Что такое коммуникационный процесс? Под коммуникационным процессом мы понимаем процесс обмена информацией между двумя и более людьми. Цель коммуникационного процесса – обеспечить понимание передаваемой информации.
Элементы коммуникационного процесса
Коммуникационный процесс включает в себя четыре основных элемента. Первым элементом является отправитель. Отправитель передает информацию. Вторым элементом является сообщение. Сообщение – закодированная символами информация. Третий элемент – канал передачи сообщения. Четвертый элемент – получатель информации, то есть тот человек или группа людей, которым направляется сообщение.
Этапы коммуникации
Процесс коммуникации состоит из нескольких взаимосвязанных этапов. На каждом этапе велика вероятность искажения информации. Но нужно стараться, чтобы сообщение прошло все этапы с минимальным искажением, не теряя свой смысл.
Первым этапом процесса коммуникации является зарождение идеи. Это очень важный этап, часты случаи, когда процесс обмена информацией прерывается именно на этом этапе. Начало обмена информацией – выбор информации и формулирование идеи. Отправитель выбирает нужную информацию.
Вторым этапом коммуникационного процесса является кодирование и выбор канала. На данном этапе идея превращается в обращение, которое готово к передаче. Прежде чем закодировать обращение, необходимо выбрать систему кодирования. Не стоит забывать о том, что она должна быть известна получателю. Кодовыми знаками могут служить системы письма, видеосистемы, речевые системы (в основе с устной речью), знаки телодвижений, язык жестов, звуковые системы и прочие. Результат кодирования – сообщение, которое является идеей, принадлежащей отправителю. Сообщение должно восприниматься получателем адекватно заложенному в него смыслу.
Третий этап коммуникационного процесса – передача. Отправитель посылает информацию получателю с помощью канала передачи сообщения. Зачастую многие путают этап передачи информации с самим процессом коммуникации. Но ведь передача является лишь одним из этапов коммуникации. А чтобы процесс коммуникации был эффективен, необходимо пройти все этапы коммуникации.
Последним этапом коммуникации является декодирование. Информация, переданная получателю должна быть им раскодирована. Разные получатели могут раскодировать информацию по-разному, зависит это от их опыта и представлений. Процесс коммуникации будет более эффективным, если информация будет тщательно раскодирована.
Информационная обратная связь в коммуникационном процессе
Нельзя забывать о том, что в момент передачи, информация, так или иначе, искажается. Поэтому в коммуникационном процессе должна быть обратная связь, которая осуществляется различными способами. Обратная связь повышает эффективность коммуникационного процесса. Имея обратную связь, мы легко можем контролировать процесс искажения информации на каждом этапе коммуникации.
1. Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, стадии. Виды коммуникаций в организации. Информация: понятие, основные признаки: требования предъявляемые к ней; основные виды. Информационные технологии.
Коммуникация- (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию.
Цели коммуникаций:
· Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.
· Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.
· Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.
· Регулирование и рационализация информационных потоков.
Коммуникация - как форма общения двух и более субъектов контактирования - является естественной и неотъемлемой частью процесса управления. Поскольку общение подразумевает обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемого сообщения, то можно говорить уже о коммуникационном процессе.
Коммуникации в организации классифицируются по следующим видам:
1. По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации.
2. По субъектам и средствам коммуникаций - межличностные коммуникации и организационные (коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий).
3. По каналам общения – формальные и неформальные.
4. По организационному признаку (по пространственному расположению каналов): вертикальные и горизонтальные.
5. По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.
Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени. Коммуникация осуществляется вербальным (устный, разговорный) и невербальным (тон речи, пауза, акцентирование внимания, телодвижения) способами. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Правда, этому должна сопутствовать высокая степень общности понимания ситуации всеми участниками коммуникативного процесса.
Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.
Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.
Межличностные коммуникации – устное общение людей в одном из перечисленных видов. Природа межличностных отношений существенно отличается от природы общественных отношений, так как их важнейшая специфическая черта – эмоциональная основа. Поэтому межличностные отношения можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Эмоциональная основа межличностных отношений означает, что они возникают и складываются на основе определенных чувств, рождающихся у людей по отношению друг к другу.
Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Если нужно было бы проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые были бы связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т. д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций. У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых товаров и услуг фирмы общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок, а также проводя различные социологические опросы.
Внутренние коммуникации. Под ними понимаются информационные обмены, осуществляемые внутри организации, между ее элементами (различными уровнями и подразделениями). Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).
Неформальные коммуникации. В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, нерегламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций.
Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. Особенности неформальных коммуникаций - гораздо большая скорость передачи информации, значительный объем аудитории, сравнительно меньшая достоверность передаваемых сообщений. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.
Формальные коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций.С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Таким образом работникам организации сообщают о текущих задачах, изменении приоритетов, рекомендуемых процедурах, о новых стратегических и тактических целях, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.
Горизонтальные коммуникации – это коммуникации между различными отделами организации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информацией для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Основными элементами коммуникационного процесса являются: отправитель, сообщение, канал, получатель.
Отправитель – лицо, генерирующее идею либо собирающее информацию и передающее ее.
Сообщение – информация, закодированная в виде символов.
Канал – средства передачи информации.
Получатель (реципиент) – тот, кому предназначена информация.
Обратная связь.
Сообщение Обратная связь
Рис. 1. Простейшая модель коммуникации
Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает в себя и то, чтопередается, и то, какэто что передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.
Управление предприятием не может эффективно проводиться без достаточной оперативной, надежной, своевременной и достоверной информации. Информация является основой управленческого процесса, и от того, насколько она совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.
Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово-хозяпственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятии в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:
По форме отображения (визуальная, аудиовизуальная и смешанная);
По форме представления (цифровая, буквенная, кодированная);
По роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная);
По качеству (достоверная, вероятностно достоверная, недостоверная, ложная);
По возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная);
По степени обновляемости (постоянная, переменная);
По степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая);
Описание презентации Коммуникативный процесс и его структура Коммуникационный по слайдам
Коммуникационный процесс – это процесс передачи информации от одного человека к другому или между группами людей по разным каналам и при помощи различных коммуникативных средств (вербальных, невербальных и др.) Цель коммуникационного процесса — обеспечения понимания передаваемой информации, со стороны её получателя. Коммуникативные события – это отдельные крупные фрагменты, которые объединены единой задачей, местом и временем. События распадаются на менее крупные единицы коммуникации – коммуникативные акты.
Коммуниканты — участники коммуникаций (отправитель и получатель), формулирующие и интерпретирующие сообщение. Схема коммуникационного процесса
Элементы коммуникационного процесса 1. Источник (отправитель/адресат) сообщения Источник является инициатором коммуникативного процесса, который начинается только тогда, когда у отправителя возникает потребность в создании и передаче какого-либо сообщения. 2. Кодирование и декодирование. Цели кодирования – доведение замысла/идеи отправителя до адресата; обеспечение такой интерпретации сообщения получателем, которая адекватна замыслу отправителя. Понятия «код» многозначно. В широком смысле код – это любая форма представления информации (идеи, сообщения) или набор однозначных правил, посредством которых сообщение может быть представлено в той или иной форме. Более узкое понимание данного термина – «техническое» . Код – это условное преобразование, обычно взаимно однозначное и обратимое, с помощью которого сообщения могут быть преобразованы из одной системы знаков в другую.
Декодирование – в техническом (узком) смысле – это обратный процесс перевода закодированного сообщения на язык, понятный получателю. Декодирование — в более широком плане – э то: а) процесс придания определенного смысла полученным сигналам; б) процесс выявления первоначального замысла, исходной идеи отправителя, процесс понимания смысла его сообщения. В современной коммуникативистике широкую известность получила модель кодирования/декодирования С. Холла. Он подчеркивал, что любое медиа-сообщение проходит на своем пути от источника до получателя ряд трансформационных стадий. Теория Холла основывается на том, что любое « смысловое сообщение » конструируется из знаков, которые могут иметь явные и подразумеваемые смыслы в зависимости от выбора, который делает кодировщик. Общий вывод Холла заключается в том, что декодированный смысл не обязательно (или не всегда) совпадает с тем смыслом, который был закодирован, хотя он опосредуется уже сложившимися медиа-жанрами и общей языковой системой. Холл отмечает, что декодирование может принимать направление, отличное от предполагаемого: получатели могут читать «между строк» и даже «переворачивать» изначальный смысл сообщения.
3. Сообщение – это осмысленная и соответствующим образом закодированная информация. Сообщения состоят из знаков различного рода (вербальных и невербальных). Знаки образуют знаковую систему, код или язык (вербальный язык, язык жестов, культурный код, языки программирования и т. д.). СООБЩЕ НИЕ Вербальные креолизованные невербальные Устные – письменные первичные — вторичные
Существует и подход, который отграничевает «средства» от «канала» коммуникации. Под «средствами » коммуникации можно понимать способы кодирования сообщения (например, слова, картинки, буквы, звуковые сигналы, жесты), а также собственно технические средства кодирования (пишущая машинка, печатный станок, телефонный и телеграфный аппараты, радиоприемные и радиопередающие устройства, персональный компьютер и т. д.) Термином «канал» целесообразно обозначать маршрут, используемый для передачи сообщения. «Коммуникационный канал – это реальная или воображаемая линия связи (контакта), по которой сообщение движется от коммуниканта к реципиенту (Соколов А. В.) Данная трактовка каналов позволяет разделить их на — естественные, т. е. каналы, возникающие в сфере полисенсорного взаимодействия человека с другими людьми, с внешним миром при участии различных органов чувств (зрения, слуха, эмоций…) — искусственные (технические) – линии телефонной и телеграфной связи, радиосвязи, транспортные артерии и т. п.
5. Барьеры /ШУМЫ — это различные ограничения при передаче сообщения. Они могут быть связаны с характеристиками отправителя, внешней среды, получателя. 6. ПОЛУЧАТЕЛЬ (адресат) – тот, кому адресовано сообщение. Получателем может быть одно лицо, группа лиц, общество в целом и какая-нибудь его часть. Реакция получателя выступает основным индикатором результативности-эффективности коммуникации. Аудитория, как объект информационного воздействия обычно делится на массовую и специализированную. Количественные характеристики аудитории — данные о поле, возрасте, образовании, роде занятий и месте жительства, об их интересах и предпочтениях).
Массовой аудиторией чаще всего обозначаются: а) все потребители информации, распространяемой по каналам СМИ б) случайные объединения людей, не имеющих общих профессиональных, возрастных, политических, экономических культурных и иных признаков и интересов. Концептуальные трактовки понятия «массовой аудитории»: 1) это инертная, неорганизованная масса, пассивно поглощающая все, что предлагают СМИ. 2) это общественная сила, способная активно влиять на «массмедиа» , требовать от них удовлетворения своих собственных (возрастных, профессиональных, культурных, этнических и пр.) желаний и интересов. Специализированная аудитория — достаточно определенное и устойчивое целое, с более или менее очерченными границами, включающее множество индивидов, которые объединены общими интересами, целями, системами ценностей, стилем жизни, взаимными симпатиями, а также общими социальными, профессиональными, культурными демографическими и иными признаками.
7. ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ — реакция получателя на сообщение источника. Обратная связь очевидна как в ситуации межличностной коммуникации, так и в массовой коммуникации. Она является необходимым условием результативной коммуникации. Коммуникативный процесс включает в себя динамическую смену этапов формирования, передачи, приема, расшифровки и использования информации в обоих направлениях при взаимодействии коммуникантов.
Способ передачи информации определяется целью коммуникации, сформированностью каналов коммуникации, наличием общей для сторон коммуникации знаковой системы (языка общения, символьной системы). Коммуникативная ситуация – это совокупность обстоятельств, положение и обстановка, в которых совершается коммуникативный процесс. Коммуникативные ситуации подразделяются на индивидуальные и массовые.
концепция двухступенчатого хода процесса коммуникации и концепция функции усиления Под двухступенчатым характером коммуникации подразумевается, что информация, как правило, первоначально достигает более активных членов группы (обычно лидеров), и только потом ее менее активных членов. Концепция функции усиления, гласит: в любой социальной группе является нормой то, что ее член консультируется с другим членом группы перед принятием решения в ответ на убеждающую коммуникацию.
Понятие и первичная типология коммуникативного действия Коммуникативное действие – это действие социального субъекта, связанное с выполнением функций источника или получателя сообщения в коммуникативном взаимодействии. Коммуникационное взаимодействие – это ряд коммуникативных действий по передаче и получению сообщений. В то же время коммуникативное действие, связанное только с созданием и передачей сообщения, не будет являться коммуникацией. Коммуникативное действие может быть как интенциональным (намеренным/сознательным), так и неинтенциональным (симптоматическим, рефлекторным, неосознанным).
Типология коммуникативного действия 1. Коммуникативное действие источника. Возможны следующие типы коммуникативного действия источника (ДИ). ДИ 1. 1 Интенциональное вербальное коммуникативное действие источника (ИВКДИ) – оно будет являться намеренной передачей сообщения в вербальной форме. ДИ 1. 2. Интенциональное невербальное коммуникативное действие источника (ИНКДИ) – намеренная передача сообщения в невербальной форме. ДИ 2. 1. Неинтенциональное вербальное коммуникативное действие источника (НВКДИ) – передача вербального сообщения без намерения совершить данный акт. ДИ 2. 2. Неинтенциональное невербальное коммуникативное действие источника (ННКДИ) – передача невербального сообщения без намерения совершить данный акт.
2. Коммуникативные действия получателя ДП 1. 1. Неосознанное невербальное коммуникативное действие получателя (ННКДП) – неосознанное восприятие невербального сообщения. ДП 1. 2. Неосознанное вербальное коммуникативное действие получателя (НВКДП) – неосознанное восприятие вербального сообщения. ДП 2. 1. Сознательное невербальное коммуникативное действие получателя (СНКДП) – осознанное восприятие невербального сообщения. ДП 2. 2. Сознательное вербальное коммуникативное действие получателя (СВКДП) – осознанное восприятие вербального сообщения.
Понятие коммуникативного акта. Типология коммуникативных актов Коммуникативный акт – однократное завершенное коммуникативное взаимодействие, в ходе которого применительно к одному дискретному целостному и завершенному сообщению совершились процессы его создания, отправки и получения. Коммуникативное взаимодействие может состоять из одного или нескольких коммуникативных актов. Первичная типология коммуникативных актов может быть построена на основании типологии их компонентов – коммуникативных действий источника и получателя.
Типологическая матрица коммуникативных актов Коммуникативное действие источника Коммуникативное действие получателя Неосознанное КДП (ДП 1) Сознательное КДП (ДП 2) Неинтенциональное действие источника Невербальное НКДИ (ДИ 1. 1) Неинтенциональ-ный невербальный неосознанный коммуникативный акт ДИ 1. 1 – ДП 1 Неинтенциональный невербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 1. 1 – ДП 2 Вербальное НКДИ (ДИ 1. 2) Неинтенциональ-ный вербальный неосознанный коммуникативный акт ДИ 1. 2 – ДП 1 Неинтенциональный вербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 1. 2 – ДП 2 Интенциональное действие источника Невербальное ИКДИ ДИ 2. 1 – ДП 1 Интенциональный невербальный неосознанный коммуника-тивный акт ДИ 2. 1 – ДП 1 Интенциональный невербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 2. 1 – ДП 2 Вербальное ИКДИ (ДИ 2. 2) Интенциональный вербальный неосознанный коммуникативный акт ДИ 2. 2 – ДП 1 Интенциональный вербальный сознательный коммуникативный акт ДИ 2. 2 – ДП
Вопросы: Почему коммуникативная деятельность – источник и средство поддержания социокультурных традиций? Докажите, что коммуникативная потребность – органически присуща духовному развития человека. На научной конференции в Москве выступающий на русском языке докладчик из Кореи закончил свой доклад весьма неожиданно: вместо традиционного «Спасибо за внимание» он сказал: «Простите за мой скудный и безынтересный доклад» , чем вызвал смех присутствующих в зале, поскольку его слова не соответствовали ее коммуникативным ожиданиям. а) Чем можно объяснить коммуникативное поведение докладчика: 1) желанием рассмешить аудиторию? 2) коммуникативной интерференцией? 3) недостаточным знанием русского языка? 4) другими причинами? б) Обоснуйте ваш ответ. Коммуникация как универсальное понятие — это: а) взаимодействие между людьми б) взаимодействие между животными в) технические средства связи г) все виды информационного обмена в природе и обществе.
Задание (письменно). Среди основных причин, создающих барьер при коммуникации, называют; -неточность высказывания; -неуместное использование профессиональных терминов; -несовершенство перекодирование мыслей в слова; -чрезмерное использование иностранных слов; -неверное истолкование намерений собеседника; -неполное информирование партнера; -быстрый темп изложения информации -неполная концентрация внимания; -витиеватость мысли; -неадекватные интонации, мимика и жесты, не совпадающие со словами; -наличие смысловых разрывов и скачков мысли. С какими из этих факторов сталкиваетесь вы, выступая в роли получателя или отправителя сообщения? Поясните свой ответ, используя конкретные примеры из вашей речевой практики.
Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя людьми и более. Его основная – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В коммуникационном процессе выделяют четыре основных элемента:
- Отправитель – лицо, передающее информацию;
- Сообщение – информация, закодированное с помощью символов;
- Канал – средство передачи информации;
- Получатель – лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:
- Зарождение идеи . Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.
- Кодирование и выбор канала . Для того, чтобы передать идею отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав при для этого слова, интонацию и т.д. Кодирование превращает идею в сообщение.
- Передача . На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю (физическая передача).
- Декодирование . Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, то они имеют точно такое же значение для получателя.
- Обратная связь . При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ролями.
- Помехи (Шум) . Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использования языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования.
Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Вертикальные направление подразделяется на нисходящее и восходящее.
Нисходящее направление – это когда коммуникационный поток движется от более высокого уровня управления к более низкому (постановка задачи, описание работ, приказ, распоряжение).
Восходящее направление - движение информации от более низкого уровня управления к более высшему уровню в иерархии организации. Используется в качестве обратной связи подчиненных с руководителем (информация о результатах и возникающих проблемах).
Коммуникации имеют различные типы: внутриличностная , межличностная , коммуникация в малой группе и общественная .
Внутриличностная коммуникация – это коммуникация, возникающая внутри самого индивида. Это то, когда индивид говорит сам с собой. Он являет одновременно и посылающей и принимающей стороной, его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств.
Межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком.
Коммуникация в малой группе. Коммуникация в малой группе возникает тогда, когда небольшое количество людей (малая группа до 30 человек) собирается вместе с какой-то целью.
Общественная коммуникация . В общественной коммуникации посылающий передает послание аудитории (большой группе более 30 человек). Коммуникации можно классифицировать по следующим видам:
- внешние и внутренние;
- одноканальные и многоканальные;
- устойчивые и неустойчивые;
- формальные и неформальные;
- ситуационные и постоянные;
- мнимые и реальные;
- организационные и социально-психологические;
- экономические.
Тот или другой вид коммуникаций, в системе управления, используется в зависимости от целей деятельности и потребности в том или другом виде коммуникационных сетей.
По характеру восприятия информации, коммуникации делятся на прямые или целевые (цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (информация заложена скорее «между строк») и смешанные.
В процессе организационной деятельности персонал организации имеет отношение в большей степени с организационными коммуникациями.
Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Они служат необходимым инструментам в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.
К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся:
- устная форма передачи информации;
- письменная форма передачи информации;
- электронная форма передачи информации.
Исходя из масштабов, организационные коммуникации делятся на две большие группы: коммуникации между организацией и ее средой; коммуникации между уровнями управления и подразделениями. Взаимодействие в организации может быть прямым и косвенным.
Определенную роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.
В современной концепции предполагается, что намного полезней для организации не разрушать неформальные коммуникационные сети, а понять и использовать эти каналы для усиления официальной организационной коммуникации.
Коммуникации имеют такие важные характеристики как стиль , структура и потребности .
Коммуникационный стиль представляет собой способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностных коммуникациях, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает представить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.
Коммуникационная структура - это совокупность каналов, с помощью которых взаимодействуют субъекты управления. Такого рода структура может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например, подразделению.
К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого-либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.
Организация коммуникаций - главная сфера успешной деятельности предприятия. Эффективно работают те руководители, которые умеют создавать коммуникативное пространство и оптимальные коммуникационные сети.
Коммуникативная сеть представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами, как отношения, построенные соответственно на потоках посланий или сигналов. Причем здесь не имеет значения удалось ли передать смысл послания, однако коммуникативная сеть может увеличить или сократить время разрыва между посланием и полученным значением.
Структуры коммуникативных сетей могут быть различными. Наиболее распространенными являются: цепочная, звездная, иерархическая, многосвязная, веерная, круговая.
Осуществление коммуникаций в организации или в группе приводит к выполнению следующих функций коммуникации , из которых ни одна не имеет приоритета над другой:
- информативной функции - передача истинных или ложных сведений, играющей определенную роль в процессе принятия решений, так как позволяет предоставлять необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки возможных вариантов решений;
- мотивационной функции - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем управления их поведением, убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
- контрольной функции - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
- экспрессивной функции - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и удовлетворение социальных потребностей.
Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение.
Одна из главных сфер возникновения проблем в организациях - неэффективные коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Значит, эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.
Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.
В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:
v Отправитель - это лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
v Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов. Смыслом и значением сообщения являются принадлежащие отправителю идеи, факты, ценности, отношения и чувства. Сообщение посылают с использованием передатчика в передающий канал, доводя его до получателя. В качестве передатчика возможно использование как самого человека, так и технических средств.
v Канал - это средство передачи информации. Каналом передачи может быть сама среда, а также технические устройства и приспособления. Выбор канала должен быть совместим с типом символов, используемых при кодировании.
v Получатель - это лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы (рисунок 30):
1. Зарождение идеи;
2. Кодирование и выбор канала;
3. Передача информации;
5. Обратная связь;
Рисунок 30: Процесс обмена информацией как система с обратной связью
Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, проанализирую эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.
1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. Очень важно правильно и тщательно сформулировать свою идею, сделать ее конкретнее, с тем, чтобы она стала интересной и притягательной для получателя. Предварительно отправитель должен осуществить свою идентификацию в рамках коммуникационного процесса.
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, обмен информацией будет менее эффективен.
Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом. Часто желательно использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, поскольку отправителю приходится устанавливать последовательность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. Тем не менее, исследования показывают, что одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, скажем, только обмен письменной информацией.
3. Передача информации. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качестве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы.
Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, так как при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. При помощи речи осуществляется кодирование и декодирование информации. В структуру речевого общения входят значение и смысл слов, фраз. Важную роль играет точность употребления слова, его выразительность и доступность, правильность построения фразы и ее доходчивость, правильность произношения звуков, слов, выразительность и смысл интонации.
В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы. Основные функции невербальных средств - это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.
4. Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.
С точки зрения передачи и восприятия смысла сообщения коммуникативная схема асимметрична. Для отправителя смысл сообщения предшествует процессу кодирования, поскольку определенная мысль воплощается в систему знаков. Для получателя смысл сообщения раскрывается одновременно с декодированием.
5. Обратная связь. Точность понимания получателем смысла высказывания станет очевидной для отправителя только тогда, когда произойдет смена коммуникативных ролей и получатель превратится в отправителя и своими высказываниями даст знать о том, как он понял смысл принятой информации. В этом проявляется суть еще одного важнейшего элемента коммуникационного процесса - обратной связи.
Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений.
6. Шум. Хотя шум не является в точном смысле слова этапом коммуникации, но его просто нельзя обойти стороной, так как он оказывает очень значительное влияние на качество коммуникации. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации, искажающее смысл сообщения. Необходимо учитывать, что шум присутствует всегда, поэтому на всех этапах процесса коммуникации происходит некоторое искажение значения передаваемого послания.
Высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя это должно обусловить снижение степени достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.
