Информационное обеспечение управления. Информационное обеспечение

Введение 3
1. Понятие и состав информационного обеспечения автоматизированных систем (ИО АС) обработки данных 4
2. Влияние новых информационных технологий на состав и процессы ИОУ 12
Заключение 18
Список литературы 19

Введение

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.
Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу.
Информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

1. Понятие и состав информационного обеспечения автоматизированных систем (ИО АС) обработки данных

Информационное обеспечение автоматизированной системы – это совокупность форм документов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, применяемой в атоматизированной системе при ее функционировании (ГОСТ 34.003-90 ("Автоматизированные системы. Термины и определения")).
ИО - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных .
Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений. ИО предприятия представляет собой информационную модель данного объекта. Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей .
При организации ИО используется системный подход, обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными;
Основными функциями ИО являются наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности, выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов; подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов; обеспечение автоматизированной обработки данных; осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления.
ИО автоматизированных информационных систем состоит из внемашинного и внутримашинного ИО .
Внемашинное включает систему классификации и кодирования технико-экономической информации; систему документации; схему информационных потоков (документооборота: первичные, результативные, нормативно-справочные документы).
Внутримашинное ИО содержит массивы данных на машинных носителях и программу организации доступа к этим данным.
Внемашинное ИО - информация, которая воспринимается человеком без каких-либо технических средств (документы).
Под классификацией понимается условное расчленение множества элементов информации на подмножества на основании сходства или различия по какому-то признаку.
Классификация - система распределения объектов по классам в соответствии с определенным признаком (основание классификации). Объекты необходимо классифицировать для:
-выявления общих свойств информационного объекта, который определяется информационными параметрами (реквизиты).
-для разработки правил, алгоритмов обработки информации.
Реквизит - это элементарная информационная совокупность, при дальнейшем расчленении которой данные теряют смысл. Реквизиты представляются либо числами (год, стоимость), либо признаками (фамилия, цвет). В практике для оценки объемов информации широко применяется алфавитно-цифровой знак, или байт (8 бит), а также машинное слово (20-48 бит). Для оценки объема производственно-хозяйственной (экономической) информации используется показатель, представляющий собой предложение, например: <Отпуск электроэнергии с шин ТЭЦ № 12 в ноябре 1999 г. фактически составил 410 млн. кВт-ч.>. Показатель состоит из основания и реквизитов. Основание представляет собой числовое значение показателя .
Классификатор - это документально оформленный систематизированный свод наименований и кодов определенного множества показателей, объединяемых по некоторым общим признакам.
При классификации нужно соблюдать требования: полнота охвата; однозначность реквизитов; возможность включения новых объектов.
Признак сходства или различия, положенный в основу классификации элементов множества, называется основанием классификации.
В АИС внедрены общесоюзные, отраслевые и локальные классификаторы. Всего в связи эксплуатируется более 300 общесоюзных, отраслевых и локальных классификаторов. Из общесоюзных классификаторов различных категорий используются такие, как <Система обозначений единиц измерения>, <Система обозначения органов государственного управления>, <Система обозначения объектов административно-территориального деления> и др. В настоящее время в эксплуатации находится более 20 отраслевых классификаторов, из которых наиболее распространены следующие: <Отраслевой классификатор предприятий и организаций отрасли связи>, <Классификатор подсистем и задач <АСУ>, <Отраслевая система классификации и кодирования средств связи>, <Отраслевой классификатор технико-экономических показателей> и т. д. В отрасли связи эксплуатируется более 210 локальных классификаторов .
Существует две системы классификации объектов: иерархическая и фасетная.
При иерархической системе множество объектов разбивается на соподчиненные подмножества. Каждый объект на определенном уровне характеризует конкретное значение выбранного признака классификации. Для последующей классификации нужно задать новые признаки. Количество уровней классификации называется глубиной классификации. Плюсы: простота построения, использование независимых классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Минусы: жесткая структура - сложно ввести изменения, невозможность группировать объекты по заранее не предусмотренным сочетаниям признаков.
Фасетная система - позволяет выбирать признаки классификации (фасеты) независимо друг от друга. Каждый фасет содержит совокупность однородных значений данного классификационного признака. Плюсы: использование большого числа признаков классификации; возможность модификации всей системы без изменения структуры группировок. Минусы: сложность построения - нужно учитывать все многообразие фасетов .
Классификация - основа кодирования.
Кодирование - это процесс перевода информации, выраженной одной системой знаков, в другую, т. е. перевод обычной записи информации в запись с помощью шифров.
Шифр-это условное отображение информационного понятия (позиции). Он характеризует одно понятие или одну позицию множества с помощью символов (букв или цифр).
Цель кодирования - представление информации в более компактном и удобной форме при записи ее на машинный носитель; приспособление к передаче по каналам связи; упрощение логической обработки. Система кодирования применяется для замены названия объекта на какой-либо код. Код строится на основе использования букв и цифр. Код характеризуется длиной (числом позиций), структурой (порядком расположения символов). Методы в системе кодирования: классификационный и регистрационный.
Классификация системы кодирования - предварительная классификация объектов. Существует поразрядная классификация; система повторения; комбинированная система.
Регистрационная - не требует предварительной классификации объектов. Существует порядковая и серийная.
Порядковая система кодирования - последовательная нумерация объектов числами натурального ряда. Используется когда количество объектов невелико (1,2,3...)
Плюсы: простота и малозначность.
Минусы: с появлением новых объектов логическая стройность нарушается.
Серийная система кодирования предполагает деление объектов на классы, серии. Внутри серии - порядковая система.
Используется когда количество групп невелико (1.1, 1.2 ...2.2, 2.2...).
Плюсы: возможно предусмотреть резерв серии; можно подвести итог по серии.
Минусы: нужно предусмотреть правильный резерв.
Поразрядная (позиционная) система - используется для кодирования сложных номенклатур, объекты которых могут формироваться по различным признакам .
Например. К-4-2: К - позиция для института, 4 - позиция курса, 2 - позиция группы. Плюсы: четкое выделение классификационных признаков; логичность построения.
Система повторения - используются буквенные или цифровые обозначения, непосредственно характеризующие объект.
Например, план счетов. Счет 10 - сырье и материалы. Внутри счета - несколько субсчетов, раскрывающих содержание счета.
Комбинированная система - используется для кодирования больших и сложных номенклатур, которые необходимо группировать по нескольким соподчиненным или независимым признакам.
Значительная доля внемашинного ИО - документация. К документам предъявляется ряд требований по составу, содержанию. Единство требований составляет единую систему документации. Цель - обеспечить сопоставимость показателей различных сфер НХ. Типичные ошибки в документации: большой объем лишней информации; дублирование. Поэтому к ней предъявляются единые требования. Различают: входные документы (первичные) содержат необработанные сведения; выходные - результат обработки.(результативные).
Внемашинное ИО также включает информационные потоки. Схема информационных потоков отражает маршруты движения информации от источников формирования к получателю. Построение схем обеспечивает исключение дублирования, классификацию и рациональное представление информации, оптимизацию путей прохождения документов и рациональную обработку. Единицы информационных потоков: документы, показатели, реквизиты.
Внутримашинное ИО - это совокупность всех данных, записанных на машинных носителях, сгруппированных по определенным признакам. ИО формирует информационную среду.
Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой. Информационная база присуща любому объекту независимо от уровня управленческой техники. Она делится на подсистемы, массивы, показатели, реквизиты. Под массивом понимается структурная единица информации, представляющая набор данных, относящихся к одной задаче (подсистеме).
Информационная база, записанная на машинные носители информации и используемая для решения задач на ЭВМ, называется базой данных.
Информационная база - основа внутримашинного ИО. Это совокупность всех данных, подлежащих накоплению, хранению, поиску, преобразованию, выдаче в установленном порядке, а также использования для организации общения человека с ЭВМ.
Требования при формировании массивов в ИБ: полное отражение состояния объекта; включение расчетных данных из первичных массивов; рациональное построение базы; минимизация времени на поиск данных, использование эффективных технических носителей; обеспечение надежности хранения; обеспечение своевременности обновления и наращивания массивов .

1. По отношению к системе управления: входные (содержат исходные данные, а также запросы на решение задач), выходные (содержат результаты машинной обработки данных, предназначенных для дальнейшего использования), внутренние (создаются и используются внутри автоматизированных информационных систем).
2. По содержанию: базисные (содержат данные для решения задач); служебные (для управления процедурами обработки данных и повышения качества результативной информации.(справочники, каталоги)).
3. По длительности использования: постоянные (содержат неизменные данные), условно-постоянные (записывается информация, которая продолжительный период остается неизменной), переменные (включаются постоянно изменяющиеся данные).
Условно-постоянные подразделяются на группы:
нормативные (нормы затрат материальных и трудовых ресурсов);
справочно-табличные (справочные данные по персоналу, счетам);
расценочные (цены на материалы, готовую продукцию, расценки);
постоянно-учетные (данные о состоянии отдельных ресурсов);
регламентирующие (данные об обязанностях персонала).
Переменные массивы организуются в виде оперативных, накапливаемых, промежуточных, результативных массивов. Информационная база может быть создана либо как множество файлов, каждый из которых отражает множество управленческих документов, либо как база данных. При создании базы данных файлы организуются специальным образом (они не являются независимыми).
Организационная структура банка данных включает базу данных, систему его управления, архив, систему управления архивом, библиотеку программ и администратора БД .
База данных представляет собой управляемую совокупность данных, являющихся исходной информацией для решения задач АСУ и принятия управляющих решений.
База данных может включать информацию для всех задач, решаемых в АСУ, или для групп задач.
Система управления базой данных представляет собой совокупность языковых и программных средств, обеспечивающих формирование и введение массивов данных .
Обработка и выдача необходимой информации для коллектива пользователей или задач управления реализуется посредством программ управления информационной базой. Система управления банком данных включает манипулятор и набор сервисных программ и существует для организации взаимодействия между программами, контроля и защиты данных.
Администратор занимается управлением и координацией работ банка данных, принимает решения при сбоях, обслуживает пользователей и т.д.
Одним из важнейших банков данных АС является нормативно-справочная база данных, включающая все применяемые данные справочников, ценников и других нормативных документов, необходимых для решения задач. Нормативно-справочная база создается или для комплексов задач, или системы в целом.

2. Влияние новых информационных технологий на состав и процессы ИОУ

Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами .
Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:
стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;
дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.
Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.
К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как «массовые настройки» ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается .
В развитых странах электронная коммерция в виде продаж товаров и услуг с использованием доступа по сети широко представлена не только благодаря высоким темпам технического прогресса, но и ввиду подготовленности населения к подобному виду сервиса. Дело в том, что в развитых странах десятилетиями практикуется приобретение товаров по каталогам, под заказ с доставкой на дом. В России развитие торговых отношений подобного рода пока находится на низком уровне. Более того, практически полное отсутствие стандартов качества выработали такую модель поведения покупателей, что любую вещь перед приобретением необходимо внимательно осмотреть, пощупать, проверить. Таким образом, даже если за один день электронные платежи станут столь же распространены и доступны как в США, Web-магазины не получат широкой клиентуры. Это касается не только России и СНГ, но и некоторых государств Восточной Европы и практически всех развивающихся стран. Однако электронная коммерция в иных формах уже существует в России, более того, она России необходима.
В настоящее время фирмами широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций и даже частей бизнес-процесса сторонним лицам и/или организациям. Это явление получило название аутсорсинг (аутсорсинг – outsourcing (англ.) буквально – процесс получения чего-либо из внешних источников). Широкое развитие на Западе аутсорсинг получил по ряду причин.
Во-первых, это рост интенсивности конкурентной борьбы во всех секторах рынка и связанная с ней необходимость достижения наивысшей эффективности всех операций компании, стремящейся к завоеванию стабильного и долговременного преимущества над конкурентами. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций компании практически невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем, у кого она получается лучше остальных. Таким образом, для многих компаний привлечение сторонних организаций для выполнения отдельных работ стало неожиданным и эффективным выходом. Трудно не согласиться с тем, что всегда существуют компании, способные выполнять относительно независимые функции бизнеса с наибольшей, практически недосягаемой эффективностью .
Во-вторых, это стремление компаний быть «глобальными», то есть быть представленными своей продукцией и услугами по всему миру. Для этого, в первую очередь необходимо отсутствие жесткой «привязки» к определенной территории. Например, собственные производительные мощности, служба доставки или сеть магазинов являются не то чтобы серьезной помехой, а скорее излишней роскошью для фирмы, переходящей от рынка одной страны к другой, по крайней мере, на начальном этапе.
Развитие современных АИС, в том числе и АСУ- связь, проходит на фоне изменений в вычислительной технике. Массовое применение ЭВМ способствует значительному повышению эффективности народного хозяйства.
Рост производительности труда связан с внедрением комплексной автоматизации производственных процессов, развитием автоматизации научных исследований и автоматизации проектирования. Должны быть автоматизированы операции и процессы, выполняемые непосредственно на рабочих местах, что возможно только на основе массового применения микропроцессорных средств, манипуляторов, роботов, персональных компьютеров. Должны быть разработаны автоматизированные технологические комплексы, автоматизированные прижелезнодорожные почтамты и т. п.
Создание АСУ предприятиями и учреждениями связано с переходом к локальным вычислительным сетям, т. е. интеграции средств персональной автоматизации, формированию БД. Должны быть применены коллективные формы использования вычислительной техники, организации ВЦ и сетей ЭВМ коллективного пользования на базе развития систем передачи данных и средств телеобработки.
Комплексная автоматизация проектно-конструкторских работ, а также управленческой деятельности предусматривает создание систем автоматизированного проектирования, а также автоматизированных рабочих мест (АРМ) проектировщиков, технологов, экономистов. Это можно осуществить переводом большинства процессов проектирования и управления на машинную технологию с использованием развитого программного обеспечения, специализированных процессоров и внешних устройств .
Можно выделить две основные тенденции развития АСУ организационного управления в отрасли связи: усложнение задач планирования за счет внедрения экономико-математических оптимизационных методов и многовариантных расчетов; внедрение интегрированных баз данных и переход от локальных задач учета, контроля и анализа к запросно-ответному режиму работы пользователя, а также активному диалогу с последовательным уточнением получаемой информации.
Развитие микропроцессорной техники и разработанные на ее основе персональные ЭВМ интенсифицируют развитие различных сфер народного хозяйства и упорядочивают его управление. Взаимодействие персональных ЭВМ с сетями малых высокопроизводительных ЭВМ позволяет обеспечить потребителя необходимой информацией для управления с рабочего места, из дома, транспорта и т. д.
С использованием принципа распараллеливания операций будут построены ЭВМ высокой производительности. Если в настоящее время производительность универсальных ЭВМ
105 ...107 оп/с, то в будущем ожидается производительность 1095...1010оп/с. Такие сверхбыстродействующие универсальные ЭВМ будут иметь в своем составе 20 ...30 процессоров с производительностью каждого процессора 3*106...6*106оп/с. Эти вычислительные системы будут иметь иерархическую память (сверхоперативная, оперативная и внешняя).
Кроме универсальных процессоров будут создаваться специализированные процессоры, например для научных вычислений с производительностью 3*108...6*108оп/с, матричные процессоры с производительностью до 107оп/с, процессоры БД, ориентированные на оптимальную обработку запросов к локальным и распределенным базам данных, процессоры передачи данных, обеспечивающие функции коммутации пакетов, работу по цифровым каналам связи.
Создаются микроЭВМ и супермикроЭВМ позволяющая повысить надежность вычислительных комплексов в 5...10 раз. Разработка различных адаптеров позволяют создавать гибкие вычислительные комплексы для распределенной обработки с возможностью реконфигурации.
Для построения вычислительных систем высокой и сверхвысокой производительности, а также малых и персональных ЭВМ необходима разработка новых совершенных средств внешней памяти. Надежность хранения информации будет обеспечиваться автоматическими аппаратными системами за счет дублирования обновления данных.
Развитие систем ввода-вывода в направлении разработки синтезаторов анализаторов речи, лингвистических процессоров. Все эти устройства предназначены для обеспечения более удобного общения пользователя с ЭВМ, в частности на естественном языке.
Синтезаторы должны поддерживать режимы: речевых команд; звуковой мнемоники; режим диалога.
Анализаторы речи обеспечивают первичный анализ произвольной информации, команд, стандартных фраз.
Лингвистические процессоры осуществляют смысловой анализ текста и синтез сообщений на естественном языке для перевода на другой язык, обработки запросов к базам данных или знаний, оперативного диалога и т. д.

Заключение

Информация есть сообщение новых, ранее не известных сведений. Информационное обеспечение - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.
Реквизит - это элементарная информационная совокупность, при дальнейшем расчленении которой данные теряют смысл. Совокупность информации по какому-либо объекту называется информационной базой.
Организационная подборка сведений о каком-либо объекте или процессе либо о ряде однородных объектов или процессов называется массивом информации.
Под классификацией понимается условное расчленение множества элементов информации на подмножества на основании сходства или различия по какому-то признаку. Для кодирования информации в системе управления применяются в основном три кода: порядковый, иерархический и матричный.
Классификатор - это документально оформленный систематизированный свод наименований и кодов определенного множества показателей, объединяемых по некоторым общим признакам. Информационное обеспечение подразделяется на внемашинное и внутримашинное.

Список литературы

1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М., 2006.
2. Дик В.В. Информационные системы в экономике. М., 1996.
3. Каныгин Ю.М. Информатизация управления: социальные аспекты. Киев: Наукова думка, 2001.
4. Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное обеспечение управления. - М., 2006.
5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М., 2000.
6. Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. - М.: Экономика, 2005.
7. Липаев В.В. Надёжность программных средств. - М., 1998.
8. Майерс Г. Надёжность программного обеспечения. - М., 1999.
9. Мышенков К.С., Новицкий В.О., Кузьмин А.Г., Васильев А.Г., Трофимов С.А., Дроздков А.Н. Автоматизированная информационная система комбината хлебопродуктов. - М., 2001.
10. Мышенков К.С. Методика проектирования автоматизированных информационных систем управления предприятиями. - М., 2000.

© Размещение материала на других электронных ресурсах только в сопровождении активной ссылки

Контрольные работы в Магнитогорске, контрольную работу купить, курсовые работы по праву, купить курсовую работу по праву, курсовые работы в РАНХиГС, курсовые работы по праву в РАНХиГС, дипломные работы по праву в Магнитогорске, дипломы по праву в МИЭП, дипломы и курсовые работы в ВГУ, контрольные работы в СГА, магистреские диссертации по праву в Челгу.

Аннотация: Информационное обеспечение ИС. Внемашинное информационное обеспечение. Основные понятия классификации информации. Понятия и основные требования к системе кодирования информации. Состав и содержание операций проектирования классификаторов. Система документации. Внутримашинное информационное обеспечение. Проектирование экранных форм электронных документов. Информационная база и способы ее организации.

Является средством для решения следующих задач:

• однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);
• организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);
• организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);
• обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации ).

Информационное обеспечение ИС включает два комплекса: внемашинное информационное обеспечение (классификаторы технико-экономической информации, документы, методические инструктивные материалы) и внутримашинное информационное обеспечение (макеты/экранные формы для ввода первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структуры информационной базы : входных, выходных файлов, базы данных ).

К информационному обеспечению предъявляются следующие общие требования:

• информационное обеспечение должно быть достаточным для поддержания всех автоматизируемых функций объекта;
• для кодирования информации должны использоваться принятые у заказчика классификаторы ;
• для кодирования входной и выходной информации , которая используется на высшем уровне управления, должны быть использованы классификаторы этого уровня;
• должна быть обеспечена совместимость с информационным обеспечением систем, взаимодействующих с разрабатываемой системой;
• формы документов должны отвечать требованиям корпоративных стандартов заказчика (или унифицированной системы документации );
• структура документов и экранных форм должна соответствовать характеристикам терминалов на рабочих местах конечных пользователей;
• графики формирования и содержание информационных сообщений , а также используемые аббревиатуры должны быть общеприняты в этой предметной области и согласованы с заказчиком;
• в ИС должны быть предусмотрены средства контроля входной и результатной информации, обновления данных в информационных массивах, контроля целостности информационной базы , защиты от несанкционированного доступа.

Информационное обеспечение ИС можно определить как совокупность единой системы классификации , унифицированной системы документации и информационной базы [ 9.1 ] .

Внемашинное информационное обеспечение

Основные понятия классификации технико-экономической информации

Для того чтобы обеспечить эффективный поиск, обработку на ЭВМ и передачу по каналам связи технико-экономической информации, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора .

Классификация – это разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами. Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Под объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Таким образом, совокупность правил распределения объектов множества на подмножества называется системой классификации .

Свойство или характеристика объекта классификации , которое позволяет установить его сходство или различие с другими объектами классификации , называется признаком классификации . Например, признак "роль предприятия-партнера в отношении деятельности объекта автоматизации" позволяет разделить все предприятия на две группы (на два подмножества): "поставщики" и "потребители". Множество или подмножество, объединяющее часть объектов классификации по одному или нескольким признакам, носит название классификационной группировки .

Классификатор - это документ, с помощью которого осуществляется формализованное описание информации в ИС, содержащей наименования объектов, наименования классификационных группировок и их кодовые обозначения [ 9.1 ] .

По сфере действия выделяют следующие виды классификаторов : международные, общегосударственные (общесистемные), отраслевые и локальные классификаторы .

Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между организациями разных стран мирового сообщества.

Общегосударственные (общесистемные) классификаторы , обязательны для организации процессов передачи и обработки информации между экономическими системами государственного уровня внутри страны.

Отраслевые классификаторы используют для выполнения процедур обработки информации и передачи ее между организациями внутри отрасли.

Локальные классификаторы используют в пределах отдельных предприятий.

Каждая система классификации характеризуется следующими свойствами:

• гибкостью системы;
• емкостью системы;
• степенью заполненности системы.

Гибкость системы - это способность допускать включение новых признаков, объектов без разрушения структуры классификатора . Необходимая гибкость определяется временем жизни системы.

Емкость системы - это наибольшее количество классификационных группировок, допускаемое в данной системе классификации .

Степень заполненности системы определяется как частное от деления фактического количества группировок на величину емкости системы.

В настоящее время чаще всего применяются два типа систем классификации : иерархическая и многоаспектная.

При использовании иерархического метода классификации происходит "последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки" [ 9.2 ] . Получаемая на основе этого процесса классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объем классифицируемых объектов разбивается на подмножества по какому-либо признаку и детализируется на каждой следующей ступени классификации . Обобщенное изображение иерархической классификационной схемы представлено на рис. 9.1 .

Рис. 9.1.

Характерными особенностями иерархической системы являются:

• возможность использования неограниченного количества признаков классификации ;
• соподчиненность признаков классификации , что выражается разбиением каждой классификационной группировки, образованной по одному признаку, на множество классификационных группировок по нижестоящему (подчиненному) признаку.

Таким образом, классификационные схемы, построенные на основе иерархического принципа, имеют неограниченную емкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации , которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в выбранном алфавите кода. (Например, если алфавит – двузначные десятичные числа, то можно на одном уровне разместить 100 объектов). Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен

1.1 ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ИО

ИНФОРМАЦ ОБЕСПЕЧ - сов процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи инф для обеспеч управленческой деят и ТП. ИНФ – изменение объема и структуры знания в н предметной обл воспринимающей системой независимо от формы и способа представления знания. ИНФ РЕСУРСЫ – документы и их массивы в инф сист (библиотеках, архивах, фондах, банках данных). ИНФ СИСТ – орг сов прогр-технич и др вспомогат средств ТП и функц-опр групп работников, обеспеч сбор, представление и накопление инфх ресурсов в опр предметной обл, поиск и выдачу сведений для удовл инф потребностей устан контингента пользователей - абонентов сист. ДАННЫЕ - инф, отраж опр сост н предметной обл в конк форме и сод лишь наиб сущ с тз целей и задач сбора и обраб инф элем отражаемого объекта действительности. ДОКУМЕНТ – инф сообщ на ест языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке устан формы, им юр силу. Процесс документирования превращает инф в инф ресурсы.

1.2 ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННО-ШТАТНОЕ ВОПЛОЩЕНИЕ ИО

1.3 СТРУКТУРА ИО

СБОР ИНФ - спец обр орг процесс получ и отбора инф, относ к предметной обл инф сист. ОЦЕНКА ОТНОСИМОСТИ инф к предметной обл инф сист м осущ автоматически, либо с уч аналитиков. ПРЕДВАР ОБРАБОТКА инф опр формой представления вх данных и м вкл кл-цию сведений по опр разделам предметной обл с целью накопления материалов опр характера. СТРУКТУРИЗАЦИЯ инф - процесс преобразования документированной инф в семантику АИС. ПОДДЕРЖАНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ И СОХРАННОСТИ инф вкл пересмотр, отсеивание и ревизию данных, поддержание их актуальности. Данные задачи реш категорией работников – админами инф систем .

1.4 СТРУКТУРА И КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

1) Без правильно орг, оперативно и эфф действующей орг-технологич подсист невозможна эфф орг и функц всей ИС. 2) Подсистема предст и обраб инф сост ядро ИС и явл отражением представления разработчиками и абонентами системы предметной обл, сведения о кот должна отраж ИС. Она явл наиб сложн компонентом при разраб ИС. 3) Подсист выдачи инф опр пользователей и абонентов сист и реализ целевой аспект назнач и выполнения задач ИС.

БД – сов данных, орг по опр правилам, предусматр общ принципы описания, хранения и манипулирования данными независимо от прикладных прог. СУБД – комплекс прогр средств, реализ создание БД, их поддержание в актуальном сост, обеспеч пользователей возможн получать из БД необход инф. БАНК ДАННЫХ (БнД) – сов конкр БД, СУБД, прикладных компонентов АИС (набор вх и вых форм, типовых запросов для реш инф-технологич задач в конкр предметной обл), а также комплекса технич средств, на кот они реализованы.

ФАКТОГРАФИЧЕСКИЕ ИС - накапл и хранят данные в виде множества экземпляров структ элементов, кот отраж сведения по какому-л событию, отделенному от всех прочих сведений. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЕ ИС - единичным элементом инф явл документ, расчлененный на более мелкие элементы, а инф при вводе структурируется в огранич виде. ГЕОИНФРМАЦИОННЫЕ ИС - данные орг в виде отд инф объектов с опр набором реквизитов, привяз к общ эл топографической основе.

1.5 СИСТЕМА ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ФАКТОГРАФИЧЕСКИХ АИС

I УРОВЕНЬ опр-ся лок представлениями пользователей ИС о предметной обл и о своих инф потребностях. На основе их анализа опр инф-логичсхема предметной обл. II - схема БД, назыв логич структурой данных, предст описание средствами конкр СУБД инфологич схемы предметной обл. Сов средств и способов реализ схемы БД конкр СУБД сост модель орг данных . III – самый «низкий» уровень предст инф, выраж вн схемой БД, опр структуру орг и хранения инф массива.

2.1 ФУНКЦИИ, КЛ-ИЯ И СТРУКТУРА СУБД

СУБД – прикладное ПО, предназнач для реш конкр задач. Особенность СУБД – вып сист функций, т е расширение возможности файловых систем СПО.

ТРАНЗАКЦИЯ - послед сов операций, им отд смысловое знач по отнош к текущему сост БД. ЖУРНАЛИЗАЦИЯ – средство обеспеч сохранности данных при разл сбоях и разруш данных. СУБД ОБЩ НАЗНАЧ не ориент на какую-л конкр предметную обл или пользователя, а явл универс, реализ избыточное множество операций над данными, им средства настройки на конкр предм обл, усл эксплуатац и требования к пользователю. СПЕЦ СУБД созд, если СУБД общ назнач не удовл по каким-л параметрам. Необход параметры спец СУБД достиг: 1) за счет знания особенностей конкр предм обл. 2) путем сокращ функц полноты сист.

ЯДРО СУБД - процессор описания, реализ модель данных, средствами кот проектировщик строит логич структуру БД, соотв ИМ предм обл и обеспеч поддержание вн схемы БД. ИНТЕРФЕЙС ВВОДА реализ вх инф язык БД, обеспеч абонентам-поставщикам инф средства опис и ввода данных в инф сист. ИНТЕРФЕЙС ЗАПРСОВ совместно с процессором запросов обеспеч концептуальную модель ИС в части станд типовых запросов, отраж потребности абонентов-потребителей инф. ИНТЕРФЕЙС ВЫДАЧИ получ от процессора запросов результаты исполнения запросов и переводит их в форму, удобную для восприятия и выдачи инф абоненту-пользователю. ГЕНЕРАТОР ОТЧЕТОВ исп для создания «отчетов».

2.2 МОДЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ ДАННЫХ

МОДЕЛЬ ДАННЫХ - математ средство абстракции, позвол отделить факты от их интерпретации и обеспеч развитие возможности представления соотношения данных.

Иерархическая модель данных

В ИМД объекты сущностей и отношения предм обл предст-ся набором данных, кот им строго древовидную структуру. ДОСТОИНСТВА : позвол опис структуру как на логич, так и на физич уровнях. НЕДОСТАТКИ : 1) Жесткая фиксация связей между элементами данных; 2) Быстрота доступа достиг за счет потери инф гибкости. В ИМД устан строгий порядок обхода дерева (сверху - вниз, слева – направо) и след операции над данными : а) найти указанное дерево; б) перейти от одного дерева к др; в) перейти от одной записи к др; г) перейти от одной записи к др в порядке обхода иерархии; д) удалить текущую запись. В ограничениях целостности ИМД осн внимание удел целостности ссылок между предками и потомками с уч осн правила: никакой потомок не м сущь без родителей.

Лекция 4

Информационное обеспечение информационных систем

Понятие информационного обеспечения и его структура.

Внемашинное информационное обеспечение.

Внутримашинное информационное обеспечение.

Понятие информационного обеспечения и его структура

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая его деление на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, доку­ментация, потоки информации) и внутримашинное (информацион­ные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

Информационное обеспечение (ИО) является важным компо­нентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.

Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет устано­вить структурные элементы в зависимости от функционального на­значения информации и ее особенностей.

Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.

Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты , из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое со­держание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная ин­формация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут», реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания . Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизи­ты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а рекви­зиты-основания - количество работающих. Каждый документ вклю­чает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей. Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как еди­ницы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Система показателей определяет содержание управленческих документов и массивов. Например, система экономических по­казателей, представленная в балансе предприятия, в наряде на сдельную оплату труда и пр.

Система показателей устанавливается также в зависимости от уровня управления: корпорация, концерн, фирма, предприятие, ор­ганизация, подразделение.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует ин­формационное сообщение .

Группа однородных документов, объединен­ных по определенному признаку (например, отчетному периоду), со­ставляет информационный массив (файл) . Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различ­ным признакам могут объединяться в потоки, используемые при ре­шении различных комплексов задач управления. Отношение инфор­мации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему . Ин­формационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

Таким образом, информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации - вариантов организа­ции документооборота; систем классификации и кодирования эко­номической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в ма­шине и на машинных носителях и имеющие различную степень ор­ганизации.

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление экономикой следует рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой. Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда и одновременно средством и продуктом труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простым и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание различных элементов и представляются информационными совокупностями.

Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные единицы:

реквизит,

показатель,

информационные сообщения,

информационный массив,

информационный поток,

информационная система.

Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более сложные структуры информации. Реквизиты отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. Буквенная информация может быть представлена в виде кодовых обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «элемент», «атрибут». Реквизиты не однозначны по своему содержанию и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта, а реквизиты-основания - количественную. Например, в качестве реквизита-признака выступает наименование подразделения и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков и реквизитов-оснований.

Однородные реквизиты-признаки объединяются в номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др.

Каждый реквизит имеет форму и содержание.Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (из чего сделана продукция, например, чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать множество его значений. Реквизиты неоднородны по характеру выполняемых над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель.

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления.

Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может быть представлена так:

Май, чугун, номенклатурный 200

номер 824, тонн

Реквизиты-признаки Реквизит-основание

Показатель является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа. В документах, как правило, содержится большое количество показателей.

Даже в одной строке можно выделить несколько различных по структуре показателей. При организации базы данных показатели как единицы информации формируют ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.

Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации.

Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки , используемые при решении различных комплексов задач управления.Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему.

Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания часто называют данными. Данными принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем передавать ее, хранить на различных носителях и обрабатывать.

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после автоматизированной обработки приобретают экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции преобразования.

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

§ источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

§ способу фиксации: устная и документированная;

§ способу выражения: цифровая и алфавитная;

§ характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

§ направлению движения: входящая и исходящая;

§ стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

§ функциям управления;

§ принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

§ конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно- производственная;

§ времени возникновения: о прошлых, текущих и будущих событиях.

Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам:

принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

Общими функциями управления считаются такие, как прогнозирование, планирование, организация, оперативное управление, учет и анализ, контроль и регулирование, принятие управленческих решений. Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью: производство, маркетинг, сбыт и др. В свою очередь выделяют следующие производственные функции: технологическую подготовку производства, основное и вспомогательное производство;

контроль качества производства; оперативное управление, управление трудовыми ресурсами.

Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы - информационного обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент ИС и ИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение включает совокупность единой системы показателей, потоков информации (вариантов организации документооборота; систем классификации и кодирования экономической информации, унифицированную систему документации и различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации). Наиболее сложной организацией является банк данных, включающий массивы для решения регламентных задач, выдачи справок и обмена информацией между пользователями. В ходе разработки ИО ИС определяются состав показателей, необходимых для решения экономических задач различных функций управления, их объемно-временные характеристики и информационные связи. Составляются различные классификаторы и коды, определяется состав входных и выходных документов по каждой задаче, ведется организация информационного фонда, определяется состав базы данных.

Цель разработки ИО ИТ - повышение качества управления организацией на основе повышения достоверности и своевременности данных, необходимых для принятия управленческих решений.

Основное назначение ИО - обеспечивать такую организацию и представление информации, которые отвечали бы любым требованиям пользователей, а также условиям автоматизированных технологий.

Назначение информационного обеспечения обусловливает и требования, предъявляемые к нему.

· Представлять полную, достоверную и своевременную информацию для реализации всех расчетов и процессов принятия управленческих решений в функциональных подсистемах ИТ с минимумом затрат на ее сбор, хранение, поиск, обработку и передачу.

· Обеспечивать взаимную увязку задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

· Предусматривать эффективную организацию хранения и поиска данных , позволяющую формировать данные в рабочие массивы под регламентированные задачи и функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.

· В процессе решения экономических задач обеспечивать совместную работу управленческих работников и компьютера в режиме диалога.

Одна часть информационного обеспечения учитывает особенности взаимодействия пользователя с ПК при выполнении технологических операций по обработке информации, другая связана с организацией в компьютере различных информационных массивов, используемых для решения экономических задач и передачи данных.

(Поэтому) в составе ИО выделяется внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное ИО включает систему экономических показателей, потоки информации, систему классификации и кодирования, документацию.

Внутримашинное ИО - система специальным образом организованных данных, подлежащих автоматизированной обработке, накоплению, хранению, поиску, передаче в виде, удобном для восприятия техническими средствами. Это файлы (массивы), базы и банки данных, базы знаний, а также их системы.