Электронная почта как средство деловой коммуникации. Электронная почта как инструмент коммуникаций в компании

Задача выстраивания правильных коммуникаций - вечная, как сам мир. Люди меняются, процессы меняются - и коммуникации меняются вместе с ними. И спор о том, какие способы коммуникации наиболее эффективны, кажется бесконечным.

На мой взгляд, электронная почта как инструмент коммуникаций, часто недооценивается и используется неправильно. Как сказал однажды мой знакомый топ-менеджер, утонувший в сообщениях электронной почты: «Функцию «Ответить всем» в Outlook следовало бы сделать платной…"

Я считаю электронную почту одним из лучших способов для коммуникаций в проекте по следующим основным причинам:

• Скорость доставки информации;
• Независимость от занятости любого из получателей информации в момент отправки сообщения;
• Фиксация даты и времени отправки, сохранение истории переписки;
• Возможность применения дополнительных способов отслеживания сообщения (уведомление о доставки, о прочтении);
• Одинаковый исходный текст сообщения для всех получателей;
• Гибкость при формировании сообщения (отправитель может находиться в любом месте и отправить сообщение в любое удобное время);
• Возможность сортировки сообщений, быстрого поиска;
• Возможность использования кнопок голосования с целью получения согласования или выбора альтернативы;
• Возможность приложить дополнительные материалы.

Какие же минусы у доставки информации посредством электронной почты? Их не так много:

• Возможна задержка обратной связи;
• Сложности с обсуждением темы сообщения (если сообщение предполагает обсуждение).

Все прочие способы коммуникаций, на мой взгляд, более трудозатратны по времени и усилиям, больше искажают исходную информацию, и менее удобны с точки зрения основной функции коммуникаций, а основная задача коммуникаций это все-таки обмен информацией. Электронная почта минимизирует потери времени на обработку сообщения – каждый получатель тратит времени столько, сколько необходимо для обработки информации с учетом его индивидуальных особенностей. Прочие способы передачи информации, такие как личная встреча, телефонный звонок или веб-конференция более трудозатратны, и информация больше искажается во время передачи сообщения.

Поэтому я считаю, что электронная почта в компании должна использоваться максимально активно, но – по делу. Если ставить в поле «Получатели» 30 человек, а в письме спросить каждого, что он думает по этой теме, переписка превратится в информационную свалку, особенно если среди получателей окажутся чересчур общительные и креативные сотрудники, к тому же предпочитающие кнопку «Ответить всем» (которая пока еще бесплатна!).

Простые правила, которые предлагаются к применению в целях повышения эффективности коммуникаций в компании с помощью электронной почты:

1. Ставьте в поле «Получатели» только тех адресатов, кому это реально нужно. Если Вы не уверены, нуждается ли адресат в Вашем сообщении или Ваше сообщение не адресовано к нему лично, поставьте его в поле «Копия» или совсем исключите из сообщения.

2. Пишите во возможности кратко, лаконично. Не прикрепляйте слишком много файлов к сообщению. Размер сообщения должен оставаться в разумных пределах. Если вложение объемное, лучше выложить его на корпоративный портал и прислать ссылку.

3. Не злоупотребляйте значком «Высокая важность». Впрочем, секретари, ставящие этот значок в настройках Outlook по умолчанию для каждого письма, давно дискредитировали сам принцип фильтрации писем по важности.

4. Сделайте удобную именно Вам структуру для распределения писем в почтовой программе.

5. Настройте автоматическое перемещение писем от определенных адресатов либо содержащих определенные слова в теме в папки, которые Вы не будет читать постоянно. Я, например, использую кроме папки «Спам» еще и таким папки для автоматического сбора писем, как «Корпоративная информация», «Технический спам». В первую папку попадают рассылки службы персонала о днях рождения сотрудников, об организации экскурсионных туров и т.д. В папку «Технический спам» попадают уведомления от почтового клиента, такие как «Приглашение принято», «Ваша заявка находится на рассмотрении» и подобные им.

6. Используйте группы контактов для рассылок. Outlook, например, позволяет создать группы контактов из контактов, находящихся в адресной книге. Сделайте группы контактов один раз, и Вам не придется каждый раз, делая рассылку, вспоминать, кому нужно направить сообщение. Группы можно создавать по различным признакам (подразделения, проекты, интересы и так далее). Примеры групп контактов: «Бухгалтерия», «Топ-менеджеры», «Участники обучения работе в Excel», «Команда проекта внедрения SAP», «Участники еженедельных встреч по проекту Реорганизация склада». Используя группы контактов, Вы никогда никого не забудете и наоборот, не отправите лишнее письмо.

7. Отключите напоминания о пришедших письмах и тем более всплывающие окна, не только на рабочем компьютере, но и на планшете, и на телефоне (если там подключена рабочая почта). Проверяйте почту не каждые 10 минут, когда вылетает окно оповещения в Outlook, а 2 раза в день, запланируйте время для этого в календаре.

8. Если сообщение предполагает обсуждение, и оно становится слишком бурным, прекратите обсуждение по почте и назначьте совещание по данному вопросу.

9. Используйте шаблоны сообщений для часто повторяющихся писем. Эти шаблоны можно забить в почтовую программу (например, в Outlook шаблоны находятся в меню «Подписи») в следующем виде:

«Уважаемые коллеги, добрый день!

Направляю Вам на согласование _________ (название документа). Все вопросы, предложения или замечания просьба направлять мне по электронной почте. В случае отсутствия от Вас замечаний до 14:00 _____ (дата) документ будет считаться согласованным Вами.

С уважением,

Иванов И.П.»

В таком случае каждый раз, когда Вам будет нужно направить документ на согласование, вы просто выбираете подходящий шаблон, прикрепляете сам документ или ссылку на него, заполняете пропуски, и отправляете адресатам. По мелочам сэкономленного времени набирается очень много?

Безусловно, в некоторых случаях личная встреча – совершенно необходимый вид коммуникаций. Например, для принятия решения по кандидату, собеседование face-to-face необходимо, так как ни резюме, ни собеседование по скайпу не дадут полного представления о личности кандидата. Однако такие ситуации, требующие проведения личных встреч, составляют не более 20%. Во всех прочих случаях использование электронной почты, на мой взгляд, является предпочтительным, и может сэкономить Вам время и повысить эффективность коммуникаций.

К средствам электронной коммуникации, используемым в деловом общении, относятся:

Факсимильная связь;

Телефон и мобильный телефон;

Электронная почта;

Видеоконференции, селекторная связь, вебинары, телемосты;

Интернет.

Рассмотрим основные средства электронной деловой коммуникации.

Сегодня самым простым видом электронной коммуникация является факсимилная связь. Факсимильная связь – это отправка и получение точных копий документов посредством общественной или частной телефонной сети. Текст и графическое изображение считываются непосредственно с оригинала сканером, после чего эта информация может быть передана буквально в любую точку земного шара. Приём и отправку факсов осуществляют факсимильные аппараты . Факс или телефакс (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, т. к. по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор и др. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем информационных сообщений. Преимущества этого канала связи состоят в значительном сокращении времени на передачу информации и более высокой надежности доставки. Факс используется для передачи оперативной информации. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Однако важные документы (например, договор) предпочтительно отправлять заказным письмом или курьерской почтой.

Самым известным видом электронной коммуникации является электронная почта (e-mail). Электронная почта (e-mail) – это система, при работе в которой используется персональный компьютер для того, чтобы посылать и получать информацию. Этот вид электронной деловой коммуникации используется для передачи сообщений каквнутри одного учреждения, так и между различными организациями. Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности - простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки. Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой по системе связи между компьютерами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере. Электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке благодаря своим преимуществам – круглосуточной доступности, оперативности и простоте в использовании. По сравнению с другими видами электронной деловой коммуникации, электронная почта дает возможность:· мгновенно посылать и получать сообщения; отвечать на письма корреспондентов (используя их адреса в письмах);· рассылать копии письма сразу нескольким получателям; пересылать не только текстовую и графическую информацию, но и программы.

Вместе с тем, электронная почта в деловом общении имеет ряд недостатков.

1. Полученное по электронной почте сообщение выглядит менее официально, чем документ, представленный на бумажном носителе.

2. Передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т. е. применения специальной программы электронной цифровой подписи и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Оформление электронного письма

Правила электронной переписки не закреплены какими либо стандартами или нормативными актами, но определяются, с одной стороны, общими правилами оформления деловых бумаг на бумажных носителях, а с другой – правилами сетевого общения (нетикета или сетикета ), выработанными пользователями сети Интернет. В крупных компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере. Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.

Тема письма – существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основного содержания письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, автор демонстрирует свое уважение к адресату. Если письмо направляется незнакомому человеку, то тема – это то, что создает первое впечатление о его составителе. Ее формулировка должна отражать основной смысл письма, но и при этом не должна быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой Добрый день. Указание темы – самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в поле «Тема» может затруднить процесс общения.

Обращение. В электронной коммуникации часто наблюдается смешение признаков делового и дружеского письма. Такие приветствия, как добрый день , здравствуйте , могут сосуществовать с обращениями уважаемый , дорогой . Более того, при переписке по электронной почте обращение иногда опускают, сразу переходя к делу. Но для придания электронному письму более официального характера рекомендуется использовать следующую формулу обращения: «Уважаемый + имя, отчество».

Электронная подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ.

В подписи к деловому письму следует избегать всего того, что может быть воспринято неоднозначно: афоризмов, цитат, смешных выражений, любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой и т. п.

Основные правила составления электронной подписи:

1) электронная подпись не должна превышать 5–6 строк;

2) количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Электронная почта как средство связи в интернете , так ли это, каким образом осуществляется связь,её возможности. Вот примерно на такие вопросы я попробую сегодня вам ответить.
Доброго времени суток уважаемые посетители Я как всегда стараюсь сдерживать свои обещания и сегодня поговорим об электронной почте в контексте как, что и для чего. Вообще компьютер поначалу и был создан как средство общения между людьми, аналог телеграфа между университетами.

Но продвинутая молодёжь того времени пошла дальше и вот как говорят политики: «Имеем- то, что Имеем». Конечно не в пример им, а в лучшую сторону. Электронная почта, а их на современном этапе сотни наименований, хорошо помогает не только в бытовой сфере, а и в различных отраслях торговли и науки.

Можно сказать производства и даже просто при человеческом общении(находясь за тысячи километров друг от друга). Вот посмотрите на интерфейс одной из них, какие только услуги она не предлагает, от простого письма до знакомств.

Вообще как вы уже заметили, у всех поисковых систем присутствует своя электронная почта . А связано это как раз с тем, что вся наша жизнь, это сплошная коммерция. Вот и поисковики не могут не откусить от этого пирога. Ведь «бренд» у них уже раскручен, остаётся лишь немного подтолкнуть посетителя в правильном направлении.

Виды электронной почты

Добавлю ещё что она (эл.почта) бывает платная , где за услуги взымается некоторая сумма в денежных знаках и бесплатная . Система регистрации на почте ни чем не отличается от любой другой в интернете. Вы придумываете логин и пароль, притом на всех ведущих фирмах есть система подсказок и примерные шаблоны будущей подписи. Вам остаётся только нажать на выбранный и желательно смесь цифровых и буквенных знаков. Для уверенности неприкосновенности ваших почтовых отправлений.

На изображении выше, представлены все основные «бесплатные» почтовики. Ваш аккаунт страничек:
ВКонтакте, Одноклассники, или на Фейсбук-е легко можно «связать» с любой почтой.

В результате чего, при появлении каких-либо изменений, вам будет сообщено об этом на установленную вами электронную почту.

Возможности электронной почты

Чем определённо полезен такой вид почты:

• во первых мгновенная передача данных(сродни SMS);
• во вторых это конфинденциальность;
• в третьих возможность завести неопределённое число электронных ящиков;
• в четвёртых вам предоставляется определённое количество данного почтовика(в зависимости от значимости и рейтинга фирмы оно больше);
• в пятых возможность настройки различных опций, как-то сохранения(или удаления) черновиков, отправки писем в автоматическом режиме, на сколько угодное количество адресов. Непринятие нежелательной переписки с помещением её сразу в корзину, или СПАМ и многое другое.

Все опции в доходчивой форме прописаны в инструкциях по настройке и использованию. От вас требуется только набраться терпения и прочитать или найти те пункты, какие вам нужны на данном этапе.

Что же касаемо платной версии почтовиков, то думаю для таких пользователей как мы с вами, она без особой надобности. Ну конечно если только вы не хозяин крупного интернет портала, интернет магазина, или у вас медиа- холдинг, с кучой секретных проектов и передачей новых технологий. Если же вам хочется узнать примерные расценки на этот вид связи, тогда посмотрите на примере тарифов одной из этих фирм.

Сегодня(21.10.2013г.) решил подкорректировать пост, так как попалась на глаза статья :
«Как обезопасить свой почтовый ящик от взлома» , на сайте техно вердиктор ком. Сам я взор свой к этой теме не обращал по той причине, что коммерческой деятельностью пока не занимаюсь. А попав под лавину спама можно и забросить этот электронный ящик. Конечно если меры воздействия со стороны программы сайта не возымеют положительного действия. Простыми словами, если противоспамные настройки будут плохо справляться, то в этом случае закрываем аккаунт.Но если кому-то очень жаль менять удачно выбранный логин, а тем более если его знают очень много «нужных» людей, то спасение утопающих в таких вот простых действиях. И первый шаг, если есть подозрение о взломе, заходите на почту с опции чужой компьютер».

И после окончания использования почты выходим «правильно» нажав кнопку ВЫЙТИ. В таком случае Браузеру незачем сохранять ваш логин и пароль, чтобы «помочь » вам в следующий раз при входе(только вы начинаете печатать -как он сразу продолжает и выглядит Самым Умным). И не нажимайте в Гугл Хроме на кнопку сохранить пароль, сохраняя его вы легче войти в ваш аккаунт даже при выключенной почте через ваш браузер.
Таким образом прочитав до конца статью, электронная почта как средство связи в интернете , мы познакомились с возможностью электронного общения.
Если данная информация оказалась вам полезной то уходя не забудьте предупредить про это своих друзей посредством кнопки твиттера.
Спасибо и Пока…Пока.
.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие мобильной связи. Система персонального радиовызова. Интенсивное внедрение сотовых сетей связи общего пользования. Интернет как современное средство общения. Электронная почта и доски объявлений. Варианты использования интернет-телефонии.

курсовая работа , добавлен 12.12.2013


Почтовые отправления, почтовые переводы денежных средств, подлежащие доставке на дом и выдаче на объектах почтовой связи. Доставка почтальоном почтовых отправлений по месту жительства. Порядок приема исходящих внутренних посылок и приписки их к накладной.

контрольная работа , добавлен 23.05.2010


Характеристика локальных компьютерных сетей и рассмотрение основных принципов работы глобальной сети Интернет. Понятие, функционирование и компоненты электронной почты, форматы ее адресов. Телекоммуникационные средства связи: радио, телефон и телевидение.

курсовая работа , добавлен 25.06.2011


Характеристика технических средств, применяемых при деловом общении. Интернет как средство делового общения. Телефонная коммуникация, факсимильная связь, автоответчики, электронная почта, Интернет-пейджер ICQ. Видео и телеконференции в Интернет.

реферат , добавлен 28.03.2013


Исследование тенденций развития телекоммуникационных и сетевых информационных технологий. Распределенные сети на оптоволокне. Интерактивные коммерческие информационные службы. Интернет, электронная почта, электронные доски объявлений, видеоконференции.

реферат , добавлен 28.11.2010


Средства связи как технологии передачи информации: история, характеристика. Проводные, кабельные, воздушные, оптоволоконные линии связи. Беспроводные, радиорелейные, спутниковые системы; буквенно-цифровые сообщения. Сотовая связь, Интернет-телефония.

курсовая работа , добавлен 18.12.2012


Цель и назначение разработки АТС "Сура": обеспечение соединений абонентов с абонентами других АТС. Автоматический режим работы АТС, контроль системы оператором. Условия эксплуатации оборудования, технические требования. Стадии и этапы разработки.

курсовая работа , добавлен 14.06.2010


Современное состояние процессов реализации системы защиты информации и развитие информационно-коммуникационных технологий. Временные и долговременные методы шифрования, шифрование методом перестановки. Угрозы информации, наиболее распространенные угрозы.

Электронная почта или email - один из самых ранних интернет-ресурсов, и до недавнего времени являлась одним из наиболее широко используемых приложений, в это не очень верится, но, оказывается, только в 2009 году статистические отчеты показали, что использование для общения виртуальных площадок социальных сетей превысило передачу сообщений по электронной почте. Популярность социальных сетей можно считать сигналом о том, что у потребителей сменились цели использования Интернета и методов взаимодействия с ним.

Страницы истории


Первое известное всему миру электронное письмо было отправлено 29 октября 1969 года из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе (UCLA) в Стэнфордский университет. Известно и его содержание. Изобретатели сервиса электронной почты попытались отправить слово «login». Им удалось отправить букву L, после чего они ждали подтверждения из Стэнфорда о ее получении. Затем они отправили букву «О» и опять ждали, когда же она доберется до получателя. После чего была передана бука G, но из-за сбоя компьютера, она так и не дошла до адресата. Весь мир помнит, что первым сигналом, который был успешно передан по трансатлантической линии радиосвязи, была буква S, так вот, буквы L и O – были первым сообщением, успешно переданным по электронной почте.

Почтовые сервера завоевывают мир


Со времени тех первых попыток электронная почта прошла долгий путь. Сегодня каждый день по киберпространству летает более 210 млрд электронных сообщений от 1,3 млрд пользователей. Практически каждая организация организует собственную корпоративную почту. Если компания большая, и в ней работает несколько тысяч человек, то под эту задачу, как правило выделяется специальный сервер, порой IT директор решает что ему нужен vds, купить и использовать виртуальный сервер часто бывает выгоднее и удобнее, что некоторые другие решения по организации обмена корпоративной информацией.

Электронная почта как новое СМИ


Возникновение электронной почты и создание систем интернет-маркетинга и биллинга, корпоративной электронной почты и новых онлайн систем проверки достоверности подписей существенно снизили зависимость бизнеса от традиционной почты. В последние годы объем «физической» почты неуклонно сокращается. Поскольку теперь ежедневно отправляется больше электронных писем, чем годовой объем почтовых отправлений, в некоторых странах почтовые ведомства просят правительства разрешить пчтовым отделениям не доставлять почту по выходным, что позволит сократить расходы на топливо, амортизацию транспорта, износ шин и зарплату работников почты.