Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления определяет систему принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию, организации работы с документами и их архивного хранения в процессе осуществления управления с учетом используемых информационных технологий. Документирование управленческой деятельности – регламентированный процесс создания документа (разработка содержания, оформление, согласование, утверждение, публикация) на бумаге или ином носителе, обеспечивает его юридическую силу. Оно позволяет организовать работу с документами, создание оптимального документооборота, обеспечение хранения, поиск, использование и контроль исполнения документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправления. Необходимо отметить, что делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ), а документооборот – это движение документов в рамках ДОУ.

АС ДОУ призвана повысить эффективность управленческой деятельности организаций за счет автоматизации всего комплекса работ с документами и должна решить следующие основные задачи:

• документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов);
• обеспечение документооборота (прием, регистрация, организация прохождения документов и их проектов, отправка, передача документов на архивное хранение);
• обеспечение работы с документами в процессе осуществления управления (контроль исполнения, учет, оперативное хранение, организация систем классификации, индексировании, поиска и обработки документов; защита от несанкционированного доступа; совместное использование документов при соблюдении необходимого уровня контроля доступа; обеспечение процесса принятия решений и отчетности по документам; информационное обслуживание пользователей);
• автоматизация процедур архивирования, архивного хранения и уничтожения документов, жизненный цикл которых завершен (выполнение правил хранения, обеспечения поиска и использования; осуществление передачи на государственное хранение или уничтожение архивных документов).

Автоматизированная система документационного обеспечения управления создает единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, а также с сопроводительной перепиской – в течение всего их жизненного цикла. После завершения "активной жизни" документов система должна поддерживать их архивное хранение или фиксировать информацию об их уничтожении или передаче на государственное хранение.

Осуществить внедрение АС документационного обеспечения управления в организациях можно следующим образом:

• заказать или выполнить собственными силами разработку системы, непосредственно ориентированную на предметную область организации;
• приобрести готовую тиражно-заказную систему из числа предлагаемых программ на российском рынке и настроить ее на предметную область организации.

Область применения системы "LanDocs" – автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения данной системы заключается в создании на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение централизованной структурированной базы документной информации с многопользовательским доступом;
• создание и ведение централизованных хранилищ электронных документов (оперативный и долговременный архивы) и работа с текстами электронных документов;
• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;
• автоматизированный поиск по реквизитам документа и по тексту документа;
• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;
• обеспечение разграничения доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;
• подписание электронных документов электронной цифровой подписью;
• интеграция с корпоративной электронной почтой.

Использование системы предполагает использование технологии работы с документами в автоматизированной среде делопроизводства, поэтому используемые в данном руководстве термины понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного ("бумажного") делопроизводства.

Программное обеспечение линии "LanDocs" предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства "LanDocs" позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных – обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлены на обеспечение полноценной работы с электронными документами, которая аналогична работе с бумажными документами.

Система "LanDocs" представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО " – базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Она реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/ NT 2000; поставляется для работы с СУБД "Oracle" и MS "SQL Server"; снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами "LanDocs" в Windows-приложения сторонних разработчиков.

Система "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" – серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ" обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

"LANImage СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ" – система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме "увеличительного стекла", панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

"LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП" – специализированный web-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть Internet; позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно-независимого клиента стандартный Internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР " – специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты; обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы "LanDocs" исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО".

"LanDocs : ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ" – клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Пользователь имеет возможность получать задание и документы из базы данных "LanDocs" и отчитываться об исполнении заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" – подсистема безопасности в системе "LanDocs", предназначенная для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений "LanDocs". Сервер безопасности реализует функции центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты "LanDocs", производить проверку подписей других пользователей. События с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируются в протоколах работы подсистемы.

"LanDocs : МАРШРУТИЗАЦИЯ" – программное средство, расширяющее возможности "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом – посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа, определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные но фактическим параметрам процессов.

Система "LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" позволяет выполнять следующие основные функции:

• регистрацию документов;
• ввод текстов документов и поддержку функций работы с файлами;
• обмен документами и сообщениями, направление заданий на исполнение;
• контроль исполнения документов и заданий;
• работу в режиме замещения исполнителя;
• отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложно структурированных папок;
• навигацию и поиск документов;
• отчетность по документообороту;
• сканирование бумажных документов, работу с изображениями документов (средствами "LAN Image");
• интеграцию с офисными приложениями для работы с электронными документами;
• интеграцию с внешними Windows-приложениями;
• рассылку заданий и извещений пользователям электронной почты;
• применение электронной подписи, выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;
• работу через Интернет;
• ведение справочников.

"LanDocs" – это система, ориентированная на работу с документами. Документ в системе "LanDocs" представляет собой совокупность данных по документу и информационных объектов, связанных с документом, – регистрационной карточки, файлов и их версий с текстом документа, сведений по истории движения документа, электронной цифровой подписи и т.п. Таким образом, под документом, зарегистрированным в системе "LanDocs", понимают специальный информационный объект – "Документ LanDocs".

Документ "LanDocs" – это совокупность трех основных составляющих: регистрационной карточки, текста документа (файл с текстом документа, прикрепленный к регистрационной карточке), сведений об истории работы с документом (истории движения и выполнения делопроизводственных действий и операций системы, связанных с обращением к документу). При вводе документа в систему не просто вносится информация о документе и вводится текст документа, а создается новый информационный объект – документ "LanDocs", который при наличии текста документа представляет собой полноценный документ.

Регистрационный карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для его поиска. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.

Файл документа (текст документа, содержащий текст, таблицу, изображение, звук и т.д.) – прикрепляется к регистрационной карточке и сохраняется в системе в оригинальном формате файла (без преобразований). Система позволяет хранить несколько файлов по одному документу и множество версий одного файла. Перечень форматов файлов, разрешенных к использованию, определяются администратором. Если документ существует в виде бумажного оригинала, то он может быть отсканирован программным модулем "LANImage", вызываемым для выполнения импорта со сканированием; в дальнейшем изображение документа будет храниться в системе как электронный образ документа, представленный в графическом формате.

Сведения об истории движения документа и работы с документом – совокупность информации, содержащейся в перечне сообщений по документу, и записей в протоколах работы системы относительно информации о примененных электронных подписях.

"Представление" документа в системе как "документа Dm Docs" позволяет придать документам "LanDocs" то же функциональное назначение, которое имеют и обычные "бумажные" документы: информационное, управленческое и правовое.

Реализованные в системе "LanDocs" механизмы защиты информации и разграничения полномочий пользователей позволяют:

• защитить от несанкционированного входа паролем;
• определить права доступа пользователей к документам различного уровня конфиденциальности;
• персонифицировать право доступа к документу, определив список лиц, имеющих право работы с документом;
• шифровать (кодировать) конфиденциальные документы.

Система снабжена парольной защитой входа в систему. При входе пользователя в систему запрашивается его имя и пароль, после чего система предоставляет ему возможность выполнять только функции, которые предоставлены пользователю в соответствии с его функциональными правами.

Дополнительное разграничение полномочий пользователей по доступу к документам реализуется на основании механизма уровней конфиденциальности.

Система обеспечивает "Права на файл" – список операций с файлами документов, которые регламентированы для каждого файла. Для файла, уже введенного в документ, могут быть назначены следующие права:

• возврат к предыдущей версии;
• изменение имени файла;
• изменение статуса файла;
• назначение права на файл;
• просмотр;
• редактирование;
• удаление.

При использовании программного обеспечения "LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ" дополнительно обеспечивается защита целостности документов "LanDocs" (ревизионная безопасность на программном уровне).

При использовании для долговременного хранения неперезаписываемых носителей обеспечивается ревизионная безопасность на физическом уровне по отношению к файлам документов.

Дополнительные средства безопасности могут быть включены в технологический цикл использования и обслуживания системы.

Назначение программной линии "LanDocs". Линия программных продуктов "LanDocs" предназначена для построения автоматизированных систем ДОУ на предприятиях различного масштаба и специализации. Программа "LanDocs" позволяет реализовать целый спектр разнообразных проектных решений, таких как:

• система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике учета документов и контроля исполнения поручений. Она предоставляет разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
• корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающее надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность полнотекстового поиска с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
• система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организации, функционирующая в соответствии с требованиями Государственной архивной службы РФ. Она обеспечивает подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и поддерживает специальные технологии пакетного ввода бумажных документов в электронный архив;
• система автоматизированной поддержки бизнес-процессов организации, позволяющая определить маршрут движения документов и управлять их потоком.

Технологии внедрения ПО "LanDocs ". После внедрения АС ДОУ дальнейшая стратегия предполагает построение эффективной системы управления проектом, которая должна обеспечить:

• максимальное соответствие достигаемых результатов стратегическим целям проекта;
• повышение точности планирования проекта;
• максимальный контроль со стороны руководства проекта, обеспечивающий возможность выявления и устранения негативных тенденций в реализации проекта на самых разных стадиях;
• минимизацию рисков проекта.

Внедрение проекта осуществляется совместной командой, в которую включаются:

• от создателя программы – руководитель проекта, персонал группы внедрения, работающий на территории заказчика, и персонал группы обеспечения, решающий вопросы технической поддержки ведения документации проекта;
• заказчика – ответственный представитель, имеющий зафиксированное в приказе право оперативно решать все вопросы, связанные с реализацией проекта, и рабочая группа, в которую входят, как правило, специалисты по сопровождению ПО, поддержки ОС, СУБД, электронной почты и т.д., а также специалисты по информационной безопасности и необходимый в проекте персонал функциональных подразделений.

При внедрении используется типовая методика, которая изменяется под специфику конкретного проекта – его масштаб, тип внедрения системы, степень участия персонала от создателя программы в работах по внедрению и т.д. Типовая схема включает следующие этапы – подготовительный, обследование состояния документационного управления, внедрение пилотного проекта (на ограниченном числе рабочих мест), опытную эксплуатацию в пилотной зоне, уточнение правил функционирования системы по результатам опытной эксплуатации системы, гарантийное и послегарантийное сопровождение.

Особое внимание при внедрении систем уделяется документированию проекта. Как правило, по результатам этапа обследования разрабатываются документы "Отчет об обследовании", "Цели, ограничения и риски проекта", "Техническое задание на внедрение системы". При передаче в промышленную эксплуатацию заказчику, как правило, предоставляется проект документа "Инструкция по автоматизированному делопроизводству", а в рамках проектов внедрения безбумажных технологий дополнительно могут быть разработаны "Положение об электронном документе" и "Положение об электронной цифровой подписи".

Рассмотрим одну из характерных автоматизированных систем документационного обеспечения управления, являющуюся представителем первой группы.

Автоматизированная информационная система (АС) "ДЕЛО" полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Во-первых, система может сопровождать традиционно принятый на предприятии электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно расширить рамки традиционной организации документооборота за счет частичного или полного использования функций электронного документооборота и обработки документов на ЭВМ.

АС "ДЕЛО" предназначена для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована в архитектуре "клиент-сервер" на базе промышленных СУБД и состоит из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций делопроизводства.

АС "ДЕЛО", установленная в организации с территориально распределенной структурой, должна быть связана с другими подобными ей системами посредством электронной почты, поддерживающей интерфейс МАРЕ. В систему включен web-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Интернет (интранет). Стандартная версия системы "ДЕЛО" работает с СУБД "Oracle" и МС "SQL Server". Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, независимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения с плановыми датами исполнения. Регистрационная карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При рассылке контрольных поручений документа его регистрационная карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно являются ее пользователями. За должностных лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие полномочия (АРМ помощника). Если в системе работают непосредственно сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи.

АРМ системного технолога поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению и изменению содержимого справочников систем; настраивает систему на текущие изменения в структуре и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей в систему, распределение прав и привилегий.

АРМ получения справок и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения исполнения документа в соответствующем подразделении.

АРМ регистрации исходящих документов обеспечивает регистрацию исходящей корреспонденции, подписанной должностным лицом, в одном или нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа ему присваивается регистрационный номер, формируемый по единым для данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел), даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел организации.

АРМ рассылки документов позволяет специальному структурному подразделению организации выполнять отправку исходящей корреспонденции. При этом в регистрационную карточку документа проставляются дата и время фактической отправки документа во внешнюю организацию, фиксируется способ отправки (фельдсвязь, почта, телеграмма и т.п.) и номер реестра почтовой службы. Реестры отправки документов могут быть распечатаны для передачи соответствующей почтовой службе вместе с документами. Дополнительно поддерживается возможность формирования конвертов с их последующей надпечаткой.

АРМ системного программиста обеспечивает работу по сопровождению автоматизированной системы делопроизводства.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления "ДЕЛО" состоит из четырех подсистем: "делопроизводство", "отчетные формы", "справочники", "администрирование".

Подсистема "Делопроизводство" реализует выполнение основных функций системы и состоит из следующих модулей:

• модуль "Регистрация" позволяет ввести значения реквизитов регистрационной карточки, включая "прикрепление" к карточке файла с текстом документа, установить связи между документами, а также передать документ в модуль "Исполнение";
• модуль "Исполнение" обеспечивает исполнение документа, включая вынесение по документу поручений, оформление отчетов исполнителей, списание документа в дело;
• модуль "Поиск" осуществляет поиск документов в картотеке по назначению реквизитов их регистрационных карточек. Обнаружение документа с помощью поиска необходимо в том случае, если пользователь не знает, в какой картотеке находится документ. Результаты поиска, в частности, могут быть использованы как инструмент контроля исполнения документов или формирование произвольных отчетных сводок (например, формирование списка не исполненных данным должностным лицом документов);
• модуль "Реестр". С его помощью идет обработка документов, подлежащих отправке, включая формирование и распечатку стандартных форм реестров рассылки.

Подсистема "Отчетные формы" формирует список в соответствии с заранее определенными критериями отбора и оформляет их в виде стандартных печатных форм. Подсистемой поддерживается формирование сведений о документообороте, сводки об исполнении контрольных документов, а также сводки напоминаний об исполнении контрольных документов и т.д.

Подсистемой "Справочники" реализуется функция обслуживания справочников системы, таких как справочник организационной структуры учреждения, правил делопроизводства и др.

Подсистема "Администрирование" используется для ведения списка пользователей системы, в котором для каждого пользователя определяются персональный идентификатор и пароль, права доступа к картотекам системы, документам разных грифов допуска, подсистемам и функциям системы. В системе предусмотрена возможность использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования.

Оценка 1 Оценка 2 Оценка 3 Оценка 4 Оценка 5

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности.

Лекция Системы управления документооборотом

1. Модель документооборота предприятия.

2. Системы электронного документооборота.

3. Автоматизация документооборота.

1. Модель документооборота предприятия

Передача информации на всех уровнях иерархии осуществляется путем отправления и доставки документов на бумажном носителе или на гибких дисках, в этом случае для этого задействуется дополнительный персонал. Количественный аспект информации также различен, и, как показывает анализ, наибольший объем данных стекается в производственно-технологический сектор и к руководству.

Оценка качества информационного обмена может быть выполнена с помощью следующей модели документооборота.

Основными направлениями автоматизации документооборотасчитаются: поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента хождения документов, - которые определяют трехмерное пространство свойств (рис. 1), где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии.

Рис. 1.

Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемопередаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

F * = F общ / F авт .

Вторая ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри предприятия так и вне его. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабоструктурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажорные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора.

D * = D общ / D авт .

Третья ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение – регламент процессов прохождения документов, а именно: описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

R * = R общ / R авт .

Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы документооборота. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса.

Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в одном из московских банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах - все, казалось бы, должно быть отлично. Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации: возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом. При этом не надо пока заботится о СУБД (ось "F") или электронных архивах (ось "D") - речь идет только об изменении значения координат по оси "R".

В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

Оси "F" и "D" определяют специфику деятельности организации, регламентируемую положением третьей координаты (R) пространства модели документооборота. При этом модель не зависит от технологии обработки документов, принятой на предприятии – все решает только цель деятельности, будь то государственная организация, торговая компания и промышленная фирма.

В общем случае можно выделить три типа организаций:

торговая компания : приобретение, наценка, продажа, получение прибыли – главный объект деятельности;

бюджетная организация: основная деятельность – формирование документов;

промышленное предприятие : закупка сырья, переработка, создание нового продукта, реализация, получение прибыли. Цель деятельности – операция.

Если задачей организации является формирование документов, например мэрия, суд или министерство, то ее позиция в модели будет занимать достаточно высокое положение относительно осей "F" и "D". Кстати, сегодня наибольшей популярностью пользуются именно приложения, ориентированные на автоматизацию деятельности государственных и правительственных административных структур - основная цель которых и состоит в подготовке документов.

Однако если рассматривать деятельность коммерческой фирмы, задача которой – производство материальных ценностей (принять сырье, преобразовать, создать новый продукт, реализовать его, получить выручку), то здесь уже все три координаты должны иметь сбалансированные значения.

2. Системы электронного документооборота

СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.

Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Документ – основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации – от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более что, начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management - ECM)" , а не управление электронным документооборотом. Концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого . В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы).

По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями):

СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) и др. Вендоры, больше других компаний преуспевшие в управлении содержимым (например, компании Documentum и FileNet), сфокусировали свою деятельность на реализации в СЭД таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема.

Корпоративные СЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др.

Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др.

Системы управления информацией (information management systems) – порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Компоненты СЭД

Все СЭД содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

Хранилище атрибутов документов

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» – набора полей, характеризующих документ. Обычно в СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.

Хранилище документов

Для реализации хранилища документов, опять же, существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД. С точки зрения прагматичного пользователя между этими подходами, если оценивать их в целом, большой разницы нет. Но некоторые особенности все же имеются.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности. Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. Надо сказать, что большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

Бизнес-уровень

На уровне бизнес-логики обнаруживаются существенные различия между разными СЭД. Собственно, все описанные компоненты, хотя и могут быть устроены по-разному, отличаться степенью сложности, но при этом функционально аналогичны. Бизнес-логика же различных систем может отличаться кардинально, и это как раз то, что должно интересовать более всего при ознакомлении с системой электронного документооборота. Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых, как из кубиков, складывается функциональность любой СЭД:

управление документами в хранилище. Включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.;

поиск документов. Состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.;

маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики. Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения. Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий;

отчеты. Служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д.;

администрирование. Поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т. д.

Место СЭД в информационной системе предприятия

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями. В современном мире эти две задачи становятся все более критическими. Например, в себестоимости автомобиля «Мерседес» лишь 30% – непосредственные издержки производства, а остальное – компенсация стоимости разработки автомобиля, т. е. стоимости деятельности инженеров и управленцев, поэтому в оптимизации их деятельности и лежит основной ресурс снижения себестоимости.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение - это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до торгового монстра с сетью магазинов в десятках городов и сложной логистикой, собственным производством полуфабрикатов, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы ERP. На следующем этапе количество оптовых покупателей и крупных заказчиков может вырасти до таких масштабов, что придется подумать о внедрении CRM. И только если при этом аппарат управления разрастется до сотни человек, появятся параллельные непрофильные проекты, возникнут задачи диверсификации, встанет задача внедрения СЭД. При этом какие-то системы, возможно, придется интегрировать, чтобы система CRM имела ссылки на письма, договоры и на копии входящих заказов, которые хранятся в СЭД.

В некоторых случаях интеграция этих систем еще более тесная - СЭД может служить интегрирующим транспортом для передачи документов между системами, которые их порождают, и системами, которые их потребляют, в случае, когда прямая связь на уровне структурированных данных между этими системами не нужна. Предположим, предприятие имеет системы CRM и ERP, причем требуется, чтобы в CRM фиксировались ежеквартальные отчеты из ERP о поставках товара конкретному клиенту, дополненные, возможно, комментариями экспертов. Понятно, что такие отчеты удобнее всего хранить в СЭД. Благодаря интеграции ERP и СЭД документ будет автоматически создан и сохранен. Благодаря интеграции СЭД и CRM возможно автоматическое прикрепление документа к карточке конкретного клиента. И все эти операции могут происходить автоматически. (Подчеркнем, что приведенный пример является чисто умозрительным и на самом деле может не иметь практического смысла; интеграция любых информационных систем имеет смысл только тогда, когда четко понятна ее цель.)

Типовые требования к СЭД

Если следовать букве стандарта на составление технического задания, требования, которые типовой пользователь может предъявить к типовой системе электронного документооборота, можно описать следующим образом.

Система электронного документооборота должна:

§ обеспечивать надежное хранение документов и их описаний;

§ обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

§ допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

§ поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

§ осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста;

§ обеспечивать разделение доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;

§ поддерживать технологию HSM;

§ протоколировать все события, связанные с работой пользователей и самой системы;

§ необходимо наличие развитых средств администрирования;

§ поддерживать удаленный доступ к информации.

Продвинутые системы должны поддерживать:

§ кластерные технологии для обеспечения бесперебойной работы;

§ территориально распределенные организации;

§ алгоритмы шифрования при хранении и передаче данных;

§ цифровую подпись.

Требования к архитектуре:

§ наличие выделенного сервера приложений;

§ наличие тонкого клиента;

§ поддержка доступа к документам с использованием браузера.

§ многоплатформность для обеспечения масштабируемости;

Требования к открытости и интеграции с другими системами:

§ интеграция со средствами потокового ввода документов;

§ интеграция с офисными приложениями;

§ интеграция с электронной почтой;

§ наличие развитого программного интерфейса (API);

§ интеграция со стандартными службами каталогов (к примеру, LDAP) для ведения и синхронизации списка пользователей системы;

§ возможность адаптации пользовательского интерфейса под конкретные задачи;

§ возможность дополнения системы собственными специализированными компонентами;

§ в случае использования внешней базы данных для хранения атрибутов документов необходимо наличие подробного описания структуры данных и средств работы с разными СУБД.

3. Автоматизация документооборота

Система документооборота RS Doc на базе Oracle Collaboration Suite

Решаемые задачи:

объединение документов в логические блоки,

обеспечение архивного хранения и поиска документов.

Потребители:

● малый и средний бизнес;

● государственные учреждения;

● службы поддержки;

● ИТ-компании.

Аппаратная платформа х86, Itanium, AMD.

Программная платформа Windows, Solaris, Linux.

Функциональные возможности системы электронного документооборота RS-Doc:

● эффективная работа с большими объемами данных и возможность неограниченного расширения объемов хранимой и обрабатываемой информации;

● высокая степень защиты хранимой и передаваемой информации;

● масштабируемость и переносимость на любую платформу;

● простоту настройки и администрирования программного обеспечения;

● организация произвольных маршрутов прохождения документов.

Система электронного документооборота RS-Doc реализована на базе Oracle Collaboration Suite 10g с применением технологии BPEL (Business Process Execution Language), что позволяет провести масштабную интеграцию с бизнес-приложениями.

Oracle Content Services предоставляют каждому сотруднику организации всестороннее, интегрированное решение для управления жизненным циклом документов. Oracle Content Services основан на надежной инфраструктуре сервера Oracle, усиливая Content Management SDK, проверенный инструментарий с более чем 2000 пользователей. Oracle Collaboration Suite 10g обеспечит очень удобные в использовании функциональные возможности, в знакомых Windows веб-интерфейсах, а также в Portal, приложениях E-Business Suite и других средах.

Ввод документов

Система RS-Doc позволяет организовать потоковый ввод документов при помощи скоростных сканеров и системы распознавания. При этом документ автоматически помещается в СУБД Oracle 10g.

Поиск документов

Проблема сквозного поиска информации чрезвычайно актуальна в условиях использования разнородных форматов и увеличения объемов неструктурированных данных. Необходимая для принятия решений информация может находиться где угодно: в корпоративных базах данных (в структурированном виде), на веб-сайтах, в документах разбросанных по множеству файловых серверов, в почтовых сообщениях. Поиск документов в системе RS-Doc – это единый механизм поиска и извлечения данных из всех информационных ресурсов компании и всех компонентов документооборота. Система поиска, организованная в системе электронного документооборота RS-Doc позволяет организовать поиск не только по ключевым параметрам, но и осуществлять поиск внутри документа. При этом поддерживается более 250 форматов данных.

Хранение документов

Интернет-технологии, и встроенные портальные технологии позволяют просто интегрировать систему документооборота с корпоративным порталом. Трехзвенная архитектура системы позволяет эффективно использовать единое хранилище документов в территориально распределенной организации.

Все загруженные в систему электронного документооборота RS-Doc документы и файлы хранятся в базе данных Oracle 10g. Это позволяет производить ежедневное резервное копирование всего объема документов, а также восстанавливать потерянные данные за определенный временной интервал. Администраторы могут конфигурировать Oracle Collaboration Suite 10g таким образом, чтобы он соответствовал корпоративной политике хранения документов, автоматически сохраняя или избавляясь от документов. Например, ответственное лицо компании может прописать политику ведения контента компании в электронной форме. Документы с определенными признаками могут храниться неопределенно долго, в то время как от документов с другими признаками можно периодически избавляться.

Хранение регистрационных записей предприятия :

● файл-план: контроль операционных ограничений на записи и их иерархическое создание и управление

● веб-сервисы, которые поддерживаются для интеграции с финансовыми приложениями или приложениями Oracle E-Business Suite

● поддерживающие объекты регистрационных записей, включающие простое и версионное управление документами

● возможности поиска регистрационных записей

● интуитивно понятный веб-интерфейс для пользователей, управляющих регистрационными записями

● интеграция с продуктами управления файловыми хранилищами, которые предлагают WORM-возможности для регистрационных записей

Масштабирование

Система электронного документооборота RS-Doc позволяет организовать отказоустойчивое и масштабируемое решение, базирующееся на технологиях Oracle RAC, Oracle GRID.

Интеграция с корпоративным порталом

Система электронного документооборота RS-Doc базируется на технологии корпоративного портала, а так же содержит в себе функционал средств коллективной работы пользователей, таких как:

● электронная почта

● корпоративный и личный календарь

● корпоративный портал

● система постановки задач и контроля за их исполнением

Возможность создания множества сайтов

Oracle Collaboration Suite 10g предусматривает создание многочисленных защищенных сайтов в рамках одного экземпляра продукта. Каждый из этих сайтов будет иметь свой собственный набор "средств" (т.е. бизнес - процессов, категорий и т.д.) и будет по существу изолирован от других сайтов. Например, директор по ИТ может теперь создавать различные системы управления файлами для различных региональных офисов, все на едином наборе аппаратных средств и программного обеспечения, таким образом кардинально уменьшая затраты на инфраструктуру.

Электронно-цифровая подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки. ЭЦП формируется в результате преобразования информации с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Наличие электронно-цифровой подписи в системе RS-Doc позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания. Механизм электронно-цифровой подписи позволяет подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись. Список пользователей, которым разрешено подписывать документы данного вида, задается отдельно для каждого вида электронных документов.

Обеспечение защищенного доступа к документам

Расширение безопасности в Oracle Collaboration Suite 10g включают:

● безопасность уровня папок и документов: Oracle Collaboration Suite 10g развивает механизм Shared Folder-level security в Oracle files, добавляя защиту доступа на уровне папки и документа, так менеджер может теперь точно определить пользователей, которым разрешен доступ к определенным папкам и документам и их уровень доступа

● управление доступом на базе Групп и Ролей: управление доступом может быть применено ко всем объектам контента и уровням безопасности, дополнительные атрибуты разрешения доступа также доступны для дальнейших пользовательских настроек, например, руководитель проекта может теперь создать группу пользователей, вовлеченных в специфические работы проекта, и назначает доступ к целевым папкам и документам для этой группы

● поиск и проверка вирусов: Oracle Collaboration Suite 10g может быть объединен с внешними антивирусными сканерами для автоматического и ручного просмотра вирусов - функция проверки вирусов может быть сконфигурирована таким образом, чтобы стартовать автоматически после успешного входа в архив документов (через загрузку, регистрацию, сохранение или передачу протокола); проверка вирусов может вызываться вручную, чтобы просмотреть объекты, уже находящиеся в архиве, так компания может теперь лицензировать и объединять механизм просмотра Symantec с Oracle Content Services так, чтобы документы, которые переданы в Oracle Content Services, были автоматически просмотрены.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) - стандарт построения бизнес-процессов из набора разнородных сервисов, радикально снижающих сложность и стоимость интеграционных проектов. Oracle BPEL Process Manager предлагает простую в использовании, но функционально насыщенную среду визуального проектирования, внедрения и контроля бизнес-процессов. Функциональность уже существующих систем становится своего рода конструктором, набором фрагментов, которые, будучи соединены в правильном порядке, образуют единую среду, состояние которой может быть полностью проконтролировано и визуализировано.

Эффект от внедрения

● усиливается ответственность каждого сотрудника за выполнение и доведение до конца любого выданного ему задания, поскольку он знает, что задание не будет забыто, обязательно будет его приемка и проверка

● руководство может оценивать загрузку и эффективностьработы персонала, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно видеть, кто постоянно задерживает задания, кто выполняет больше всего заданий и т.д.

● ускоряется документооборот, что отражается на скорости и качестве обслуживания клиентов, а это прямой путь повышения конкурентоспособности предприятия

● обеспечивается взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все нерешенные задачи и документы регистрируются в системе

● повышение уровня корпоративной культуры, которая нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей предприятия

● повышение эффективности совместной работы с информацией

● повышение уровня обслуживания клиентов

● снижение стоимости владения программно-аппаратными комплексом

Особенности

Внедрение электронного документооборота будет эффективно для тех предприятий, у которых:

● аппарат управления и документооборот достаточно большой и сложный (для малого предприятия электронный документооборот может даже замедлить процессы, не говоря уже об эффективности вложений)

● руководство предприятия готово к перестройке бизнес-процессов, направленной на их оптимизацию и четкую регламентацию, поскольку без этой работы внедрение электронного документооборота невозможно

● руководство ставит целью внедрения электронного документооборота повышение эффективности управления предприятием, а не облегчение работы отдельных подразделений (например, канцелярии).

Проектирование, разработка и внедрение системы документооборота и управления ресурсами предприятия на платформе Lotus Domino

Решаемые задачи

Системы документооборота и управления ресурсами предприятия, обеспечивающие коллективную работу сотрудников всего предприятия в едином информационном пространстве, решают следующие основные задачи:

● повышение скорости и качества принятия решений

● повышение управляемости организации

● повышение скорости распространения знаний внутри организации

● повышение безопасности хранения и передачи информации

● снижение доли накладных расходов

● обеспечение внешнего документооборота

Системы документооборота и управления ресурсами предприятия:

● поддерживают совместную работу

● повышают эффективность и производительность работы персонала

● обеспечивают постоянную доступность информации сотрудникам компании, принимающим решения

● позволяют сократить расход средств на непроизводственные нужды

● делают простой и эффективной работу территориально распределенных компаний

● дают возможность сотрудникам выполнять функциональные обязанности и иметь доступ только к необходимым для работы документам в соответствии с ролями в системе

● обеспечивают безопасность хранимой информации

● повышают качество работы с партнерами и клиентами

● повышают скорость распространения знаний внутри компании

Потребители

Компании с большим штатом, нуждающиеся в автоматизации документооборота.

Аппаратная платформа

Платформы, поддерживаемые программными продуктами фирмы IBM.

Программная платформа

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Функциональные возможности

Основные возможности системы документооборота и управления ресурсами предприятия можно сформулировать в виде списка:

● регистрация входящей, исходящей корреспонденции

● полный цикл согласования документов

● формирование и исполнение поручений

● внутренний документооборот организации

● хранение и обновление данных о структуре, работниках и контрагентах организации
● работа с договорами и внешними контактами организации

● управление проектами, ведущимися в организации

● простое и быстрое осуществление различных заказов и заявок

● подготовка различных мероприятий

● обслуживание материальной базы организации

● единое хранилище документов компании

● кадровая подсистема

При внедрении систем документооборота и управления ресурсами предприятия Компания R-Style работает по следующей схеме:

● обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов

● составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций

● адаптация или доработка системы на основе информации, полученной на этапе обследования

● установка и настройка программного обеспечения, опытная эксплуатация

● окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации

● обучение персонала организации

Эффект от внедрения

Оптимизация документооборота компании и сокращение непрофильных издержек.

Особенности

Данное решение представляет собой как разработку системы документооборота и управления ресурсами предприятия "с нуля", так и доработку существующих систем под нужды конкретного заказчика.

Интеграционные проекты на Lotus Notes/Domino

Подход компании КСК к построению корпоративных информационных проектов на базе технологии Lotus Notes /Domino

Функции Lotus Notes/Domino в корпорации

Lotus Notes/Domino выполняет 4 основные функции в корпорации:

Корпоративная электронная почта.

2. Автоматизация задач документоориентированного типа.

3. Транспортная информационная система.

4. Web - решения.

Единая инфраструктура Lotus Notes/Domino в организации

1). Корпоративная электронная почта

Внедрение технологии Lotus Notes/Domino оправдано даже когда она используется в качестве корпоративной системы электронной почты.

Эта система может быть охарактеризована, как надежная, масштабируемая, защищенная и управляемая. Существуют организации, в которых более 100 и даже 200 тысяч сотрудников объединены системой передачи сообщений Lotus Domino. Это означает, что, при расширении вашей организации, инфраструктура Lotus Domino также может быть расширена и Вы не натолкнётесь на технические ограничения. Что касается защищенности, то Domino предлагает самую мощную на сегодняшний день систему защиты для почты в Internet.

Помимо электронной почты, Lotus Domino содержит тесно интегрированные с ней системы группового календаря и планирования.

Многие компании начинают построение инфраструктуры электронной почты с внедрения MS Exchange. Однако по мере увеличения масштабов внедрения и выявления потребностей в автоматизации задач групповой работы часть из таких компаний начинают переход к Lotus Domino. Для этого разработаны специальные процедуры миграции с MS Exchange на Lotus Domino. Компания КСК накопила большой опыт для выполнения миграций в больших корпорациях.

Схема миграции может быть представлена следующим образом

2). Автоматизация задач документоориентированного типа

Сердцем Lotus Notes /Domino является хранилище объектов, известное как NSF (Notes Storage Facility). Основной единицей хранения данных является отдельный документ, а его структура определяется формой, содержащей в себе набор полей различных типов. Например, документ, относящийся к обслуживанию клиентов, может содержать в себе дату, имя клиента, идентификационный номер клиента, имя оператора, текстовое поле для описания запроса клиента, а также поле статуса запроса. Notes использует индексированные представления для отображения списков документов, навигаторы и полнотекстовые индексы для поиска документов, а также агенты для автоматизации бизнес процессов.

Другим основополагающим механизмом Lotus Notes /Domino является механизм репликаций, решающий 2 основные задачи:

Поддержка территориально-распределенной работы (синхронизация данных и приложений);

Поддержка работы мобильных пользователей (синхронизация почты, данных и приложений).

Репликация в Lotus Notes /Domino уникальна по своей функциональности и степени гранулированности: она выполняется на уровне отдельных полей и гибко настраиваема. Она характеризуется следующими свойствами: двунаправленностью; выборочностью; репликацией между серверами и между серверами и клиентами; репликацией данных и дизайна приложения. Кроме того, репликация может осуществляться по различным коммуникационным каналам: от обычных городских телефонных линий до высокоскоростных локальных (глобальных) сетей.
Совместно механизм рекпликации и почта Notes образуют интегрированную систему передачи сообщений Lotus Notes /Domino, которая выступает основой для построения приложений автоматизации потоков работ и документооборота (workflow).
Используя интегрированную систему передачи сообщений, базы данных документов и встроенные средства разработки заказчики и разработчики приложений получают мощную платформу для разработки систем документоориентированного типа.

Компания КСК разработала и предлагает на рынке систему документооборота KCK DocLogic. DocLogic построена по модульному принципу. Более подробное описание DocLogic приведено ниже.

Несмотря на большое количество готовых приложений под Lotus Notes/Domino, большая часть приложений, работающих у заказчиков по всему миру, была разработана под заказ. Это объясняется спецификой бизнеса каждого из заказчиков, а также использованием различгых технологий и решений. Практически любой корпоративный проект на базе Lotus Notes/Domino предполагает использование как готовых решений, так и проведение заказных разработок.

Компания КСК является ведущей российской компанией в области корпоративных проектов на базе Lotus Notes/Domino и разработки заказных приложений. Компания выполнила большое количество проектов для зарубежных и российских заказчиков.

3). Транспортная информационная система

Lotus Notes/Domino обладает возможностями по обмену данными с другими информационными системами. С этой целью Lotus разработал целый спектр технологий интеграции, часть из которых встроена в Lotus Notes/Domino, а часть реализована в виде самостоятельных продуктов. В число продуктов и технологий интеграции входят:

Библиотека LotusScript Data Object - набор классов, методов, свойств и событий LotusScript, обеспечивающих доступ к реляционным и традиционным базам данных с использованием ODBC;

Встроенная технология Domino Enterprise Connector Services (DECS), которая позволяет без программирования создавать приложения, объединяющие в себе данные Domino и СУБД;

Lotus Enterprise Integrator (LEI)- отдельный сервер, позволяющий администраторам централизованно планировать и проводить массовый обмен данными в режиме периодической синхронизации или транзакций между Lotus Domino и СУБД, включая семейство IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL и другие совместимые с ODBC базы данных;

Коннекторы Domino Connectors, позволяющие обеспечить обмен информацией между Domino-приложениями и системами управления ресурсами предприятия (ERP), мониторами транзакций и службами каталогов.

Перечисленные выше возможности по интеграции совместно с мощным механизмом репликаций (особенно на низкоскоростных сетях) дают полное основание использовать Domino в качестве первоклассного программного обеспечения промежуточного слоя (middleware) или транспортной системы.

4). Web - решения

Lotus Domino – это Web-сервер, поддерживающий стандарты HTTP и HTTPS. Помимо выполнения функций стандартного Web-сервера Lotus Domino умеет "на лету" конвертировать документы Notes в формат HTML и предоставлять их интернет-пользователю. Таким образом, информация для вашего Web-узла будет храниться не в виде файлов HTML в файловой системе, а в виде документов базы данных Domino.

Это означает, что вы можете без дополнительных накладных затрат использовать все мощные средства разработки Lotus Notes/Domino и сделать ваши приложения и данные Domino доступными для пользователей Internet/Intranet. При этом все сервисы Domino, такие как индексирование документов, категоризация, полнотекстовый поиск, репликация, запускаемые по расписанию и по наступлению определенных событий агенты автоматически становятся доступными для создателя вашего Web-сервера.

За счет этого Вы можете сделать процесс информационного наполнения вашего Web-узла практически самодостаточным. Web-мастер не должен будет постоянно вручную заниматься обновлением содержимого узла и перестанет быть "узким местом" этого процесса. Поскольку источником данных для Web-узла является база данных Lotus Notes/Domino, то сами авторы документов имеют возможность опубликовать их на Web-узле. При этом, за счет средств согласования и автоматизации рабочих потоков (workflow) автоматически поддерживается процесс утверждения документов для публикования на Web, уведомления авторов и ответственных о необходимости внесения изменений, обновлений или удаления.

Сборник представляет собой системно организованный комплекс учебно-методической документации, регламентирующей процесс обучения студентов и проверки качества их обучения, на основе компетентностного подхода. Учебно-методическая документация, включенная в данный сборник, разработана в соответствии со стандартом ФГОС ВПО третьего поколения по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение» и включает в себя дисциплины вариативной части учебного плана ИАИ РГГУ профиля «Организация управления электронными документами», разработанные преподавателями кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета. Каждый из представленных учебно-методических комплексов включает в себя программу курса и тематические планы, планы семинарских и лабораторных занятий, рекомендации по организации самостоятельной работы студентов, описание образовательных технологий, список обязательных и дополнительных источников и литературы, перечень вопросов для промежуточной и итоговой аттестации по курсу. Сборник подготовлен с целью оказания учебно-методической помощи вузам РФ, включая филиалы РГГУ, осуществляющим учебный процесс по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», профиль «Организация управления электронными документами».

* * *

компанией ЛитРес .

Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления

Ларин М.В., профессор, д.и.н.,

Серова Г.А., профессор, к.т.н.,

Варламова Л.Н., доцент, к.и.н.,

Терентьева Е.В., доцент, к.и.н.,

Яганова А.А., преподаватель

Рабочая программа дисциплины

Аннотация рабочей программы

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» является частью вариативной части профиля «Организация управления электронными документами» профессионального цикла дисциплин подготовки студентов по направлению подготовки 034700 «Документоведение и архивоведение». Дисциплина реализуется на факультете Документоведения и технотронных архивов кафедрой Автоматизированных систем документационного обеспечения управления.

Предмет - информационные технологии, применяемые в документационном обеспечении управления. Виды информационных и коммуникационных технологий, возможности и направления использования в документационном обеспечении управления.

Цель дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» – подготовить специалиста, имеющего достаточный и необходимый уровень теоретических знаний и навыков их применения в решении практических задач при использовании информационных технологий в документационном обеспечении управления и обладающего профессиональными компетенциями.

Освоение дисциплины направлено на приобретение студентами знаний об управлении документацией с использованием компьютерных информационных технологий.

Задачи дисциплины:

– изучить теорию и практику применения информационных технологий в документационном обеспечении управления;

– развить навыки самостоятельной работы с современными офисными и коммуникативными технологиями;

– определить основные принципы работы с электронными документами и управленческой информацией;

– рассмотреть инструментальные средства создания и многопользовательской обработки данных при документационном обеспечении управления.

Актуальность, новизна и оригинальность курса обеспечивается его постоянной модернизацией в соответствии с развитием изучаемых программно-технологических решений, используемых в документационном обеспечении управления.

Место дисциплины в структуре ООП

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» относится к вариативной части (профиля «Организация управления электронными документами») профессионального цикла (Б.3) и изучается в 6 и 7 семестрах.

Дисциплина базируется на предварительном усвоении студентами дисциплин:

– «Информатика» (Базовая часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 1 семестр);

– «Информационное обеспечение управления» (Вариативная часть профиля Организация управления электронными документами, 1 семестр);

– «Информационные технологии» (Базовая часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 2 семестр);

– «Документоведение» (Базовая общепрофессиональная часть Профессионального цикла Б.2, 2 и 3 семестры);

– «Технологии интернета» (Вариативная часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 3 семестр);

– «Управление информацией и документацией электронного правительства» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 и 4 семестры);

– «Информационно-документационный менеджмент» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Методология проектирования и внедрения АС ДОУ» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Основы информационного общества» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Международная практика управления информационными ресурсами организации» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 3 семестр);

– «Открытые стандарты и открытые форматы, используемые в управлении документами» (Вариативная часть профиля Организация управления электронными документами, 4 семестр);

– «Стандарты хранения электронных документов в СЭД» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 4 семестр);

– «Стандартизация ДОУ и архивного дела в РФ» (Вариативная часть Математического и естественно-научного цикла Б.2, 5 и 6 семестры);

– «Стандартизация управления документацией» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 5 семестр).

Дисциплина «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» дополняет знания, получаемые по одновременно изучаемым дисциплинам:

– «Организация и технология документационного обеспечения управления» (Базовая общепрофессиональная часть Профессионального цикла Б.2, 6 семестр);

– «Информационная безопасность и защита информации» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла Б.3, 7 семестр);

– «Информационные технологии в документационном обеспечении управления и архивном деле» (Базовая общепрофессиональная часть профессионального цикла Б.3, 6 и 7 семестры);

– «Управление информацией и документацией электронного правительства» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Архивы электронных документов» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Сетевые технологии в архивном деле» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами»);

– «Стандартизация управления документацией» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 6 семестр);

– «Информационно-документационное обеспечение управления проектами» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 7 семестр);

– «Проектирование рациональных систем ДОУ» (Вариативная часть профиля «Организация управления электронными документами», 6 семестр).

В результате освоения дисциплины обучающийся должен демонстрировать следующие результаты образования:

Знать:

– профессиональную терминологию, законодательную и нормативно-методическую базу, регламентирующую применение информационных технологий в управлении (ПК-3);

– виды информационных технологий и основы информационных систем (ПК-4);

– сущность и значение информации в развитии современного информационного общества, осознавать опасность и угрозы, возникающие в этом процессе, соблюдать основные требования информационной безопасности, в том числе защиты государственной тайны (ОК-9);

– основную проблематику документоведения (ПК-12);

– принципы действия и конструктивные особенности различных технических средств управления, их технико-эксплуатационные характеристики (ПК-39);

– принципы организации работ с применением информационных технологий (ПК-45).

Уметь:

– логически верно, аргументированно и ясно строить устную речь (ОК-4);

– использовать нормативные правовые документы в своей деятельности (ОК-6);

– работать с информацией в глобальных компьютерных сетях (ОК-15);

– использовать теоретические знания и методы исследования на практике (ПК-2);

– работать с различными источниками информации (ПК-13);

– анализировать ситуацию на рынке информационных продуктов и услуг, давать экспертную оценку современным системам электронного документооборота (ПК-15);

– создавать и вести единые системы документационного обеспечения управления в организации на базе новейших технологий (ПК-23);

– совершенствовать технологии документационного обеспечения управления и архивного дела на базе использования средств автоматизации (ПК-38);

– работать с современными системами информационного и технического обеспечения ДОУ (ПК-41).

Владеть:

– культурой мышления, быть способным к обобщению, анализу, восприятию информации, постановке цели и выбору путей ее достижения (ОК-1);

– правилами организации всех этапов работы с документами (ПК-43);

– навыками использования компьютерной техники и информационных технологий в поиске источников и литературы, использовании правовых баз данных (ПК-8), (ПК-37);

– основами информационно-аналитической деятельности и быть способным применять их в профессиональной сфере (ПК-10);

– методами проведения анализа организации ДОУ в конкретной организации (ПК-47).

Структура дисциплины (тематический план)

Общая трудоемкость освоения дисциплины на очной форме обучения составляет 7 зачетных единиц, 252 часа.

Общая трудоемкость освоения дисциплины на очно-заочной форме обучения – 2 зачетные единицы, 72 часа.

Общая трудоемкость освоения дисциплины на заочной форме обучения составляет 3 зачетных единицы – 108 часов.

Введение

Этапы внедрения автоматизированных технологий обработки, создания, использования и хранения документов. Эволюция этих технологий и их влияние на процессы документирования. Изучение особенностей и закономерностей работы с документами, зафиксированными на новых носителях информации (машиночитаемые документы, электронные документы).

Место дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» среди других дисциплин. Связь с дисциплинами «Информатика», «Информационное обеспечение управления», «Информационное право» и другими учебными дисциплинами.

Роль дисциплины «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» в совершенствовании организации работы с документами в управлении, создании оптимальных условий работы служб документационного обеспечения управления за счет внедрения новых информационных технологий.

Обзор источников (нормативно-правовых и нормативно-методических документов), регламентирующих вопросы внедрения и использования информационных технологий в управлении. Характеристика законодательных, нормативных и методических документов и стандартов по изучаемой проблематике. Обзор литературы и периодики по теме.

Раздел 1. Отечественная нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления

Международные правовые акты. Окинавская Хартия глобального информационного общества. Декларация Всемирной встречи на высшем уровне по вопросам информационного общества.

Законодательные и подзаконные акты РФ. Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и его предшественник.

Постановления и распоряжения Правительства РФ, директивы и концепции. Распоряжение Правительства РФ от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям». Распоряжение Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года». Постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002–2010 годы)» (с измен. и дополнен. от 15 августа 2006 г.). Распоряжение Правительства РФ от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года».

Нормативно-методические документы и стандарты. MoReq и MoReq2 и разработанные на их основе национальные стандарты.

Раздел 2. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакетов MS Office и Open Office

Подготовка, хранение, регистрация и обработка документов средствами пакетов офисных программ. Реализация задачи контроля исполнений в среде пакетов офисных программ. Использование текстовых и табличных редакторов в ДОУ. Подготовка, регистрация, обработка и хранение документов средствами пакетов офисных программ.

Понятие «Композиционный электронный документ» и принципы его создания. Комбинирование разновидностей (текстовой, графической, табличной) информации в документе.

Дополнительные возможности работы с офисными программами:

– Автоматизация выполнения задач с помощью макросов.

– Способы создания макросов.

– Автоматическое создание оглавления и глоссария.

– Работа с формами и таблицами.

– Совместная работа.

Раздел 3. Lotus Notes как инструментальное средство создания систем управления документацией

Корпоративные базы данных. Понятие корпоративной БД и корпоративной ИС. Требования к корпоративной БД и ИС. Особенности технологии «клиент-сервер». Архитектура Lotus Notes. Модели коммуникаций, поддерживаемых Lotus Notes. Основные сведения о структуре программного обеспечения. Оконный интерфейс Lotus Notes, основные элементы. Варианты построения интерфейса пользователя.

Раздел 4. Основные компьютерные информационные технологии, применяемые в управлении документами

Понятие «информационная технология» в электронном документообороте. Классификация информационных технологий, используемых для решения задач ДОУ. База данных. Понятие базы данных. Структура базы данных. Понятие шаблона базы данных. Типы полей и данных.

Основные свойства базы данных MS Access. Использование MS Access при решении задач управления документацией.

Интернет, Интранет, Экстранет. Основные понятия и методика работы в сети. Почтовые программы. Web-сайты и методика их проектирования. Копирование и сканирование информации.

Раздел 5. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления

Автоматизированные системы управления документацией: общая характеристика, принципы построения и функционирования.

Справочно-правовые базы данных. Основные принципы построения и пользования. Справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант», «Кодекс». «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО).

Раздел 6. Форматы электронных документов, используемые в документационном обеспечении управления

Основные виды и разновидности форматов электронных документов. Использование форматов электронных документов в документационном обеспечении управления. Текстовые форматы. Форматы хранения электронных документов. Форматы взаимодействия.

Раздел 7. Основы обеспечения информационной безопасности документационного обеспечения управления

Принципы, методы и технологии создания безопасной информационной среды документационного обеспечения управления. Угрозы информационной безопасности и пути их предотвращения (внутренний и внешний контуры защиты информации). ЭЦП и шифрование. Криптографические системы. Нормативно-правовые и нормативно-методические документы РФ, регламентирующие эти процессы. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации и др.

Образовательные технологии

При реализации программы дисциплины используются различные информационные технологии. Во время лекционных занятий используются электронные презентации с использованием проектора. Класс, оснащенный современными компьютерами, подключенными к Интернету и объединенными в единую внутреннюю сеть. Демонстрационный экран, связанный с компьютером преподавателя.

Практические занятия проходят в компьютерном классе с использованием специализированного программного обеспечения, баз данных и информационных ресурсов, а также необходимого технического обеспечения.

Самостоятельная работа студентов включает в себя консультации преподавателя при подготовке рефератов, а также самостоятельную работу студента с ресурсами Интернета, информационными правовыми системами, посещение специализированных выставок и конференций, участие в работе круглых столов и т. п.

Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов

Примерная тематика курсовых проектов (работ)

Примерный перечень вопросов к зачету (экзамену)

Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины

Источники

Основные:

Федеральный Закон Российской Федерации от 01 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2004. – № 43.– Ст. 4169.

Федеральный Закон Российской Федерации от 19 декабря 2005 г. № 160 «О ратификации Конвенции Совета Европы «О защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных» // СЗ РФ. – 2005. – № 52 (часть I). – Ст. 5573.

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 31 июля 2006 г. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.

Федеральный Закон Российской Федерации от 06 апреля 2011 г. № 1-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. – 2011. – № 15. – Ст. 2036.

Постановление Правительства Российской Федерации от 08 сентября 2010 г. № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» // СЗ РФ. – 2010. – № 38. – Ст. 4823.

Постановление Правительства Российской Федерации от 07 сентября 2011 г. № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2011. – 16 сентября.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 632-р «Об одобрении Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года» // СЗ РФ. – 2008. – № 20. – Ст. 2372.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» // СЗ РФ. 2010. № 46. Ст. 6026.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 года № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // СЗ РФ. – 2011. – № 8 – Ст. 1151.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2009. – 15 июня.

Постановление Правительства Российской федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Рос. газ. – 2009. – 22 сентября.

Доктрина информационной безопасности Российской Федерации // Рос. газ. – 2000. – 28 сентября.

Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (Утверждена Президентом РФ В. Путиным 7 февраля 2008 г., № Пр – 212) // Рос. газ. – 2008. – 16 февраля.

Дополнительные:

Федеральный Закон Российской Федерации от 08 августа 2001 г. № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» // Рос. газ. – 2001. – 10 авг.

Постановление Правительства Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 179 «Об утверждении Положения о пользовании сайтами в сети Интернет, на которых осуществляется проведение открытых аукционов в электронной форме, и требованиях к технологическим, программным, лингвистическим, правовым и организационным средствам обеспечения пользования указанными сайтами, а также к системам, обеспечивающим проведение открытых аукционов в электронной форме» // СЗ РФ. – 2008. – № 12. – Ст. 1139.

Постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» // СЗ РФ. – 2005. – № 4. – Ст. 305.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 9126 – 93. Информационная технология. Оценка программной продукции. Характеристики качества и руководство по их применению. Государственный стандарт Российской Федерации. Издание официальное. – М.: Госстандарт России, 1994. – 20 с.

ГОСТ 25.702 – 85. Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Эффективность АСУ. Основные положения. – М.: Госстандарт, 1985. – 25 с.

ГОСТ 34.03–90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 16 с.

ГОСТ 34.601 – 90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы: Автоматизированные системы: Стадии создания. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 23 с.

ГОСТ 35.003–90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1991. – 19 с.

ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300 – 2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v.1.0». – М.: Стандартинформ, 2011.

MoReg2. Типовые требования к АСЭД. Спецификация MoReg2. – М., 2008. – 345 с.

Литература

основная:

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 295 с.: ил.

Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М., МЭИ. 2004. – 184 с.

Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: докл. и сообщ. на десятой Междунар. науч. – практ. конф., 25–26 нояб. 2003 г. / Федер. арх. агентство, Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2004. – 349 с.

Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на одиннадцатой Междунар. науч. – практ. конф., 23–25 нояб. 2004 г. / Федер. арх. агентство (Росархив); Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2005. – 365 с.

Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2005 г.: 40 лет ВНИИДАД / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2006. – 461 с.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: докл. и сообщ. на XIII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2006 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2007. – 358, с.

Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV Междунар. науч. – практ. конф., 20–21 нояб. 2007 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2008. – 297 с.

Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: докл. и сообщ. на XV Междунар. науч. – практ. конф., 21–22 октяб. 2008 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2009. – 384 с.

Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на XVI Междунар. науч. – практ. конф., 26–27 нояб. 2009 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 20010. – 384 с.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Науч. – метод. пособие. 2-е изд., доп. / М.В. Ларин, О.И. Рысков. М.: ВНИИДАД, 2008. – 208 с.

Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М., 2002. 224 c.

Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. 288 с.

Серова Г.А. Компьютерные и информационные технологии в документационном обеспечении управления / Г.А. Серова; под общ. ред. К.И. Курбакова; – М.: КОС-ИНФ, 2008. – 158 с.

Дополнительная:

Безручко В.Т. Компьютерный практикум по курсу «Информатика» [Комплект] / В.Т. Безручко. – Изд. 3-е, перераб. и доп. – М.: Форум: ИНФРА-М, 2008.

Голицина О.Л. Информационные технологии: учебник / О.Л. Голицина, Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2006, 2008. – 608 с.: ил.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; под. ред. А.М. Карминского. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 624 с.: ил.

Информационные технологии управления: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по экон. специальностям / под ред. Г.А. Титоренко. – 2-е изд., доп. – М.: ЮНИТИ, 2008. – 438 с.

Королев А.Н. Комментарий к Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (постатейный) / А.Н. Королев, О.В. Плешакова. – М.: ЗАО Юстицинформ, 2007. 128 с.

Костромин В.А. OpenOffice.org – открытый офис для Linux и Windows / В.А. Костромин. – СПб.: БХВ-Петербург, 2005. – 272 с.

Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Делопроизводство в кадровой службе: Традиц. и автоматизированные технологии / Журн. «Управление персоналом». – М., 2008. – 480 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии делопроизводства (документационного обеспечения управления) / учеб. пособие под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении / В.И. Куперштейн. – СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 1999. 256 с., ил.

Левин В.И. История информационных технологий: учебное пособие / В.И. Левин. – М.: Интернет-университет информационных технологий, 2009. – 335 с. (Основы информационных технологий).

Макарова Н.В. Компьютерное делопроизводство: учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. – Издательство «Питер», 2007. – 410 с.

Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб пособие / Е.В. Михеева. – М.: Изд – во Проспект, 2007. – 448 с.

Руководство пользователя OpenOffice.org 2: Монография / Пер. с англ. Д. Чернова и др. – СПб.: БХВ-Петербург, 2007. – 320 с.: ил. (Библиотека Линуксцентра).

Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 288 с.

Черников Б.В. Информационные технологии в вопросах и ответах: Учеб. пособие / Б.В. Черников. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 320 с.: ил.

Черников Б.В. Офисные информационные технологии: Практикум: учеб. пособие / Б.В. Черников. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 400 с.: ил.

OpenOffice.org pro для профессионала. – второе, исправленное и дополненное. – М.: ДМК Пресс, 2008. – 448 с.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 27–31.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Открытые стандарты и открытые форматы электронных документов / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2009. № 4. С. 23–28.

Варламова Л.Н., Яганова А.А. Свободное программное обеспечение и открытые форматы в России / Л.Н. Варламова, А.А. Яганова // Делопроизводство. 2010. № 1. С. 29–33.

Беляева Наталия. Согласование проектов документов при помощи MS Outlook // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 4. С. 72.

Берестова В.И., Ларина Е.В. Какими бывают мультимедиа-приложения и средства их разработки // Делопроизводство. 2008. № 1. С. 24–29.

Булавкина Л.В. Управляем информацией вместе с ABBYY FineReader! // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 9. С. 96.

Каменева Е.М. Использование календаря MS Outlook для планирования рабочего времени // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 6. С. 58; № 7. С. 64.

Каменева Е.М. Функция «слияние» программы MS Word – к Вашим услугам // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 3. С. 72.

Климочкина Н.И., Саражина Л.А. Использование ЭВМ и компьютерной сети университета в делопроизводстве (на примере факультета экономики и управления Ухтинского государственного технического университета) // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 33–38.

Колесникова В.Л., Черных А.В. Автоматизированная программа «Абитуриент» в Белгородском государственном университете // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 45–49.

Лобанова А.М. Ведение контроля исполнения документов с использованием MS Excel: фильтры, промежуточные итоги и сводные таблицы MS Excel для обобщения и анализа результатов контроля исполнения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 1. С. 96.

Морозов Петр. Как добиться взаимопонимания между разными версиями Microsoft Office? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2009. № 2. С. 62.

Папков А.И., Семикопенко Н.А. Организация работы с документами в управлении делами аппарата Белгородской областной думы на основе использования СЭД «Дело» // Делопроизводство. 2009. № 3. С. 39–44.

Роднин Ю.А. Создание презентаций с помощью Microsoft PowerPoint // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2008. № 4. С. 100; № 5. С. 90; № 6. С. 94; № 7. С. 90; № 8. С. 94.

Серова Г.А. Как построить БД журнала регистрации документов, используя MS Access 2003 // Секретарское дело. 2008. № 6. С. 82–91.

Серова Г.А. Как решить задачу контроля исполнения документов используя MS Access 2003? // Секретарское дело. 2008. № 8. С. 74–86.

Серова Г.А. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления // Секретарское дело. 2008. № 1. С. 30–43.

Серова Г.А. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакета Microsoft Office // Секретарское дело. 2007. № 12. С. 50–61.

Серова Г.А. Учимся работа с СУБД Access 2003 (на примере кадровой службы) / Серова Г.А. // Секретарское дело. 2009. № 1. С. 15–20; № 2. С. 14–18; № 3. С. 20–25; № 4. С. 61–66.

Серова Г.А. Учимся работать с СУБД Access 2003 (на примере задачи кадровой службы) // Секретарское дело. 2008. № 8. С. 78–90.

Серова Г.А. Учимся работать с СУБД Access 2003 (продолжение) (на примере задачи кадровой службы) // Секретарское дело. 2008. № 12. С. 16–21.

Сурадейкина Е.В. Автоматизация делопроизводственных процессов в государственном учреждении // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 45–50.

Фионова Л.Р., Побелян А.В. // Разработка предложений по внедрению информационных технологий в работу группы делопроизводства и режима (на примере районного отдела внутренних дел) // Делопроизводство. 2008. № 3. С. 51–58.

Храмцовская Н.А. Опыт публичного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2 // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2008. № 10. С. 38.

Интернет-ресурсы

ИКТ в органах государственной власти России 2008: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, свободный.

ИТ в органах государственной власти России 2009: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, свободный.

ИТ в органах государственной власти России 2010: аналитический обзор [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2010. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, свободный.

Рынок СЭД 2010: обозрение [Электронный ресурс] // Агентство CNews Analytics; Электрон. дан. М.: сop 1995–2011. Холдинг РБК. Режим доступа: http://www.cnews.ru/ reviews/free/dms2010/, свободный.

www.gov.ru/ – Сервер органов государственной власти РФ.

www.gosuslugi.ru/ – Справочно-информационный портал «Государственные услуги».

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ – Собрание законодательства РФ.

www.rg.ru/ – Российская газета.

www.mkrf.ru/ – Министерство Культуры РФ.

www.rusarchives.ru – Федеральное архивное агентство.

www.vniidad.ru/ – ВНИИДАД.

www.minsvyaz.ru/ – Министерство связи и массовых коммуникаций РФ.

www.gdm.ru/ – Гильдия управляющих документацией.

www.eos.ru/ – Компания «Электронные офисные системы».

http://www.directum.ru/ – Компания DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ – Компания «ИнтерТраст».

http://www.evfrat.ru/ – Компания Cognitive Technologies.

www.consultant.ru/ – официальный сайт компании Консультант-Плюс.

www.garant.ru/ – информационно-правовой портал Гарант.

ru.openoffice.org/ – свободный офисный пакет OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ – информационный портал для профессиональных Секретарей и административных работников.

http://www.mdi.ru/ – НТЦ ИРМ.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

Программное обеспечение

– ABBYY FineReader;

– OpenOffice.org;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Базы данных, информационно-справочные и поисковые системы

– «Консультант-Плюс»;

– «Гарант»;

– «Кодекс».

Материально-техническое обеспечение дисциплины

Компьютерный класс, подключенный к Интернету, оснащенный проектором для электронных презентаций и экраном. Все компьютеры должны быть связаны между собой в единую внутреннюю сеть и оснащены специализированным программным обеспечением.

– Офисный пакет приложений Microsoft Office;

– ABBYY FineReader;

– Пакет офисных программ OpenOffice.org;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;

– «E1 Евфрат»;

– «Дело»;

– «Дело – кадры»;

– «DIRECTUM»;

– «1С Документооборот»;

– «DocsVision»;

– «IRM Doc».

Планы семинарских занятий

Методом активизации образовательной деятельности, с целью формирования и развития профессиональных навыков обучающихся, выбрано «проблемное обучение», которое стимулирует студентов к самостоятельной «добыче» знаний, необходимых для решения конкретной проблемы. В основе «Метода проектов» лежит развитие познавательных навыков студентов, умений самостоятельно конструировать свои знания, ориентироваться в информационном пространстве, развивать критическое и творческое мышление.

Общение преподавателя со студентом позволяет фиксировать логику работы семинара и контролировать деятельность каждого студента, учитывая его индивидуальность; дает возможность организовать не только коллективное обсуждение темы, но и построить несколько частных диалогов, помогающих решить или даже предотвратить психологические проблемы, возникающие у студентов, не имеющих опыта участия в научных или учебно-познавательных дискуссиях.

Тематические разделы

Тема 1. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления

План:

1. Нормативно-правовая база, регламентирующая проблемы внедрения и использования информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления.

2. Нормативно-методические документы и стандарты.

Литература:

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» // СЗ РФ. – 2002. – № 52. – Ст. 5140.

Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // СЗ РФ. – 2006. – № 19. – Ст. 2060.

Федеральный Закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ. – 31 июля 2006 г. – № 31 (ч. 1). – Ст. 3448.

Федеральный закон «О персональных данных» от 27 июля 2006 г. № 152 // СЗ РФ. – 2006. – № 31. – Ст. 3921.

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» // СЗ РФ. – 2010. – № 31. – Ст. 4196.

Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2036.

Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. № 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» // СЗ РФ. – 2008. – № 12. – Ст. 1110.

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2007 г. № 931 «О некоторых мерах по обеспечению информационного взаимодействия государственных органов и органов местного самоуправления при оказании государственных услуг гражданам и организациям» // СЗ РФ. – 2007. – № 53. – Ст. 6627.

Постановление Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2007 г. № 947 «Об утверждении Правил разработки, апробации, доработки и реализации типовых программно-технических решений в сфере региональной информатизации» // СЗ РФ. – 2008. – № 2. – Ст. 81.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 г. № 1244-р «О Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года // СЗ РФ. – 2004. – № 40. – Ст. 3981.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. № 1789-р о Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006–2008 годах (с изменениями от 9 февраля 2008 г.) // СЗ РФ. – 2005. – № 46. – Ст. 4720; 2008. – № 7. – Ст. – 633.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 июля 2006 г. № 1024-р «О Концепции региональной информатизации до 2010 года» // СЗ РФ. – 2006. – № 30. – Ст. 3419.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815 «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» // СЗ РФ. – 2010. – № 46. – Ст. 6026.

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 17 декабря 2010 года № 2299-р «О плане перехода федеральных органов исполнительной власти и федеральных бюджетных учреждений на использование свободного программного обеспечения» // СЗ РФ. – 2010. – № 52 (Ч. 1). – Ст. 7181.

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Рос. газ. – 2009. – 15 июня.

Постановление Правительства Российской федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Рос. газ. – 2009. – 22 сентября.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». – М.: Стандартинформ, 2007. – 15 с.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов: Часть 1. Принципы». – М.: Стандартинформ, 2009. – 23 с.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Руководство для разработчиков стандартов по управлению документами». – М.: Стандартинформ, 2010. – 7 с.

Тема 2. Автоматизация процессов управления документацией

План:

1. Основные объекты и принципы автоматизации процессов управления документацией.

2. Типовые задачи автоматизации: создание, использование, передача, хранение, поиск, контроль исполнения документов.

Литература:

Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С. 116–137.

Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: докл. и сообщ. на десятой Междунар. науч. – практ. конф., 25–26 нояб. 2003 г. / Федер. арх. агентство, Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2004. – С. 76–77, 100, 101–117, 219–226.

Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на одиннадцатой Междунар. науч. – практ. конф., 23–25 нояб. 2004 г. / Федер. арх. агентство (Росархив); Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2005. – С. 69–70, 71–79, 81–83, 161–165, 50–70.

Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: докл. и сообщ. на XII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2005 г.: 40 лет ВНИИДАД / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2006. – С. 39–47.

Документация в информационном обществе: современные технологии документооборота: докл. и сообщ. на XIII Междунар. науч. – практ. конф., 22–23 нояб. 2006 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2007. – С. 229–234.

Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности: докл. и сообщ. на XIV Междунар. науч. – практ. конф., 20–21 нояб. 2007 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2008. – С. 149–153, 154–162.

Документация в информационном обществе: корпоративный документооборот: докл. и сообщ. на XV Междунар. науч. – практ. конф., 21–22 октяб. 2008 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2009. – С. 42–53, 121–131.

Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами: Доклады и сообщения на XVI Международной научно-практической конференции 26–27 ноября 2009 г. / Федер. арх. агентство (Росархив), Всерос. науч. – исслед. ин-т документоведения и арх. дела (ВНИИДАД); [ред. совет: М.В. Ларин (председатель) и др.]. – М.: [б. и.], 2010. – С. 352–360, 405–414.

Информатизация бизнеса: концепции, технологии, системы / А.М. Карминский, В.П. Нестеров, Б.В. Черников; Под ред. А.М. Карминского. – 2-е изд., перераб. и доп. – м.: Финансы и статистика, 2004. – С. 149–209, 453–471, 534–566.

Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Метод. Пособие / М.В. Ларин., О.И. Рысков; ВНИИДАД. – М, 2008. – С. 111–189.

Проанализировать материалы сайтов российских систем электронного документооборота, например:

eos.ru – «Дело» Компания эос;

letograf.ru – «Летограф» Компания Летограф;

evfrat.ru – «Евфрат» Компания Cognitive Technologies;

intertrust.ru – «Office – Media» Компания Интер – Траст;

directum.ru – «DIRECTUM» Компания DIRECTUM.

Подготовиться к анализу возможностей систем для документационного обеспечения управления. Подобрать варианты готовых решений для автоматизации процессов управления документацией.

Планы практических занятий и методические указания по их выполнению

Практические занятия по курсу «Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления» проводятся по темам, требующим приобретения практических навыков и закрепления теоретико-методологических знаний. Эти занятия построены в виде имитации реальных работ или технологических процессов, осуществляемых в информационном и документационном обеспечении управления.

Тематические разделы

Тема 1. Принципы построения и функционирования офисных систем в среде пакетов офисных программ

1. Подготовка, хранение, регистрация и обработка документов средствами пакетов офисных программ.

2. Решение задач ДОУ с применением текстовых редакторов.

3. Решение задач ДОУ с применением табличных редакторов.

Контрольные вопросы:

Как средствами пакетов офисных программ можно подготовить, регистрировать, хранить и обрабатывать документы?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением текстовых редакторов?

Какие задачи ДОУ можно решить с применением табличных редакторов?

Тема 2. Основные компьютерные информационные технологии, применяемые при управлении документацией

1. Изучение возможностей базы данных MS Access.

3. Особенности поиска информации в Интернете.

4. Выявление ресурсов Интернета на документационное обеспечение управления.

Контрольные вопросы:

1. Какие функции имеет база данных MS Access?

3. Какие особенности поиска информации в Интернете актуальны для Вас?

4. Перечислите выявленные Вами ресурсы Интернета для ДОУ.

Тема 3. Использование автоматизированных систем документационного обеспечения управления

1. Работа с автоматизированными системами ДОУ.

2. Изучение массива информации в 2–3 информационных справочных правовых системах.

3. Лабораторные занятия в системе электронного документооборота (СЭД) дают не только наглядное представление о назначении и всех функциональных возможностях системы, но и прививают навыки работы с ней. Представлены системы электронного документооборота российских производителей.

Примерные темы лабораторных занятий в системе электронного документооборота (СЭД)

1. Функциональные характеристики системы (регистрация документов, работа с файлами (электронными документами), работа с поручениями, работа с проектами документов, формирование дел, информационно – справочная работа и т. д.).

2. Настройка системы на организационную структуру предприятия (кабинеты и справочники).

3. Особенности регистрации РК (регистрационных карточек) различных групп документов.

4. Разделы РК и регистрация связанного документа.

5. Наложение и исполнение резолюций в РК.

6. Поиск РК документов.

7. Просмотр и печать РК.

8. Виды и параметры отчетов.

9. Журнал и реестр передачи документов.

10. Интеграция СЭД с другими программными продуктами.

Примерное задание к лабораторным работам

Предложена таблица:

СЭД – система электронного документооборота

Задания:

I. Проанализировать сайты вендоров.

II. Ответить на вопросы по всем предложенным в таблице СЭД:

1. Какие функции по управлению документацией (функции ДОУ) реализованы в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

2. Определить какие стандартные технологии (платформы), СУБД и программное обеспечение используются в СЭД? Проанализировать каждую СЭД.

Лабораторные занятия в информационно-справочной правовой системе прививают навыки работы, а также демонстрируют варианты решения проблем, связанных с поиском документов в системе и работой с ними.

Примерные темы лабораторных занятий в информационно-справочной правовой системе

1. Быстрый поиск: поиск конкретного документа.

Вам понадобилось найти и изучить текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2. Быстрый поиск: поиск конкретного документа; отправка документа по электронной почте.

– Вам позвонил Ваш коллега и попросил переслать ему по электронной почте текст Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

– Необходимо найти текст Федерального закона «Об Архивном деле» и сохранить его на диск в папку «Мои документы».

3. Быстрый поиск: поиск конкретного фрагмента документа; перенос фрагмента документа в MS Word.

Вы готовите к публикации материал. В связи с этим Вам необходимо найти статью 226 Гражданского кодекса (часть первая). Найдите эту статью и скопируйте ее в MS Word.

4. Быстрый поиск: поиск информации по вопросу; построение полного списка; работа с папками; документ на контроле.

– Необходимо выяснить, какой предельный размер возмещения по вкладам предусмотрен для физических лиц. Документ, содержащий ответ на вопрос, поставьте на контроль, чтобы в случае изменений система сообщила Вам об этом. Заведите системную папку и сохраните в ней все найденные документы.

– Необходимо выяснить, кто в соответствии с законодательством РФ обязан оплачивать обязательное медицинское страхование неработающих студентов вузов дневной формы обучения?

Материально-техническое обеспечение лабораторных занятий

Лабораторные занятия проводятся в Центре информационных технологий ИАИ РГГУ. Наличие плазменной панели помогает в обучении студентов, т. к. сначала преподаватель демонстрирует на большом экране алгоритм работы, затем студенты приступают к самостоятельной работе.

При проведении лабораторных работ используются интернет-источники и методические материалы.

Программные средства, задействованные в процессе обучения:

– Офисный пакет приложений Microsoft Office;

– Свободный пакет офисных приложений OpenOffice.org;

– ABBYY FineReader;

– Internet Explorer, Mozilla Firefox;

– Справочно-правовые системы «Консультант», «Гарант», «Кодекс».

Программные продукты, задействованные в процессе обучения:

– «E1 Евфрат»;

– «Дело»;

– «Дело – кадры»;

– «DIRECTUM»;

– «1С Документооборот»;

– «DocsVision»;

– «IRM Doc».

Методические материалы

При проведении лабораторных работ используются методические материалы, разработанные компанией – производителем СЭД. Каждому студенту предоставляются распечатанные материалы по работе в программе.

Методические рекомендации предназначены для рационального распределения времени студента по видам самостоятельной работы и разделам дисциплины. Они составляются на основе сведений о трудоемкости дисциплины, ее содержании и видах работы по ее изучению, а также учебно-методического информационного обеспечения.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для очной формы обучения составляет 7 зачетных единиц, 252 часа, из них 128 часов аудиторных занятий, 124 часа отведены на самостоятельную работу студента.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для очно-заочной формы обучения составляет 2 зачетных единицы, 72 часа, из них 16 часов аудиторных занятий, 56 часов отведены на самостоятельную работу студента.

Общая трудоемкость освоения дисциплины для заочной формы обучения составляет 3 зачетных единицы, 108 часов, из них 10 часов аудиторных занятий, 98 часов отведены на самостоятельную работу студента.

Для обеспечения разных видов самостоятельной работы см. раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины».

Для определения трудоемкости самостоятельной работы по разделам дисциплины см. таблицу в Рабочей программе дисциплины «Структура дисциплины (тематический план)».

При самостоятельном изучении разделов дисциплины необходимо использовать рекомендованные учебные пособия, федеральное законодательство, официальные Интернет-сайты.

Вид самостоятельной работы: подготовка реферата

Темы рефератов:

1. Исследование типовых задач автоматизации документационного обеспечения управления.

2. Исследование современных информационных технологий, используемых при управлении документацией.

3. Использование автоматизированных информационных систем документационного обеспечения управления.

4. Анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих процессы внедрения и использования информационных технологий управления документацией.

5. Анализ нормативно-методических документов, регламентирующих процессы внедрения и использования информационных технологий документационного обеспечения управления.

6. Анализ форматов электронных документов, используемых при управлении документацией.

7. Анализ открытых форматов электронных документов и свободного программного обеспечения для решения задач управления документацией.

8. Анализ программных продуктов для осуществления функций управления документацией.

11. Исследование практики использования современных информационных технологий управления документацией за рубежом.

12. Исследование практики использования современных информационных технологий управления документацией в РФ.

13. Анализ автоматизированных систем ДОУ.

14. Планирование деятельности специалиста по управлению документами на базе информационных технологий.

15. Управление документами средствами пакета MS Office.

16. Управление документами на базе Lotus Notes.

Подготовка реферата позволяет закрепить теоретические знания по дисциплине, приобрести навыки самостоятельного углубленного изучения одного из разделов курса. При подготовке реферата студенты получают навыки и умение работать с источниками и литературой, анализировать факты и данные специальной литературы, излагать прочитанное современным профессиональным языком.

Реферат должен быть оформлен в соответствии с требованиями, предъявляемыми к подготовке и оформлению научных работ.

Реферат включает:

– титульный лист;

– введение;

– основную часть (тематические разделы);

– заключение;

– список использованных источников и литературы.

Объем реферата – 15–20 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 13–14). Реферат пишется на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 (210х197мм).

Страницы реферата нумеруются арабскими цифрами на верхнем поле листа, без кавычек, дефисов и других знаков препинания. Титульный лист и оглавление не нумеруют, но включают в общий объем реферата.

Научно-справочный аппарат реферата включает список источников и литературы и подстрочные сноски. Подстрочные сноски используются во всех случаях цитирования в тексте реферата правовых актов, документов, произведений авторов монографий, статей, учебников, учебных пособий, а также при цитировании стандартных определений терминов и понятий. Все приводимые в реферате факты, цифры, даты, конкретные данные также должны быть подтверждены подстрочными сносками.

Сноски нумеруют в пределах одной страницы арабскими цифрами, текст сноски размещают под последней строкой текста.

Также для подготовки реферата использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины». Изучить материалы источников, конспекты лекций и семинаров.

Вид самостоятельной работы: подготовка к зачету, экзамену.

Примерный перечень вопросов к зачету (экзамену):

1. Понятие «информационные технологии» в документационном обеспечении управления.

2. Основные информационные технологии, используемые в документационном обеспечении управления. Назначение, место, роль.

3. Технологии создания документов.

4. Технологии хранения документов.

5. Справочно-правовые системы, их состав, структура и принципы построения. Примеры.

6. Средства и виды поиска информации в справочно-правовых системах. Примеры.

7. Понятия «электронный документ» и «электронный документооборот».

9. Разработки ведущих компаний-разработчиков программных продуктов для ДОУ (компания по выбору студента).

10. Критерии оценки и выбора компании-разработчика программного продукта для управления документацией.

11. Использование баз данных в управлении. Примеры.

12. Организационные и технические проблемы контроля исполнения документов.

13. Возможности реализации функций контроля в современных информационных системах.

14. Использование классификаторов и рубрикаторов для создания БД учетного типа.

15. Основные информационные технологии, используемые в работе с информационными ресурсами организации.

16. Реализация типовых задач делопроизводства на примере пакета MS Office.

17. Понятие «корпоративная база данных» и «корпоративная информационная система». Технология «клиент-сервер».

18. Модели коммуникаций, поддерживаемые Lotus Notes.

19. Понятие «поля» в базах данных. Типы полей. Типы данных, используемых в БД.

20. Использование форматов электронных документов документационного обеспечения управления.

21. Открытые форматы ЭД и свободное программное обеспечение, их значение для управления документацией.

22. Форматы хранения электронных документов.

Для подготовки к зачету (экзамену) использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины. Изучить материалы источников, конспекты лекций и семинаров.

Вид самостоятельной работы: подготовка к семинарским занятиям

См. раздел «Планы семинарских занятий » в УМК.

Также для подготовки к семинарским занятиям использовать раздел Рабочей программы дисциплины «Учебно-методическое обеспечение и информационное обеспечение дисциплины», конспекты лекций и семинаров, а также сайты, указанные в списке источников.

При подготовке к семинарским занятиям самостоятельная работа студента представляет собой следующие виды деятельности:

– самостоятельное ознакомление с предложенными источниками и литературой по теме семинарского занятия;

– выявление составляющих темы занятия, изучение отдельных ее аспектов;

– анализ и обобщение полученной информации;

– создание формы представления информации;

– подготовка к выступлению на семинарском занятии.

Формами представления информации могут быть: доклад, сообщение, заметка.

Доклад представляет собой документ, содержащий изложение результатов работы студента с предложенными источниками и литературой по выбранной студентом теме. В докладе должно быть освещено основное содержание темы, обоснованы выводы и собственные соображения докладчика. Объем доклада составляет 3–5 страниц текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12 на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4.

Сообщение – краткая, обзорная информация по одному из подвопросов темы семинарского занятия. Носит справочный характер или характер дополнения. Объем сообщения может составлять 1–2 страницы текста (при наборе через 1,5 интервала и размере шрифта 12 на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4).

Заметка может иметь характер сообщения или отдельного комментария по теме доклада или выступления. Специфики оформления не имеет.

По результатам самостоятельной работы студент должен быть готов к выступлению по теме занятия, освещению отдельного аспекта темы, а также к обсуждению заявленных вопросов.

* * *

Приведённый ознакомительный фрагмент книги Сборник учебно-методической документации кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления ИАИ РГГУ по направлению подготовки бакалавров «Документоведение и архивоведение». Дисциплины вариативной части, профиль «Организация управления электронными документами» (Коллектив авторов, 2014) предоставлен нашим книжным партнёром -

Книга: Конспект лекций Документалистика

РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ РАЗДЕЛ 1. ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Значение документационного обеспечения управления

Документ выполняет много функций. Государственный стандарт 16.487-83 определяет документ как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, определяет общую функцию документа как носителя информации. Эта функция документа особенно важна в оперативном управлении. После использования документа в текущей работе он выполняет еще одну важную функцию - выступает как исторический источник. Эти особенности привлекали внимание работников управления и архивистов. Органы управления, институты власти должны взаимодействовать в своей работе.

В период перестройки системы управления документ выполняет ряд теоретических функций, которые применяются в рамках научных дисциплин документоведения и архівоведення.

Технология управления, сведена к простой схемы, может быть представлена в виде принятия решения, организации его выполнения и контроля за выполнением. Такую схему можно использовать как в случае проведения наиболее простого одноразового мероприятия, так и при организации сложных общегосударственных отраслевых систем. Эти системы будут отличаться степенью подготовки принятия решения, организацией его воплощение в жизнь (кадры, финансы, снабжение, реализация и др.) и организацией контроля за выполнением. Во всех случаях должны быть установлены указанные части.

Любое решение не возникает из ничего, оно может быть принято только на базе информации по данному вопросу. При этом следует отметить два важных условия: во-первых, информация должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия необходимого решения. Если информация поступила с опозданием, вы теряете возможность принять участие в каких-либо действиях, мероприятиях. То есть возможность или шанс потеряны. С другой стороны, если информация недостаточна или вы знаете что-либо наполовину,

ваше решение может быть не только не самым лучшим, а даже ошибочным, поскольку вы не учли всех факторов.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связано с развитием общества. Любой субъект или каждый человек в отдельности может существовать только в случае, когда идет обмен информацией. В условиях рыночных отношений стремительно меняется экономическая ситуация, коммерческие предприятия "выживают" только в том случае, если они своевременно знают что, когда, как и сколько стоит. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, и наоборот.

Это свидетельствует о существенных изменениях в организации информационных ресурсов в обществе, показывает, что информация и документ как ее носитель осуществляют влияние на все аспекты управления, а также на функционирование различных структур, которые влияют на конечный результат в экономической сфере.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной (основной) обеспечительной (обслуживающей) функцией управления, выполнение которой требует специальных - профессиональных знаний. От того, как поставлена эта работа, зависит оперативность, четкость в деятельности любого субъекта.

Информационно-документационное обеспечение осуществляют специальные структурные подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат (или секретарь-помощник). Эти подразделения должны быть укомплектованы специалистами. Секретарь-помощник также должен иметь специальное образование в зависимости от уровня руководителя и уровня его подготовки.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа в наше время, должна выполняться при условии соблюдения требований научной организации труда. То есть это означает, что нет такой работы, которую бы не нужно было правильно организовывать, и человек, выполняющий эту работу, должна быть знакома с особенностями ее выполнения. Для этого работа должна быть разделена на определенные составные части - от самых сложных до простейших операций. Каждую часть надо отработать, то есть организовать наилучшим образом, поскольку в любой работе нет мелочей, все должно быть продуманным. Из таких продуманных, правильно организованных операций и состоит научная организация труда. Как правильно выполнять ту или иную работу определяют нормативно-методические документы.

В сфере управления главным образом работают с информацией и документами, которые выступают ее носителями. Документ-объект и результат труда в сфере управления.

Работа с информационно-документационного обеспечения состоит из одинаковых операций. Только одними субъектами она выполняется традиционными методами (вручную), другими - с помощью средств механизации и автоматизации. Но все этапы работы с документами остаются. Поэтому любой элементарно грамотный работник управленческого аппарата должен не только правильно составлять и оформлять документы, но и знать, какие виды работ выполняются с ними.

Любая работа сегодня совершенствуется путем внедрения новых машин и процессов. В сфере управления механизировать можно только работу с документами и автоматизировать обработку информации, которая содержится в документах.

Но машинная обработка документов ставит свои требования. Относительно документов требования к их формату, порядку оформления, изложения текста.

Документ также можно разделить на простейшие составные части (реквизиты) и в каждой части есть правила наиболее правильного ее написания и оформления. Эти правила закреплены ДСТУ 4163-2003. Требования к оформлению документов также достаточно подробно описаны в системе документационного обеспечения управления, поскольку во всех документах можно выделить одинаковые составные части (реквизиты), изучив порядок составления и оформления этих реквизитов (написание адреса, дат, грифов согласования, утверждения, порядок заключения и др.). Данные требования устанавливает ДСТУ 4163-2003.

Одним документом оформляется только одноразовое действие. Документы выступают в тесном взаимодействии друг с другом и образуют систему документации. Государственный стандарт дает определение системы документации как совокупности взаимосвязанных документов в определенной сфере деятельности.

Существуют системы финансовой, первичной и учетной бухгалтерской документации бюджетных объектов и субъектов, учетно-денежной документации, организационно-распорядительной и др. Таким образом, каждый управленец должен уметь изымать и знать ту систему документации, с которой он работает. Например, работник отдела кадров должен знать и уметь составлять и оформлять все кадровые документы,

а также контракты и трудовые соглашения. Но наиболее общими являются организационно-распорядительные документы, с которыми приходится иметь дело любому управленцу. Сюда относятся такие организационные документы, как устав, положения, инструкции, распорядительные документы-приказы, распоряжения, указания, постановления, решения; информационно-справочные-акты, справки, докладные и объяснительные записки, а также наиболее массовые виды служебных документов - письма, телеграммы, телефонограммы. Каждый вид названных документов имеет свои особенности в оформлении и изложении текста, которые нетрудно изучить.

Порядок работы с документами тоже делится на определенные этапы. Каждый этап имеет свои приемы наилучшего его выполнения. Начинается эта работа с поступления и первичной обработки документов. Этот этап является независимо от способа передачи информации: по почте, лично, телеграфом, факсом. Как правило, эта работа ведется централизованно и состоит из чисто технических операций, подробно описанных в правилах и инструкциях.

Регистрация документов - важный этап. В процессе регистрации ведется учет полученных документов, но самым главным является запись показателей о документе, которые позволяют организовать контроль за его выполнением и информационно-справочную работу с документами, т.е. в процессе регистрации закладывается банк данных о документах, которые циркулируют в объекте или субъекте.

С регистрацией документов тесно связан следующий этап-контроль за выполнением. Правильно организованный срочный контроль позволяет знать в любой момент, что должно быть выполнено, и помогает субъекту эффективно спланировать свой рабочий день.

От постановки регистрации документов зависит и организация информационно-справочной работы. Служба информационно-документационного обслуживания или секретарь обязаны за несколько минут выдать справку: где, у кого, на какой стадии работы находится любой документ, а также ответить на вопрос: в каких документах содержится информация по той или иной проблеме, что вас интересует. Регистрация может производиться в ручном режиме - на карточках или в автоматизированном - на компьютере. Технология регистрации документов хорошо изложена в нормативно-методических пособиях.

После первичной обработки и регистрации документ поступает на исполнение. Этот этап связан с проблемой прямоточности движения документа. Движение документа до исполнителя отражающей систему организации управления. При четком распределении обязанностей и делегировании полномочий документ сразу попадает на исполнение. При зацентралізованій системе управления, когда руководитель берет на себя решение всех, даже мелких вопросов, каждый документ поступает к нему на резолюцию и после этого поступает на выполнение. Подготовленный документ будет идти, таким образом, снизу-вверх - от исполнителя, с многочисленными согласованиями, к руководителю на подпись. Движение документа наглядно отражает оперограмма и позволяет увидеть все повторные и лишние операции.

Следующий этап - текущее хранение документов. Любой документ после того, как в процессе управления использована зафиксированная в нем информация, выполняет функцию сохранения и накопления информации с тем, чтобы к этой информации снова можно было вернуться, когда в этом возникнет потребность. Для этого документы должны быть размещены так, чтобы нужный документ можно было найти за считанные минуты. Поскольку документов, которые откладываются в процессе работы субъекта, много, их организация в текущем сохранении требует предварительной классификации, то есть распределение на группы (дела) для оперативного их поиска. Для распределения документов по делам разрабатывается простейший классификатор - номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, которые ведутся в субъектах.

Номенклатура - важнейший документ. Хорошо составленная номенклатура дел позволяет иметь четко налажено текущее хранение документов. Однако составление номенклатуры требует специальных знаний. Многолетний опыт работы по составлению номенклатур позволяет утверждать, что составить номенклатуру может только специалист в области делопроизводства или архивист. Если субъект не может сам квалифицированно составить номенклатуру, нужно обратиться. в архивную службу. Обложки дел заводятся согласно номенклатуры. Оформление обложек и распределение документов внутри дел также должны проводиться с учетом специальных правил.

Составление номенклатуры дел, формирование дел и их сохранность связанные с экспертизой ценности документов. Под экспертизой понимают определение практического и научного значения документов, определение сроков их хранения. В зависимости от ценности документов они могут иметь разные сроки хранения: краткосрочные (до 10 лет), долговременного хранения (в основном, это документы по личному составу, которые хранятся 25-75 лет) и постоянные. Сроки хранения документов можно определить в специальных справочниках, которые называются "Перечни документов по срокам хранения". Они бывают типовые и ведомственные. Типовой перечень существует для управленческих документов, научно-технической документации, кино - и фотодокументов; ведомственные перечни почти для всех сфер деятельности (культуры, здравоохранения, кинематографии, сельского хозяйства и др.). Ведомственный перечень более подробно охватывает документы, которые создаются в процессе деятельности определенной сферы. Сроки хранения документов определяются при формировании дел, поскольку в одно дело не разрешается формировать документы постоянного и временного сроков хранения. В противном случае документы придется перегруппировать. Порядок проведения экспертизы и оформления ее результатов хорошо изложены в нормативно-методических документах.

1, наконец, завершающим этапом работы с документами является подготовка дел для длительного хранения или для сдачи их в архив. В оперативной работе, как правило, дела используются два года - текущий год и прошлый. Дела за предыдущие годы надо обработать и передать в архив субъекта (если он есть) или переложить для хранения в другую шкаф. Обработка дел проводится согласно установленных правил. Если эту работу проводить регулярно, каждый год, дела субъекта будут в полном порядке и поиск нужных дел и документов не будет составлять трудностей.

Порядок составления и оформления документов и организация всех этапов работы с ними достаточно подробно описаны в нормативно-методических документах. Пакет документов должен быть у каждого субъекта или объекта, а если они большие - в каждом структурном подразделении.

Архивисты, которые ведут контроль за деятельностью объектов или субъектов, должны, прежде всего, предоставить консультации, определить, какие должны быть у субъекта или объекта нормативно-методические документы, с помощью которых можно найти ответ на многие вопросы относительно составления, обработки, организации документов.

Пакет нормативно-методических документов состоит из двух частей. В первой части должны быть общегосударственные нормативно-методические документы, набор которых в полном объеме должен продаваться в архивных учреждениях не только в центре, но и на местах. К этим документам относятся:

Государственная система документационного обеспечения

управления. Основные положения. Общие требования к документам и

служб документационного обеспечения.

Типовая инструкция по справознавства в объектах и субъектах.

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Основные правила работы ведомственных архивов.

Перечень типовых документов, которые создаются в процессе

деятельности госкомитетов, объектов, субъектов с определением сроков

их хранения.

Субъектам, которые имеют дело с любыми обращениями граждан, полезно иметь "Типовое положение о ведении делопроизводства по вопросам обращений, заявлений и жалоб граждан в государственные органы управления и предприятия", в котором определен порядок и методика работы с этой категорией документов.

Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативно-методических документов самого субъекта. К нему относятся:

Устав или положение об объект или субъект.

Положение о структурном подразделении (если субъект имеет разветвленную структуру).

Должностные инструкции работников структурных подразделений.

Инструкция по ведению дел данного субъекта.

Номенклатура дел.

Табель форм документов структурных подразделений или

субъекта в целом.

Относительно последних трех документов инструкция по делопроизводству должна быть конкретизирована для данного субъекта его примерами, номенклатурой дел и табелем форм документов с образцами документов, которые могут быть разработаны на хозрасчетной основе или состоять работниками местной архивной службы.

12. 2.8. Требования к тексту документа
13. 2.9. Составление организационно-распорядительных документов

Бизнес-история становления и развития предприятия. Анализ и оценка эффективности работы документационного обеспечения управления. Автоматизация принятия стратегических решений в ОАО. Формирование требований к системе электронного документооборота.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес - процессов

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Информационно-докуменТационное обеспечение принятия стратегических решений в организации (на примере ОАО «Родина»)

Специальность 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления

Специализация «документирование деятельности органов государственной власти и местного самоуправления», заочная форма обучения

Студентка Анастасия Викторовна Багмут

Краснодар 2013

Стратегическое решение, информационно-документационное обеспечение, показатели эффективности, СЭД, документооборот.

Цель работы - повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.

Объектом исследования выступает ОАО «Родина».

В результате исследования разработан комплекс мероприятий по повышению эффективности системы информационно-документационного обеспечения ОАО «Родина», разработан проект внедрения СЭД.

• Введение
• 2. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка ее эффективности
• 2.2 Анализ действующей системы документационного обеспечения
• 2.3 Постановка проблем развития системы информационно-документационного обеспечения управления в ОАО «Родина». Выбор актуальных проблем развития информационно-документационного обеспечения при принятии стратегических решений
• 3. Разработка технологии инофрмационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина»
• 3.1 Выбор и разработка проекта информационной системы для принятия стратегических решений
• 3.1.1 Формирование требований к системе электронного документооборота
• 3.2 Выбор критериев и показателей и проведение оценки эффективности предлагаемого проектного решения
• 3.3 Экономическое обоснование разработанного проекта
• Заключение
• Список использованных источников

Приложения

Введение

Вот уже 20 лет в нашем государстве существует рыночная экономика, переход к которой обозначил, что руководителям пришлось учиться управлять самостоятельно, а не по указке «сверху». Одним из элементов самостоятельного управления деятельностью предприятия является принятие управленческих решений.

Автоматизация документооборота позволяет любой организации ускорить процесс работы, опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений.

Внедрение СЭД обеспечивает слаженную работу всех подразделений; упрощает работу с документами, повышает ее эффективность и оперативность доступа к информации. Следовательно, автоматизация документооборота необходима в любой организации, независимо от масштаба и типа собственности, ведь использование СЭД повышает конкурентоспособность фирмы на рынке товаров и услуг.

Управленческие решения на предприятии охватывает все стороны его деятельности: подготовку производства, собственно производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и др.

Актуальность выбранной темы обусловлена важностью проблемы обеспечения документационного обеспечения организации на этапе принятия стратегических решений. Выработка единых требований к системе документооборота, выявление полного набора нормативных функций исполнителей и механизмов управления на каждом из этапов жизненного цикла документа (формирование проекта, подготовка, регистрация, исполнение, передача в архив) также являются не простой задачей.

В ходе выполнения выпускной квалификационной работы изучены и проанализированы основные направления деятельности Открытого акционерного общества «Родина» (далее ОАО «Родина») по документированию и организации работы с документами с целью выявления их особенностей.

Объектом исследования является ОАО «Родина» - агропромышленный комплекс, расположенный в ст. Челбасской Каневского района Краснодарского края.

Предметом исследования является процесс информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений в ОАО «Родина».

Целью выпускной квалификационной работы является повышение эффективности деятельности ОАО «Родина» в области информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений посредством внедрения системы электронного документооборота.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач:

1) раскрытие сущности понятия «организация информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений» и выявление особенностей современного этапа развития систем ДОУ;

2) характеристика нормативно-правовой базы информационно-документационного обеспечения управления;

3) оценка эффективности действующей системы ДОУ в ОАО «Родина»;

4) разработка комплекса мероприятий по повышению эффективности системы ИДОУ принятия стратегических решений;

5) оценка экономической эффективности от предложенных внедрений.

При написании выпускной квалификационной работы был использован 51 источник. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Кроме того, теоретико-методологическую базу исследования составили труды таких известных авторов, как Г.Н. Зацепина, Т.В. Кузнецова, Ю.Н. Столяров, Д.В. Арутюнова, Г.Я. Гольдштейн и др.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы ОАО «Родина».

В соответствии с поставленными задачами выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и трех приложений.

Первая глава посвящена теоретическим основам стратегического управления и делопроизводства в организации. Описана нормативно-правовая база документационного обеспечения управления, показано современное состояние информационного обеспечения принятия стратегических решений в организации.

Вторая глава по своему содержанию является анализом экономической и хозяйственной деятельности ОАО «Родина». Описана система информационно-документационного обеспечения деятельности организации, показаны основные проблемы в документационном обеспечении принятия стратегических решений.

Третья глава - это разработка предложений по совершенствованию информационно-документационного обеспечения деятельности ОАО «Родина» по принятию стратегических решений, которая включает в себя несколько разделов: автоматизация документооборота организации, а также ожидаемые выводы от предложенных изменений.

1. Теоретические основы информационно-документационного обеспечения принятия стратегических решений

1.1 Сущность понятия «стратегическое управление» и его современное состояние

Стратегическое управление - это комплексная система постановки и реализации стратегических целей предприятия, основанная на прогнозировании среды и выработке способов адаптации к ее изменениям, а также воздействия на нее .

Стратегия - образ организационных действий и управляющих подходов, используемых для достижения организационных задач и целей организации.

В современной науке менеджмента выделяют некоторые особенности стратегического управления:

1. Целью современной организации стала адаптация к изменениям. В связи с необходимостью учета динамики внешней среды, выделяют два направления развития стратегического управления:

Регулярное стратегическое управление, которое является логическим развитием стратегического планирования и состоит из двух взаимодополняющих подсистем: подсистемы анализа и планирования стратегии и подсистемы реализации стратегии;

Стратегическое управление в реальном масштабе времени - решение неожиданно возникающих стратегических задач. Оно развивается в отраслях, где изменения во внешнем окружении происходят с высокой частотой и непредсказуемы.

Организации вынуждены параллельно заниматься уточнением стратегии и решением возникших стратегических задач.

2. Целью стратегического управления является развитие, т.е. изменение не только количественных, но и качественных характеристик. Например, к числу стратегических решений можно отнести решения о реконструкции организации, внедрении новой продукции и технологии, выходе на новые рынки сбыта.

3. Продуктом стратегического управления является потенциал организации, который складывается из ресурсов и источников их пополнения, связей, положения и организационной системы в целом. Потенциал также характеризует максимально эффективное использование ресурсов для достижения поставленной цели. С другой стороны, потенциал представляет собой источник формирования конкурентного преимущества организации, а, следовательно, нуждается в постоянном развитии и совершенствовании.

4. В качестве дополнительных признаков стратегического менеджмента выделяют:

Гибкое реагирование на импульсы внешнего окружения;

Осуществление своевременных изменений в организации;

Опора на человеческий потенциал;

Ориентация на потребителя;

Долгосрочные перспективы за счет конкурентных преимуществ;

Рассмотрение массива данных, а не отдельных ее составляющих;

Обеспечение конкурентоспособности компании в перспективе.

1) проблемы, связанные с целями компании, которые направлены на повышение эффективности деятельности организации путем обеспечения взаимосвязи целей, ресурсов и результатов;

2) проблемы, связанные с элементами организации, если эти элементы необходимы для достижения целей, но в настоящий момент отсутствуют или имеются в недостаточном объеме;

3) проблемы, связанные с внешними факторами .

Таким образом, стратегическое управление - это современный инструмент управления развитием организации, направленным на повышение потенциала путем достижения конкурентоспособности в условиях нарастающих изменений во внешней среде и связанной с этим неопределенности .

Стратегическое управление - это такое управление, которое опирается на человеческий потенциал как основу организации, ориентирует производственную деятельность на запросы потребителей, гибко реагирует и проводит своевременные изменения в организации, отвечающие вызову со стороны окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что в совокупности дает возможность организации выживать в долгосрочной перспективе, достигая при этом своих целей.

Объектами стратегического управления являются организации, стратегические хозяйственные подразделения и функциональные зоны организации.

Предметом стратегического управления являются:

Проблемы, которые прямо связанны с генеральными целями организации.

Проблемы и решения, связанные с каким-либо элементом организации, если этот элемент необходим для достижения целей, но в настоящее время отсутствует или имеется в недостаточном объеме.

Проблемы, связанные с внешними факторами, которые являются неконтролируемыми.

«Проблемы стратегического управления чаще всего возникают в результате действия многочисленных внешних факторов. Поэтому, чтобы не ошибиться в выборе стратегии, важно определить, какие экономические, политические, научно-технические, социальные и другие факторы оказывают влияние на будущее организации» .

На рисунке 1 показаны ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением .

Рисунок 1 - ключевые характеристики стратегического аспекта управления организацией в сравнении с оперативным (текущим) управлением

Рассмотрим основные характеристики стратегических решений. Можно выделить девять таких характеристик :

1) стратегические решения отражают точку зрения руководства, на что должна быть похожа организация и чем она должна заниматься;

2) стратегические решения призваны оказать содействие организации в обеспечении взаимодействия с внешней средой. Организация постоянно подстраивается под изменяющуюся обстановку;

3) стратегические решения принимают во внимание собственные ресурсы организации и содействуют обеспечению точных соответствий между деловой активностью и имеющимися ресурсами;

4) стратегические решения включают представление о большом изменении в системе работы организации;

5) стратегические решения чрезвычайно сложны и включают различные степени неопределенности. Они подразумевают, что организация должна делать допущения о предстоящих событиях на основе не очень надежной информации;

6) стратегические решения требуют всестороннего подхода к управлению организацией;

7) стратегические решения имеют дальний прицел. Они подразумевают длительные перспективы и имеют долгосрочное значение;

8) стратегические решения имеют причастность к оценкам и ожиданиям ключевых участников компании внутри организации (акционеров, директоров и др.) Многие исследователи утверждают, что стратегия организации является отражением отношений и мнений влиятельных внутренних участников компании;

9) стратегические решения серьезно воздействуют на ресурсы и оперативную деятельность. Они оказывают влияние на ресурсную базу организации и вызывают волны организационных решений более низкого уровня.

Таким образом, принятие стратегических решений - жизненно важная задача для организации любого масштаба и сферы деятельности. Грамотное документационное обеспечение данного процесса является залогом юридически верных и целесообразных решений.

1.2 Нормативно-правовая база формирования системы документационного обеспечения деятельности организации

Организация документационного обеспечения принятия стратегических решений предприятия - это комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, необходимых для осуществления эффективного управления деятельности руководящего состава предприятия по документированию разработки и реализации действий, ведущих к долгосрочному превышению уровня результативности деятельности организации над уровнем конкурентов.

Всегда актуальной является задача закрепления в законодательном порядке основных положений по организации и ведению общего делопроизводства с целью создания минимально необходимого и достаточного количество документов в случаях, требующих документального подтверждения событий и фактов.

Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составляют Федеральные законы, приказы и распоряжения Правительства РФ, государственные и международные стандарты .

Как известно, существует 3 уровня нормативно-правовых актов (НПА) (см. рисунок 2).

Рисунок 2 - Структура нормативно-правовых актов РФ

Отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, регулирует Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» .

Федеральный закон РФ от 27.02.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

Кроме того, нельзя не упомянуть ФЗ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» .

Одним из основополагающих документов в сфере нормативного регулирования деятельности по документационному обеспечению является приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления» . Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления и содержит комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов как к традиционным, так и автоматизированным системам управления документацией.

ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации, способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти также способствует решению технологических задач документирования. Данный стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Правила, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Специфика деятельности по документационному обеспечению управления предполагает значительную роль стандартов . Так, стандарт ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» формирует понятийный аппарат данной сферы деятельности. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

С началом широкомасштабного использования в делопроизводстве информационных технологий эта область стала многогранной и быстро изменяющейся, что тут же нашло отражение в соответствующих национальных и международных стандартах. По мере развития информационных технологий непрерывно идет совершенствование стандартов в области управления документацией, которые охватывают широкий спектр функций, процессов и даже отдельных методов, описывая их с различной степенью детализации - от высокоуровневых концепций до конкретных технологических процессов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий. К сожалению, аналогичного стандарта по организации долговременного хранения пока нет, хотя в какой-то степени его роль играет ISO 14721:2003 «Базовая модель открытой архивной информационной системы».

К следующему уровню можно отнести стандарты, регламентирующие отдельные процедуры и виды работ. Сюда же можно включить требования к функциональным возможностям специализированных электронных систем для управления документами и для архивного хранения электронных документов, а также к «делопроизводческим» функциональным возможностям бизнес-приложений.

Основу этого массива нормативной информации составляют стандарты, регламентирующие различные методы и технологии, используемые в системах управления документами: файловые форматы, носители для долговременного хранения информации, метаданные, протоколы обмена и взаимодействия. Стандарты предназначены для достаточно широкого круга специалистов. Пользователей стандартов по управлению документацией условно можно разделить на две группы: на специалистов в области делопроизводства и архивного дела и на специалистов других направлений, которые по роду своей деловой деятельности создают, используют и хранят документы.

В последнее время разработчики как национальных, так и международных стандартов уделяют следующим направлениям стандартизации:

Требования к системам электронного документооборота (СЭД);

Обеспечение долговременной сохранности юридически значимых электронных документов;

Метаданные .

Функциональные требования к системам управления электронными документами (в нашей терминологии - к системам электронного документооборота) разрабатываются в основном в интересах государственных органов. Подобные требования служат ориентиром (а иногда и обязательным требованием) при закупке соответствующих систем для государственных органов, что позволяет выдержать единую техническую политику в государственном секторе и создать необходимые условия для межведомственного взаимодействия. Одновременно этими требованиями часто пользуются коммерческие организации при проведении своих закупок, выбирая из них нужные им положения.

Следует отметить, что в России ведется работа по унификации отечественных норм и международных стандартов. Так, представляют интерес разработанные в 2008 г. европейские требования MoReq2 (по заказу Еврокомиссии и правительства Евросоюза) .

Новой тенденцией в мировой практике стало появление требований к минимальному набору функциональных возможностей для управления документами, необходимому для деловых систем (учетных, управления ресурсами и бизнес-процессами и т.п.) - в отличие от требований к полномасштабным специализированным системам для управления документами.

Так, согласно разработанному в США стандарту DoD 5015.2-STD «Стандарт требований к СЭД Министерства обороны США» , версия 3 от 25 апреля 2007 г. предусмотрен набор требований к функциональным возможностям систем управления документами, которые необходимы для исполнения государственными органами положений законов о защите персональных данных и доступе к государственной информации. Это, в первую очередь, возможности:

Выделять документы, содержащие персональные данные и/или подлежащие раскрытию по закону о свободе доступа к государственной информации;

Регистрировать запросы граждан относительно своих персональных данных, а также запросы граждан и организаций о доступе к государственной информации; формировать соответствующие электронные досье, содержащие документы, создаваемые в ходе отработки этих запросов;

Управлять документацией по вопросам раскрытия персональной и государственной информации;

Собирать необходимые статистические данные и формировать соответствующие отчеты;

Поддерживать создание цензурированных версий раскрываемых документов и их хранение в связке с оригинальными документами.

Стандарт, кроме того, включает теперь раздел с требованиями по обеспечению взаимодействия между СЭД при передаче электронных документов из одной системы в другую.

Спецификации MoReq2 - это вторая версия Типовых требований (Model Requirements, MoReq), которая является новым европейским «де-факто» стандартом для систем, управляющих электронными документами. MoReq2 уже сейчас весьма влиятелен в области управления электронными документами, и это влияние в будущем будет только возрастать. Причины этого кроются в следующем:

Он предназначен для всех секторов, а не только для государственных органов;

Это международный стандарт, используемый во всей Европе, а также в Азии, Северной и Южной Америке;

Он описывает функциональные возможности, выходящие далеко за пределы собственно управления документами;

В ходе его разработки было организовано огромное по масштабам международное обсуждение проекта специалистами из многих стран мира.

Содержащиеся в данном стандарте указания помогут понять требования к делопроизводству, организационные и деловые основы для выполнения процессов конверсии и миграции, вопросы технологического планирования, мониторинга и контроля выполнения процессов. В нем описаны действия, компоненты и конкретные методики конверсии и миграции документов из одной системы управления документами в другую, в том числе такие вопросы, как управление рабочими процессами (workflow), тестирование, контроль версий и верификация.

Стандарт ГОСТ 7.1-84. «Библиографическое описание документа. Общие требования и правила составления» содержит требования, обеспечивающие сохранение подлинности и аутентичности электронных документов при их конверсии из одной электронной системы хранения документов в другую. И хотя вопросы обеспечения длительной сохранности электронных документов непосредственно не рассматриваются, они очень связаны с задачей конверсии, поскольку многие стратегии обеспечения длительной сохранности включают в себя тот или иной вид конверсии.

В части I стандарта рассматриваются решения, связанные с планированием программы конверсии и с вопросами делопроизводства. Часть II посвящена обсуждению собственно процесса конверсии. Приложения включают:

Таблицы, в которых вместе сведены «делопроизводческие» требования; движущие силы и риски, связанные с процессом конверсии; меры контроля и управления, стадии процесса конверсии;

Другие материалы в помощь специалистам, отвечающим за конверсию.

Во введении проекта стандарта говорится: «Все чаще информация, которая была создана, введена и сохранена в электронном виде, используется в качестве свидетельства деловой деятельности. Подобные доказательства могут потребоваться в случае контрактных споров или в суде. Данный Технический отчет определяет рекомендуемую практику для электронного хранения деловой или иной информации в виде графических образов. Соответственно, соблюдение этих рекомендаций представляет для организации интерес даже тогда, когда достоверность сохраненной информации не оспаривается» .

Новая редакция стандарта ISO 15836:2009 «Информация и документация - Дублинское ядро метаданных» была опубликована в 2009 г. ISO 15836:2009 устанавливает стандарт описания ресурсов, известный как «Набор элементов метаданных Дублинского ядра». ISO 15836:2009 не ограничивает понятие ресурса, однако чаще всего он используется для описания книг и документов .

Данный стандарт - одна из наиболее популярных универсальных систем метаданных, была разработана в конце 1990-х гг. по инициативе Консорциума Всемирной паутины. Популярность его обусловлена тем, что модель описания, основанная на «Дублинском ядре», не исключает возможности использования других различных лингвистических средств. Кроме того, для применения «Дублинского ядра» не требуется специальной подготовки - в отличие от традиционных библиотечных форматов.

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» - это второй современный российский стандарт в области управления документацией. Стандарт подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела на основе аутентичного перевода международного стандарта ISO 23081-1:2006 «Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles». Данный документ дает ответ на вопросы: что такое метаданные, какие бывают метаданные и как их использовать для управления документами согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими. В нем подчеркивается значение метаданных об управлении документами в деловых процессах и описываются различные роли и типы метаданных, которые поддерживают деловые процессы и процессы управления документами. В стандарте также устанавливается структура управления этими метаданными .

Таким образом, можно сделать вывод, что законодательную основу деятельности по документационному обеспечению управления составляет огромный массив российских и международных документов, при этом особую роль, в силу специфики объекта регулирования играют стандарты. Главной тенденцией последних лет является стремление к унификации национальных стандартов документационного обеспечения, разработке международных нормативных актов, которые в условиях глобализации и растущей взаимосвязи информационного пространства позволят оптимизировать коммуникационное процессы.

Еще одна ярко выраженная тенденция - постепенный перевод всей системы документационного обеспечения в цифровой формат. Возможность использования мирового опыта работы с документами, прежде всего электронными, может как значительно сократить сроки внедрения электронного документооборота в наших организациях, так и ускорить процесс создания архивов юридически значимых электронных документов.

1.3 Информационные технологии принятия стратегических решений в организации

Организации различных типов и сфер деятельности можно представить как бизнес-систему, в которой экономические ресурсы посредством различных организационно-технических и социальных процессов преобразуются в товары и услуги.

В процессе деятельности любой бизнес-системы на нее влияют факторы внешней среды (конкуренты, заказчики, поставщики, государственные учреждения, партнеры, собственники, банки, биржи и т. д.) и внутренние факторы, которые в основном являются результатом принятия того или иного управленческого решения.

Процесс принятия управленческих решений рассматривается как основной вид управленческой деятельности, т. е. как совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и последовательных управленческих действий, обеспечивающих реализацию управленческих задач.

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение.

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1) первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям -- инвесторам, налоговым службам и т. д. Чаще всего для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации;

2) второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. Информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высоко агрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации;

3) третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высоко детализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления;

4) четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды.

Основными функциями управленческого аппарата различных организаций являются анализ ситуаций в компании и внешней среде и принятие решений по стратегическому и краткосрочному планированию ее деятельности.

Реализация плановых задач принятия решений осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Каждый из этих уровней требует определенной информационно-документационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии. В соответствии с уровнями принятия решений в функционировании информационной технологии можно выделить три контура: долгосрочного стратегического планирования, среднесрочного тактического планирования и оперативного регулирования деятельности организации:

1) стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ к информации, отражающей текущее состояние дел в фирме, внешней среде, их взаимосвязи и необходимой для принятия стратегических решений. Основными целями стратегического уровня управления являются:

Определение системы приоритетов развития организации;

Оценка перспективных направлений развития организации;

Выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.

В соответствии с этими направлениями информационная технология обеспечивает высшему руководству оперативный, удобный доступ и сортировку информации по ключевым факторам, которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу. Особенностями информационной технологии контура долгосрочного планирования и анализа прогнозируемого функционирования является построение агрегированных моделей развития организации с учетом деятельности смежных производственно-хозяйственных комплексов.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

Особенности развития рыночных отношений в стране;

Возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

Потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

Перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг) .

Учет перечисленных факторов в модели функционирования информационной технологии базируется преимущественно на использовании внешней для деятельности организации информации. Таким образом ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) для получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования, базирующемся на использовании агрегированных моделей, следует считать решающую роль самого управленческого персонала в процессе принятия решений. Высокий уровень неопределенности и неполноты информации повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Таким образом, информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы.

Основным инструментарием для поддержки работы высшего руководящего звена являются разрабатываемые стратегические информационные системы для реализации стратегических перспективных целей развития организации.

В настоящее время еще не выработана общая концепция внедрения стратегических информационных систем из-за их целевой и функциональной многоплановости. Существуют три тенденции их использования:

За основу первой принято положение, что сначала формулируются цели и стратегии их достижения, а только затем автоматизированная информационная технология приспосабливается к выработанной заранее стратегии;

Вторая тенденция основана на том, что организация использует стратегическую информационную систему при формулировании целей и стратегическом планировании;

За основу третьей тенденции принята методология синтеза двух предыдущих тенденций - встраивания стратегической информационной системы в существующую информационную технологию с совмещением выработки концепции развития организации в управленческом звене фирмы.

Информационные технологии призваны создать общую среду компьютерной и телекоммуникационной поддержки стратегических решений в неожиданно возникающих ситуациях;

2) тактический уровень принятия решений основан на автоматизированной обработке данных и реализации моделей, помогающих решать отдельные, в основном слабо структурированные задачи (например, принятие решения об инвестициях, рынках сбыта и т. д.). К числу основных целей тактического уровня руководства относятся:

Обеспечение устойчивого функционирования организации в целом;

Создание потенциала для развития организации;

Создание и корректировка базовых планов работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

Для принятия тактических решений информационная технология должна обеспечивать руководителей среднего звена информацией, необходимой для принятия индивидуальных или групповых решений тактического, плана. Обычно такие решения имеют важное значение на определенном временном интервале (месяц, квартал, год).

Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга (постоянного слежения), контроля, решений и администрирования. Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии в контуре среднесрочного тактического планирования базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций и предприятий, в значительной степени учитываются внешние требования поставщиков и потребителей. Однако в данном контуре внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Для поддержки принятия тактического решения в информационной технологии фирмы используются такие инструментальные средства, как базы данных, системы обработки знаний, системы поддержки принятия решений и т.д.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Системы поддержки принятия решений имеют достаточно мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Основными характеристиками таких систем являются:

Возможность решения проблем, развитие которых трудно прогнозировать;

Наличие инструментальных средств моделирования и анализа;

Возможность легко менять постановки решаемых задач и входных данных;

Гибкость и адаптируемость к изменению условий;

Технология, максимально ориентированная на пользователя;

3) оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняется огромное количество текущих рутинных операций по решению различных функциональных задач экономического объекта. Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала. При этом к числу важнейших приоритетов оперативного управления следует отнести:

Получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий с использованием накопленного потенциала;

Регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного;

Выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений .

Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации и зачастую в режиме реального времени обработки информации.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решений. Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне -- отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации, что соответствует оперативному управлению.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления. Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют небольшие аналитические возможности. Они обслуживают специалистов организации, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел как внутри фирмы, так и во внешней среде. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д.

Таким образом, информационное обеспечение в принятии стратегических решений занимает довольно весомую нишу, т.к. оно способствует не только получению прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий, но и регистрацию, накопление и анализ отклонений хода производства от запланированного, а также выработку и реализацию решений по устранению или минимизации нежелательных отклонений от бизнес-плана.

2. Системный анализ состояния системы ДОУ в ОАО «Родина» и оценка его эффективности

2.1 Анализ бизнес-истории становления и развития ОАО «Родина»

ОАО «Родина» - сельскохозяйственное предприятие, расположенное в станице Челбасской Каневского района Краснодарского края.

Открытое акционерное общество «Родина» в своей нынешней организационно-правовой форме было образовано 03.09.1998 г. Предприятие действует на основании Устава, действующая редакция которого утверждена протоколом № 2 от 25 ноября 2010 г.

В соответствии с уставом целью образования ОАО «Родина» является удовлетворение общественных потребностей в работе, продукции, услугах Общества, получение прибыли за счет создания конкурентоспособных товаров, работ и услуг, при этом Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

Юридический адрес ОАО «Родина»: Краснодарский край, Каневской район, ст. Челбасская, ул. Красная, 119. Предприятию присвоены идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) 2334006686, внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц было осуществлено 19 сентября 2002 г., ОГРН: 1022303977376.

Общество является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять любые имущественные и личные неимущественные права, предоставляемые законодательством для открытых акционерных обществ, нести обязанности, от своего имени совершать любые допустимые законом сделки, быть истцом и ответчиком в суде. Также ОАО «Родина» имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, осуществляет владение, пользование и распоряжение им в соответствии с целями своей деятельности и назначением имущества.

Уставный капитал ОАО «Родина» составляет 21 019 506 (двадцать один миллион девятнадцать тысяч пятьсот шесть) рублей, поделенных на 20 019 506 (двадцать миллионов девятнадцать тысяч пятьсот шесть) обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая и 1 000 000 (один миллион) привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая.

В соответствии с п. 7.2 Устава ОАО «Родина», общество вправе размещать дополнительно к размещенным акциям 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок две) штуки обыкновенных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 140 136 542 (сто сорок миллионов сто тридцать шесть тысяч пятьсот сорок два) рубля и 7 000 000 (семь миллионов) штук привилегированных именных акций номинальной стоимостью 1 (один) рубль каждая, на общую сумму по номинальной стоимости 7 000 000 (семь миллионов) рублей (объявленные акции).

Открытое акционерное общество «Родина» было преобразовано из ЗАО «Родина», ранее, в советскую эпоху одноименное коллективное сельскохозяйственное предприятие Каневского района.

Начиная с 2000 г. ОАО «Родина» входит в группу компаний «Степь» ОАО концерна «Стелла» и является одним из крупнейших сельскохозяйственных предприятий по производству продукции растениеводства и животноводства Каневского района (см. рисунок 4).

Как видно из приведенной схемы, в Группу компаний «Степь» входят восемь сельхозпредприятий, расположенных в Каневском, Ленинградском и Павловском районах Краснодарского края. Основными видами деятельности ОАО «Родина» являются:

Выращивание зерновых и зернобобовых культур;

Выращивание масличных культур;

Выращивание сахарной свеклы;

Выращивание кормовых культур;

Заготовка растительных кормов;

Разведение крупного рогатого скота;

Производство мяса и пищевых субпродуктов крупного скота и свиней;

Производство молока;

Оптовая торговля зерном, семенами и кормами для сельскохозяйственных животных.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 3 - Место ОАО «Родина» в общей структуре ОАО концерн «Стелла»

Высокие темпы развития ОАО «Родина» демонстрирует только в последние годы, после вхождения в Группу компаний. До начала 2000-х г. это было одно из наиболее «проблемных» хозяйств района. Только в 1999 г. чистый убыток, полученный предприятием составил 13 миллионов руб. Вхождение в состав концерна «Стела» позволило существенно обновить парк сельхозтехники, в частности закупить технику со шлейфом орудий, которая позволила внедрить наиболее современные технологии в кормопроизводстве, выращивании животных, растениеводстве, привлечь масштабные инвестиции по обновлению производственной базы. Уже в 2006 г. ОАО «Родина» вошло в клуб «Агро-300», объединяющий крупнейшие сельхозпредприятия России, а в 2011 г. по оценкам компании Danone и ОАО «Юнимилк» молочная ферма ОАО «Родина», входящая в ГК «Степь», заняла первое место по качественным показателям молока среди производителей Краснодарского края.

К 2012 г. объемы производства молока достигли в ОАО «Родина» 40 т в сутки, практически полностью было обновлено стадо крупного рогатого скота, за счет приобретения поголовья в Германии и США, проведена реконструкция двух действующих и начато строительство новой молочно-товарной фермы.

Организационно-управленческая структура ОАО «Родина» представлена на рисунке 4. Из приведенной схемы видно, что высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров. Очередные собрания проводятся один раз в год. Руководство текущей деятельностью осуществляет Совет директоров. Единоличным исполнительным органом является Генеральный директор Общества, избираемый сроком на три года.

Анализ организационной структуры ОАО показывает, что непосредственно генеральному директору подчинены отдел по управлению персоналом, юридический и инженерный отделы, а также секретариат агрофирмы (общий отдел). Помимо этого генеральный директор имеет четырех заместителей, возглавляющих отдельные направления работы. Финансовому директору подчинены планово-экономический отдел, централизованная бухгалтерия в которой собирается вся информация по подразделениям предприятия, возглавляемая главным бухгалтером.

Технический директор руководит деятельностью строительного и энергоремонтного участков, автогаража, ремонтных мастерских. Кроме того, в его подчинение находится инженер-программист по обеспечению сетей. Фактически, функции заместителя генерального директора по соответствующим направлениям выполняют главный зоотехник, осуществляющий руководство всем животноводческим комплексом и главный агроном курирующий деятельность цеха растениеводства.

Рисунок 4 - Организационная структура ОАО «Родина»

Такая структура позволяет наиболее эффективно осуществлять производственную деятельность исследуемого предприятия и выполнять, стоящие перед ним задачи.

Основной вид деятельности агрофирмы производство и реализация сельскохозяйственной продукции: зерновых, масличных, свекловодство, другие направления растениеводства, мясное и молочное скотоводство. На сегодняшний момент агрофирма имеет сельхозугодий общей площадью 6474 га. Штат агрофирмы в 2012 г. составил 342 человека.

Основные финансово-экономические показатели деятельности ОАО «Родина» представлены в приложении А. Анализ основных финансово-экономических показателей проводился на основании данных финансового и производственного учета компании. Как видно из приведенных данных, выручка ОАО «Родина» в целом за период возрастает, но динамика роста выручки не поступательна (см. рисунок 5).

Рисунок 5 - Динамика показателей выручки ОАО «Родина» в 2009-2012 гг., тыс. руб.

Анализ ресурсов предприятия показывает, что численность персонала достаточно стабильна. В 2010 г. она сокращается на 4 человек, но затем начинает возрастать. Наиболее высоки темпы прироста численности персонала в 2011 и 2012 гг. - около 5,5%. В результате на 01.01.2013 г. среднесписочная численность персонала составляет 342 чел.

Материальные ресурсы предприятия также постепенно возрастают, но если объем оборотных активов в течение периода увеличивается более чем на 69%, то объем основных средств увеличивается только на 18%. Это связано со спецификой учета на сельскохозяйственных предприятиях - рост объема оборотных средств связан с масштабным обновлением стада крупного рогатого скота, учитываемого по счетам запасов. Среднегодовой объем ресурсов влияет на показатели фондоотдачи и оборачиваемости. Так, на 01.01.2010 г. фондоотдача составляла 1,26 руб., а на 01.01.2013 возросла до 1,45 руб. Коэффициент оборачиваемости своего максимального значения достиг в 2010 г., а в 2011-2012 гг. незначительно снизился (см. рисунок 6).

Подобные документы

Основы теории разработки и принятия стратегических решений. Анализ ОАО "Самарский хлебозавод № 9" как объекта исследования. Анализ внутренней и внешней среды, определение миссии и целей предприятия. Оценка и контроль выполнения стратегических решений.

курсовая работа , добавлен 24.12.2010


Теоретические основы принятия решений в организации, понятие, сущность и классификация управленческих решений в процессе управления, методы, информационное обеспечение решений. Рекомендации и требования по выбору критериев эффективности принятия решений.

контрольная работа , добавлен 19.03.2010


курсовая работа , добавлен 16.11.2012


Система управления как система принятия решений, роль принятия решений в системе управления. Схема принятия решений и ее значение для эффективного функционирования подразделений. Совершенствование действующей схемы принятия решений.

курсовая работа , добавлен 26.10.2003


Ключевые стадии в процессе принятия решений в организации, их основные характеристики. Особенности ресурсов для бизнеса, факторы результативности деятельности. Способы привлечения и источники финансовых ресурсов на примере мебельного предприятия "Дуб".

курсовая работа , добавлен 08.11.2011


Сущность управленческих решений, их классификация и типология. Процесс принятия решений, принципы и этапы. Анализ процесса принятия управленческих решений в ООО "Бытовая техника". Пути повышения эффективности принятия решений в деятельности предприятия.

курсовая работа , добавлен 26.01.2015


Понятие информационного обеспечения стратегического управления организацией. Формирование информационной базы для принятия стратегических решений. Анализ информационного обеспечения стратегического управления ООО "Визави2000". Видовой состав документации.

курсовая работа , добавлен 27.08.2012


Основные понятия процесса принятия управленческих решений, их классификация, оценка эффективности. История создания компании "McDonald’s", стратегия развития; подходы и принципы принятия решений: прогнозирование, правомочность, своевременность, качество.

курсовая работа , добавлен 06.01.2014


Анализ процесса принятия управленческих решений в представительных органах муниципальной власти. Документационное обеспечение деятельности аппарата администрации. Исследование проблем, возникающих при принятии и исполнении управленческих решений.

дипломная работа , добавлен 09.02.2018


Классификация управленческих решений и сущность системного подхода. Сравнительная характеристика методов принятия управленческих решений. SWOT-анализ и оценка системы принятия управленческих решений на предприятии, резервы повышения ее эффективности.