Понятие и составляющие информационного обеспечения
ИО - совокупность проектных решений по объемам, структуре и хранению информации. ИО предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта, и является основой для принятия управленческих решений.
ИО делится на:
Внутримашинное - информационный фонд (входные. Первичные, оперативные, нормативно-справочные, результатные и другие файлы), автоматизированные базы данных (локальные, сетевые, многопользовательские БД, системы управления БД);
Внемашинное - системы показателей, документации и документооборота, классификации и кодирования информации.
Характеристика внемашинного информационного обеспечения
Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.
Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.
Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.); по линии обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.
Характеристика внутримашинного информационного обеспечения. Понятие БД, СУБД.
Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов внутримашинное - информационный фонд (входные. Первичные, оперативные, нормативно-справочные, результатные и другие файлы), автоматизированные базы данных (локальные, сетевые, многопользовательские БД, системы управления БД);
Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины
СУБД- Это специальная программа или комплекс программ, с помощью которых можно администрировать или заниматься мониторингом каких-либо данных. Фактически, СУБД призваны манипулировать данными. СУБД могут быть: сетевыми, иерархическими, реляционными – все зависит от типа базы данных.
Характеристика этапов разработки БД.
Инфологическое проектирование
Основными задачами инфологического проектирования являются определение предметной области системы и формирование взгляда на ПО с позиций сообщества будущих пользователей БД, т.е. инфологической модели ПО.
Инфологическая модель ПО представляет собой описание структуры и динамики ПО, характера информационных потребностей пользователей в терминах, понятных пользователю и не зависимых от реализации БД. Это описание выражается в терминах не отдельных объектов ПО и связей между ними, а их типов, связанных с ними ограничений целостности и тех процессов, которые приводят к переходу предметной области из одного состояния в другое.
Логическое проектирование БД
На этапе логического проектирования разрабатывается логическая структура БД, соответствующая логической модели ПО. Решение этой задачи существенно зависит от модели данных, поддерживаемой выбранной СУБД.
Результатом выполнения этого этапа являются схемы БД концептуального и внешнего уровней архитектуры, составленные на языках определения данных (DDL, Data Definition Language), поддерживаемых данной СУБД.
Физическое проектирование БД
Этап физического проектирования заключается в увязке логической структуры БД и физической среды хранения с целью наиболее эффективного размещения данных, т.е. отображении логической структуры БД в структуру хранения. Решается вопрос размещения хранимых данных в пространстве памяти, выбора эффективных методов доступа к различным компонентам "физической" БД. Результаты этого этапа документируются в форме схемы хранения на языке определения данных (DDL). Принятые на этом этапе решения оказывают определяющее влияние на производительность системы.
Основные понятия реляционной модели данных
Реляционная модель данных - разработанная Э.Коддом в 1970г. логическая модель данных, описывающая:
Структуры данных в виде (изменяющихся во времени) наборов отношений;
Теоретико-множественные операции над данными: объединение, пересечение, разность и декартово произведение;
Специальные реляционные операции: селекция, проекция, соединение и деление; а также
Специальные правила, обеспечивающие целостность данных.
Атрибут - в базах данных - имя или структура поля записи. Атрибут характеризует размер или тип информации, содержащейся в поле.
Домен - в базах данных - множество всех значений атрибута в некотором отношении.
Запись - в реляционных базах данных - строка таблицы данных, состоящая из полей разного типа.
Ключ отношения - атрибут отношения, однозначно идентифицирующий каждый из его кортежей. Составной ключ состоит из нескольких атрибутов.
Отношение - двумерная таблица, содержащую некоторые данные. Строки таких таблиц соответствуют записям, а столбцы - атрибутам.
Реляционная алгебра - формальная система манипулирования отношениями, основными операциями которой являются: проекция, соединение, пересечение и объединение.
Структура базы данных - принцип или порядок организации записей в базе данных и связей между ними.
Реляционная алгебра. Операции ограничения, проекции объединения и пересечения
Проекция
Проекцией отношения R по атрибутам R1, R1, R1…Rn, где каждый атрибут принадлежит R, называется отношение с заголовком (R1, R2, R3…Rn) и телом, содержащим множество кортежей вида (r1,r2,r3,…rn). При этом дубликаты кортежи удаляются.
Проекцию называют вертикальным срезом отношения.
Синтаксис R
Объединение
Объединением двух совместимых по типу отношений называется отношение с тем же заголовком, что и у R1 и R2, и телом, включающим все кортежи операндов, за исключением повторяющихся.
Синтаксис R1 union R2
Пересечение
Синтаксис
Вычитание
Синтаксис R1 minus R2
Декартово произведение
Декартовым произведением двух отношений R1(R11, R12, R13…) и R2(R21,R22,R23,…) называется отношение, заголовок которого является сцеплением заголовком отношений R1 и R2:
(R11, R12, R13… R21,R22,R23,…), а тело состоит из кортежей, являющихся сцеплением кортежей отношений R1 и R2
(r11, r12, r13… r21, r22, r23….), таких что (r11, r12, r13…) принадлежит R1, а (r21, r22, r23….) принадлежит R2/
Синтаксис R1 times R2
Соединение
Обычно рассматривают несколько разновидностей операции соединения.
Общая операция соединения
Q-соединение
Экви-соединение
Естественное соединение
Общая операция соединения :
Соединением отношений R1 и R2 по условию называется отношение (R1 times R2) where C, где С представляет собой логическое выражение, в которое могут входить атрибуты отношений R1 и R2 и/или скалярные выражения.
Q-соединение
(R1 times R2) where R11QR21 - Q-соединение отношения R1 по атрибуту R11 с отношением R2 по атрибуту R21. Записывают и
Экви соединение
Естественное соединение
Пусть даны отношения R1(R11,R12,R13,..R1n,Z1,Z2,…Zn) и R2(Z1,Z2,…Zn, R21,R22,R23,..,R2m). Тогда естественным соединением отношений R1 и R2 называется отношение с заголовком (R11,R12,R13,..R1n,Z1,Z2,…Zn, R21,R22,R23,..,R2m) и телом, содержащим множество кортежей (r11,r12,r13,…r1n,z1,z2,z3,…zn, r21, r22,…r2m), таких что (r11,r12,r13,…r1n,z1,z2,z3,…zn) принадлежит R1, а (z1,z2,z3,…zn, r21, r22,…r2m) принадлежит R2
Синтаксис
Деление
Синтаксис R1 divideby R2
Функции СУБД
1. Управление данными непосредственно в БД
2. Управление данными в памяти компьютера (кэширование данных)
СУБД работает с БД большого размера, при буферизации пользователь получает только необходимые для его конкретной задачи часть БД
3. Управление транзакциями
Транзакция- неделимое с точки зрения действия над БД последовательность операторов манипулирования данными (вставка, удаление, чтение и т.д.).
Транзакция выполняется в оперативной памяти. Если она выполнена успешно, то СУБД вносит соответствующее изменение на диске. В обратном случае изменения не влияет на состояние БД.
4. Поддержка языков БД
5. Управление изменениями в БД и протоколирование (журнализация). Данная функция обеспечивает надежность хранения данных и возможность восстановления состояния БД в аварийных ситуациях. В протоколе изменений (журнал транзакций) перед манипуляциями делается запись. Для восстановления БД после сбоя используется протокол (журнал) и архивная копия БД (полная копия БД к моменту начала заполнения протокола).
Компоненты СУБД
1. данные и метаданные- содержат системные таблицы, пользовательские таблицы, имена полей, процедуры и т.д.
2. Блок памяти:
Блок файлов, контролирующиф расположение файлов на диске
Блок буфера, занимающийся буферизацией данных из основной памяти
3) Компилятор запросов- обрабатывает обращение к СУБД
5) Модификация данных- запросы по изменению данных
6) Модификация схемы- запросы по изменению структуры БД, таблиц, представлений
7) Схема данных- вся совокупность таблиц
8) Блок транзакций- отвечает за целостность системы, взаимодействует с компилятором запросов и блоком памяти.
Классификация СУБД
Классификация СУБД
| Признак классификации | Тип СУБД | Ключевые признаки |
| По количеству пользователей | 1 - пользовательская | В конкретный момент времени с БД работает 1 пользователь |
| Многопользовательская БД рабочей группы | Число пользователей менее 50 человек | |
| Многопользовательская БД предприятия | Число пользователей более 50 человек | |
| По месту размещения базы данных | Централизованная | БД на одной машине |
| Распределенная | БД распределена в компьютерной сети | |
| По модели данных | Сетевые CODASYL (CODASYL (англ. COnference on DAta SYstems Language - Конференция по языкам систем обработки данных) - организация (название произносится «кодасил»), принимавшая активное участие в эволюции информационных технологий в 60-80-е годы XX века. Основана в 1959 для разработки стандартного языка программирования, этот язык получил название COBOL. В настоящее время конференция расформирована) Иерархические IMS Реляционные Многомерные Объектно-ориентированные | |
| По способу применения и сфере использования | Транзакционная (оперативные) OLTP - системы (On line transaction processing) | СУБД работает с БД, в которой для транзакций отводится минимальное время. Запросы к базе данных должны отображаться в наикратчайшие сроки |
| Хранилище данных OLAP системы(On line analytical processing) | СУБД работает с БД, предназначенной для получения необходимой информации при выработке стратегических или тактических решений. Для выполнения анализа информации. | |
| Архитектура | Клиент-сервер | Сервер обеспечивает основные функции СУБД, клиент – поддерживает интерфейс пользователя с сервером |
Типы команд SQL
Типы команд языка
DDl - язык определения данных
CREATE TABLE, ALTER TABLE, DROP TABLE, CREATE VIEW, ALTER VIEW, DROP VIEW, CREATE INDEX, DROP INDEX
DML – язык манипулирования данными
INSERT, UPDATE, DELETE
DQL – язык запросов к данным
DCL – язык управления данными, либо команды администрирования данных
CREATE DATABASE, ALTER DATABASE, DROP DATABASE, GRANT (предоставление прав доступа для действий над заданными объектами БД), REVOKE (лишение прав доступа для действий над заданными объектами БД) и др.
Команды администрирования данных- предоставляют возможность аудита и анализа операций внутри БД. Могут использоваться при анализе производительности системы данных в целом.
START AUDIT, STOP AUDIT
Команды управления транзакциями – позволяют выполнить обработку информации, объединенной в транзакцию
COMMIT, ROLLBACK, SAVE POINT, SET TRANSACTION (назначение имени транзакции)
DECLARE, OPEN, FETCH, CLOSE, EXECUTE и др.
19. Типы данных SQL. Функции SQL .
Типы данных
Некоторые наиболее употребительные встроенные функции:
| ABS* | вычисляет абсолютное значение числа |
| ACOS | вычисляет арккосинус |
| ASIN | вычисляет арксинус |
| ATAN | вычисляет арктангенс |
| CEILING | выполняет округление вверх |
| COS | вычисляет косинус угла |
| COT | возвращает котангенс угла |
| DEGREES | преобразует значение угла из радиан в градусы |
| EXP | возвращает экспоненту |
| FLOOR | выполняет округление вниз |
| LOG* | вычисляет натуральный логарифм |
| LOG10 | вычисляет десятичный логарифм |
| PI | возвращает значение «пи» |
| POWER | возводит число в степень |
| RADIANS | преобразует значение угла из градуса в радианы |
| RAND | возвращат случайное число |
| ROUND* | выполняет округление с заданной точностью |
| SIGN | определяет знак числа |
| SIN* | вычисляет синус угла |
| SQUARE | выполняет возведение числа в квадрат |
| SQRT* | извлекает квадратный корень |
| TAN | возвращает тангенс угла |
| ASCII | возвращает код ASCII левого символа строки |
| CHAR | по коду ASCII возвращает символ |
| CHARINDEX | определяет порядковый номер символа, с которого начинается вхождение подстроки в строку |
| DIFFERENCE | возвращает показатель совпадения строк |
| LEFT* | возвращает указанное число символов с начала строки |
| LEN* | возвращает длину строки |
| LOWER* | переводит все символы строки в нижний регистр |
| LTRIM* | удаляет пробелы в начале строки |
| NCHAR | возвращает по коду символ Unicode |
| PATINDEX | выполняет поиск подстроки в строке по указанному шаблону |
| REPLACE | заменяет вхождения подстроки на указанное значение |
| QUOTENAME | конвертирует строку в формат Unicode |
| REPLICATE | выполняет тиражирование строки определенное число раз |
| REVERSE | возвращает строку, символы которой записаны в обратном порядке |
| RIGHT | возвращает указанное число символов с конца строки |
| RTRIM | удаляет пробелы в конце строки |
| SPACE | возвращает указанное число пробелов |
| STR | выполняет конвертирование значения числового типа в символьный формат |
| STUFF | удаляет указанное число символов, заменяя новой подстрокой |
| SUBSTRING | возвращает для строки подстроку указанной длины с заданного символа |
| UNICODE | возвращает Unicode-код левого символа строки |
| UPPER | переводит все символы строки в верхний регистр |
Ограничение
Проекция
Объединение
Пересечение
Пересечением двух совместимых по типу отношений R1 и R2 называется отношение с тем же заголовком, что и у отношений R1 и R2, и телом, состоящим из кортежей, принадлежащих одновременно обоим отношениям R1 и R2.
Синтаксис
Вычитание
Вычитанием двух совместимых по типу отношений R1 и R2, называется отношение с тем же заголовком, что и у отношений R1 и R2, и телом, состоящим из кортежей, принадлежащих отношению R1 и не принадлежащих R2.
Синтаксис R1 minus R2
Декартово произведение
Мощность произведения равна произведению мощностей. Если атрибуты R1 и R2 имеют атрибуты с одинаковыми наименованиями, то перед выполнением операции декартового произведения такие атрибуты необходимо переименовать. Совместимость по типу не требуется.
Какие экзамены должны быть сданы студентами, закончившими учебный год R1[семестр <=2*курс]R2
Экви соединение это соединение, когда Q есть равенство.
Естественное соединение
Соединение производится по одинаковым атрибутам.
Деление
У операции деления два операнда бинарное и унарное. Результативное отношение состоит из одноатрибутивных кортежей, включающих значения первого атрибута кортежей первого операнда-отношения, таких что множество значений второго атрибута совпадает со множеством значений единственного атрибута второго операнда-отношения.
Синтаксис R1 divideby R2
Понятие и составляющие информационной системы
Информационная система (ИС) в целом - автоматизированная система, предназначенная для организации, хранения, пополнения, поддержки и представления пользователям информации в соответствии с их запросами.
В информационной системе имеется два компонента: программное обеспечение и электронное информационное хранилище.
1.Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.
2.Техническое обеспечение - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы
3.Математическое и программное обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.
4.Организационное обеспечение - совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.
5.Правовое обеспечение - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление экономикой следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой. Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.
Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простым и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.
Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:
реквизит,
показатель,
информационные сообщения,
информационный массив,
информационный поток,
информационная система.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.
Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.
Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др.
Каждый реквизит имеет форму и содержание.Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (из чего сделана продукция, например, чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.
Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.
Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:
Май, чугун, номенклатурный 200
номер 824, тонн
Реквизиты-признаки Реквизит-основание
Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей.
Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.
Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации.
Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки , используемые при решении различных комплексов задач управления.Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему.
Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.
Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.
Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.
Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:
§ источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);
§ способу фиксации: устная и документированная;
§ способу выражения: цифровая и алфавитная;
§ характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;
§ направлению движения: входящая и исходящая;
§ стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);
§ функциям управления;
§ принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:
§ конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно- производственная;
§ времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.
Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам:
принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).
Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство;
контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами.
Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации (вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации). Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.
Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.
Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.
Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.
· Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.
· Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.
· Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных , позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.
· В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.
Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных.
(Поэтому) в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.
Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.
Информационное обеспечение (ИО) - важнейшая обеспечивающая подсистема АИС - предназначена для снабжения пользователей информацией, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. ИО - это совокупность средств и методов построения информационной системы экономического объекта.Информационное обеспечение можно разделить на внемашинное и внутримашинное.
Внемашинное ИО - это системы показателей, классификаторов, кодов и документации.
Внутримашинное ИО - это различные файлы на машинных носителях, автоматизированные банки данных (АБД).
Проектирования ИО, выполняется совместно с пользователями АИС, ведется с системных позиций параллельно с проектированием технологического, программного и математического обеспечения.
В ходе проектирование ИО выполняются следующие работы: определение состава показателей, необходимых для решения экономических задач, их объемно-временных характеристик и информационных связей; исследование возможностей использования общегосударственных и отраслевых классификаторов, разработка локальных классификаторов и кодов; проектирование форм новых первичных документов и выявление возможностей применения унифицированной системы документации; определение типа организации автоматизированного банка данных (АБД); проектирование форм вывода результатных сведений.
Целью внедрения АИС является дальнейшая информатизация конечного пользователя, поэтому его участие в проводимых информационных и внедренческих работах необходимо и является важной предпосылкой их успешного выполнения. Появляются дополнительные возможности: ведение в ПЭВМ справочников,
формирование всевозможных докладов и таблиц произвольной формы, широкий обмен информацией между пользователями и пр.
При обработке экономических данных и составлении различных сводок возникает необходимость в группировке по реквизитам-признакам. Группировка осуществляется на основе систем классификации и кодирования.
Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании зависимостей внутри признаков. Например, при кодировании товаров выделяются такие классификационные признаки, как группа, подгруппа, сорт (артикул), размер. Номенклатура товаров - это упорядоченный полный список однородных наименований, включающий отдельные строки - позиции.
В Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) входят самые разнообразные классификаторы: Общегосударственные, предназначенные для информационного обмена между различными АИС, разрабатываются в централизованном порядке. Примерами являются классификаторы продукции, административнотерриториального деления страны, отраслей, профессий, предприятий и организаций, единиц измерения, документации, налогоплательщиков и т.д. Отраслевые, единые для отдельных отраслей такие, как банковские коды планов счетов, виды оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
Локальные, составленные для АИС предприятий и организаций, такие, как коды структурных подразделений, табельных номеров работающих, дебиторов и кредиторов и др.
Каждая позиция Общероссийского классификатора продукции (ОКП), действующего с 1 июля 1994 г., содержит шестизначный цифровой код, из которого пять знаков отражают группу продукции, а шестой знак - контрольное число. Первые два знака означают классы продукции, следующий знак - подкласс, затем указывается одним знаком группа, следующий знак - подгруппа, а последний знак - вид продукции.
Например:
5714309 - плиты облицовочные пиленые из природного камня.
Различают два метода классификации: Иерархический метод - между классификационными группами устанавливаются отношения подчинения, последовательной детализации свойств типа: класс - подкласс - группа - подгруппа - вид и т.д. В иерархической классификации каждый объект попадает только в одну классификационную группировку, объединение группировок одного иерархического уровня дает исходное множество объектов. Глубина иерархии определяется классификационными признаками. Фасетный метод - исходное множество объектов разбивается на подмножества в соответствии со значениями отдельных фасетов. Фасет - набор значений одного признака классификации. Фасеты взаимно независимы. Каждый объект может одновременно входить в различные классификационные группировки.
Правила построения иерархического классификатора следующие: Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (группа материала) включает Б (подгруппу), Б включает В (вид), В включает Г (подвид)). Определить число значений каждого признака и выбрать максимальное. Построить классификационное дерево (рис. 4.1).
4.
Рис. 4.2
Например, обозначение 6431 означает:
6 - лесные породы;
4 - лес пиленый;
3 - лес пиленый обрезной;
1 - размер заготовки.
Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Классы-фасеты получают путем отнесения объектов в классы согласно значениям признаков одновременно. Например, множество рабочих можно разделить по ряду признаков: цех, участок, место проживания, пол, Ф.И.О., зарплата, месяц. Группируя эти признаки, можно получить ответы на различные вопросы. Например, кто из рабочих сборочного цеха заработал более 20 тыс. руб. в месяц?
Следующим этапом после классификации идет кодирование или процесс присвоения новых условных обозначений различным позициям номенклатурам по определенным правилам, установленным системой кодирования. Примером кодового обозначения является идентифицированный номер налогоплательщика, включающий десять знаков; первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд. В машине хранится справочник работающих, включающий фамилию, имя, отчество, табельный номер, должность, оклад и пр. В ходе обработке по табельному номеру выбирается вся необходимая справочная информация и печатается в выходных ведомостях.
Коды могут быть: цифровые, буквенные, смешанные. К кодам предъявляются следующие требования: должны охватывать все номенклатуры, по которым делается группировка; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта; должны быть стабильными, часто не пересматриваться; иметь резерв на случай появления новых позиций номенклатуры; быть экономичными, т.е. обладать минимальной значностью.
Код - это универсальный способ отображения информации в виде системы соответствий между элементами сообщений и сигналами, при помощи которых эти элементы можно зафиксировать. Конечная последовательность символов алфавита кодирования называется кодовым словом (кодовой комбинацией), если она однозначно соответствует какому-либо элементу из множества сообщений, а множество кодовых комбинаций образует код. Число символов в кодовой комбинации называется длиной
слова. В качестве кодовых символов используются различные обозначения в виде букв, цифр и специальных знаков. Число различных значений, которые может принимать любой символ кода, называется основанием кода.
Назначение кодов состоит в обеспечении группировки информации, подсчете итогов по группировочным признакам и их печати в выходных ведомостях. Коды необходимы для удобства поиска информации, хранения и выборки, передачи ее по каналам связи.
Наибольшее распространение получили системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная.
Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковых номеров без пропусков. Например, месяцы кодируются в календарной последовательности: 01 - январь, 02 - февраль, 03 - март и т.д.
Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии. Сериям присваиваются номера с учетом их возможных расширений. Например, группа основных цехов - код о 01 до 03; группа вспомогательных цехов - коды от 05 до 10 и т.д.
Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации. В бухгалтерском учете распространены позиционные двух- и трехпризначные коды. В кодах счетов бухгалтерского учета выделяют дополнительный, аналитический уровень для получения более детальной информации. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» выделяют два уровня: для подразделений и для табельных номеров. Для счета 10 «Материалы» выделяют три уровня: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер (2 знака). Структура кода представлена на рис. 4.3 . 
Широкое применение средств вычислительной техники, в том числе на складах, на предприятиях розничной торговли, потребовало маркировки товаров кодами, считываемыми машиной. Наиболее надежным оказался способ чтения штрихового кода ручным лазерным сканером.
Штриховой код точно и однозначно определяет каждый конкретный товар, т.е. по штриховому коду можно находить товар и его характеристики, хранящиеся в базе данных торговой системы. В России, как и в других Европейских странах, используется штриховой код стандарта EAN-13. Он включает 13 цифр:
первые три (460) означают, что товар произведен в России;
четыре цифры - это код предприятия, которое произвело данный товар;
пять цифр - код товара;
одна цифра - контрольная сумма, вычисляемая автоматически по определенной формуле над предыдущими цифрами.
Стандартный набор для штрихового кодирования включает: принтер для маркировки товаров на складе; электронные весы со встроенной печатью этикеток или
дополнительным принтером на фасовке весового товара; кассовые аппараты со сканерами штриховых кодов в торговом зале; мобильный терминал на складе для учета товара.
Использование штрихового кодирования ведет к уменьшению потерь на
воровство в магазинах, к отслеживанию наличия товара на складе, к мобильному управлению ценой, к организации электронного (безбумажного учета).
МИНИСТЕРСТВО ВЫСШЕГО И СРЕДНЕГО СПЕЦИАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН
ТАШКЕНТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
УНИВЕРСИТЕТ
Факультет « Информационные технологии
и менеджмент»
Мусалиев А.А., Бегалов Б.А., Жиемуратов Т.П.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
УЧЕБНО – МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ
Под редакцией академика С.С.ГУЛЯМОВА
ТАШКЕНТ – 200 7
| Введение…………………………………………………………………….. | 3 |
| 1. Информация и информационные ресурсы…………………………….. | 3 |
| 2. Состав, требования и аспекты описания информационного обеспечения…………………………………………………………………. | |
| 3. Структура и основные элементы информационного обеспечения….. | 9 |
| 4. Особенности и свойства экономической информации………………... | 13 |
| 5. Классификация экономической информации………………………….. | 15 |
| 6. Классификация постоянной информации……………………………... | 19 |
| 7. Составные единицы экономической информации…………………….. | 20 |
| 8. Система экономических показателей…………………………………... | 24 |
| 9. Операции обработки экономической информации……………………. | 25 |
| 10. Технологии баз данных………………………………………………… | 28 |
| 11. Организационно – методологический подход к разработке информационного обеспечения экономических информационных систем…… | |
| Литература………………………………………………………………….. | 35 |
Введение
Информационное обеспечение (ИО)- важнейший элемент экономических информационных систем и предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющееся основой для принятия управленческих решений. Любая информационная система не может работать без информации о состоянии управляемого объекта и внешней среды, без передачи информации о принятых управленческих решений. Перед информационным обеспечением стоит задача качественного обслуживания информацией пользователей системы, обеспечение эффективного функционирования потоков информации в процессе реализации функций управления, взаимодействия с внешними системами.
Информационное обеспечение (information support) осуществляет формирование по соответствующим правилам совокупности сведений, процедур накопления, хранения информации, а также ее использование при решении конкретных задач системы и представляет собой совокупность средств и методов организации данных в ИС.
1. Информация и информационные ресурсы
Понятие информации и информационных ресурсов. Понятия и нформация является фундаментальным научным понятиям, требующими точных формулировок и пояснений.
Термин информация происходит от латинского informatio, что означает разъяснение, осведомление, изложение. С позиции материалистической философии информация есть отражение реального мира с помощью сведений (сообщений). Сообщение - это форма представления информации в виде речи, текста, изображения, цифровых данных, графиков таблиц и т.п. В широком смысле информация - это общенаучное понятие, включающее в себя обмен сведениями между людьми, обмен сигналами между живой и неживой природой, людьми и устройствами.
Распространенным является взгляд на информацию как на ресурс, аналогичный материальным, трудовым и денежным ресурсам. Эта точка зрения отражается в следующем определении. Информация - новые сведения, позволяющие улучшить процессы, связанные с преобразованием вещества, энергии и самой информации.
Информационная система - организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств связи, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку и пользование информацией.
Информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны - это будет информационные ресурсы страны, для организации - информационные ресурсы организации. Иначе говоря - это весь объем знаний, отчужденных от их создателя, зафиксированный на материальных носителях и предназначенный для общественного использования.
Информационные ресурсы - информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы.
Информационные ресурсы при их разумной организации и использовании выступают как эквивалент трудовых, материальных и энергетических ресурсов. К тому же информация - это единственный вид ресурса, который содействует наиболее рациональному и эффективному использованию и сбережению всех остальных ресурсов.
Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но эти ресурсы из-за своей специфичности не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалось людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологии и т.п., объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переработать для управления, человечество всегда находило какое-либо решение. Появление иерархий управления, возникновение товарно-денежных отношений, создание вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть эти трудности в переработке огромных объемов информации для управления.
Одной из важнейших разновидностей информации является информация экономическая. Ее отличительная черта - связь с процессами управления коллективами людей организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг
Информация, как разновидность ресурса . Информация обладает всеми признаками товара: наличием у нее потребительской стоимости (полезности, ценности) и стоимости (т.е. некоторых затрат общественного труда.
У информационных и вещественных объектов как товаров, есть и общие и различающие их свойства.
Эти объекты роднит с обычными изделиями и материальными ресурсами следующее: На них имеется потребительский спрос; они являются объектами собственности, т.е. ими можно владеть, пользоваться и распоряжаться; они имеют конкретных разработчиков (поставщиков); они имеют стоимость и соответственно цену; они могут поставляться на различных условиях.
Однако у информационных ресурсов и технологии имеется ряд принципиальных отличий, к числу которых относится:
- бесконечная тиражируемость, означающая их сохранение при неограниченном числе продаж;
практическая неуничтожаемость;
необходимость (за исключением общесистемных пакетов) индивидуальной адаптации к условиям конкретных пользователей;
обязательность авторского сопровождения поставляемых объектов;
возможность наложения различных ограничений не только по использованию, но и вторичному тиражированию;
сложность идентификации соблюдения авторских прав или прав поставщика;
множественность дублирующих объектов. В отличие от изделий, различные образцы которых могут выполнять сходные функции, информация может по-разному отражать одну и ту же реальность. Например, на торги могут быть предложены несколько вариантов итоговой информацию о размерах открытого месторождения в какой-нибудь продукции;
полезность косвенной информации; Так, например, информация о том, что есть такая информация, стоит довольно дорого;
обесцениваемость в результате пробного использования. Действительно, ознакомившись с данными и убедившись в некондиционности некоторых из них, правомерно отложить предложение о покупке. Однако заставить себя забыть или не использовать достоверные сведения из числа предложенных практически невозможно;
непредсказуемость котировки. Если изделия могут котироваться с некоторой ограничением динамикой (мгновенное исчезновение или возникновение спроса практически невероятно), то информация (но не технология) может мгновенно упасть в цене до нулевого уровня;
возможна взаимная антогоничность, а не просто конкурентность. Предложение на рынке одной информации может сделать на рынке неактуальной другую;
неопределенность некоторых или всех потребительских свойств;
предельно легкая транспортируемость и возможность избежать транспортных (в данном случае коммуникационных) повреждений;
физическая неснашиваемость, означающая наличие только морального старения или потери актуальности в фиксированный или неопределенный момент времени;
мгновенность передачи потребителю сведений и возможность получить подтверждение также в исчезающий малый период времени;
не всегда четкий период поставки не автоматически тиражируемой технологии;
постоянная готовность к поставке;
низкая идентифицируемость поставщика информационных данных и технологии, а также источников сведений и использование компонент технологий;
возможность сохранения конфиденциальности в отношении, как продавца, так и покупателя данных и технологии, а также самого факта продажи или не продажи.
качеству, т.е. по уровню удовлетворения информационных потребностей, определяемой ценностью (полезностью) информации;
выгодам, т.е. по повышению экономической эффективности в целом;
затратам, т.е. стоимостью информации, определяемая объемом информации.
1. Полнота . Полнота информации выражается в точном определении количественных и качественном параметров тех или иных сторон деятельности объекта и выработке адекватных или решений.
Неполнота информации может привести к ошибкам в принятии решений.
2. Достоверность допускает определенный уровень искажений как поступившей, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность принимаемых решений.
3. Доступность восприятия информации определяется скоростью восприятия данных в единицу времени. Поэтому данные представляются преимущественно в табличной форме, которая раскрывает не только смысл содержащейся информации, но и легко воспринимается.
4. Актуальность данных характеризует пригодность для реализации конкретной функции в определенный момент времени. Поэтому актуальность, своевременность и оперативность довольно близкие качественные свойства информации.
5. Своевременность означает поступление информации в удобное или назначенное время. Нарушение этого требования может обесценить информацию.
6. Точность означает ее правильность, степень ее детализации. Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.
7. Оперативность отражает старение информации с течением времени и потери актуальности.
Несвоевременное поступление информации вызывает запаздывание в принятии решении, вследствие чего принимаемое решение не отвечает изменившейся обстановке. Чем оперативное информация, тем больше ее ценность. С течением времени информация стареет и ее ценность уменьшается.
Ценность информации быстро возрастает по мере увеличения степени точности или когда различие между сообщаемыми и фактическими результатами уменьшается. Более полная и достоверная информация обеспечивает правильное решение. Наиболее желаемая точность это та, когда ценность информации превышает расходы на ее получение.
Важное преимущество информационных систем состоит в том, что с ее использованием уменьшается время обработки. Существует понятие о минимальной, средней и максимальной давности информации. Минимальная давность равна половине отчетного периода плюс задержка в обработке; средняя - половина интервала между периодом обработки плюс задержка в обработке; максимальная - одному интервалу плюс половина отчетного периода.
Ценность информации уменьшается по мере увеличения задержки, с увеличением задержки информация может оказаться устаревшей и непригодной для принятия решений.
Информационную систему, немедленно реагирующую на любое отклонение, можно считать системой, действующей в реальном масштабе времени. Предполагается, что такая система получает, обрабатывает и передает данные с такой небольшой задержкой, что можно принять нужные меры немедленно.
По мере старения информации ее ценность для выработки решения падает до уровня, который достигается при информации меньшего объема. При получении дополнительной информации повышается роль принимаемых решений.
При уменьшении задержки в обработке информации, во-первых, решения могут приниматься раньше, во-вторых, ее содержание улучшится.
Для того, чтобы информация была полезной, она должна быть связана с решаемой в каждый момент времени проблемой; наличие только относящейся к делу информации позволяет пользователю принимать своевременные и более содержательные решения, так как он не тратит времени на поиск нужных ему факторов среди многих других. Если имеющееся информация не связана с вырабатываемым решением, то она не имеет ценности. Знание (или незнание) пользователем какой-либо части информации и действия, которые оказывается следствием этого, также являются важным фактором ценности информации.
2. Состав, требования и аспекты описания информационного
обеспечения
Состав информационного обеспечения. Информационное обеспечение АЭИС включает:
состав информации, т. е. перечень информационных единиц (сообщений), необходимых для решения комплексов задач в функциональных подсистемах ИС;
характеристики движения информации, т. е. количественные оценки объема и интенсивности информационных потоков, маршруты документов, схем документооборота, вероятностно – временные характеристики преобразования сообщений;
структуру информации и закономерности ее преобразования, т. е. правила построения сообщений в цепочки «вход – система – выход»;
характеристики качества преобразования информации, т. е. количественные оценки полезности, достоверности и своевременности информации;
способы преобразования информации, включая ее съем, доставку, распределение и обеспечение информацией комплексов задач и отдельных задач функциональных подсистем ИС.
способствовать реализации интегрированной обработки информации и принятию управленческих решений на основе экономико-математических методов и моделей, программ их машинной реализации в различных режимах;
представлять полную, своевременную и достоверную информацию для принятия решений с минимумом затрат на ее получение, накопление, поиск, обработку и передачу;
способствовать осуществлению диалога пользователя с ЭВМ, предусматривая для этого все необходимые средства и методы эффективного взаимодействия человека и ЭВМ;
осуществлять накопление и хранение информации путем создания автоматизированного банка данных;
обеспечить условия реализации функций управления за счет рационального использования всего информационного ресурса системы.
полнота отображения состояния управляемой системы и достоверности информации, как необходимой для решения задач, так и выдаваемой по запросам пользователей;
высокая эффективность методов и средств сбора, хранения, накопления, обновления, поиска и выдачи данных;
одноразовая регистрация и одноразовый ввод информации, и ее многократное и многоцелевое использование;
простота и удобство доступа к данным информационной базы;
ввод и накопление в информационной базе данных с минимума дублирования;
организация эффективной системы документооборота;
развитие информационного обеспечения путем наращивания данных и организации новых связей и проектирование более совершенных методов и способов обработки информации;
регламентация доступа к данным с различным уровнем доступа, а также времени хранения документированной информации.
Функциональный аспект описания ИО отражает его роль в решении различных задач ИС. Выделяют следующие функции ИО: слежения, памяти, обработки и распределение информации.
Функция слежения обеспечивает подготовку, передачу и прием информации для управления объектом. Причем, слежение может быть постоянным, периодическим, оперативным, запаздывающим и прогнозирующим.
Функция памяти связанно, прежде всего, с хранением информации в ИС и предполагает отбор, сортировку, размещение, обновление, поиск и выдачу информацию.
В функцию обработки информации входит логическое и арифметическое преобразование информации.
В функцию распределения информации входит избирательность доставки информации в системе по уровням иерархии управления, пользователям.
Структурный аспект описания ИО предполагает исследование формы и структуры хранения и преобразования информации в ИС и включает классификацию информации, систему показателей, информационный язык, документацию, структуру информационных массивов (файлов), язык общения с информационной системой.
Трансформационный аспект описания ИО рассматривает преобразование языка экономического управления по уровням управления и этапам движения информации от входа к выходу системы.
Методический аспект описания ИО. В его основе при создании АЭИС лежит осуществление следующих принципов:
методологического единства ИО, т. е. разработка ИО различных функциональных подсистем на основе единых методов;
информационной совместимости ИО, т. е. создание единой системы форм документов, классификаторов и кодов для всей системы;
типизация блоков ИО, т. е. построение аналогичных в функциональном и содержательном отношений частей ИО по единым типовым правилам на одном языке;
унификация обмена информацией, т. е. сокращение форм документов;
интеграция обработки информации, т. е. однократности ввода информации в систему при многократном ее использовании.
3. Структура и основные элементы информационного обеспечения
Структура информационного обеспечения. В теории автоматизированной обработки информации, ИО принято делить на: системы показателей данной предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово – кредитной деятельности и т. д.); системы классификации и кодирования; документацию; потоки информации-варианты организации документооборота; различные информационные массивы (файлы), хранящихся в машине и на машинных носителях и имеющих различную степень организации.
Ввиду сложности системы ИО, выделяются такие составляющие ее части, как внешнее (внемашинное) и внутреннее (внутримашинное) ИО.
Внешнее (внемашинное) информационное обеспечение представляет собой часть информационного обеспечения, включающая совокупность информационных сообщений, сигналов, документов, используемых при функционировании информационной системы в форме воспринимаемых человеком без применения средств информационных технологий.
В состав внешнего информационного обеспечения входит: система классификации и кодирования информации, система нормативно – справочной информации, документация (входная и выходная), а также система организации, ведения и хранения документации и внесения в нее изменений.
Системы классификации и кодирования информации (объектов, элементов данных) являются средствами формализованного описания данных, при этом осуществляется однозначная замена смыслового содержания компактным кодом. В первую очередь это относится к наименованиям технико-экономических показателей, документов, операции, продукции, предприятий и т. д.
Нормативно – справочная информация относится к условно – постоянной информации, характеризующих заданное состояние управляемых параметров производства к определенному моменту времени. К ней относятся плановые задания, производственные графики, нормативы трудоемкости изделий, а также нормы и нормативы и т. д.
Оперативная (входная) документация , отражая переменную (текущую) информацию характеризует состояние управляемых параметров производства в заданный момент времени (объем выпуска за текущий период, приход и расход материалов и т. д.), а также за некоторый период времени.
Входная информация представляет собой совокупность исходных данных, необходимых для решения задач. Вводимые в систему и хранимые в ней данные представляют отдельные значения параметров объектов, процессов или явлений в виде слов, буквенных обозначений, числовых величин, таблиц, графиков или в иной форме.
Источниками входных данных могут служить устные сообщения, рукописные материалы, документы и носители информации в форме пригодной для непосредственного ввода в ЭВМ. Исходные данные получают в обычных, для неавтоматизированной системы документах, написанных от руки, отпечатанных типографическим способом или на машинке с последующим переносом их на машинные носители информации и т. д.
Выходная информация, являясь результатом обработки входной информации (оперативной и нормативно – справочной) по определенному алгоритму предназначена для принятия решений по управлению производством.
К выходной информации относится информация, получаемая в результате решения задачи системы и предназначенная для непосредственного использования пользователем. Обычно выходная информация представляется в виде машинных документов. Документы делятся на группы по функциональному назначению с учетом целей, для которых они предназначены, частоты выхода документов и целесообразности их получения пользователями и т. д.
Группировка и расположение информации в документе определяется алгоритмом использовании этой информации.
Результатом решения задачи также является промежуточная информация, используемая при решении других задач.
Внутреннее (внутримашинное) информационное обеспечение , являясь частью информационного обеспечения, представляет собой совокупность используемых в информационной системе данных на машинных носителях, включающие входные, промежуточные и выходные массивы, образующих информационную базу, а также систему программ организации, ведения и доступа к данным. Внутреннее информационное обеспечение включает все массивы (файлы), необходимые для решения задач и обработки данных, а также программные средства записи, обновления массивов и поиска в них данных. В состав информационной базы входят:
нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы;
текущие сведения, поступающие извне системы и требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений;
накапливаемые архивные и учетные данные, необходимые для управления экономической системой.
Контролируют входные данные и ведение информационной базы - программные средства. Под ведением информационной базы (массивов информации) понимают обеспечение хранения, накопление данных, своевременного исключения устаревших данных, внесения и контроля изменений.
Основные элементы информационного обеспечения также состоит из элементов внешнего и внутреннего информационного обеспечения.
Основными элементами внешнего
поток информации - группа сообщений в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении, при условии, что у этих сообщений имеется источник и получатель;
реквизит – элементарное сообщение, дальнейшее расчленение которой невозможно без уничтожения семантического смысла сообщения; реквизиты подразделяются на признаки и основания;
реквизит-признак – часть сообщения, которая функционально предназначена для качественной характеристики описываемого объекта; признак позволяет проводить идентификацию объекта в определенном множестве сообщений;
реквизит-основание – часть сообщения, которая функционально предназначена для количественной характеристики описываемого объекта; физически основание- это числовая величина, получаемая в результате наблюдения, измерения или вычисления;
показатель- часть сообщения, которая описывает качественную и количественную сторону объекта, обладает информативностью и поэтому способна образовать документ. Показатель компонуется из реквизитов- признаков и реквизитов-оснований и состоит из одного признака – основания и одного или нескольких реквизитов- признаков, характеризующих основание и связанных с ними логическими отношениями. При обработке над реквизитами основаниями осуществляются арифметические операции, над реквизитами признаками – логические (сортировка, поиск, выборка и т. д.).
номенклатура - информационная совокупность, включающая все значения однотипных показателей;
документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информацию о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека;
кодирование – отображение дискретных сообщений в виде определенных сочетаний символов;
код – конкретное условное обозначение каждого наименования в данной номенклатуре;
документооборот - движение документов с момента их возникновения или получения до завершения исполнения или отправки;
система документации - совокупность документов создаваемых в процессе выполнения одной из функций управления.
Основными элементами внутреннего информационного обеспечения являются:
файл - это некоторое множество записей однородной структуры, предназначенные для решения задач;
запись – это набор полей определенного формата, объединенных по общему ключевому полю. Элементы записи обозначаются идентификаторами.
Носители информации. Функционирование экономических объектов отображаются системой экономических показателей, характеризующих все аспекты деятельности производства. Для их фиксации используются носители информации.
Носитель информации - это различные материалы, обладающие физическими свойствами (бумага, магнитные диски, оптические диски и др.), которые применяются для сохранения информации, т. е. любое материальное средство, на которое записывается (регистрируется) и с которого считывается информация.
Назначением носителей информации являются:
запись первичных данных;
подготовка исходных данных к обработке;
непосредственный ввод в компьютер подготовленных данных;
организация внешней памяти компьютера; фиксация результатов обработки данных.
Понятие информационного обеспечения и его структура
Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая его деление на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, документация, потоки информации) и внутримашинное (информационные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).
Информационное обеспечение (ИО) является важным компонентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.
Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.
Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей.
Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.
Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты , из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут», реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания . Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.
Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.
Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Система показателей определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических показателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.
Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управления: корпорация, концерн, фирма, предприятие, организация, подразделение.
Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение .
Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл) . Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему . Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.
