единицах измерения. Стоимостной учет в автоматическом режиме не реализован, но имеется возможность ручного ввода показателей в денежных единицах.
Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:
- Параметры
- Справочники
- Журналы
При этом сами отчеты тоже являются таблицами Excel.
Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.
Изменения в версии 2.6
- Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS. Файл программы сохранен в формате XLSX/XLSM и работает в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016 ). Программа в формате XLS доступны только в версии 2.0, и может быть приобретена только по специальному запросу.
- Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
- Второй сводный отчет по местам хранение.
- Вид по умолчанию первого отчета преобразован для возможности копирования и вставки остатков на начало нового периода.
- Выпадающий список для поиска элементов справочников по первым буквам слова. Активизируется по двойному клику на ячейке.
- Выделение красным цветом не найденных в справочниках элементов журналов.
Изменения в версии 2.0
- Точки учета и контрагенты разделены по разным справочникам.
- Снято ограничение на количество поставщиков и покупателей.
- Добавлены группы ресурсов для фильтрации в отчетах.
- Начальные остатки заполняются в отдельном журнале.
- Удалены стоимостные показатели в журналах, добавлен показатель средней цены в справочниках.
- Новый отчет по местам хранения в виде сводной таблицы Excel.
Возможности и ограничения
Электронные таблицы Excel имеют внутренние ограничения на объем обрабатываемой информации. Программа не предназначена для замены больших систем учета сотен тысяч позиций номенклатуры. Но на большинстве предприятий среднего и малого бизнеса объемы и сложность данных доступны для обработки в Excel.
Основной файл не содержит большого количества вычислений, для отчетов используются специальные алгоритмы, также не имеющие формульных связей с исходными данными. Поэтому большие объемы данных обеспечивают нормальное быстродействие даже в режиме автоматического расчета Excel. Переход в ручной режим расчетов рекомендуется только на устаревших компьютерах.
В автоматическом режиме расчетов Excel рекомендуем следующие параметры при работе на высокопроизводительном компьютере:
- Количество ресурсов (номенклатура) - до 2000
- Количество точек учет - до 200
- Количество операций (строк) в каждом журнале - до 10 000
- Размер файла (xlsx) - до 10Мб
В ручном режиме расчетов Excel ограничения в основном связаны только с возможностями компьютера. Для нормальной работы отчетов рекомендуем следующие ограничения:
- Количество ресурсов (номенклатура) - до 5000
- Количество точек учет - до 500
- Количество операций (строк) в каждом журнале - до 30 000
- Размер файла (xlsx) - до 25Мб
В случае использования дополнительных расчетов (полная открытость программы позволяет настроить любые дополнительные вычисления) ограничения производительности могут быть более жесткие.
Для сокращения данных можно в любой момент времени сформировать новый файл и перенести туда справочники и начальные остатки по всем точкам учета.
Установка и запуск
Состав файла описан на начальной странице программы - «Главная».
Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.
Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы
Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».
Параметры
Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:
Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.
Справочники
Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации.
Покупатели и Поставщики
Списки контрагентов учета. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.
Список мест хранения ресурсов, участвующих в системе учета. Это могут быть отдельные складские ячейки, зоны хранения, производственные участки или помещения. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.
Группы и Ресурсы
Два связанных между собой справочника для описания ресурсов всех видов, хранящихся в точках учета. К ресурсам относятся: готовая продукция, полуфабрикаты, сырье и материалы. Группировка используется удобства фильтрации отчетов. Разрешается добавлять строки вниз без ограничений.
Поля таблицы (все доступны для изменения):
Журналы операций
Все складские транзакции, необходимые для формирования отчетов, вводятся в специальные таблицы, разделенные по типам операций.
Данные о запасах на начало учета. Дата определяется в Параметрах.
Приход от поставщиков
В таблицу вводятся поступления ресурсов от поставщиков. Последовательность по датам или номерам заказов не важна.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа поставщика | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Ресурс | Наименование ресурса, поступающего от поставщика. | Список | Да |
| Склад | Список | Да | |
| Объем / количество | Да | Да | |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |
| Комментарий | Да | Нет |
Дата
В таблицу вводится информация о потребление сырья и материалов в производственном процессе. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа на производство | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Склад расхода сырья и материалов | Точка учета, с которой происходит потребление (списание) ресурса | Список | Да |
| Сырье и материалы | Наименование ресурса, потребляемого в процессе производства. | Список | Да |
| Объем / количество | Количество ресурса в натуральных единицах измерения. | Да | Да |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |
| Сумма начисл . | Сумма по операции в базовой валюте. | Да | Вычисляемое |
| Комментарий | Произвольный комментарий к операции. | Да | Нет |
Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.
В таблицу вводятся информация о производстве готовых изделий и полуфабрикатов. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа на производство | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Продукция | Наименование ресурса, образующегося в процессе производства. | Список | Да |
| Склад | Точка учета, на которую поступает ресурс из производства. | Список | Да |
| Объем / количество | Количество ресурса в натуральных единицах измерения. | Да | Да |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |
| Комментарий | Произвольный комментарий к операции. | Да | Нет |
Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.
В таблицу вводятся транзакции перемещения ресурсов между внутренними складами. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Сюда же вводятся начальные остатки, хранящаися на складах на дату начала учета.
Поля таблицы:
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Код заказа | Произвольный код транзакции. | Да | Нет |
| Склад-источник | Точка учета, из которой перемещается ресурс. Не заполняется при вводе начальных остатков. | Список | Да (кроме начальных остатков) |
| Ресурс | Наименование перемещаемого ресурса. | Список | Да |
| Склад-приемник | Точка учета, на которую поступает ресурс. | Список | Да |
| Объем / количество | Количество ресурса в натуральных единицах измерения. | Да | Да |
| ЕИ | Единица измерения ресурса. | Нет | Вычисляемое |
