Представим себе обычный офис, внутри которого циркулирует множество различных бумаг. В компьютерную эпоху такое положение становится анахронизмом: любому здравомыслящему человеку очевидно, что документы, не требующие подписи и печати (а таких большинство), вполне можно не печатать, а передавать от сотрудника к сотруднику непосредственно в электронном виде - так, как они подготавливаются и хранятся. Для подобной передачи как нельзя лучше подходит внутриофисная электронная почта; она обеспечит также доведение до общего сведения приказов и распоряжений директора, организацию и контроль выполнения текущих работ.
При наличии почтовой системы сотрудникам, которые должны вместе подготовить какой-либо документ, не потребуется ни встречаться, ни бегать друг к другу с дискетами, ни даже звонить, чтобы сообщить, что очередная версия помещена в такой-то общедоступный каталог на сервере, - каждый, выполнив свою часть работы, просто перешлет материал следующему: это и быстрее, и удобнее.
Если фирма подключена к Internet и каждый сотрудник имеет собственный электронный адрес, налаживание внутриофисной почты, конечно, не составит проблемы. Однако такая роскошь есть далеко не у всех, особенно в провинции. Ниже мы опишем одно из возможных решений, доступных даже при отсутствии Internet-соединения.
Электронная почта без Internet
Электронная почта Internet - самая распространенная и известная, но далеко не единственная почтовая система. Такие системы существуют чуть ли не для всех типов компьютерных сетей, да и не только сетей: скажем, команда mail в ОС Unix первоначально предназначалась для обмена сообщениями между пользователями одной и той же машины, работающими за разными терминалами.
В Windows встроенная электронная почта появилась одновременно с поддержкой сети - в версии 3.11 для рабочих групп. Однако в поставку ОС входила только клиентская программа Microsoft Mail, обеспечивающая чтение и отправку писем, а сервер Microsoft Exchange, отвечающий за доставку сообщений адресатам, требовалось приобрести отдельно. В Windows 95 ситуация была аналогичной, но в Windows 98 она переменилась: с внедрением в систему средств для работы в Internet место папки «Входящие» (клиента Microsoft Exchange) занял Outlook Express (клиент почты Internet). В качестве же клиента Exchange осталась программа Microsoft Outlook из пакета Microsoft Office, которая отлично работает и с почтой Internet.
Ну хорошо, скажете вы. А какое все это имеет отношение к моей фирме, если к Internet она не подключена и денег на приобретение Microsoft Exchange Server в ее бюджете тоже нет? А вот какое: для Windows существует масса почтовых серверных программ, и среди них есть достаточно простые и дешевые, которые не имеют расширенных возможностей почты и группового планирования, предоставляемых Exchange, зато допускают установку на самый обычный (иногда даже не выделенный) компьютер, очень легко администрируются и вполне справляются с почтой небольшого офиса.
Разумно выбрать сервер, работающий с теми же почтовыми протоколами, что и используемые в Internet, поскольку тогда не потребуется приобретать и осваивать клиентскую программу к нему - подойдет любой почтовый клиент Internet (упоминавшиеся выше Outlook Express и Outlook, Netscape Messenger, The Bat! и т.д.). А если фирма имеет, например, модемный выход в Internet, такой сервер позволит без труда организовать обмен почтой с внешним миром.
Именно таким сервером является программа SLmail компании Seattle Lab. Она предназначена для обмена сообщениями внутри относительно небольшой организации (хотя недавно появилась версия, где число пользователей не ограничивается), а при наличии постоянного или сеансового доступа к Internet обеспечивает также прием и отправку внешней почты: поддерживаются почтовые протоколы POP3, SMTP и UUCP. SLmail стоит несравненно меньше, чем солидные почтовые серверы: цена в зависимости от числа пользователей колеблется от 199 до 849 долл.; предъявляет минимальные требования к аппаратной базе: если пользователей немного, ей может хватить даже машины с процессором 486 и 16 Мбайт оперативной памяти; исключительно проста в управлении: для настройки и поддержки ее работоспособности не нужно иметь квалификацию системного администратора - это под силу и самому обычному пользователю. На момент написания статьи последней считалась версия SLmail 4.3.
Ниже мы опишем работу с SLmail, но сначала - несколько слов о выборе клиентской программы.
Почему Microsoft Outlook?
Среди всех программ, работающих с почтой Internet, Microsoft Outlook занимает особое место, поскольку это не только почтовый клиент, но и личная информационная система. На Западе Outlook - самое популярное и широко признанное средство организации работы на компьютере.
В числе возможностей Outlook - работа с электронной почтой, списками задач, встреч, событий и собраний, а также с электронной телефонной книжкой. Иными словами, эта программа равно необходима и руководителю, и рядовым сотрудникам. В качестве же почтового клиента она ориентирована именно на электронный документооборот внутри фирмы, организация которого является нашей целью. Другие же почтовые программы предназначены в первую очередь для обмена сообщениями через Internet, хотя, конечно, могут использоваться и для внутренней переписки.
Поэтому на компьютерах, где установлен пакет Microsoft Office, идеальным клиентом будет, конечно же, Outlook. Там, где его нет, подойдет и любая другая почтовая программа. Проще всего использовать Outlook Express, который входит в поставку Windows 98 и имеется также на большинстве машин с Windows 95. Впрочем, сотрудники, имеющие индивидуальные предпочтения, могут установить то, что им больше по душе.
Настройка почтовой системы
Настройка почтовой системы на базе SLmail состоит из трех этапов: установки программы, настройки почтового сервера и настройки локальных станций. Установка требует от пользователя лишь ответов на несколько стандартных вопросов и не нуждается в подробном рассмотрении. Отметим только, что если фирма имеет или планирует вскоре получить доступ к Internet, лучше устанавливать SLmail на тот компьютер, который служит (предположительно будет служить) для связи с провайдером. А поскольку программа должна работать постоянно, разумно поместить ее ярлык в меню «Автозагрузка» сервера, чтобы она загружалась вместе с Windows. После запуска SLmail в системном лотке Панели задач появляется значок:
Настройка почтового сервера включает:
- идентификацию почтового сервера;
- настройку протокола TCP/IP;
- корректировку файла lmhosts.sam;
- настройку конфигурации программы SLmail;
- создание почтовых ящиков пользователей;
- настройку почты.
Настройка локальной станции представляет собой урезанную настройку сервера: на ней нужно настроить TCP/IP, внести исправления в lmhosts.sam и настроить почту. Разберем теперь подробнее каждую из перечисленных выше операций.
Идентификация почтового сервера
Идентификация почтового сервера - это определение его имени. Какое-то имя у машины, где вы установили SLmail, конечно, есть, поскольку она подключена к локальной сети, однако имеющееся имя желательно поменять на то, которое вы в дальнейшем планируете зарегистрировать в Internet (рис. 1). Для этого щелкните правой кнопкой мыши на значке «Сетевое окружение» и выберите в меню пункт «Свойства». В открывшемся окне «Сеть» перейдите на страницу «Идентификация» и укажите новое имя для машины - предположим, firma.ru. (Рабочую группу, которая присвоена машине в локальной сети, менять не нужно.)
Настройка протокола TCP/IP
Для взаимодействия почтового клиента с почтовым сервером необходимо, чтобы компьютерная сеть фирмы работала по протоколу TCP/IP. Поддержка TCP/IP встроена в Windows, но по умолчанию не устанавливается, так что вам может потребоваться установить ее и настроить. (Если это уже сделано, пропустите данный раздел.)
Чтобы не нарушать работу локальной сети, перед установкой TCP/IP необходимо сделать используемый сейчас сетевой протокол (предположим, NetBEUI) протоколом по умолчанию. Для этого откройте в окне «Сеть» страницу «Конфигурация», выделите NetBEUI в списке установленных компонентов (рис. 2) и нажмите кнопку «Свойства». В новом окне выберите закладку «Дополнительно» и включите режим «Использовать данный протокол по умолчанию».
Следующим шагом добавьте протокол TCP/IP. На той же странице «Конфигурация» нажмите кнопку «Добавить», укажите тип компонента «Протокол» и выберите в списке изготовителей Microsoft, а в списке протоколов - TCP/IP. Нажмите OK. После этого TCP/IP появится в списке установленных компонентов.
Выделите его, нажмите кнопку «Свойства», в новом окне перейдите на страницу «IP-адрес», установите флажок «Указать IP-адрес явным образом», после чего введите нужные значения IP-адреса и маски подсети (см. ). На рис. 3 показана возможная схема сети, в которой почтовому серверу присвоен адрес 222.222.222.10, семи локальным станциям - адреса с 222.222.222.11 по 222.222.222.17, а маска подсети равна 255.255.255.0.
 |
| Рис. 3. IP-адреса и маска подсети могут быть, например, такими |
Настроив протокол TCP/IP, убедитесь в правильности его работы с помощью команды ping, которая проверяет IP-соединения для заданных адресов. Сначала запустите сеанс MS-DOS («Пуск? Программы?Сеанс MS DOS») на почтовом сервере и введите в приглашении DOS команду:
Ping 222.222.222.10
Программа пошлет по указанному ей адресу 222.222.222.10, т.е. по адресу самого сервера, четыре тестовых пакета. Если протокол настроен правильно, они дойдут и на них будут получены ответы, если же нет, пакеты потеряются (рис. 4).
На локальных станциях аналогичным образом запустите команду:
Ping 222.222.222.11
(для каждой машины указывайте ее собственный адрес), а кроме того, команду:
ping 222.222.222.10
Ее успешное выполнение будет свидетельствовать о наличии связи с сервером.
Корректировка файла lmhosts.sam
Корректировка файла lmhosts.sam на компьютерах сети необходима только при отсутствии автоматического распознавания имен. Чтобы определить, нужна ли она, снова воспользуйтесь программой ping, но в другой форме. Задайте на почтовом сервере команду:
Ping firma.ru
Если программа отреагирует на имя firma.ru так же, как на IP-адрес 222.222.222.10, никаких изменений не требуется. Если нет, это не обязательно означает, что в сети не установлена служба поддержки имен (такая, как WINS): может быть, ей просто неизвестно имя почтового сервера, и тогда администратору сети достаточно зарегистрировать его в данной службе. В противном случае следует на всех компьютерах добавить в конец файла lmhosts.sam, находящегося в каталоге Windows, строку:
222.222.222.10 firma.ru
Она свяжет имя firma.ru с IP-адресом 222.222.222.10 (рис. 5). Для редактирования lmhosts.sam применяйте текстовый редактор, например Блокнот Windows («Пуск?Программы?Стандартные?Блокнот»). Покончив с этой процедурой, проверьте, распознается ли имя сервера, задав ту же команду:
Ping firma.ru
Успешный обмен пакетами будет означать, что все сделано правильно.
Настройка конфигурации SLmail и создание почтовых ящиков пользователей
Эти две операции выполняются только на почтовом сервере. Запустите на нем программу SLmail Configuration («Пуск?Программы?SL Products?SLmail Configuration»). Чтобы сконфигурировать SLmail, перейдите на страницу System (Система) и введите параметры в соответствии с тем, как показано на рис. 6.
 |
| Рис. 6. Возможная конфигурация SLmail |
Для создания почтового ящика (рис. 7) перейдите на страницу Users (Пользователи), щелкните правой кнопкой мыши в свободной части окна, выберите в появившемся меню пункты New (Создать) и затем User (Пользователя), после чего в поле Full Name (Полное имя) введите имя и фамилию пользователя латинскими буквами (например, Bender Ostap), в поле Password (Пароль) - пароль для него, а в поле MailBox (Почтовый ящик) - его почтовый адрес (например, [email protected]).
Настройка почты
Последовательность действий по настройке почты зависит от избранной клиентской программы. Если это Microsoft Outlook, следует открыть Панель управления («Пуск?Настройка?Панель управления») и запустить утилиту «Почта». В зависимости от версии программы детали несколько различаются, но в конце концов вы попадете в многостраничное окно настройки, где должны будете ввести нужную информацию на страницах «Общие», «Серверы» и «Подключение» аналогично тому, как показано на рис. 8. Разумеется, пароли и адреса пользователей, указываемые при настройке почты, должны соответствовать тем, которые были заданы при создании почтовых ящиков. Заметим, что настройка почтового клиента Outlook позволяет нескольким пользователям работать каждому со своей почтой на одной и той же машине.
Неужели все это действительно работает?
На этом настройка завершена, и наступает ответственный момент проверки почтовой системы. Первым делом попробуйте послать с почтового сервера письмо самому себе. Коль скоро сервер работает и вы последовали рекомендации о включении SLmail в меню «Автозагрузка», программа должна быть активна. Запустите Outlook, создайте в нем новое письмо, указав собственный адрес, и нажмите кнопку «Отправить».
Если все было сделано правильно, письмо немедленно окажется в папке «Входящие». В случае ошибки вы обнаружите его в папке «Исходящие». Это будет означать, что SLmail не нашла на сервере почтового ящика с таким адресом. Перепроверьте адрес в письме и убедитесь в соответствии адреса и пароля в конфигурациях SLmail и почтового клиента - видимо, где-то допущена опечатка.
После того как письмо самому себе найдет адресата, отправьте сообщение другому пользователю. После нажатия кнопки «Отправить» оно сразу же окажется в папке «Отправленные». Но погодите радоваться, выясните сначала, дошло ли оно: откройте на нужном компьютере Outlook и загляните в папку «Входящие». Если ваше письмо там, можете поздравить себя с успехом. Увы, вполне возможно, что никаких признаков нового письма вы не увидите, - тогда придется шаг за шагом перепроверить все этапы настройки почтовой системы на данной машине. И только после того, как почта заработает на всех компьютерах сети, проверку можно считать оконченной. Мобилизуйте свое внимание, наберитесь терпения, и удача будет с вами.
ОБ АВТОРЕ
Светлана Александровна Шляхтина - преподаватель компьютерных технологий, автор серии книг для пользователей.
SLmail - почтовый сервер для локальных сетей TCP/IP.
Системные требования: ПК с процессором 486 или выше (версия 2.7), Pentium (версия 4.3); ОЗУ от 16 Мбайт и не менее 5 Мбайт на жестком диске (необходимый объем ОЗУ и дискового пространства зависит от числа пользователей); ОС Windows 95 OSR2, 98 либо NT 4.0 с Service Pack 2 (версия 2.7), Windows NT 4.0 с Service Pack 3 (версия 4.3).
Цена: от 199 долл. (12 пользователей) до 849 долл. (неограниченное число пользователей); предоставляется 15-дневная пробная версия.
Seattle Lab
IP-адрес и маска подсети
Для идентификации компьютеров в сетях TCP/IP используются 32-разрядные IP-адреса, обычно записываемые в виде четырех десятичных чисел в интервале от 0 до 255 (каждое число представляет один байт адреса), разделенных точками (например, 109.26.17.100).
Адрес состоит из номера сети и номера локального узла. Различают три формата, или класса, адресов. В адресах класса A самый старший бит нулевой, следующие семь определяют сеть, а последние 24 - локальный узел. В классе B два старших бита адреса равны 1 и 0, сеть определяется 14, а узел - 16 битами. В классе C первые три бита имеют значение 1, 1 и 0, под номер сети отводится 21 бит, а под номер узла - 8.
Естественно, все машины фирмы должны получить адреса с одним и тем же номером сети и с разными номерами узлов. Если сеть не связана с Internet, администратор выбирает ее номер по собственному усмотрению, но во избежание конфликтов при будущем подключении фирмы
к Internet желательно использовать адреса в диапазоне, соответствующем сети класса C. Несложно подсчитать, что в такой сети может быть не более 256 узлов (в действительности их число даже меньше, так как несколько адресов зарезервированы для специальных нужд), но для малого офиса этого вполне хватит.
На каждой машине необходимо, кроме того, задать так называемую маску подсети. Она одна и та же для всех машин и определяет, какие разряды IP-адреса фиксированы в пределах данной сети, а какие могут различаться. Биты, которые во всех адресах данной сети должны совпадать (т. е. относящиеся к номеру сети либо неиспользуемые), в маске устанавливаются в 1, а те, которые могут различаться (т. е. относящиеся к номерам узлов) - в 0. Маска записывается так же, как IP-адрес - в виде четырех десятичных чисел в интервале от 0 до 255, разделенных точками. Например, 255.255.255.0 - это маска сети класса C на 256 узлов, а 255.255.255.192 - маска маленькой сети на 64 узла.
Теперь позволяет собирать в едином доступе задачи по продажам, проектам, планам развития компании. Теперь здесь же можно работать и с электронной почтой. Сборщик почты позволяет просматривать письма сразу с нескольких почтовых ящиков, читать, отправлять, отвечать и пересылать письма из интерфейса А2Б. Также реализован полнотекстовый поиск по адресам, теме и тексту письма. Используя сборщик можно значительно сократить время на работу с письмами и задачами: не надо открывать разные почтовые аккаунты и вводить логины/пароли, просматривать ящики, даже если новых писем нет. Теперь можно держать открытой только одну вкладку - А2Б. Здесь и задачи, и планы, и почта.
2014. Битрикс24 хочет заменить собой интернет
Что делать, когда все возможные функции уже реализованы в вашем программном продукте? С такой проблемой все чаще и чаще сталкиваются создатели социального интранета Битрикс24 . Но они все же находят новые идеи, которые становятся все более и более глобальными. Последняя версия сервиса хочет объединить все компании, использующие Битрикс24 (а скоро, безусловно, это будет 100% компаний в мире) в единую мета-сеть. В этой сети вы сможете делать звонки и видеозвонки своим партнерам и клиентам по внутренней связи - через Битрикс24. Вы также сможете отправлять им сообщения по внутренней почте. Email - больше не нужен! А дальше... можно спрогнозировать, что скоро клиенты сами будут добавляться в вашу CRM систему, вы сможете ставить задачи напрямую сотрудникам компании-поставщика, а межкорпоративные документы будут подписываться электронной подписью и храниться в единственном экземпляре в Битрикс24.
2013. VMware продала Zimbra и SlideRocket
Видимо, Аарон Леви оказался прав . С развитием SaaS технологий в сфере корпоративного ПО теперь уже не выгодно покупать все приложения от одного вендора (а вендорам не выгодно собирать полные стеки корпоративных приложений). Компания VMWare последние пару лет пыталась скупить себе стек корпоративного ПО, а вот теперь распродает его, чтобы сосредоточиться на том, в чем они действительно хороши - на системах виртуализации. В марте VMWare продала сервис онлайн презентаций SlideRocket американской компании ClearSlide, которая специализируется на ИТ-продуктах для продажников, а сегодня продала систему совместной работы разработчику решений для создания бизнес-сообществ Telligent. Напомним, WMWare Zimbra у Yahoo! в 2010 году. На видео - последний вдохновляющий рассказ VMWare о том, что такое Zimbra.
2011. Google+ интегрируется в GMail
Обычно компании, которые разрабатывают и продают интранет порталы, позиционируют их, как Email. Мол, теперь вместо бесконечной пересылки, ваши пользователи смогут работать с данными в одном месте. Но в случае с Google - такого, конечно, не будет. Гугл заинтересован в том, чтоб компании и использовали в качестве социального интранет-решения, и не переставали пользоваться GMail . Поэтому теперь оба решения - тесно интегрированы. В GMail появилась возможность создать новые фильтры - по кругам Google+. Таким образом, если вы создаете в Google+ круг для рабочей группы, вы сможете все имейлы, касающиеся этой рабочей группы просматривать в почте отдельно. А в правой колонке возле письма вы сможете видеть последнее сообщение данного контакта в Google+. Кроме того, контакты в GMail теперь обновляются, если ваш сотрудник обновляет их у себя в профайле Google+. Таким образом, ваша адресная книга будет всегда актуальной.
2011. Softline встроила Microsoft Office Web Apps в Deskwork
Компания Softline анонсировала новое решение Полный офис, которое представляет собой корпоративный портал DeskWork со встроенными редакторами документов Microsoft Office Web Apps и Outlook Web App . Пользователи смогут работать с приложениями Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook непосредственно на портале, независимо от того, установлен на их компьютерах пакет Microsoft Office, или нет. Получить доступ к корпоративной почте можно при помощи быстрого перехода в веб-клиент Outlook Web App. «Полный офис» устанавливается на сервер компании, что понравится тем, что до сих пор боится пользоваться онлайн-редакторами в Интернете. Для использования решения кроме лицензии DeskWork необходимо оформить заказ на корпоративные продукты MS Office 2010 и MS Exchange 2010, если они ранее не были приобретены.
2010. 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.0 добавил видеосвязь, интеграцию с Email
Новая версия интранет решения 1С-Битрикс: Корпоративный портал 9.0 порадует пользователей обилием новых фич. Прежде всего это новые возможности для коммуникаций в интранете. Теперь можно очень просто вызвать сотрудника на сеанс видеосвязи прямо из его профайла на портале. Кроме того, можно спланировать и организовать видеосовещание на 6 участников. Для видеосвязи сейчас используется сервис Видеопорт . Скоро обещают подключить в качестве опции ВидеоМост.com. 1С-Битрикс пока не декларирует цены на видеосвязь, но у Видеопорт это стоит от 290 руб/мес за видеопереговорную на 6 человек + неограниченное количество видеозвонков один-на-один.
2009. Kerio Technologies представила VPN-клиент для платформы Mac
Компания Kerio Technologies, разработчик систем информационной безопасности и ПО для работы с электронной почтой, анонсировала VPN-клиент для межсетевого экрана Kerio WinRoute Firewall, работающего на платформе Mac. Межсетевой экран Kerio WinRoute Firewall - комплексное решение для управления доступом в интернет и обеспечения информационной безопасности, в которое встроен VPN-сервер на базе технологии SSL, обеспечивающий защищенный удаленный доступ к корпоративной сети. С помощью нового VPN-клиента Kerio пользователи Mac-систем смогут точно так же, как и пользователи PC, работать с защищенными файлами и серверами. Межсетевой экран обладает возможностью антивирусного сканирования и контентной фильтрации всего VPN-трафика. В продукте есть средства балансировки сетевой нагрузки, управления политиками доступа, а также инструменты анализа и составления отчетов.
Будущее сервера электронной почты и календарей Hula с открытым кодом оказалось под вопросом, поскольку Novell прекратила финансирование проекта и отозвала своих специалистов, участвовавших в нем (в то время, когда до выпуска первой версии сервера оставалось лишь несколько месяцев). Команда Hula, рассмотрев перспективы проекта, пришла к выводу о том, что он не оправдывает вложенных в него инвестиций. Анонс Hula, состоявшийся в начале прошлого года, некоторые наблюдатели встретили c сомнением, задавая вопрос, а нужен ли рынку еще один почтовый сервер. С точки зрения разработчиков Hula, наиболее развитой его частью стал Web-интерфейс для доступа к серверу. Однако, как указывают авторы, поскольку большинство компаний уже пользуется каким-либо почтовым сервером, вряд ли кто-то захочет внедрять Hula только для организации работы с почтой через Web-интерфейс. Тем не менее программисты, участвующие в создании Hula, все же выражают надежду на то, что проект продолжит развиваться как интегрированная почтовая платформа с открытым кодом.
2003. В Lotus Notes 6.5 появился встроенный мессенджер
В новую версию Lotus Notes 6.5 добавили интеграцию с корпоративным мессенджером IBM Lotus Sametime. Теперь пользователи клиента Lotus Notes смогут везде видеть текущий онлайн статус коллег, а также одним кликом инициировать чат с ними, находясь, например в адресной книге. Кроме того, с помощью дизайнера приложений Lotus Domino Designer 6.5 разработчики могут встраивать индикацию онлайн статуса и чат в любые приложения на платформе Lotus Domino.
2002. MUST HAVE: корпоративная Web-почта
Браузер стал фактически основным рабочим инструментом для обращения к самым разнообразным приложениям КИС, включая электронную почту. Применение Web-интерфейса значительно упрощает сопровождение корпоративной почтовой системы. Кроме того, Web-интерфейс требуется тем сотрудникам, которым нужен доступ к корпоративной почте с чужих ПК, например в командировке. Исследовательская компания Osterman Research провела опрос организаций США о тенденциях в области применения систем электронной почты с Web-интерфейсом. Вот результаты этого обзора.1. Доступ к Web-почте своим сотрудникам предоставляет в настоящее время основная масса организаций. Среди небольших фирм (до 999 пользователей) таких 82%, среди крупных - 71%.2. Из всех организаций, открывающих этот доступ, 69% предоставляют его всем служащим, а 31% - только некоторым. Причем к первым чаще относятся небольшие компании.3. Основная масса организаций предоставляет доступ к Web-почте через серверы, расположенные в корпоративной сети за брандмауэром (firewall); некоторые используют публичные почтовые системы Интернет-провайдеров или почтовые системы провайдеров услуг на условиях аутсорсинга (outsourced providers).4. Несмотря на доступность Web-интерфейса, т. е. Интернет-браузера, 87% сотрудников используют “обычные” почтовые клиенты, 18% - Web-интерфейс, 5% - беспроводные устройства и 4% - корпоративный портал с функциональностью электронной почты (в сумме более 100%, так как ряд служащих прибегают сразу к нескольким способам доступа к электронной почте).5. Самой серьезной проблемой для фирм, работающих с Web-почтой, является безопасность, на что указали 29% организаций. Были также отмечены отсутствие функций, которые доступны в “обычных” почтовых клиентах (22%), сложности с пользователями (10%) и плохая производительность (7%).6. Компании, отказавшиеся от использования Web-почты, отметили проблему безопасности как основную причину такого решения. Другая причина - отсутствие потребности в Web-почте.
1996. Email - главный инструмент в интранет сети
На этой неделе аналитическая фирма Arthur Andersen опубликовала исследование, согласно которому наиболее эффективным инструментом совместной работы на предприятиях является электронная почта. Согласно отчету, 90% опрошенных офисных сотрудников используют Email в среднем 23 раза в неделю. На втором месте по полулярности идут средства календарного планирования, затем корпоративные форумы и системы управления задачами. Этот факт подтверждает и "большая тройка" вендоров интранет систем для совместной работы: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) и Novell (GroupWise). Во всех этих продуктах есть и календари, и задачи, и база данных для совместного доступа. Тем не менее, все эти системы ассоциируются у пользователей с корпоративной почтой. Основной причиной такого явления руководители большой тройки называют простоту электронной почты.
1996. Lotus Domino II позволит использовать браузер и EMail-клиент вместо Lotus Notes
Сегодня на конференции PC Expo компания IBM продемонстрировала новую версию сервера Lotus Domino. Первая версия Domino была запущена месяц назад. Она содержит интегрированный веб-сервер и позволяет получить доступ к любой информации Lotus Notes через HTML-браузер. Вторая версия Domino позволит пользователям вообще отказаться от использования проприетарного протокола и проприетарного клиента Lotus Notes, а использовать для работы браузер и любой Email клиент. Достигается это за счет поддержки открытых протоколов передачи данных: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Таким образом IBM идет на то, чтоб отказаться от использования технологии репликации, которая долгое время являлась самым главным преимуществом Lotus Notes. Появление Domino II - это ответ IBM на проект Netscape Intranet, который нацелен на создание интранет решения в ближайшие 18 месяцев.
Электронная почта
Как простой почтовый клиент, Outlook имеет ряд преимуществ перед «народным» Outlook Express. Во-первых, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также специальных программ для сортировки почты. Outlook Express же – вещь в себе, программа максимально закрытая, и ничего полезного прицепить к ней нельзя. Далее… Почтовые базы Outlook можно хранить не только на вашей персоналке, но и на карманном компьютере – при этом обе базы автоматически синхронизируются с помощью программы ActiveSync (она есть в комплекте поставки любого «наладонника»). А это значит, что, приняв почту дома, вы можете читать письма и составлять ответы на КПК по дороге в институт и на работу. А если вы умеете пользоваться беспроводным доступом в Интернет – то и отправлять письма с вашей карманной крохи. Есть, правда, и целый ряд минусов – так, Outlook Express умеет работать с «серверами новостей» и читать письма из специализированных конференций. Outlook этих возможностей лишен – впрочем, это не страшно, поскольку место «конференций» сегодня заняли обычные почтовые рассылки. А с ними Outlook работает без всяких проблем.
Окно почтового режима Outlook выглядит так…
В верхней части Панели задач появились ваши почтовые папки – Входящие, Отправленные, Удаленные... Чуть правее вы видите окно заголовков – щелкнув по выбранной папке, вы сможете просмотреть все письма, которые в ней лежат. Текст писем выводится в последнем вертикальном окне. Впрочем, вы легко можете перенести его под окно заголовков, как в Outlook Express – так привычнее. Делается это с помощью меню Вид/Область чтения/Снизу . В самом верху, под кнопочной панелью, находится панель Быстрого поиска – с ее помощью вы легко сможете отыскать нужные сообщения по ключевым словам.
При первом запуске Outlook сразу же попросит вас создать учетную запись электронной почты. Если вы уже используете для работы с почтой Outlook Express и там уже есть настроенная учетная запись, Outlook может просто перенести в свой загашник все необходимое – и почтовые базы, и адресную книгу, и настройки. Если же нет – можно настроить Outlook самостоятельно, с помощью все того же Мастера . Если вы отказались от настройки в первый раз, вы можете запустить ее позднее, в ручном режиме – для этого зайдите в меню Сервис/Учетные записи . Прежде всего Outlook спросит вас, какой тип доступа к почте вы предпочитаете? Поскольку, вероятнее всего, вы будете работать не с корпоративной почтой в локальной сети, а дома, через Интернет, то выберите доступ по протоколу POP. А затем заполните небольшую «анкету» на следующей странице:
Все необходимое – адрес электронной почты, логин и пароль, имя почтового сервера – у вас уже должно быть. Если же еще не удосужились завести почтовый ящик, зайдите на любой бесплатный почтовый сервер (Yandex.Ru, Mail.Ru) и зарегистрируйтесь на нем. Правда, придется повозиться с выбором имени (все короткие и запоминающиеся разобраны уже давно) – но подобрать вариант вроде [email protected] вы сможете. Кстати, даю подсказку: имена и «входящего», и «исходящего» сервера у обоих почтовиков совпадают, только имя сервера «входящей» почты начинается с POP, а имя «исходящего» сервера – с SMTP
Например, для Mail.Ru :
pop.mail.ru
smtp.mail.ru
Закончив настройку, нажмите кнопку Проверка учетной записи . Если все в порядке – вам в ящик упадет тестовое письмо. И вы можете спокойно отправлять и получать письма!
Работа с Outlook практически не отличается от Outlook Express, за одним исключением – сортировки сообщений. Как вы помните, в Outlook Express мы могли автоматически разбрасывать письма по папкам с помощью фильтров. В Outlook это делается иначе. Нет, конечно, никто не мешает вам по-прежнему перемещать письма из папки в папку. Их в Outlook довольно много – к тому же вы всегда сможете добавить новые. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки по папке, внутри которой вы захотите поселить «новичка», а затем выбрать меню Создать папку .
Но гораздо удобнее присваивать письму разные «флаги», относя их к той или иной категории. А потом легко отсортировывать нужные с помощью поискового механизма. «Флаги» – это своего рода марки на почтовом конверте. А ставятся они так: щелкните правой кнопкой мышки по любому письму и выберите пункт Категории . Перед вами откроется такое типовое меню, в котором вы можете поставить галочку напротив одной или нескольких выбранных категорий. Если вам не хватает типовых, вы можете легко создать новую. Если вы не будете лениться присваивать категорию каждому письму, то в дальнейшем сможете одним щелчком вывести на экран архив, к примеру, личных или деловых писем – это делается с помощью меню Вид/ Упорядочить по/Категории . Можно указывать категорию писем и при поиске сообщений – это здорово облегчит вам работу! Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это сделано в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню Файл/Отправить .
Мне очень хотелось бы регламентировать работу с электронной почтой в нашей организации, чтобы сотрудники правильно ее использовали и хранили электронные сообщения. На что нужно обратить особое внимание? Как управлять электронной почтой руководителя?
Ответ
Работа с электронной почтой давно стала одной из обязанностей секретаря в большинстве компаний и организаций. А если руководители к тому же предпочитают работать «по старинке», то управление электронной почтой целиком ложится на плечи секретаря. Более молодые руководители, как правило, работают с почтой самостоятельно, но и в этом случае секретарю обычно приходится обрабатывать сообщения, приходящие на адрес компании. В небольших фирмах именно секретарь разрабатывает правила работы с почтой и мгновенными сообщениями и обеспечивает исполнение этих инструкций сотрудниками.
Есть ряд проблем использования электронной почты, о которых секретарь должен знать:
1. В России электронная почта и мгновенные сообщения пока не признаются документами (но могут быть использованы следственными органами в ходе следствия по уголовному делу и при разбирательстве в арбитражных судах).
В большинстве развитых стран мира ситуация иная - подобные сообщения признаются деловыми документами и могут быть использованы в суде при рассмотрении как гражданских, так и уголовных исков. Поэтому если компания работает с зарубежными партнерами, то им по электронной почте следует посылать только такие сообщения, которые смело можно было бы отправить в виде бумажного документа, заверенного печатями и подписями.
2. В отличие от многих стран мира, в России пока нет законодательных требований, обязывающих компании сохранять сообщения электронной почты. Но даже при работе исключительно с российскими компаниями и частными лицами следует регистрировать и сохранять:
Сообщения, на основании которых принимаются ответственные деловые решения;
Сообщения, содержащие важную для компании информацию или имеющие историческую ценность;
Сообщения оскорбительного и угрожающего характера, образцы особо назойливого и мешающего работать «спама» - для передачи следственным органам.
Решение о сохранении сообщения можно принимать следующим образом: если аналогичный бумажный документ был бы зарегистрирован и сохранен, то и сообщение электронной почты также необходимо сохранить. Рекомендуется сохранять как посланные, так и полученные сообщения.
Способ сохранения электронной информации зависит от используемой в организации системы документооборота.
Если документооборот бумажный, то само сообщение, присоединенные файлы и как минимум основные сопровождающие данные (кем, когда и кому послано, кем и когда получено, причем, электронные адреса должны быть расшифрованы) должны быть распечатаны, документ распечатывается и помещается в соответствующее дело. Если документооборот электронный, то нужно сохранить файл с сообщением в одном из «родных» форматов почтовой системы, при этом желательно, чтобы максимально сохранялась вся служебная информация о передаче сообщения, а также все присоединённые файлы.
Срок хранения сообщения устанавливается такой же, какой был бы установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или же те, срок хранения которых истек, должны своевременно и регулярно уничтожаться - как для экономии компьютерных ресурсов, так и в целях обеспечения информационной безопасности компании.
Система хранения должна быть также хорошо продумана. К сожалению, во многих компаниях к этому вопросу относятся весьма халатно, но есть и фирмы, где налажено централизованное хранение всей почтовой корреспонденции.
Часто проблема решается простейшим образом: сохраняется все. По мере накопления все больших объемов информации, такой способ сохранения создает следующие проблемы:
Хранение больших объемов сообщений электронной почты требует от организации существенных затрат на оборудование, оплату труда сотрудников и другие ресурсы;
Если при сохранении сообщений не продумана система их хранения (индексация, систематизация и т.д.), то поиск нужных материалов становится весьма сложным и дорогостоящим делом.
При работе с зарубежными партнерами все важные сообщения электронной почты (включая вопросы организации встреч и других мероприятий, поездок, размещения и т.д.) рекомендуется сохранять, причем, желательно сохранять электронную копию сообщения, даже если оно было распечатано, зарегистрировано и помещено в дело, - на случай судебного иска. При определении срока хранения таких сообщений нужно проконсультироваться с юристом, особенно если они имеют отношение к контрактам, споры по которым будут разбираться в соответствии с законодательством какой-либо страны.
3. Достаточно часто именно секретарь отвечает за то, чтобы сотрудники офиса использовали свои ящики электронной почты, предоставляемые им компанией, только по прямому назначению.
Полезно подготовить и утвердить правила (регламент) использования электронной почты и познакомить с ними всех сотрудников. В частности, в правила могут быть включены следующие положения:
Работодатель является собственником всей корпоративной почты, имеет право контролировать ее и может этим правом пользоваться. Сотрудники должны быть проинформированы, что их корпоративная электронная почта просматривается службой безопасности организации. Персоналу также нужно разъяснить правила использования электронной почты для личных целей. Сотрудники должны знать, что за нарушение правил использования почты и систем передачи мгновенных сообщений они могут быть наказаны в дисциплинарном порядке, вплоть до увольнения.
При посылке сообщений электронной почты и при использовании мгновенных сообщений нельзя исключить возможность несанкционированного доступа к ним (если не используются специальные средства защиты, такие как шифрование, электронная подпись и т.п.), поэтому сотрудники не должны пересылать таким образом конфиденциальную информацию и другую информацию, которую компания обязана защищать (например, персональные данные сотрудников и клиентов).
Всем сотрудникам должен быть разъяснен порядок сохранения и уничтожения электронных сообщений, поскольку многие из них не знают или не уверены в различиях между сообщениями, которые являются документами и должны быть сохранены, и теми сообщениями, которые можно и нужно уничтожить.
4. В деловой практике сообщения, переданные по электронной почте, достаточно часто распространяются среди широкого круга лиц. Это означает, что сообщения надо составлять не менее тщательно, чем официальные документы.
Нужно соблюдать деловой этикет, выдерживать хороший стиль, проверять текст на отсутствие грамматических ошибок.
5. Справочник электронных адресов (адресная книга) является важнейшим документом - в том смысле, что это один из тех информационных материалов, которые необходимы организации как для ведения деловой деятельности, так и в случае нештатных ситуаций.
Необходимо регулярно сохранять копии адресной книги, причём, как минимум одна из таких копий должна храниться вне офиса компании. Полезно также иметь распечатанный вариант адресной книги - он может пригодиться, например, для посылки почтовых сообщений по альтернативным каналам связи (с помощью сотового телефона) при отключении электроэнергии в офисе.
Адресную книгу рекомендуется заполнять достаточно подробно, указывая, как минимум, названия организаций и имена и фамилии частных лиц - владельцев соответствующих адресов. Эта информация может оказаться полезной как для расшифровки адресов при сохранении сообщений в качестве документов, так и в тех случаях, когда другой сотрудник должен отправить почту в отсутствие секретаря.
Необходимо знать и хранить в адресной книге электронные адреса клиентов и поставщиков, а также рабочие и домашние электронные адреса сотрудников. Это требуется для того, чтобы в случае чрезвычайных ситуаций иметь возможность связаться с сотрудниками и по электронной почте.
Как управлять электронной почтой руководителя?
Замечено, что руководители все чаще и чаще перекладывают на секретарей обязанности по управлению своей электронной почтой. Секретарь может оказать своему руководителю значительную помощь в работе с электронной корреспонденцией, а именно:
· Секретарь может взять на себя предварительный просмотр электронной почты руководства; при этом сообщения сортируются по тематике и значимости и отбираются те из них, которые руководитель должен будет просмотреть сам. Это практически та же технология, которая используется в бумажном делопроизводстве крупных организаций.
· Как и в бумажном делопроизводстве, в обязанности секретаря может входить подбор информации по вопросам, затронутым в поступивших сообщениях, с тем, чтобы руководитель мог принять необходимые решения сразу же по прочтении корреспонденции.
· Достаточно часто секретарям делегируются полномочия самостоятельно отвечать на электронные сообщения по менее важным вопросам. По более важным вопросам секретарь может или самостоятельно готовить проект ответа или решения, или, не дожидаясь дополнительных указаний, организовать подготовку такого ответа силами сотрудников. Только при таком стиле работы руководитель способен справиться со всем потоком электронных сообщений.
Как использовать электронную почту и мгновенные сообщения внутри организации?
При помощи электронной почты и мгновенных сообщений секретарь может повысить эффективность не только своего труда, но и труда других сотрудников. Соответствующие возможности уже сейчас активно используются во многих российских государственных и коммерческих структурах, особенно там, где налажены корпоративные компьютерные сети. Чаще всего электронная почта и мгновенные сообщения используются для оповещения сотрудников и для оперативной передачи информации о следующем:
· Присутствующих и отсутствующих руководителях и ключевых сотрудниках. Такая информация важна для многих работников, особенно в тех случаях, когда необходимо подписать документы.
Сотрудники не будут беспокоить секретаря каждые десять-пятнадцать минут, если через почту или систему мгновенных сообщений к ним будет поступать информация о том, на месте ли руководитель, и, если его нет в офисе, когда ожидается его появление. Иногда важно проинформировать персонал, что руководитель планирует уехать из офиса на несколько часов, поскольку у кого-нибудь из сотрудников может быть срочный вопрос, который лучше решить до отъезда начальника.
· Времени и повестке дня совещаний и пятиминуток.
Такая информация важна для того, чтобы сотрудники не забывали подготовиться и не опаздывали на эти совещания.
· Новых внутренних нормативных документах и приказах.
В большинстве организаций ознакомление с приказами осуществляется «по старинке», когда бумажный документ передается из рук в руки в течение долгого времени. Процесс можно заметно ускорить, если сам документ разместить на сервере компании, а с помощью электронной почты известить тех, кто должен с этим приказом ознакомиться, и попросить их зайти к секретарю и расписаться на бумажном экземпляре. Да и за сохранность подлинника в таком случае можно будет не волноваться.
· Сроках подачи различных заявок (на оргтехнику, расходные материалы, канцтовары и т.д.).
· Различных важных событиях, встречах и мероприятиях.
Такого рода напоминания позволяют сотрудникам не только правильно организовать свой рабочий день, но и помогают не забыть поздравить коллегу с днём рождения.
· Электронная почта и мгновенные сообщения незаменимы, если требуется узнать мнения сотрудников по какому-либо вопросу.
Из всего сказанного следует, что секретарь должен быть достаточно продвинутым пользователем почтовой программы. Хотелось бы обратить внимание на некоторые дополнительные возможности почтовых систем, которые полезно освоить:
· Большинство почтовых систем позволяет запрашивать отчеты, подтверждающие получение и/или прочтение письма адресатом. Эту возможность очень рекомендуется использовать при рассылке важных сообщений.
· Можно создать удобную структуру папок для писем и регулярно раскладывать входящие письма по этим папкам.
· Также необходимо научиться работать с адресной книгой и восстанавливать её в случае сбоя в программе.
