1. Основные сведения об отчетах.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчетов.

3. Создание отчета в режиме Конструктор.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

3.2. Структура отчета

3.3. Форматирование отчета

Для получения печатного документа в СУБД MS Access предусмотрено несколько возможностей:

Печать таблицы в режиме таблицы (вывод всех записей или записей удовлетворяющих условиям фильтрации в табличном виде);

Печать набора записей запроса в режиме таблицы;

Печать формы в режиме формы или в режиме таблицы;

Печать отчета.

1. Основные сведения об отчетах

Отчет – настраиваемое диалоговое окно, позволяющее организовать форматированное представление данных, предназначенное для вывода на экран, принтер или в файл. В СУБД MS Access отчеты являются объектами базы данных.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать, отчеты обладают 2-мя принципиальными преимуществами:

– предоставляют широкие возможности для группировки, сортировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов записей (вычисления можно производить в разрезе группы, нескольких групп и по отчету в целом);

– позволяют осуществлять вывод данных в виде, приближенном к стандартным бланкам документов.

Этапы создания отчета.

На первом этапе разрабатывается на бумаге макет будущего отчета. При этом, указывается: из какой таблицы или запроса необходимо отображать данные, определяются уровни группировки и сортировки данных, какие поля должны быть представлены в отчете и какие элементы управления будут использовать для отображения данных, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться для придания отчету профессионального вида.

На следующем этапе происходит конструирование отчета средствами СУБД.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчета

Для создания нового отчета в СУБД MS Access необходимо перейти в окне базы данных на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать . В появившемся диалоговом окне Новый отчет (рис.10.1) выбрать средство создания отчета.

Все средства, перечисленные в списке диалогового окна Новый отчет , можно разделить на три основные группы:

– средства автоматического создания отчетов (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный);

– мастера создания отчетов (Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки);

– конструктор создания отчетов.

Рис.10.1. Диалоговое окно Новый отчет

Средства автоматического создания отчетов позволяют на основе выбранного источника данных: таблицы или запроса, создать отчет соответствующего вида.

Мастера создания отчетов позволяют создавать отчеты в режиме диалога с пользователем. С помощью мастеров можно сформировать источник данных для отчета, выбрать вид представления данных, определить поля для группировки, сортировки и подведения итогов, выбрать итоговые функции по группе, определить макет отчета и стиль оформления, а также задать имя отчета.

Конструктор отчетов является основным средством позволяющим создавать отчеты любой сложности вручную. Вид отчета и его содержание зависят от квалификации разработчика отчета.

Обычно для создания прототипа отчета используются автоматические средства создания отчетов или мастера, а уже в конструкторе отчетов вид отчета доводится до профессионального вида.

Работа с отчетами может происходить в трех режимах: в режиме , в режиме и в режиме .

Режим предназначен для формирования отчета и вывода всех данных из источника записей на экран, режим предназначен для быстрого формирования отчета на основе механической подстановки данных из нескольких записей источника данных (критерии выборки и сортировки игнорируются), режим предназначен для создания и изменения структуры отчета. Для изменения режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой Вид на панели инструментов Конструктор отчетов или аналогичной командой меню Вид .

3. Создание отчета в режиме Конструктор

Для создания отчета в режиме необходимо выполнить следующие действия:

1. Настроить параметры страницы.

2. Выбрать или создать источник записей для отчета.

3. Определить уровни группировки и сортировки.

4. Разместить поля источника записей в отчете.

5. Добавить вычисляемые и свободные элементы управления.

6. Настроить свойства элементов управления и разделов отчета.

7. Отформатировать отчет с целью придания профессионального вида.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

Основное назначение отчета – вывод на печать информации из базы данных в форматированном виде (приближенном к бланку бумажного документа). Поэтому прежде чем конструировать отчет (размещать в отчете элементы управления) необходимо настроить параметры страницы отчета (выбрать принтер, определить размер листа и его ориентацию, установить размеры полей и т. п.).

При физическом отсутствии принтера необходимо установить принтер программно с помощью команды операционной системы Пуск | Настройка | Принтеры | Установка принтера .

Для настройки параметров страницы отчета необходимо выполнить команду Файл | Параметры страницы … . Диалоговое окно Параметры страницы представлено на рис.10.2.

вкладка Страница (а) вкладка Поля (б)

Рис.10.2. Диалоговое окно Параметры страницы

Параметры страницы настраиваются для каждого отчета.

Если существует возможность вывода отчетов на различные принтеры, то в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница можно выбрать необходимый тип принтера. Диалоговое окно Выбор принтера представлено на рис.10.3.

Рис.10.3. Диалоговое окно Выбор принтера

От типа выбранного принтера зависят другие параметры страницы (см. рис.10.2): максимальный формат и размер бумаги, минимальные размеры полей, тип подачи бумаги.

От типа выбранного принтера и настройки его свойств зависит цветность отчета: вывод в цветном или черно-белом варианте.

3.2. Структура отчета

Структура отчета в режиме представлена на рис.10.4. Любой отчет имеет следующие разделы:

– заголовок отчета (выводится только на 1-м листе отчета (титульном листе) и может содержать наименование отчета, логотип фирмы, юридический адрес предприятия и т. п.);

– верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

– область данных (предназначена для вывода полей из запроса или таблицы – источника записей для отчета);

– нижний колонтитул (выводится в нижней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

– примечание отчета (выводится только на последнем листе отчета и может содержать итоговые расчеты, выводы по отчету и т. п.).

Из всех перечисленных разделов обязательным является раздел – область данных.

Разделы заголовок отчета и примечание отчета отображаются/скрываются в окне одновременно. Такой же принцип отображения/скрытия и у разделов верхний и нижний колонтитул (см. рис.10.4).

При группировке записей в окно отчетов (см. рис.10.4) могут быть добавлены для каждой группы, а в отчетах можно определить до 10 уровней группировки и сортировки, независимо следующие разделы:

– заголовок группы (выводится в начале каждой новой группы и может содержать поле, по которому проводится группировка);

– примечание группы (выводится в конце каждой группы и может содержать итоговые значения по группе).

Высоту области любого раздела отчета можно изменять с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Ширину отчета настраивают исходя из выбранного размера бумаги, ориентации листа и размеров печатных полей.

Пример определения ширины отчета для бумаги формата А4 представлен в таблице 10.1.

Таблица 10.1

Ширина отчета не должна превышать расчетного размера, т. к. информация, выводимая в отчете, будет разорвана на нескольких страницах.

Изменить ширину отчета можно с помощью мыши, перетаскивая правую границу отчета влево или вправо.

Также как и в форме, в любой раздел отчета можно вставлять различные элементы управления: присоединенные, вычисляемые и свободные. Выражения в вычисляемых полях отчета формируются по тем же правилам, что и для форм:

= [Цена] * [Количество]

SUM([Стоимость]

Фамилия & " " & Left(Имя; 1) & "."

С помощь элемента управления Подчиненная форма/отчет в главный отчет можно внедрять подчиненные отчеты.

Для каждого элемента управления, раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства.

Сформированный отчет Бланк заказа в режиме и режиме представлен на рис.10.5.

Рис.10.5. Отчет Бланк заказа в режиме Конструктор (а) и в режиме Предварительный просмотр (б)

Рис.10.6. Окно свойств поля ПорядковыйНомер

Для вывода каждой группы (бланка заказа) на отдельной странице необходимо установить в окне свойств раздела Примечание группы "КодЗаказа" на вкладке Макет значение свойства Конец страницы : После раздела (рис.10.7).

Рис.10.5. Окно свойств раздела ПримечаниеГруппы1

3.3. Форматирование отчета

Одним из элементов окна отчетов является панель инструментов Формат форма/отчет , содержащая кнопки и раскрывающиеся списки, облегчающие выбор параметров форматирования (цвета, шрифта, толщины линий, способа выравнивания и т. п.).

Под форматированием понимается и размещение элементов управления в разделах отчета, выравнивание элементов управления, изменение размеров элементов управления, установка интервалов между элементами управления. Для выполнения эти операций можно использовать мышь или воспользоваться командами меню Формат (Выровнять … , Размер … , Интервал по вертикали … и Интервал по горизонтали … ).

Для более быстрого выполнения операций по форматированию отчета можно настроить панель инструментов Формат форма/отчет , скопировав на нее кнопки из меню Формат .

На форме появляются Заголовок формы и Примечание формы :

В заголовке нашей формы находится надпись с названием формы, а в примечании фамилия студента, который выполним работу. Для этого на панели элементов управления выбираем значок Надпись ,

наводим курсор на область формы и нажимаем левую кнопку мыши. После вводим текст:

Далее изменим фон в Заголовке формы и Примечании формы . Для этого в окне Свойство формы нужно выбрать раздел ЗаголовокФормы (ПримечаниеФормы ). После вкладка Все и в поле Цвет фона выбрать нужный цвет:

Таким же образом изменяем фон и для Области данных :

В появившемся Списке полей выбрать нужные поля и перетащить на форму и разместить в нужном месте:

Выбираем «внешний» вид нашей кнопки и нажимаем Далее :

Задаем имя кнопки и нажимаем Готово :

Аналогичным способом создаем кнопку Закрыть форму , только меняем действие для кнопки:

После задаем форму кнопке и размещаем в нужном месте на форме:

Открываем форму в «Режиме формы» результат нашей работы на экране:

Таблица «НазначенияОплат» до добавления данных:

Таблица «НазначенияОплат» после добавления данных:

Последующие формы создаются аналогичным способом!

1.3 Создать ленточную форму для ввода и вывода данных о платежах многих студентов (источник данных для формы - запрос, содержащий поля Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» и поля СуммаОплаты, ДатаОплаты, ЦельОплаты из таблицы «Платежи»).

Решение «Задачи 1.3»:

Создаем запрос в режиме Конструктор , содержащий поля Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» и поля СуммаОплаты, ДатаОплаты, ЦельОплаты из таблицы «Платежи»:

Для создания ленточной формы используется Мастер форм :

В появившемся окне Создания форм выбрать данные, которые нам необходимы и нажать Далее :

Выбрать вид представления данных и нажать Далее :

Задаем название формы и жмем Готово :

Ленточная форма в режиме Конструктор :

Ленточная форма в «Режиме формы»:

1.4 Работа с формами, в которые внедрены подчиненные формы (разработка сложных форм)

Создать сложную форму для вывода данных о платежах выбранного студента. Последовательность действий:

1) Создать простую форму «ПлатежиСтудента» с полями: КодСтудента , Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» в качестве главной формы.

2) Создать табличную форму «ПодчиненнаяФормаПлатежиСтудента» с полями: КодСтудента , СуммаОплаты , ДатаОплаты , ЦельОплаты из таблицы «Платежи» в качестве подчиненной формы.

3) Внедрить вторую форму в первую и связать их по полю КодСтудента .

Решение «Задача 1.4»:

Создаем простую форму в режиме Конструктор . В Заголовок формы и Примечание формы заносим нужную информацию. Меняем цвет, шрифт текста. Меняем фон для формы. Далее заносим на форму поля КодСтудента , Фамилия , Имя , Отчество из таблицы «Студенты» (это и есть главная форма):

и размещаем подчиненную форму на главной. В появившемся окне выбираем нашу подчиненную форму:

Форма в режиме Конструктор :

Сложная форма в «Режиме формы»:

1.5 Контрольное задание (вариант 13)

Создать сложные формы, содержащие сведения, указанные в таблице (при необходимости, использовать не таблицы, а запросы в качестве источника данных для подчиненных форм):

Решение контрольного задания:

Создаем табличную форму и заносим нужные поля (из запроса) на форму (подчиненная форма):

Подчиненная форма в режиме Конструктор :

Сложная форма в режиме Конструктор :

Форма в «Режиме формы»:

Выводы: изучили основы работы с экранными формами и отчетами в СУБД MS Access.Научились создавать простые формы, ленточные формы, подчиненные формы

цию о фирме, а на Нижнем колонтитуле в поле объекта Поле дату вывода на печать формы. Для размещения даты необходимо в списке свойств этого объекта выбрать команду Данные/… и, раскрыв окно Построитель выражений (см. рис. 19), разместить в нем функцию Date() из перечня встроенных функций. Отредактируйте свойства полей, размещенных на колонтитулах, и размеры областей колонтитулов.

Просмотрите форму в режиме Предварительный просмотр и подберите такой размер всех областей формы, чтобы на одной странице размещался бы только один ее экземпляр. Внесите в интерфейс формы другие, целесообразные, на ваш взгляд, изменения.

Контрольные вопросы

1. Назначение форм.

2. Для каких объектов строятся формы?

3. Типы форм.

4. Подчиненные формы.

5. Элементы управления.

6. Присоединенные рамки объектов.

7. Режимы создания форм.

8. Процедура создания формы на основе Мастеров Автоформ.

9. Процедура создания формы на основе Мастера форм.

10.Процедура создания формы мастером Диаграмма.

11.Редактирование форм с диаграммами.

12.Назначение Конструктора форм.

13.Функциональные области формы в режиме Конструктор.

14.Редактирование расположения элементов управления на форме.

15.Размещение рисунков на форме.

16. Размещение элементов управления в Заголовке и в Примечании формы .

17.Изменение свойств элемента управления на форме.

18.Использование областей колонтитулов на форме.

6. ОТЧЕТЫ В СУБД ACCESS

Отчеты в Access используются для представления данных в легком для понимания и выразительном виде и предназначены в основном для вывода их на печать, а не для отображения на экране. Обычно отчеты являются конечными продуктами работы с БД. Как и для создания форм, для создания отчета используются данные из таблиц и запросов (иногда и форм, однако этот случай уже не относится к простым отчетам).

При проектировании отчетов в значительной мере используются те же технологии, что при проектировании форм, однако, в отличие от форм, пользователю в отчетах не разрешается менять данные. При ре-

дактировании отчетов в режиме Конструктор (см. рис. 42) используются те же области интерфейса, что и при редактировании формы – об-

ласти Заголовка и Примечания, области Верхнего и Нижнего колонтитулов, Область данных.

Рис. 38. Окно выбора режимов создания отчетов

Для создания отчетов используются режимы: Конструктор ,

Мастер отчетов, Мастер диаграмм, Почтовые наклейки, а также Автоотчеты: в столбец и ленточный (см. рис. 38).

Как и в случае с формами, полностью готовый отчет, созданный с помощью Автоотчетов, получается сразу же после задания исходной таблицы или запроса. Мастер Почтовые наклейки хотя и работает в несколько шагов, но не требует особых пояснений. На основе же использования Мастера отчетов создается большинство отчетов в Access, которые могут иметь достаточно сложную структуру. Ниже будет подробно рассмотрена работа с этим Мастером.

Необходимо отметить однако, что все перечисленные выше отчеты называются присоединенными (к источнику данных), так как все они, подобно формам, используют для своего построения таблицы или запросы. Наиболее же сложную структуру имеют отчеты, созданные «с нуля» самим пользователем в режиме Конструктор . Отчеты, которые могут содержать подчиненные отчеты, использовать специальные сортировки, не предоставляемые Мастерами, а также использовать различные функции Access и т.п., относится к т.н. свободным отчетам. Однако создание сложных отчетов с помощью Конструктора требует дополнительных знаний и здесь не рассматривается.

На основе Мастера отчетов в Access может быть подготовлен отчет, в котором данные исходной таблицы или запроса объединяются по определенным критериям. Такие отчеты создаются чаще всего, так как они позволяют вычислять итоговые значения для групп данных и предоставляют информацию в удобном для использования виде. Для

создания таких итоговых отчетов используется команда Группировка… (см. рис. 39) и соответствующие вычисления по сгруппированным данным в диалоговом окне Итоги (см. рис. 41). При этом можно задать до четырех полей, по которым будет проводиться группировка данных.

Создайте с помощью Мастера отчетов для таблицы «Контракты» отчет, в котором данные будут сгруппированы по полю «Товар». Внутри группы выполните сортировку данных по дате (см. рис. 39). При этом, используя команду Группировка… , задайте свои интервалы группировки для данных в группируемых полях (см. рис. 40).

Рис. 39. Диалоговое окно для создания отчета с группировкой

Если в отчете представлены числовые поля, то для каждого интервала группы числовых значений Мастер автоматически вычисляет сумму значений, содержащихся в этих полях. Однако, используя команды диалогового окна Итоги (см. рис. 41), можно вычислять средние (Avg ), минимальные и максимальные (соответственно Min, Max ) значения сгруппированных полей, а также проценты.

Рис. 40. Выбор интервалов группировки для полей с группировкой

Рис. 41. Окно задания вычислений при создании отчета с итогами

Отредактировать созданный отчет всегда можно в режиме Конструктор (см. рис. 42). Чтобы определить или изменить свойства отдельных областей отчета, надо щелкнуть мышью по полосе названия соответствующей области и выбрать команду Свойства .

Заметим, что в отчетах некоторые из управляющих элементов содержат свойства Расширение и Сжатие . Если для них установить значение равным True , то при печати Access автоматически будет подгонять размер соответствующего элемента, благодаря чему длинный текст не будет обрезаться окном этого элемента, а короткий не будет сжимать окно элемента, чтобы оно не занимало лишнее место при выводе на печать.

В заключение работы с БД продемонстрируем простую и полезную возможность, которую предоставляет СУБД Access благодаря ее совместимости с другими программными приложениями пакета Microsoft Office (MS), – подготовим рассылку серийных писем в тестовом редакторе Word, используя информацию, хранящуюся в таблицах базы данных.

Подготовьте в текстовом редакторе Word шаблон серийного письма с благодарностью клиентам за активное участие в заключении контрактов на поставку и заказ товаров на вашем складе.

Создайте новый запрос «Благодарности», в который включите названия организаций, принимавших наиболее активное участие в заключении контрактов с вашей фирмой, определив условие на выборку по сумме заключенных контрактов на поставку товаров (в выборку должны попасть три лучшие фирмы). На базе сформированного запроса начните создание нового отчета, используя мастер Слияние с MS Word, для чего необходимо последовательно выполнить команды Связи c Office/ Связь с MS Word .

После этого откроется диалоговое окно Мастера составных документов . Вы можете работать как с подготовленным ранее документом MS Word, так и создать новый, выбрав соответствующую команду в диалоговом окне. При создании нового документа Access запускает Word, устанавливает DDЕ-связь между Word и Access и открывает новый текстовый документ, в котором можно составить новое письмо.

Рис. 42. Окно Конструктора для редактирования отчета

Подготовьте серийное письмо с содержанием, представленным на рис. 43. Выделенные кавычками названия полей вводятся в последовательно соответствующее место текста письма из списка, который необходимо раскрыть щелчком мыши по пиктограмме Добавить поле слияния (см. рис. 43). В списке должны быть перечислены все поля созданного запроса «Благодарности», в том числе и необходимые нам поля «Клиенты» и «Товары». После щелчка мышью по пиктограмме Поля/Данные и используя кнопки прокрутки значения полей из таблицы запроса БД, можно предварительно просмотреть подготовленные к печати письма.

Рис. 43. Организация связи Word и Access

При печати писем они заменяются данными соответствующей таблицы БД. Количество писем определяется числом записей в таблице, из которой вставляются значения для управляющих полей в письме поочередно для каждой записи.

Сохранив и закрыв текстовый документ, вернитесь в Access. Благодаря DDE-связи при изменении данных в таблице Access данные в серийном письме обновятся автоматически. Заметим, что при открытии файла с серийным письмом в редакторе Word автоматически загружается и Access с нужной базой данных.

Контрольные вопросы

1. Назначение отчетов.

2. Структура отчетов.

3. Режимы создания отчетов.

4. Мастер отчетов.

5. Вычисления в отчетах.

6. Конструктор отчетов.

7. Создание совместных документов Access и Word.

ЛИТЕРАТУРА

1. Информатика/Под ред. С.В.Симоновича. СПб.: Питер, 1999.

2. Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2.0, 1996.

3. Двайн Г. Access 97. Энциклопедия пользователя. Киев: DiaSoft,

4. Дженнингс Р. Использование Microsoft Access 2000. Москва: Вильямс, 2000.

5. Новиков Ф., Яценко А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БНВ,

6. Змитрович А.И. и др. Информационные технологии в экономике. Минск: Веды,1998.

Введение
	Проектирование реляционных баз данных
	1.1. Типы баз данных
	1.2. Нормализация отношений в РБД
	1.3. Типы связей и ключей в РБД
	Контрольные вопросы
	Создание БД и таблиц в СУБД Access
	2.1. Создание БД в СУБД Access
	2.2. Создание таблиц в режиме Констуктора
	Организация связей между таблицами и заполнение таблиц
	Контрольные вопросы
	Запросы в СУБД Access
	4.2.Создание запроса в режиме Конструктор
	4.4. Итоговые запросы
	4.6. Перекрестные запросы
	Контрольные вопросы
	Формы в СУБД Access
	5.1. Создание форм на основе Мастера форм
	5.2. Построение диаграмм
	5.3. Конструктор форм
	Отчеты в СУБД Access
	Контрольные вопросы
Литература

РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

Составитель Гурин Николай Иванович

Редактор М.Ф. Мурашко. Корректор Т.Е. Бекиш Подписано в печать 10.04.2002. Формат 60х84 1/16.

Печать офсетная. Усл. печ. л. 4,5. Усл. кр.-отт. 4,5. Уч.-изд. л. 3,9. Тираж 200 экз. Заказ.

Учреждение образования «Белорусский государственный технологический университет».

Лицензия ЛВ № 276 от 15.04.98. 220050. Минск, Свердлова, 13а. Отпечатано на ротапринте Белорусского государственного технологического университета. 220050. Минск, Свердлова, 13.

В этом уроке поговорим на тему «Создание отчета в Access с помощью мастера». Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения. В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
Чтобы запустить мастер отчетов, необходимо нажать на кнопку Мастер отчетов в группе «Отчеты» на вкладке Создание .

После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля — поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.
На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле. В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).

Рис. 4.1 — Окно диалога для выбора полей отчета

Рис. 4.2 — Создание отчета в Access с помощью мастера отчетов, шаг второй

Таблица 4.1 — Назначение кнопок окна диалога при определении группировки

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка . Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям. Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных. Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее . В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения. Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК .
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.
На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 6

Прикладное программное обеспечение общего назначения:

Хранение и обработка данных в WS Office Access 2003

Тема: СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ В СУБД MS ACCESS.

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания отчетов в СУБД. Создание отчетов по таблицам базы данных..
Инструментарий. ПЭВМ IBM PC, программа MS Access.
ЗАДАНИЯ

Задание 1. Создать автоотчет. по таблице «Поставщики».

Порядок работы.

1. Откройте программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.
Выберите объект базы – Отчеты . Войдите в меню Справка , изучите раздел «Создание отчета».

2. Создайте автоотчет (в столбец) по таблице «Поставщики».

Краткая справка. После выбора источника записей и макета (в столбец, ленточный) автоотчет создает отчет, который использует все поля источника записей и применяет последний использованный автоформат.

Выберите объект базы – Отчеты . Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета «Автоотчет:ленточный» (рис. 1).

В качестве источника данных выберите таблицу «Культурная программа».
Нажмите кнопку ОК и дождитесь окончания работы мастера создания автоотчетов.

3. Просмотрите отчет в режиме предварительного просмотра. Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как выглядит отчет в этом режиме.

Сохраните отчет под именем «Поставщики».

Задание 2. Создать отчет по таблице «Товары» с помощью Мастера создания отчетов.

Краткая справка. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает отчет на основании полученных ответов.

Порядок работы.

Выберите объект базы – Отчеты.
Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета «Мастер отчетов».

В качестве источника данных выберите таблицу «Товары», выберите поля Описание товара и Цена (рис.2), задайте сортировку по полю Цена , вид макета – в столбец.

Рис. 2.
Предварительный просмотр .
Примерный вид отчета приведен на рис.3.

Сохраните отчет с именем «Товары».

Рис. 3.
[U]Задание 3. Создать отчет в режиме Конструктор по таблице «Филиал фирмы».

В режиме Конструктор создайте отчет по таблице «Филиал фирмы» с заголовком «Штатное расписание» и полями Фамилия, Имя, Ставка .

В отчет введите суммарное и среднее значение, а также максимальное и минимальное значение по полю Ставка.

Порядок работы.

1. Выберите объект базы – Отчеты .
Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новый отчет выберите вид создания отчета − Конструктор.
В качестве источника данных выберите таблицу «Филиал фирмы».

2. Добавьте заголовок и примечание отчета (Вид/ Заголовок-Примечание ).
В область Заголовка введите надпись «Штатное расписание», используя кнопку Надпись (Аа ) панели элементов.

Заголовок сделайте шрифтом Arial, 16 полужирный курсив (рис.4).

3. В верхнем колонтитуле сделайте надписи по именам полей шрифтом по умолчанию. Имена полей расположите в одну строку.

4. В области данных соответственно под именами расположите поля (их удобнее брать из списка полей).

5. В примечании отчета введите новые поля кнопкой Поле (аб ).
Имена полей задайте Итого:, Средняя ставка, Максимальная ставка и Минимальная ставка .
Введите формулы для расчета, как показано на рис. 4.

для расчета поля Итого введите = Sum ([Ставка])

для расчета поля Средняя ставка введите = Avg([Ставка])

для расчета поля Максимальная ставка введите = Max([Ставка])

для расчета поля Минимальная ставка введите = Min([Ставка])

Рис. 4.
Посмотрите вид готового отчета в режиме Предварительный просмотр . Сохраните отчет под именем "Штатное расписание".
Задание 4. Создать почтовые наклейки по таблице «Сотрудники фирмы»..

Порядок работы.
1. Выберите объект базы – Отчеты.
Нажмите кнопку Создать , в открывшемся окне Новый отчет выберите вид отчета - «Почтовые наклейки».
В качестве источника данных выберите таблицу «Сотрудники фирмы».